Tutorial O Trade e a Nota Fiscal Eletrônica Este tutorial explica como configurar o Trade Solution e realizar as principais atividades relacionadas à emissão e ao gerenciamento das Notas Fiscais Eletrônicas 1. Introdução 2. Configurar o Trade Passo 1: Fazer a configuração geral do software Passo 2: Cadastrar número do CNAE Fiscal Passo 3: Ajustar cadastro de cidades Passo 4: Gravar o Código IBGE no campo Cidade Passo 5: Fazer configurações gerais da NF-e Passo 6. Configurar endereços da Internet Passo 7: Cadastrar o Estado Passo 8: Download e instalação dos Schemas 3. Configurar Nfe para empresas do Simples Nacional 4. Emitir a NF-e 5. Gerenciar NF-e: transmitir, imprimir Danfe, cancelar etc. 6. Ativar situação de contingência SCAN 7. Fazer backup da NF-e 8. Endereços úteis 2 3 3 4 5 6 7 9 10 11 13 17 18 22 23 23 Trade Solution 2.23j Janeiro/2010 3ª. edição 1
1. Introdução O Trade Solution foi totalmente adaptado para emitir e gerenciar a Nota Fiscal Eletrônica. Antes de entender o que muda no software, vamos à definição de Nota Fiscal Eletrônica: É um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente. Seu objetivo é documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador. Portanto, a NF-e não irá apenas substituir o papel por um documento eletrônico. Ela implica em uma nova prática dentro das empresas e junto a órgãos de fiscalização. Se sua empresa vai emitir a NF-e, deve conhecer as novas regras e entrar em contato com a SEFAZ, para adquirir a autorização para a emissão, bem como obter informações de como adquirir o certificado digital, que será a assinatura da sua empresa na NF-e. Saiba mais: A principal fonte de informação sobre a Nota Fiscal Eletrônica é o site: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal Vamos mostrar aqui neste tutorial como sua empresa poderá preparar o Trade Solution para emitir a nota fiscal eletrônica. Os temas explicados são: 2. Configurar o Trade 3. Emitir a NF-e 4. Gerenciar NF-e: transmitir, imprimir Danfe, cancelar etc. 5. Endereços úteis Observação: a partir da versão 2.23h do Trade Solution a Nota fiscal Eletrônica e o SPED Fiscal estão disponíveis apenas aos usuários do Trade que tenham a licença com contrato de manutenção. O motivo é que, como empresa desenvolvedora de software, a Átimo Software se torna corresponsável pela adequação permanente às regras na Nota Fiscal Eletrônica e ao SPED Fiscal. 2
2. Como configurar o Trade para emitir a Nota Fiscal Eletrônica Para configurar o Trade Solution para emitir a NF-e são necessários sete passos: Passo 1: Fazer a configuração geral do software Passo 2: Cadastrar número do CNAE Fiscal Passo 3: Ajustar cadastro de cidades Passo 4: Gravar o Código IBGE no campo Cidade Passo 5: Fazer configurações gerais da NF-e Passo 6. Configurar endereços da Internet Passo 7: Cadastrar o Estado Passo 8: Fazer download dos Schemas XML Passo 1: Fazer a configuração geral do software Com esta configuração, o Trade passará a identificar todas as operações de venda ou movimentação de produtos que envolvam a emissão de Nota Fiscal Eletrônica e acionar o AtimoECF, a fim de emiti-las automaticamente. Os passos necessários para esta configuração são: 1. Abra o Menu Utilitários > Configurações. 2. Clique no botão Nota Fiscal. O Trade irá abrir a tela a seguir: 3. Marque a opção Utilizar Emissão de Nota Fiscal Eletrônica e em seguida clique em Gravar. O Trade Solution irá marcar automaticamente todos os outros campos obrigatórios para configurar a NF-e. 3
Passo 2: Cadastrar número do CNAE Fiscal Atenção: este passo é obrigatório apenas para empresas que têm inscrição municipal. O CNAE Fiscal (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) é o código que identifica a atividade econômica de sua empresa junto aos órgãos fiscais. Esta informação é utilizada na emissão da Nota Fiscal Eletrônica NF-e. Identifique junto ao contabilista o CNAE de sua empresa. E depois cadastre este código no Trade Solution, realizando os passos a seguir: 1. Abra o Menu Utilitários > Configurações. 2. Clique no botão Empresa. O Trade irá abrir a tela: 3. Informe o código CNAE Fiscal de sua empresa e em seguida clique em Gravar. 4
Passo 3: Ajustar cadastro de cidades Um dos principais ajustes que você deve realizar no Trade Solution será padronizar a grafia dos municípios cadastrados. Até o momento, o cadastramento de municípios era feito de forma livre. Você poderia cadastrar o município através de diferentes ferramentas, tais como: Clientes, Fornecedores, Transportador, Funcionários, Bancos, Administradoras de Cartões de Crédito e Empresas Para Transferência de Produtos. Agora, com a nova versão, formou-se um banco de dados únicos, reunindo todos os municípios cadastrados nas diversas ferramentas. No entanto, é possível que haja problemas de grafia, ou seja, você pode ter digitado São Paulo (SP) em um cadastro e S.Paulo em outro. Portanto, para padronizar a forma como escrever os nomes dos municípios, realize os passos a seguir: 1. Abra o Menu Utilitários. 2. Clique na opção Diversos. 3. Clique na opção Ajustar Cadastro de Cidades, para abrir a tela abaixo: 4. Na lista De cidades estão os nomes de todas as cidades gravadas. Na lista Para cidade estão os nomes corretos. Selecione a primeira coluna a grafia errada e associe na segunda coluna à grafia correta. Ao fazer isso, o Trade Solution irá alterar em todos os cadastros e vincular ao município correto. 5
Passo 4: Gravar o Código IBGE no campo Cidade. Depois de alterar o cadastro de cidades, é hora de acrescentar uma informação importante sobre cada município brasileiro: o código IBGE. Esta informação é imprescindível para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Para isso, realize os passos a seguir: 1. Localize no seu computador a pasta onde o Trade está instalado. Na maior parte das vezes, costuma ser a pasta C:\Trade. 2. Dentro desta pasta, localize e abra o arquivo em PDF chamado Municípios.PDF. 3. Agora abra no Trade Solution o Módulo Fichário. 4. Clique na opção Cidade. 5. Ao localizar cada cidade, clique no botão Editar e digite as informações consultadas no arquivo Municípios.PDF: - Código IBGE: informe o código da cidade. - UF IBGE: informe o código do Estado. 6
Passo 5: Fazer configurações gerais da NF-e A cada nota emitida, o Trade irá se comunicar via internet com o site da SEFAZ, a fim de obter a autorização para a emissão (entenda melhor este processo no tópico 4 Emitir Nota Fiscal Eletrônica). Vamos ver neste tópico como configurar no Trade a conexão com a SEFAZ. São quatro tipos de configurações: Configurações gerais da NF-e Configuração para Geração dos Arquivos da NF-e Para isso, realize os passos a seguir: 1. Abra o Módulo Servidor Fiscal Atimo ECF, destacado na imagem da barra Trade Solution abaixo: 2. No menu localizado à esquerda, clique na opção NFE. 3. Clique agora na opção Parâmetros da NFE: 7
Área Configurações Gerais da Nf-e - Configure nestes campos os tipos de operações que poderão ser realizadas junto à SEFAZ: Utilizar Nota Fiscal Eletrônica: esta opção está desabilitada. A configuração é feita no Menu Utilitários > Configurações > Nota Fiscal. Fazer cópia do arquivo após Autorização: esta opção mantém uma cópia de segurança. Em homologação: Habilite esta opção para efetuar os testes da nota fiscal eletrônica. Em contingência: Habilite esta opção quando houver algum problema técnico que impeça a comunicação com o WebService da SEFAZ, exemplo: falta de internet ou WebService Inoperante. Ao clicar na opção, o Trade abrirá uma tela para informar o motivo da contingência. SCAN (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional): Se o Webservice local estiver inoperante, clique nesta opção para emitir as NF-es através do SCAN. Após o restabelecimento do WebService, desmarca-se a opção. Não é necessário reenviar as NF-es, nem utilizar os Formulários de Segurança. Estes são utilizados apenas quando ocorrer erro de conexão com a Internet ou se o próprio ambiente SCAN estiver inoperante. Número de tentativas para consultar a situação de NF-e enviada: No caso de falha na comunicação com o WebService, o sistema pode tentar ainda N vezes antes de entrar em contingência. Versão do Manual de Integração: para fazer esta configuração certifique-se de que a SEFAZ de seu Estado exige a adesão à versão 4.0.1 do Manual de Integração do Contribuinte (Nota Técnica 2009/006, que substitui a NT 2009/05). Em caso positivo, basta selecionar a versão 4.0.1. Caso o manual vigente em seu Estado seja a versão 3.00, selecione esta opção. Para mais informações, consulte o site da NF-e de seu Estado. Área Configurações para Geração dos Arquivos da Nf-e - Nos campos desta área indique em quais pastas de seu computador o Trade irá salvar os três tipos arquivos gerados: Pasta para salvar os arquivos assinados: Na primeira vez que o AtimoECF for executado esta pasta será criada. Porém fica a seu critério alterar ou não este caminho. O backup desta pasta é imprescindível, pois o Fisco pode solicitar uma cópia dos arquivos. Pasta que contém os Schemas: Esta pasta também será criada na primeira vez em que o AtimoECF for executado. Ela serve para armazenar os arquivos que posteriormente serão baixados para validação dos arquivos XML. Certificado Digital: Neste campo será armazenado o certificado digital válido. 8
Passo 6. Configurar endereços da Internet Abra a aba Acesso a Internet e clique em Configurações. Configurações para Acesso a Internet com Proxy - Proxy é um servidor que serve de intermediário a outros servidores. Ao conectar com um servidor proxy, este irá repassar aos servidores todas as nossas solicitações de acesso a sites, serviços, arquivos, etc. Se sua empresa irá utilizar a conexão via Proxy, defina nesta área as informações necessárias para estabelecer a comunicação: Utiliza proxy?: clique neste campo para configurar a conexão via Proxy. Servidor: informe o endereço do servidor. Porta: informe a porta utilizada para comunicação Usuário: informe o login junto ao servidor. Senha: informe a senha. Gravar Após configurar esta tela, clique no botão EXECUTAR. 9
Passo 7: Cadastrar o Estado O Trade Solution cadastra automaticamente o Estado (Unidade da Federação) para o qual sua empresa enviará as NF-es. Para isso ele se baseia na informação que já está cadastrada na configuração da empresa. Se for necessário modificar o Estado, realize os passos: 1. Abra o Módulo Servidor Fiscal Atimo ECF, destacado na imagem da barra Trade Solution abaixo: 2. No menu localizado à esquerda, clique na opção NFE. 3. Clique agora na opção Conexão com o WebService, para abrir a tela a seguir: Esta tela registra todos os sites envolvidos na comunicação com o órgão fiscal. 4. Apesar de parecer complexa, nesta tela a única configuração que você precisa fazer é no campo "Estado", localizado no rodapé da tela. Ao 10
escolhê-lo, automaticamente serão preenchidas todos os campos de "Configurações dos Links para Conexão com os WebServices" da NF-e. Observação: Se o seu Estado adota convênio com a Sefaz Virtual, do Rio Grande do Sul, para configurar basta clicar no campo correspondente, localizado acima do botão Gravar (Sefaz Virtual). 5. Depois, clique em GRAVAR. Passo 8: Download e instalação dos Schemas em XML Para concluir o processo de instalação, neste passo vamos instalar os arquivos necessários para formatar, validar e transmitir a Nota Fiscal Eletrônica, os Schemas em XML. Para isso, realize os passos a seguir: 1. Acesse o site da Nota Fiscal Eletrônica, na página para download dos Schemas: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/schemas.aspx 2. Você verá vários arquivos para download. Procure a parte Versão(ões) oficial(is), em uso atualmente. 3. Localize o link que tenha o título "Schemas XML NF-e - Pacote de Liberação". Clique para fazer o download. 4. Descompacte o arquivo recebido na Pasta que contêm os Schemas", conforme indicado na tela a seguir: 11
Tela Parâmetros da NF-e, localizada no AtimoEcf, menu NFE. Com isso, está concluído o processo de configurar a Nota Fiscal Eletrônica no Trade Solution. 12
3. Configurar NF-e para empresas do Simples Nacional Este tópico destina-se somente a empresas tributadas pelo Simples Nacional e que emitem a NF-e. Se a sua empresa é submetida ao regime tributário do Simples Nacional, é preciso fazer algumas configurações específicas no Trade Solution. O documento de referência para o Simples Nacional na Nota Fiscal Eletrônica é o Manual de Integração do Contribuinte, versão 4.0.1, que na maioria dos estados vigora a partir de março de 2010. Portanto, o primeiro passo é saber se sua empresa precisa adaptar às regras da NF-e da versão 4.0.1 ou se pode permanecer na versão 3.0. Veja passo a passo como configurar o Trade Solution para o Simples Nacional, como configurar os produtos para este situação tributária e depois como configurar para a NF-e versão 4.0.1: Configurar empresa para o Simples Nacional 1. Abra o Menu Utilitários > Configurações > Botão empresa. 2. No campo CRT, escolha a configuração relativa ao Simples Nacional: 1 - Simples Nacional 2 - Simples Nacional - excesso de sublimite de receita bruta. Observação: para permanecer na versão 3.0, clique a opção "3 Regime Normal", mesmo que a empresa esteja no "Simples". 13
Configurar produto Agora precisamos configurar o produto que será tributado pelo Simples Nacional. Para isso, é preciso configurar a Situação Tributária e depois a ficha do produto: 1. Abra o Módulo Fichário > Situação Tributária: 2. Preencha corretamente a ficha relativa à Situação Tributária correspondente ao Simples Nacional. Recomendamos fortemente que você consulte o contador de sua empresa, para realizar esta configuração: Em seguida, vamos relacionar o produto à sua Situação Tributária. Isso é feito na tela de produtos (Módulo Fichário > Produtos): 14
Configurar NF-e Simples Nacional para a versão 4.0.1: 1. Abra o Servidor ECF AtimoEcf > NF-e > Parâmetros da NF-e. 2. Na aba Versão do Manual de Integração, escolha a versão 4.01. Observação: para permanecer na versão 3.00 do Manual de Integração do Contribuinte da NF-e, mantenha a configuração como na imagem acima. 3. Agora vamos configurar os webservices para testes e homologação. Faça o download de novos schemas no link: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/docs/pl_006prec.zip 4. Copie os schemas na pasta correspondente, indicada na tela Parâmetros da NF-e > Pasta que contem os schemas (ver na imagem anterior). 5. Abra o Servidor ECF AtimoEcf > NF-e > Conexão com o Webservice: 15
6. Configure a tela com os seguintes endereços: 16
Recepção: https://homologacao.nfe.sefazvirtual.rs.gov.br/ws/nferecepcao/nferecepcao2.asmx Retorno Recepção: https://homologacao.nfe.sefazvirtual.rs.gov.br/ws/nferetrecepcao/nferetrecepcao2.asmx Cancelamento: https://homologacao.nfe.sefazvirtual.rs.gov.br/ws/nfecancelamento/nfecancelamento2.asmx Inutilização: https://homologacao.nfe.sefazvirtual.rs.gov.br/ws/nfeinutilizacao/nfeinutilizacao2.asmx Consulta: https://homologacao.nfe.sefazvirtual.rs.gov.br/ws/nfeconsulta/nfeconsulta2.asmx Status: https://homologacao.nfe.sefazvirtual.rs.gov.br/ws/nfestatusservico/nfestatusservico2.asmx Atenção! A responsabilidade pela verificação e configuração das informações necessárias para o bom funcionamento da emissão e cálculos da NF-E é do usuário do Trade Solution. Portanto certifique-se que as informações do CRT, alíquota do Simples e CSOSN estejam corretas. 17
4. Emitir Nota Fiscal Eletrônica Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas ou físicas. O processo de emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica tem a seguinte dinâmica: O Trade Solution preencherá automaticamente a nota fiscal eletrônica, com os dados da operação, seja ela de venda, transferência, devolução etc. Depois, o Trade se comunica com o site da SEFAZ. Envia os dados da nota e a SEFAZ autoriza a emissão. Só então a NF-e se torna um documento fiscal válido. Em seguida, o Trade Solution imprime o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). De acordo com a definição da Receita, o DANFE: é uma representação gráfica simplificada da NF-e; contém a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas informações na Internet); acompanha a mercadoria em trânsito. Todas as notas fiscais eletrônicas ficam arquivadas e podem ser consultadas posteriormente, através do Módulo Átimo ECF, opção NFE. Este processo é feito a cada nota emitida. As transmissões são automáticas. Porém se não houver acesso à Sefaz na hora da venda, veja no tópico a seguir como fazer a transmissão manualmente. 18
Cliente recebe sua NF-e por e-mail Ao emitir a NF-e, o Trade Solution envia automaticamente a nota para o e-mail do cliente. Isso funciona desde que o cliente tenha seu e-mail registrado na sua ficha cadastral (Módulo Fichário > Cliente). 5. Gerenciar NF-e: transmitir, imprimir Danfe, cancelar etc. O Módulo Servidor Fiscal reúne as ferramentas necessárias para acompanhar de perto o que acontece com as notas fiscais emitidas. É possível realizar as seguintes atividades: - visualizar retorno - gerar NF-e em contingência - consultar uma NF-e emitida e verificar seu status na Sefaz. - transmitir uma NF-e. - imprimir Danfe - cancelar NF-e Para isso, realize os seguintes passos: 1. Abra o Módulo Servidor Fiscal Atimo ECF, destacado na imagem da barra Trade Solution abaixo: 2. No menu localizado à esquerda, clique na opção NFE: 19
4. Clique agora na opção Consultar NFE. 5. Faça uma busca pela nota. Para isso, você pode utilizar os campos localizados na parte superior da tela: - Cliente: clique neste botão para abrir a listagem com todos os clientes cadastrados. - Situação: escolha a nota de acordo com uma das situações possíveis: - Todas - Autorizado o uso da NF-e - Cancelamento da NF-e - Lote em processamento - Uso denegado Tipo de Emissão: operações normais, em situações de contingência ou todas. Chave de Acesso: se você possui a chave de acesso da nota, informea aqui neste campo. Datas (de/até): permite filtrar as datas da emissão da nota. 20
Campos para busca Listagem com as notas fiscais Botões com as opções 6. O resultado da busca será listado no centro da tela. Você poderá verificar todas as informações relativas àquela nota: Nota Situação Imp. DANFE? Autorização Tipo Emis. Recebido Protocolo Status Chave de Acesso Emissão Ao selecionar uma nota e clicar com o botão direito, vai aparecer um menu suspenso com as seguintes opções: > Visualizar Retorno: Se por um acaso a nota não foi gerada ou não foi autorizada, o usuário poderá visualizar o motivo clicando nessa opção. > Gerar NF-e em contingência: Caso ocorra algum problema técnico que impeça a comunicação com o WebService e alguma NF-e fique pendente de retorno o usuário deve utilizar essa opção para transformar uma NF-e que anteriormente foi gerada no formato normal para o 21
formato contingência, e assim poder imprimir o DANFE em formulário de segurança. Os botões na barra inferior da janela servem para: > Transmitir: Caso o sistema entre em contingência (por falta de conexão com a internet, webservice fora do ar etc), e o usuário comece a emitir NF-e em contingência, posteriormente ao restabelecer a conexão o usuário deverá transmitir os arquivos nessa opção. > Imprimir DANFE: De acordo com a legislação, a NF-e não possui VIAS, ou seja, a NF-e (arquivo digital) sempre será a única via. As cópias serão consideradas primeiras vias também. Devido a isso, o usuário poderá imprimir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) sempre que achar necessário. Somente em duas ocasiões será possível imprimir o DANFE, quando a nota tiver com a situação Autorizado o uso da NF-e e o status for igual a 100, ou quando a situação for Rejeitada e o status for igual a 2 (em contingência). > Consultar Situação da SEFAZ: O usuário pode eventualmente, de acordo com sua necessidade, utilizar essa opção para consultar alguma NF-e. > Cancelar Nf-e: Essa opção serve para cancelar a NF-e na SEFAZ. Ela em nada interfere na situação da Nota no Trade. Se o usuário precisar emitir novamente, terá que estornar a venda e realizar outra. > Salvar Arquivo: O cliente pode solicitar uma cópia do arquivo digital. Nesse caso, o usuário deverá localizar a NF-e e clicar nessa opção. O sistema irá localizar na pasta Pasta para salvar os arquivos assinados e fará uma cópia para o local escolhido. > Mensagem da SEFAZ: Este campo pode ser utilizado pela SEFAZ para comunicar-se com sua empresa. As mensagens são enviadas junto a um retorno de NF-e. 22
6. Ativar situação de contingência SCAN Quando os sites de autorização estaduais estiverem fora do ar e você precisar acionar o "SCAN - Sistema de Contingência do Ambiente Nacional", basta realizar os passos a seguir: 1. No Servidor ECF, abra a opção NF-e e Parâmetros da Nfe: 2. Clique nos campos Em Contingência e SCAN - Sistema de Contingência do Ambiente Nacional. Com essa configuração, as NFEs serão enviadas normalmente, sem que seja necessário reenviá-las depois. Esta opção também dispensa o uso dos formulários de segurança. 23
7. Fazer backup da NF-e O backup das Notas Fiscais Eletrônicas segue o procedimento padrão no Trade Solution, que é no Módulo de Manutenção: As informações da NF-es enviadas ficarão na tabela "bk_arqnf.dbf". 8. Endereços úteis Portal da Nota Fiscal Eletrônica: Se você quer obter mais informações sobre a NFe, pode acessar o portal: http://www.nfe.fazenda.gov.br. Lá é possível encontrar informações relevantes, notícias, legislação e uma lista de perguntas freqüentes. www.atimosoftware.com.br 24