Volpe Enterprise Resource Planning Este manual não pode, em parte ou no seu todo, ser copiado, fotocopiado, reproduzido, traduzido ou reduzido a qualquer mídia eletrônica ou máquina de leitura, sem a expressa autorização da: Password Interativa Sistemas Ltda. Rua Professor Carlos Reis, 39 Pinheiros São Paulo, SP CEP: 05424-020 Tel.: (11) 2127-7676 Fax: (11) 3097-0042 2
Índice 1. Introdução 5 1.1. O que fazer Primeiro? 5 1.2 Cadastro de ECF 6 1.2.1 Incluindo um cadastro de ECF 6 1.2.2. Alterando um Cadastro de ECF 6 1.2.3. Excluindo um Cadastro de ECF 7 1.3. Cadastro de Finalizadoras 7 1.3.1. Incluindo um cadastro de finalizadora 7 1.3.2. Alterando um cadastro de finalizadora 8 1.3.3. Excluindo um cadastro de finalizadora 8 1.4. Cadastro de Estoque 8 1.4.1. Incluindo um cadastro de estoque 9 1.4.2. Alterando um cadastro de estoque 9 1.4.3. Excluindo um cadastro de estoque 10 1.5. Cadastro de Documentos 10 1.6. Cadastro de Produtos 11 1.7. Cadastro de Segmentos 11 1.7.1. Incluindo um Segmento 12 1.7.2. Alterando um Segmento 12 1.7.3. Excluindo um Segmento 12 2. Desconto de Produtos 12 2.3. Incluindo um Desconto 13 3. Vendas PDV 14 3
4. Trocas PDV 14 5. Mapa de resumo de ECF 14 5.3. Modelo do Mapa de ECF 16 6. Vendas por Forma de Pagamento 16 7. Evolução Horária de Vendas 19 8. Estatística de Vendas 20 9. Status de Caixa 22 10. Status Vixen 23 11. Apuração de ICMS 24 12. Carga de Tabelas 25 13. Importação de Movimentação Financeira Vixen 26 14. Configuração Geral 26 15. Configuração Check-Out 31 16. Auditoria PDV 32 17. Atualização de Arquivos 32 4
1. Introdução PDV é um módulo destinado ao controle de vendas em caixa (frente de caixa), tendo como principal objetivo de atender o comércio varejista que necessita de vendas rápidas. Neste caso o módulo de PDV será a retaguarda de todas as vendas realizadas no Vixen (frente de caixa). 1.1. O que fazer Primeiro? Antes de iniciar o módulo do PDV no sistema Volpe é necessário fazer um planejamento da gestão a que ele se refere. Para isto, você deve criar os seguintes cadastros auxiliares: Cadastro de ECF. Cadastro de finalizadoras. Cadastro de estoque. Cadastro de documentos. Cadastro de produtos. Cadastro de segmentos. 5
1.2 Cadastro de ECF ECF é um Emissor de Cupom Fiscal, possui capacidade de discriminar a mercadoria e alíquota da respectiva situação tributária, efetuar o cálculo dos impostos e indicar, no cupom fiscal, o total de vendas. Produzindo diversos relatórios gerenciais. 1.2.1 Incluindo um cadastro de ECF Acesse a guia PDV > tela Cadastro de ECF. Clique com o botão direito do mouse na grade e selecione a opção Incluir. Preencha os campos solicitados. Para concluir clique no botão OK. 1.2.2. Alterando um Cadastro de ECF Acesse a guia PDV > tela Cadastro de ECF. Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Alterar. Altere os campos desejados. 6
Para concluir clique no botão OK. 1.2.3. Excluindo um Cadastro de ECF Acesse a guia PDV > tela Cadastro de ECF; Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Excluir. Para concluir a exclusão clique no botão OK. 1.3. Cadastro de Finalizadoras Onde deverão ser cadastradas todas as formas de pagamento usadas na impressão fiscal do sistema de PDV. Ex: Dinheiro, cheque, cartões de débitos e créditos. 1.3.1. Incluindo um cadastro de finalizadora Acesse a guia PDV > tela Cadastro finalizadoras; Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Incluir. Preencha os campos solicitados. Para concluir clique no botão OK. 7
1.3.2. Alterando um cadastro de finalizadora Acesse a guia PDV > tela Cadastro de finalizadoras. Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Alterar. Altere os campos desejados. Para concluir clique no botão OK. 1.3.3. Excluindo um cadastro de finalizadora Acesse a guia PDV > tela Cadastro de finalizadoras. Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Excluir. Para concluir a exclusão clique no botão OK. 1.4. Cadastro de Estoque Permitem cadastrar estoques, produtos que poderão ser vendidos sem estoque (venda descoberta) e delegar direitos aos grupos que poderão efetuar esse cadastro. 8
1.4.1. Incluindo um cadastro de estoque Acesse a guia PDV > tela Cadastro estoque. Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Incluir. Preencha os campos solicitados. Na caixa direito por grupo, delegar direitos aos grupos que poderão efetuar esse cadastro. Para concluir clique no botão OK. 1.4.2. Alterando um cadastro de estoque Acesse a guia PDV > tela Cadastro de estoque; Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Alterar. Altere os campos desejados. Para concluir clique no botão OK. 9
1.4.3. Excluindo um cadastro de estoque Acesse a guia PDV > tela Cadastro de estoque; Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Excluir. Para concluir a exclusão clique no botão OK. 1.5. Cadastro de Documentos Através do cadastro de tipos de documentos são cadastradas as formas de faturamento e pagamento da empresa, tais como boleto bancário, fatura cupom fiscal, entre outros de acordo com a política da empresa. Ao selecionar a opção Usar no PDV. Se o documento escolhido para ser usado no PDV for cartão de crédito ou cheque, o sistema permitirá configurar a quantidade mínima e máxima de parcelamento. Ao selecionar a opção Usar condições diferenciadas automaticamente ativará os campos obrigatórios, onde deverá ser informado o vencimento para cada data. Selecione a opção Adiar para o próximo dia útil, pois se a data do vencimento cair em um domingo ou feriado, automaticamente irá adiar a mesma para o próximo dia útil. 10
1.6. Cadastro de Produtos São os cadastros dos produtos ou serviços (não é objeto físico) a serem oferecidos no mercado, adquiridos ou industrializados. O cadastro de produtos será utilizado nos módulos comercial, compras, PCP, ativo fixo, estoque e etc. Por esta razão é preciso definir todos os critérios, assim como os tipos de produtos e famílias antes de incluir esta informação no sistema. 1.7. Cadastro de Segmentos 11
Segmento é uma referência para identificar o tipo do lançamento no tocante a Receitas e Despesas, a fim de facilitar o seu controle financeiro. O segmento define o agrupamento das transações nos relatórios gerenciais. 1.7.1. Incluindo um Segmento Acesse a guia PDV > tela Cadastro de segmentos. Clique com o botão direito do mouse na grade e selecione a opção Incluir. Digite o código do segmento e descrição. 1.7.2. Alterando um Segmento Acesse a guia PDV > tela Cadastro de segmentos; Clique com o botão direito do mouse na linha do segmento a ser alterado. Selecione a opção Alterar. Preencha os campos solicitados e clique no botão OK. 1.7.3. Excluindo um Segmento O Volpe só permitirá a exclusão de um segmento caso não exista(m) lançamento(s) vinculado(s) ao mesmo. Para excluir um segmento: Clique na linha do segmento a ser excluído. Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Excluir, ou ainda a tecla Delete. 2. Desconto de Produtos 12
Tem a finalidade de cadastrar descontos para diferentes tipos de produtos. Ou identificar no sistema os produtos em promoção. 2.3. Incluindo um Desconto Acesse a guia PDV > tela de Desconto de produtos. Selecione a família e o tipo do produto. Selecione a data de cadastro maior que. Clique no botão carregar. Ao carregar os produtos, marque os produtos que deseja efetuar os descontos. Informe o valor do desconto: máximo ou promocional. Para concluir clique no botão Aplicar. Ao clicar no botão aplicar exibirá a seguinte mensagem: 13
Ao confirmar valores de descontos, exibirá a seguinte mensagem: \ Todos os produtos selecionados terão seus preços alterados. 3. Vendas PDV É o processo de venda onde não existe a necessidade de se emitir pedidos. Nesta tela serão exibidas todas as vendas executadas pelo sistema Vixen de PDV. 4. Trocas PDV Nesta tela serão exibidas todas as trocas executadas pelo sistema Vixen de PDV, mostrando os itens de entrada e itens de saída do estoque. 5. Mapa de resumo de ECF O mapa resumo é um relatório que deve ser preenchido por todo comércio que possuir mais de um ECF. Nele devem ser lançados os dados da redução Z de cada ECF. Com base nas Reduções Z emitidas pelo ECF, as operações ou prestações deverão ser registradas diariamente, em Mapa Resumo ECF. O Mapa Resumo ECF deve ser conservado, em ordem cronológica, pelo prazo decadencial, juntamente com as respectivas Reduções Z, sendo que, no último mapa do período de apuração juntar-se-á também a Leitura da Memória Fiscal referente ao mesmo período. Em alguns casos será necessário informar senha gerente ou supervisor para liberar o acesso. 14
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5.3. Modelo do Mapa de ECF As principais operações do ECF: Leitura X (Relatório de conferência dos totais de venda do dia) Redução Z (Relatório de fechamento de caixa do dia) Leitura por Data ou Redução (Relatório de totais de venda por período) Após a emissão do Relatório Redução Z, o ECF só permitirá realizar venda no dia seguinte. 6. Vendas por Forma de Pagamento Permite gerar relatório de venda por cada forma de pagamento. Para gerar relatório de venda por forma de pagamento, na opção caixa, selecione o número de caixa que deseja fazer a consulta. Preencha os campos solicitados. Escolha a forma de pagamento. Para concluir clique no botão Prosseguir. 16
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O relatório de vendas por formas de pagamentos exibirá as seguintes informações: Código. Tipo do documento. Quantidade. Valor de movimento. Porcentagem de Venda 18
7. Evolução Horária de Vendas Permite gera relatório de vendas por hora e por empresa. Para gerar relatório de evolução de vendas. Preencha os campos solicitados. Para concluir clique no botão prosseguir. O relatório exibirá as seguintes informações: Horário dos registros de venda. Empresa 1. Empresa 2. Empresa 3. Total de vendas. 19
8. Estatística de Vendas Permite gerar relatório de estatística de venda de produto por empresa. Para gerar relatório de estatística de vendas. Preencha os campos solicitados. Para concluir clique no botão prosseguir. 20
O relatório exibirá as seguintes informações: Código da empresa. Nome da empresa. Quantidade de vendas. Quantidade de venda cancelada. Quantidade de troca. Total de vendas. Ticket médio. Desconto médio. Itens por venda. 21
9. Status de Caixa Exibe o status de caixa, ou seja, número de caixa, empresa, PDV, nome do operador, data e hora da abertura e do fechamento do caixa, valor da diferença de caixa se houver, nome do responsável e observações, onde serão descritas os motivos da diferença de caixa. Caixa pendente exibirá em vermelho, caixa atual exibirá em azul.
10. Status Vixen Exibe o status do Vixen, ou seja, nome da empresa, nome da loja, número do PDV, o último acesso ao banco dados, se está conectado ou não, a versão do VKernel.exe e a versão do Vixen.exe. Existem três opções de consulta, selecione uma das opções: Conectados. Desconectado. 23
Todos. 11. Apuração de ICMS São imposto sobre operações relativas à circulação de mercadorias e sobre serviços. O relatório de apuração de ICMS exibirá nome da empresa, descrição da empresa, valor bruto, valor de desconto, valor liquido, valor de ICMS e valor de cancelamento de ICMS. 24
Ao clicar nas setas do lado direito do relatório exibirá a seguinte tela: Ao clicar novamente nas setas do lado direito do relatório exibirá a seguinte tela: 12. Carga de Tabelas 25
Atualiza as últimas alterações executadas no sistema. Pode ser feita a qualquer momento do sistema. 13. Importação de Movimentação Financeira Vixen Permite importar dados de toda movimentação de vendas do sistema Vixen para o financeiro. E essa movimentação pode ser em dinheiro, cartões e cheque, etc. 14. Configuração Geral 26
Na guia venda é possível configurar o número de casas decimais do item de venda, o comprimento da descrição do item, prazo para cancelamento e desconto máximo no final de cada venda. Opções de seleção para utilizar busca avançada para cliente (ex: código, nome e telefone. Ou ocultar quantidade do estoque na consulta de produtos. Configurar o modo de busca do item na venda. Configurar mensagens que serão exibidas no final de cada cupom. 27
Na guia de troca, será permitido configurar o tipo de troca, período máximo para consulta de vendas e o valor máximo permitido para troca. Na guia de pagamento, será permitido configurar a integração com o financeiro, como segmento da contas a receber e a pagar, apresentação das formas de pagamento, ou seja, quantidade de formas de pagamento que serão exibidas sem scroll no Sistema Vixen PDV. Quantidade de registros a serem exibidos na consulta de crédito de clientes. Configurar o prazo máximo para cheques pré-datados. 28
Na opção: Forçar o cadastro de cliente para as formas de pagamentos, todas as vezes que o operador selecionar a forma de pagamento para um cliente que ainda não está cadastrado. O sistema exibira uma mensagem para efetuar o cadastro do mesmo. Na guia outros, permite bloquear o uso do sistema, caso necessário fazer alguma atualização. Configurar os tipos de formas de pagamentos, cliente padrão, ex.: consumidor e fornecedor padrão para a sangria. 29
Na aba Serv. SMTP é possível configurar: Tipo de conexão com o banco de dados. E-mail para destinatário. Envio de registro eletrônico de documento fiscal REDF (ECF) Permite configurar o servidor do PDV. Na guia tira-teima exibe promoções como proteção de tela, podendo ativar com a tecla F5 e definir o tempo de ativação do tira-teima. Área para criação de layout de promoção ou proteção de tela. 30
Exemplo de tira-teima no desktop do PDV. É possível criar vários layouts e a exibição poderá ser aleatória. 15. Configuração Check-Out Permite a configuração do ECF, integração com o financeiro (contas a pagar e receber), configurar a consulta de cheques e impressoras. 31
16. Auditoria PDV A auditoria do sistema de PDV tem a função de identificar quem e quando (data e hora) realizou acesso ao sistema (login e logout), se fez inclusão, alteração ou exclusão nos registros e identifica a rotina alterada. 17. Atualização de Arquivos Repositório de arquivos para atualizações do sistema VIXEN-PDV. Arquivos depositados aqui serão baixados automaticamente pelo Vixen em toda carga de dados. 32