Gerenciamento de projetos prof. Mário Garcia MBA em Gestão de Energia PROPPEX Pró-Reitoria de Pós-Graduação, Pesquisa e Extensão Centro Universitário Fundação Santo André
Gerenciamento do tempo De acordo com o PMI: Definir as atividades Sequênciar as atividades Estimar os recursos das atividades Desenvolver o cronograma
Definir as atividades Consiste no desdobramento dos pacotes de trabalhos definidos na EAP em atividades mais facilmente gerenciáveis e que representem entregas do projeto. As atividades devem alcançar um nível no qual seja possível estimar sua duração e os recursos necessários e ainda, possibilitar o monitoramento e controle.
Definir as atividades ENTRADAS SAÍDAS LINHA DE BASE DO ESCOPO FATORES AMBIENTAIS DA EMPRESA ATIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAI S - DECOMPOSIÇÃO - PLANEJAMENTO EM ONDAS SUCESSIVAS - MODELOS - OPINIÃO ESPECIALIZADA LISTA DE ATIVIDADES ATRIBUTOS DA ATIVIDADE LISTA DE MARCOS
Sequenciar as atividades Envolve a identificação e a documentação dos relacionamentos lógicos entre as atividades do cronograma. Deve gerar um diagrama de rede que resulte em um cronograma realista e executável. Exige muito conhecimento das tarefas a serem executadas, no que diz respeito a prazos de execução e recursos necessários.
Sequenciar as atividades LISTA DE ATIVIDADES ATRIBUTOS DA ATIVIDADE LISTA DE MARCOS ENTRADAS - DIAGRAMA DE PRECEDENCIA - DETERMINAÇÃO DA DEPENDÊNCIA SAÍDAS DIAGRAMA DE REDE DECLARAÇÃO DO ESCOPO ATIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAI S - APLICAÇÃO DAS ANTECIPAÇÕES E ATRASOS - MODELOS DE REDE DO CRONOGRAMA ATUALIZAÇÕES DOS DOCUMENTOS
Diagrama de redes ATIV 1 5 DIAS ATIV 3 4 DIAS ATIV 5 7 DIAS A C D ATIV 7 2 DIAS início término ATIV 2 8 DIAS B ATIV 6 6 DIAS ATIV 8 3 DIAS E
Diagrama de redes Segundo o PMI, Atividade é um componente de trabalho realizado durante o andamento do projeto
Diagrama de redes Atividade do cronograma: é um componente distinto do cronograma (data, duração, recursos, etc). Atividade de resumo: grupo de atividades do cronograma agregadas, apresentadas como uma única atividade. Atividade fantasma: com duração nula, é utilizada para representar um relacionamento lógico da seqüência proposta.
Diagrama de redes Atividade predecessora: é a atividade que lógicamente antecede a outra atividade Atividade sucessora: é a atividade que lógicamente vem após a outra atividade Atividade 1 Atividade 2
Relacionamentos no Diagrama de redes Término a início a atividade 2 só pode se iniciar após o término da atividade 1 Atividade 1 Atividade 2
Relacionamentos no Diagrama de redes Início a início as atividades 1 e 2 devem iniciar ao mesmo tempo Atividade 1 Atividade 2
Relacionamentos no Diagrama de redes Término a término as atividades 1 e 2 devem terminar ao mesmo tempo Atividade 1 Atividade 2
Relacionamentos no Diagrama de redes Início a término a atividade 2 só será concluída após o início da atividade 1 Atividade 1 Atividade 2
Antecipação e atraso no Diagrama de redes Antecipação: sobreposição de atividades dependentes Atividade 1 Atividade 2
Antecipação e atraso no Diagrama de redes Atraso: espera entre atividades dependentes Atividade 1 Atividade 2
Restrições Existem atividades que impõem condições para começar em determinado instante no tempo ou que não possa iniciar antes de determinada data. Estas condições são chamadas RESTRIÇÕES. As restrições podem ser: - Flexíveis não associadas a uma data específica - Semeflexíveis associadas a uma data específica, mas não restrita a ela. - Inflexíveis - associadas a uma data específica para início ou termino.
Restrições Exemplos: não iniciar antes da data X - restrição semiflexível associada à data X mas não restrita a ela, pois pode começar em qualquer data após X iniciar na data X - restrição inflexível pois a data esta determinada.
Restrições Tipo Nome Descrição Flexível O mais tarde possível (OMTP)(ALAP) Iniciar o mais tarde possível, sem atrasar as atividades subsequentes e sem atrasar o projeto Flexível O mais breve possível (OMBP)(ASAP) Iniciar o mais breve possível Semiflexível Não iniciar antes de (NIAD) Iniciar em ou após uma data Semiflexível Não terminar antes de (NTAD) Terminar em ou após uma data Semiflexível Não iniciar depois de (NIDD) Iniciar em ou antes de uma data Semiflexível Não terminar depois de (NTDD) Terminar em ou antes de uma data Inflexível Deve terminar em (DTE) Terminar em uma data específica Inflexível Deve iniciar em (DIE) Iniciar em uma data específica
Recursos Recursos qualquer pessoa, equipamento, material ou item que contribua para a realização de uma atividade do projeto Exemplo: operário, marcineiro, pintor, caminhão, betoneira, compressor, tinta, cimento, etc.
Tipos de Recursos Recursos de trabalho: pessoas e equipamentos que, para executar atividades despendem tempo ou trabalho. São medidos em horas de trabalho como homem-hora (HH) ou máquina-hora (MH) (operário, caminhão, etc). Recursos materiais: são suprimentos e itens de consumo utilizados para a conclusão das atividades. São medidas em unidades de medida como kg, m², m³, litros, etc. (tinta, cimento, areia,etc).
Por que avaliar os recursos? Por que avaliar e quantificar os recursos em um projeto? - estimar e controlar a quantidade de trabalho - estimar e controlar a quantidade de material - destacar as responsabilidades e a previsibilidade das atividades - maior precisão na estimativa de tempos das atividades
Superalocação dos recursos A Superalocação é o resultado de se atribuir mais carga de trabalho a um recurso do que ele pode realizar em um determinado intervalo de tempo. Exemplo: Alocação normal - 80h de trabalho de pedreiro em 10 dias implica em um pedreiro trabalhando 8h/dia 8h/dia x 10dias = 80h Com apenas um pedreiro (recurso) é possível realizar a tarefa
Superalocação dos recursos Superalocação - 160h de trabalho de pedreiro em 10 dias implicaria em um pedreiro trabalhando 16h/dia(!!) - 16h/dia x 10d=160h Com apenas um pedreiro (recurso) não é possível realizar a tarefa no prazo solicitado. Para isto, será necessário utilizar dois pedreiros. Se não há a possibilidade de se utilizar dois pedreiros, o prazo proposto não poderá ser atendido.
Fórmula do trabalho TRABALHO = DURAÇÃO x QUANTIDADE DE RECURSOS
Fórmula do trabalho TRABALHO = quantidade de horas previstas para um ou mais recursos para a execução de uma atividade Exemplo: - 50 horas de um pedreiro - 30 horas de utilização de um compressor
Fórmula do trabalho DURAÇÂO = tempo previsto ou necessário para a execução de uma atividade Exemplo: - 10 dias para a construção do muro - 40 horas pintura das paredes
Fórmula do trabalho QUANTIDADE DE RECURSOS = é a quantidade prevista ou necessária para a conclusão de uma atividade Exemplo: - 5 horas/dia de um pedreiro por 10 dias para a construção do muro - 8horas/dia um compressor por 5 dias para pintura das paredes
Estimativa de duração das atividades A duração de uma atividade está associada diretamente à disponibilidade dos recursos necessários para sua execução. Se a duração da atividade já é conhecida assim como a quantidade de recursos, a atividade pode ser determinada pela fórmula do trabalho. Na prática, existem muitos fatores que podem influenciar na duração de uma atividade. Nestas situações, a duração terá que ser estimada.
Estimativa de duração das atividades A estimativa da duração de uma atividade pode ser : Estimativa única só há uma opinião a respeito Estimativa análoga (top down) baseia-se em projetos anteriores Estimativa paramétrica aplica-se índices de produtividade na fórmula do trabalho. Riscos são considerados.
Estimativa de três pontos Esta técnica baseia-se em três valores, baseados em opiniões de conhecedores da atividade. Para a formação do modelo podemos seguir a seguinte sequencia: Definir a estimativa mais provável Definir a estimativa mais otimista (sem problemas) Definir alguns prováveis problemas à execução Definir a estimativa mais pessimista
Estimativa de três pontos De posse destes valores e utilizando a fórmula de PERT (Program Evaluation and Review Technique) D=(O + 4MP + P)/6 D = duração O = otimista MP = mais provável P = pessimista
Cálculo de duração para uma atividade
Software para gerenciamento do tempo Vários softwares podem ser utilizados como ferramentas para auxuliar no gerenciamento do tempo Microsoft project (não gratuito) Gantt project (gratuito) Open Project (gratuito) Etc...
Software para gerenciamento do tempo Exemplo de aplicação: pintura de uma sala Software: MS Project