SETIS- III Seminário de Tecnologia Inovação e Sustentabilidade 4 e 5 de novembro de 2014.

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1 A importância da comunicação no gerenciamento de projetos de softwares: reflexões teóricas Lucas Krüger Resumo: Esse artigo objetiva estudar a comunicação entre cliente e desenvolvedor durante o processo de desenvolvimento de projetos de softwares. Visa tratar da comunicação no dia-a-dia do gerenciamento de projetos. Para tanto, realizou-se uma pesquisa bibliográfica tratando das temáticas: gerenciamento de projetos e comunicação. É notável que a comunicação seja o ponto mais importante para qualquer construção de software, pois possibilita o consenso entre desenvolvedores e clientes. Palavras-chave: Projeto de software. Comunicação. Relação entre desenvolvedor e cliente. 1Introdução O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas de forma efetiva e eficaz. O gerenciamento busca atender a todos os envolvidos no projeto, tanto clientes internos como externos. Um projeto bem estruturado também tem as divisões das etapas que o compõem de forma bem definidas. Dessa forma é possível estimar o tempo com maior assertividade, além de mensurar o custo deste. Projetos que não possuem um bom planejamento têm grande possibilidade de falhar, é aconselhável que até os de pequeno porte (escopo reduzido) devem possuir um gerente de projeto para acompanhar o seu desenvolvimento. É recomendável que o gerente de projeto, ao longo do mesmo, documente as lições aprendidas identificadas, realizando pelo menos uma sessão de lições aprendidas com a participação de toda a equipe envolvida em cada etapa. O objetivo da sessão é permitir a troca de experiências entre a equipe, analisar os desvios que ocorreram no projeto, a eficácia das ações corretivas tomadas e decidir o que deve ser registrado para utilização posterior. (XAVIER; CHUERI, 2008, 10) O gerente de um projeto além de todas as suas funções, deve focar na comunicação entre membros da equipe de desenvolvimento, e desta com o cliente. Dessa forma é possível extrair as opiniões da equipe, e assim, criar uma atmosfera de troca de informações, sugestões etc. Um dos principais fatores na troca de informações é que o gerente de projeto sempre tem que estar ciente do que sua equipe está produzindo. Ele é o responsável por 17

2 disponibilizar as informações do projeto e definir um prazo de entrega para o cliente. Os gerentes de projetos em empresas de excelência consideram que chegam a utilizar até 90% de seu tempo em comunicação interpessoal interna com os integrantes das suas equipes. (KERZNER, 2006, 456) A cada projeto é importante que a equipe tenha uma boa comunicação. São essas trocas de informações que ajudam a equipe a se agilizar e manter um foco de desenvolvimento. Mesmo com uma equipe boa, um projeto não estará 100% livre de falhas. Por isso, muitas vezes é necessário um tempo extra, no cronograma de planejamento, para contemplar eventuais problemas no desenvolvimento. Uma equipe de desenvolvimento que já trabalhou em diversos projetos, tem certa facilidade na comunicação quando está atuando em novos produtos. Pois, além dos integrantes da equipe se conhecerem também sabem administrar o tempo da produção individual para que nada saia do cronograma. Um dos requisitos para a existência da gestão informal de projetos é que os funcionários entendam a estrutura de sua organização e as funções e responsabilidades que terão no âmbito da estrutura tanto da empresa quanto no projeto. (KERZNER, 2006, 457) Para se ter uma boa visão daquilo que realmente acontece no dia a dia, não só no desenvolvimento de software, mas, em outros tipos de criações que necessitam de algum tipo de gerenciamento e comunicação, este artigo objetiva mostrar a pertinência da comunicação entre cliente e equipe de desenvolvimento. 2 A importância da comunicação com o cliente O planejamento inicial tende a ser a parte mais complicada de qualquer projeto. Pois, há muito da troca de informações. E com estas informações, que são coletadas, inicialmente, é que a equipe irá construir uma estrutura do projeto com documentações usadas para construção da solução para o cliente. Contudo, como mostra a Figura 1, tem-se um exemplo do que realmente acontece em diversos ambientes de planejamentos quando não se dá importância a comunicação. Percebe-se, conforme a figura, que o projeto é passível de falhas de comunicação que afetam em seu andamento. 18

3 Figura 1- Visão obtida pelos envolvidos Fonte: Adaptado de Escritório de Projetos (2014) Reforça-se ainda que caso a comunicação com o cliente não seja clara, a documentação do projeto apresentará falha. Justamente, por não se ter conseguido levantar informações importantes para o bom entendimento do projeto. E se isso acontece, tem-se um problema que, possivelmente, resultará na necessidade de revisão do planejamento inicial. Assim, será necessário adequar o cronograma com as novas necessidades. Uma vez bem efetuada a comunicação e entendimento inicial do projeto, todas as informações que foram coletadas do cliente determinam qual a metodologia que será adaptada na elaboração do mesmo. De nada adianta um bom planejamento se algumas boas práticas não forem observadas durante a execução do projeto. Por exemplo, pessoas que mudam constantemente de projeto têm produtividade menor. Logo, manter um conjunto consistente de pessoas no projeto permite aumentar as suas eficiências, aumentando a chance de cumprimento dos prazos estimados. (MARTINS, 2010, 47) A Figura 2 vê-se três variáveis que impactam projetos como um todo e que são levadas em conta durante elaboração da metodologia de execução do projeto. Figura 2 - Variáveis para qualidade de um projeto 19

4 Adaptado: de Buildit (2014) Antes de se iniciar a fase de construção, e com base no ciclo de vida de um projeto três variáveis são levadas em conta: escopo, tempo e custo. É necessário criar um escopo para detalhar os requisitos que serão trabalhados, o tempo da criação, o custo operacional para garantir a qualidade de todo o projeto para eliminar as falhas e garantir a entrega do produto ao cliente. Por isso, deve ser levado em conta na hora de aceitar um projeto, se todos os que estão envolvidos no desenvolvimento do software são capazes de ter uma boa compreensão do mesmo. Assim, será possível concluir no tempo previsto, os compromissos assumidos com o cliente dentro das especificações acordadas. O grupo de processos de iniciação marca o nascimento do projeto ou uma nova fase e termina com a autorização formal para a sua execução. Os processos de iniciação normalmente são realizados fora do escopo de controle do projeto, o que pode tornar os limites do projeto menos evidentes. Por exemplo, antes do inicio do projeto, a equipe precisa identificar os requisitos e as necessidades de negócio da empresa, avaliar alternativas e estudar a viabilidade do projeto, quais serão os prováveis envolvidos e verificar a documentação de projetos passados à procura de informações e lições aprendidas. (MARTINS, 2010, 25) Como definição, um projeto apresenta um conjunto específico de operações para atingir um objetivo (PMI, 2014). Como a cada projeto as informações são diferentes, um histórico documentado dos pontos assertivos e falhos do projeto se faz necessário. E isso só é possível de se alcançar com uma boa comunicação. A comunicação pessoal sempre foi muito importante em criações de software. Mesmo quando ainda não existiam as formas atuais de gerenciamento de projetos, a boa 20

5 comunicação nas diferentes esferas é que permitiu a tomada de decisões mais adequadas. As decisões ao longo de um projeto são uma constante e não se pode fugir delas. (BRUZZI, 2008, 89) 3 Considerações Finais Neste artigo, tentou-se destacar a importância da comunicação para que um projeto seja finalizado com sucesso. O gerente de projetos precisa fazer com que as trocas de informações, dos membros envolvidos na execução de um projeto, fluam para a solução do problema do cliente. De forma a não permitir que discussões técnicas da equipe acabem afetando no foco da construção da solução, e com isso acabem excedendo as restrições de custo, prazo e escopo presentes em qualquer projeto. Por fim, a documentação do projeto através de um briefing, indicando os pontos assertivos e os pontos negativos, é uma forma de garantir que ao se iniciar um novo projeto, tenha-se a noção para se evitar erros de comunicação em uma nova empreitada. Referências BRUZZI, Demerval Guilarducci. Gerência de Projetos. Distrito Federal: SENAC, BUILDIT. Gerenciamento de Projetos. Disponível em: < >. Acesso em: 07 out CHUERI, Luciana de Oliveira Vilanova; XAVIER, Magno da Silva, Metodologia de gerenciamento de projetos no terceiro setor: uma estratégia para a condução de projetos. Rio de Janeiro: Brasport, ESCRITÓRIO DE PROJETOS. Gerenciamento das comunicações do projeto. Disponível em: < Acesso em: 07 out KERZNER, Harold. Gestão de Projetos: as melhores práticas. 2.ed. Porto Alegre: Bookman, MARTINS, José Carlos Cordeiro, Gerenciando projetos de desenvolvimento de software com PMI, RUP e UML. 5. ed. Rio de Janeiro: Brasport, PMI, Project Manegement Institute. Disponível em: < Acesso em: 10 out