GESTÃO ESTRATÉGICA DE TI NAS ORGANIZAÇÕES Junio Henrique Borges 1 Rosangela Silqueira Hickson Rios 2 RESUMO A tecnologia da informação (TI) vem exercendo um papel fundamental em qualquer área de atividade organizacional neste inicio de século. Este movimento está provocando no mundo inteiro, importantes transformações no ambiente organizacional das empresas, afetando diretamente a formulação das suas estratégias e negócios. Neste cenário, entende-se por tecnologias de informação o complexo tecnológico que envolve computadores, softwares, redes de comunicação eletrônica, públicas e privadas e rede digital de serviços, tecnologias de telecomunicações, protocolos de transmissão de dados e outros serviços. Espera-se que o uso estratégico da TI não só sustente as operações de negócio das empresas, mas, principalmente, permita a iniciativa de novas estratégias competitivas. PALAVRAS-CHAVE: Tecnologia da Informação, planejamento estratégico e organização. 1. INTRODUÇÃO A Tecnologia da Informação é o conjunto de atividades e projetos criados com recursos de computação ou não objetivando alinhar a TI (Tecnologia da informação) às estratégias do negócio. Até pouco tempo atrás, os recursos computacionais eram utilizados como apoio as tarefas executadas e funcionavam de forma marginal as estratégias corporativas, no entanto, a forte concorrência empresarial, causada principalmente pela globalização, obrigou as empresas a se adequarem as grandes mudanças econômicas e sociais tendo que lidar com a tomada de decisões rápidas e mais confiáveis. Nesse contexto a tecnologia da informação passou a ser vista como oportunidade de negócio se transformando em um valioso recurso estratégico, 1 Especialista em Governança de TI - UNA 2 Coordenadora do Mestrado em Tecnologia da Informação aplicada a Biologia Computacional da Faculdade Inforium de Tecnologia
2 devendo assim ser gerida de forma adequada trabalhando sempre alinhada com os objetivos da empresa. Nas corporações modernas, a informação é tratada como um patrimônio, podendo determinar a continuidade ou fim das atividades de uma empresa. Cada empresa deve adequar à gestão da informação de acordo com as suas necessidades específicas. Com o avanço tecnológico dos computadores e das telecomunicações, tornou-se possível o gerenciamento de enormes quantidades de informações, determinando um novo perfil de produtos e serviços provocando mudanças de comportamento das sociedades. As empresas e os profissionais que fizerem melhor uso da tecnologia da informação terão maiores chances de permanecer e progredir no mercado. A Tecnologia da Informação, como as demais áreas da empresa, demanda recursos e esforços que exigem um planejamento prévio de todas as suas ações. A principal peça desse planejamento é o documento Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação (PETI). Geralmente o PETI versa sobre o que fazer futuramente (definição das políticas e diretrizes básicas, planos de ação tática, etc.) para alcançar a proposta da organização de uma forma efetiva mas pode conter também um planejamento global de suas atividades como objetivos e metas envolvendo todos os setores da empresa. Convém que o PETI não seja executado de forma linear e inflexível. A complexidade da organização, o tipo de maturidade, os hábitos funcionais e as estratégias definidas pela alta administração vão determinar a forma de elaboração do PETI. Essa obrigação em investir em TI tem feito com que muitos investimentos sejam realizados sem qualquer planejamento, sem, inclusive, que o seu impacto organizacional tenha sido mensurado o que tem custado caro a muitas organizações. Muitos executivos veem seus concorrentes implantando diferentes projetos tecnológicos e acabam fazendo o mesmo, por medo de ficarem para trás ou se mobilizarem tarde demais. Muito desse desperdício pode ser justificado pela
3 ausência de estudos que avaliem o retorno proporcionado pela adoção destas tecnologias no desempenho das organizações como um todo. Essa dificuldade de avaliação produz um acréscimo às incertezas dos executivos quanto à decisão de realizar, ou não, novos investimentos em TI, fazendo com que muitas empresas enfrentem uma grande desvantagem competitiva. Sendo assim muitas empresas hoje investir na TI sem olhar o real investimento que a empresa ou organização precisa efetivamente causando investimentos irrelevantes e gerando gastos desnecessários para as empresas e assim desalinhando o foco da TI com o restante da empresa. 1.1 PROBLEMA DE PESQUISA Hoje as grandes e médias empresas estão vendo a TI por um lado diferente de antes que era visto como um setor de custos elevados nas empresas. A TI começou a assumir um papel muito mais importante nas organizações: o de fator de crescimento de lucros e de redução de custos operacionais sendo capaz de trazer ganhos para o negocio e focalizando seus investimentos em tecnologia nas áreas mais importantes para o sucesso da estratégia escolhida e estarão no caminho certo para o sucesso da organização como um todo? As melhores praticas em uma área especializada em tecnologia chamada a Governança de TI é uma parte integral da governança corporativa e é formada pela liderança, por estruturas organizacionais e processos que garantem que a área de TI sustenta e melhora a estratégia e objetivos da organização. Tendo o alinhamento estratégico com o negocio é a maior preocupação nas organizações? 1.2 OBJETIVO GERAL O planejamento estratégico de TI foi feito para alcançar os resultados esperados? 1.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Avaliar que tecnologia pode fazer diferença para o negocio. Avaliar qual o investimento necessário.
4 Analise clara e transparente de funções e responsabilidades dos Gestores. Identificar as boas práticas executadas pela organização que promovem o alinhamento estratégico entre negócios e TI. 2. REFERÊNCIAL TEÓRICO Importância da TI iniciou-se na década de 70, quando tais tecnologias passaram a ser tratadas como um recurso organizacional estratégico. Nesta década, era do processamento de dados, os recursos de informática eram considerados instrumentos de apoio aos negócios. Nos anos 80, estas tecnologias assumiram um papel mais integrador, onde a execução dos negócios passou a depender cada vez mais da sua aplicação. No início dos anos 90, a TI assume um caráter mais estratégico, ao proporcionar a transformação dos negócios. Ressalta-se que a evolução do papel destas tecnologias está atrelada aos avanços científicos e tecnológicos na área de informática, às pressões de um ambiente cada vez mais competitivo e às mudanças na própria concepção das estratégias de gestão de negócios. Esta evolução pode ser descrita, de forma resumida, em três eras segundo (LUFTMAN, 2004; NOLAN e CROSON, 1996; RATHNAN et al., 2004; WARD e GRIFFITHS apud LAURINDO e ROTONDARO, 2006): A primeira era (anos 1960) pode ser considerada como a era dos mainframes, onde a capacidade de processamento de informações residia em um único computador central. O foco era a eficiência operacional, através da automação de processos baseados na informação. Esta abordagem limitada restringia o papel da TI nas organizações. Os computadores eram aplicados à automação do trabalho de baixo nível e rotineiro nos departamentos, sendo as principais aplicações da TI voltadas para as áreas financeira e contábil das organizações. A segunda era (anos 1970-1980) começa com o advento dos minicomputadores e levou ao surgimento dos sistemas departamentais, com a TI chegando a outras áreas das empresas, como marketing, distribuição, manufatura, etc. O foco era buscar o aumento da eficácia da gestão pela satisfação de suas necessidades de informação. Durante a segunda era, surge o computador pessoal (PC ou Personal
5 Computer), levando a capacidade de processamento ao indivíduo, através do emprego dos computadores para acesso, análise e apresentação de dados. A TI começa a trazer retornos parciais de seus investimentos, oferecendo mais benefícios para os trabalhadores (devido à automação de tarefas, que tornavam seu trabalho mais fácil), que para os acionistas (devido a não redução de custos). A terceira era (anos 1980 em diante) estende a TI para além das fronteiras das empresas. O foco passa a ser o aumento da competitividade das organizações, através da mudança da natureza ou da forma de condução dos negócios. Redes locais, Internet e redes sem fio permitem que as empresas se conectem com seus clientes, seus potenciais clientes, os clientes de seus clientes, seus fornecedores e, até mesmo, seus concorrentes. O poder e a penetração da TI equivalem, hoje, aos da máquina a vapor na economia industrial, causando profundo impacto no mundo dos negócios, em maior grau que o ocorrido durante a revolução industrial. Segundo (DAVÉ et al., 2000; NOLAN e CROSON, 1996; PORTER e MILLAR, 1985). A drástica redução do custo de obtenção, processamento e transmissão da informação mudou a forma de como conduzir os negócios (PORTER e MILLAR, 1985). A TI possibilita a comunicação das informações de forma imediata e não filtrada entre toda a organização, permitindo eliminar burocracias e níveis hierárquicos (NOLAN e CROSON, 1996; PORTER e MILLAR, 1985), liderando a mudança em direção a um maior uso dos mercados na coordenação da atividade econômica (MALONE et al., 1987) e permitindo às organizações tornarem-se mais flexíveis (VOLBERDA, 1998). O planejamento estratégico é um processo de formulação de estratégias organizacionais no qual se busca a inserção da organização e de sua missão no ambiente em que ela está atuando. Para Drucker, Planejamento estratégico e o processo continuo de, sistematicamente e com o maior conhecimento possível do futuro contido, tomar decisões atuais que envolvem riscos; organizar sistematicamente as atividades necessárias à
6 execução dessas decisões e, através de uma retro alimentação organizada e sistemática, medir o resultado dessas decisões em confronto com as expectativas alimentadas. O Planejamento Estratégico da Tecnologia da Informação é um processo dinâmico e interativo para estruturar estratégica, tática e operacionalmente as informações e conhecimentos organizacionais, a T.I. (e seus recursos: hardware, software, sistemas de telecomunicações, gestão de dados e informação), os sistemas de informação e do conhecimento, o perfil das pessoas envolvidas e a infraestrutura necessária para o entendimento de todas as decisões, ações e respectivos processos da organização. Isso demonstra a complexidade e a importância de um bom planejamento. A importância estratégica da TI atravessa toda a empresa internamente e se estende para além das fronteiras organizacionais, mudando tanto a forma como a organização opera internamente, quanto seus relacionamentos com outras empresas, fornecedores, clientes e competidores. A TI influencia a competição pelos mercados, alterando as estruturas das indústrias, suportando estratégias de custos e diferenciação, e permitindo a criação de novos negócios. 3. METODOLOGIA Este estudo é de natureza qualitativa e caracteriza-se como exploratório-descritivo. Utilizou-se a pesquisa exploratória buscando proporcionar um conhecimento mais profundo acerca do assunto escolhido. Quanto aos procedimentos técnicos de coleta de dados, adotou-se a pesquisa bibliográfica com relação aos dados, realizaram-se pesquisas em livros, artigos, pesquisa na internet. As informações foram obtidas, basicamente, através sites especializados e livros na abordagem de gestão estratégica de TI e do Planejamento Estratégico da área de TI, considerando os diferentes tipos de projetos, seus impactos nos fatores críticos de sucesso nas organizações, os custos do projeto, bem como os riscos associados,
7 contempla, portanto, aspectos de eficiência (uso de recursos) e eficácia (obtenção de resultados positivos para a organização). O princípios de implantação de TI nas empresas alinhado com o planejamento estratégico das organizações, além de apresentar um roteiro passo a passo para implantação do mesmo, caso a empresa não possua um planejamento estratégico definido, cabe a TI inferir no mesmo acrescentando as técnicas necessárias para implementá-lo. Para que haja um alinhamento da TI com o negócio é necessário seguir um modelo organizacional, além de elaborar um planejamento estratégico alinhado com a TI é necessário implementá-lo e acompanhá-lo para que realmente funcione. Alinhamento da TI com o negócio. Todas as informações relacionadas ao processo de produção da organização, são necessárias, em virtude do enquadramento da missão, estrutura, informação e incentivos da organização. Pretendemos sustentar três ideias principais: O alinhamento da TI como Negócio requer a adoção de um Modelo Organizacional. Se a organização não tem uma estratégia de negócio bem definida, a saída para a TI é inferi-la. Não basta elaborar um plano estratégico alinhado, para implementá-lo é preciso acompanhá-lo. Por que a necessidade de Alinhamento? Estamos diante de um mundo cada vez mais informatizado e mais interligado. Portanto, cada vez mais o sucesso do negócio depende de uma TI alinhada com a Estratégia da Organização.
8 A necessidade de alinhamento vale tanto para organizações com finalidades lucrativas como para organizações sem essas finalidades (ONG). A evolução da vida tende no sentido cada vez maior de complexidade. Uma organização pode e deve ser considerada como um ser vivo existindo numa outra dimensão. Quanto mais evoluído um ser vivo ou organizacional, mais a sua diferenciação interna. Por outro lado, maior a necessidade de Integração e Alinhamento, caso contrário o organismo se desintegra. Paradoxalmente, quanto mais evoluído um organismo mais vulnerável a morte por desintegração. As mudanças Internas e Externas que as organizações enfrentam são cada vez mais aceleradas. Portanto, existe uma crescente tendência para o desalinhamento e a entropia organizacional. Deixados como estão os organismos, as relações e as coisas se deterioram naturalmente. Tecnologia da Informação Alinhada com o Negócio. Conhecer os objetivos, estratégias e valores da organização; Ter uma estratégia própria, explícita e alinhada com a da organização; Assumir uma postura de agente de mudanças; Conduzir a TI com Eficácia, Eficiência, Flexibilidade e Integração. 4. RESULTADOS Na medida em que as organizações perceber o quanto a TI é necessária em uma empresa com visão de futuro. A maneira como os dados fluem na sua empresa e ideia aproximada de quais são as prioridades, avaliando os impactos dos resultados sobre a produtividade. É importante lembrar que não importa qual a tecnologia escolhida: esta deve ser flexível e adaptar-se ao desenvolvimento da organização.
9 Como o alinhamento estratégico de TI com o negocio obtemos os seguintes resultados alcançados: Proporcionar vantagens de custos; Permitir a diferenciação de seus produtos e serviços; Possibilitar melhor relacionamento com clientes; Permitir a entrada mais fácil em alguns mercados; Possibilitar o estabelecimento de barreiras de entrada; Facilitar o surgimento de novos intermediários que adicionem valor por meio de informação; O uso de TI deve ter total enfoque à Estratégia de Negócio, a qual é indispensável para o sucesso organizacional, oferecendo novas oportunidades estratégicas, entre elas de Economia Direta e de Relacionamento com Clientes. Os benefícios que a TI traz para as empresas são vários, porem podem ser divididos em três grupos: a) Menores custos: a informática, quando bem utilizada, reduz os custos da empresa, pois agiliza os processos e controles administrativos; diminui as tarefas burocráticas; reduz os erros e elimina a repetição do trabalho. b) Maior produtividade: permite que as pessoas produzam mais, em menos tempo; gera melhor aproveitamento da capacidade produtiva com o planejamento e o controle da produção; agiliza na tomada de decisões em relação a preços, estoques entre outros. c) Maior qualidade: a TI ajuda a manter o padrão dos produtos dentro das especificações estabelecidas; proporciona melhores condições de trabalho para os empregados; reduz esforços com a burocracia para concentrá-los em outras atividades. 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
10 A Tecnologia da Informação nas empresas é utilizada com o intuito de se tornar um diferencial competitivo, e mostrar a sua importância na organização. Ao longo dessa revolução tecnológica, aos poucos as empresas passaram a se adaptar a esse meio, procurando sistemas mais avançados que proporcionem maior facilidade em administrar e organizar suas tarefas. A sua utilização faz com que a informação vá crescendo em importância. Vale lembrar que a TI por si só não é capaz de trazer ganhos para o negócio, ou seja, os investimentos em TI deverão estar diretamente associados a um objetivo organizacional que contribuirá para o seu alcance, que por sua vez poderá ser decisiva para o sucesso de uma organização para que ela seja ágil e flexível. Como exemplo pode destacar as empresas do ramo financeiro, como por exemplo, os Bancos e Companhias de Seguros que saíram na frente ao reconhecer o papel critico da TI em seu negócio. Para estas organizações a TI é fundamental para a composição dos serviços e produtos ofertados como: Cartões magnéticos, Home Banking, Caixas Eletrônicos e etc. Com o passar do tempo outras empresas de outras áreas passaram a observar que também precisavam de informações oportunas para agregar valor e qualidade aos produtos e serviços oferecidos, com isso garantiam sua sobrevivência num mercado que é cada vez mais competitivo e turbulento. 6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS MINTZBERG, Henry. AHLSTRAND, B. LAMPEL, J. Safari de Estrategia: um roteriro pela silva do planejamento estratégico. Porto Alegre: Bookman, 2000 COBIT 4.1 Information Systems Audit and Control Association (www.isaca.org) e IT Governance Institute (www.itgi.org) ITIL V-3 IT Infrastructure Library (www.itil-officialsite.com) PMI / PMBOK propriedade exclusiva do Project Management Institute (www.pmi.org/)
11 TURBAN, Efraim; McLEAN, Ephraim; WETHERBE, James. Tecnologia da Informação para Gestão. 3 ed. Porto Alegre: Bookman, 2004. VALLE,André Bittencourt do. TI nas Organizações Estratégia e Conceitos. Belo Horizonte: FGV, 2012. Disponível em <www5.fgv.br/fgvonline/ocw/ocwtiead/index2.htm> Acesso em: 25 junho. 2012 REZENDE, D. A. Planejamento de sistemas de informação e informática. São Paulo: Atlas, 2003. WEBSTER, Ian Lawrence e MOTTA, Alexandre C. Planejamento e gestão estratégica da TI. Rio de Janeiro: RNP/ESR, 2012.