MANUAL DO SISTEMA MÓDULO FINANCEIRO PIRACICABA, 15 DE NOVEMBRO DE 2016 VERSÃO 1.1 BETA 1
Índice Pág. Características Técnicas... 3 Atalho Módulo Financeiro... 4 Contas à Pagar... 5 Contas à Receber... 14 Emissão de Boletos Bancários... 23 Gerenciamento Comissões... 24 Contas Correntes... 26 Movimentações... 27 Transferências... 30 Plano de Contas... 32 Centro de Custos... 34 Formas de Pagamento... 35 Cheques Recebidos... 37 Cheques Emitidos... 39 Fluxo de Caixa... 40 2
Sistema ERP Pira Byte Características Técnicas Banco de dados: Firebird 2.5 Integração: ERP Pira Byte ECF: S@T (Pré-venda) Impressoras homologadas: Epson / ELGIN Versão ERP : 2016.7.6 Versão do Software: 1.1. B 3
Módulo Financeiro Gerenciamento Financeiro Esta é a tela principal de seu Gerenciamento Financeiro em nosso sistema, com ele você poderá ter o controle total de sua empresa. 4
Contas à Pagar 1* [Vencimento Inicial] : Neste campo, você colocará a data inicial na qual deseja visualizar os seus registros de contas à pagar, o formato para preencher é DD/MM/AAAA (Dia/Mês/Ano) 2* [Vencimento Final] : Preencha este campo com a data final que deseja visualizar os seus registros lançados. Equivale a mesma forma do Vencimento Inicial. 3* [Departamentos] : 5
Neste campo, você irá selecionar o departamento ao qual irá fazer a consulta de contas à pagar. 4* [Tarefas] : Ao clicar em Tarefas, você será direcionado a tela abaixo, nela você poderá alterar todas as situações em seu registro de contas à pagar, Autorizar/Estornar Pagamentos, Baixar/Estornar os Registros, Cancelar/Estornar os registros. Basta clicar no registro desejado, clicar em Tarefas, e escolher a opção desejada. 5* [Incluir] : Ao clicar em Incluir, você será direcionado a pagina abaixo : 6
1* [Número do Documento] : Neste Campo, preencha o número do documento 2* [Tipo do Documento] : Neste Campo, preencha o tipo do documento, segue abaixo alguns modelos de documento : 3* [Fornecedor] : 7
No campo Fornecedor, digite/selecione o fornecedor desejado, para prosseguir à salvar o seu registro em contas à pagar Nota** : Caso você precise fazer o cadastro de seu fornecedor, clique na folha em branco, localizada ao lado direito 4* [Histórico de Lançamento] : Campo de Histórico em Geral, nele você poderá armazenar informações adicionais referente ao seu registro. Nota** : Ao Imprimir o relatório, este campo poderá ser visualizado, conforme sua necessidade. 5* [Duplicata] : Campo para preenchimento do nº de uma Duplicata. 6* [Emissão] : Este campo, você poderá alterar para a data de emissão de seu registro. Nota** : Ao alterar este campo, caso faça uma consulta dos Registros, o mesmo aparecerá à partir da data selecionada. 7* [Vencimento] : Este campo, você poderá alterar para a data de vencimento de seu registro Nota** : Ao alterar este campo, caso faça uma consulta dos Registros, o mesmo aparecerá à partir da data selecionada. 8* [Valor Liq. (R$)] : 8
Neste campo, você irá preencher o valor líquido de seu registro. 9* [Valor Original] : Neste campo, você terá a opção de preencher o valor original de seu registro. 10* [Situação do Documento] : Este campo, você terá a opção de informar a situação de seu documento, conforme mostramos acima. Nota** : Conforme a mudança do status de seu documento, o mesmo poderá ser alterado assim que necessário. 11* [Departamento] : Selecione o departamento desejado e, ao fazer uma consulta, o mesmo será apresentado conforme sua solicitação no campo de busca. 6* [Alterar] : Ao selecionar o Registro desejado e clicar neste campo, você será direcionado à tela do registro, para fazer alterações, conforme sua necessidade. Nota** : Caso tenha que fazer alteração em um Registro já Autorizado, entre no campo Tarefas e Estorne a autorização. 7* [Excluir] : Ao selecionar o Registro desejado e clicar neste campo, abrirá uma notificação perguntando se realmente deseja fazer a exclusão deste registro, clicando em Sim o Registro será apagado, ao clicar em Não, você voltará a tela principal. 9
8* [Detalhes] : Ao selecionar o Registro desejado e clicar neste campo, você será direcionado à tela do Resgistro, visualizando todos os detalhes do mesmo. 9* [Pesquisar] : Ao clicar neste campo, você será direcionado à tela abaixo : Nesta tela, você poderá filtrar sua pesquisa conforme sua necessidade. 10* [Atualizar] : Ao clicar em Atualizar, o sistema atualiza todas as informações alteradas dentro do módulo de Contas à Pagar. 11* [Relatórios] : Ao clicar em Relatórios, abrirá o seguinte campo abaixo : 10
Neste campo, você terá a opção de fazer todos estes relatórios, porém neste caso, ao clicar em contas à pagar, você será direcionado à seguinte tela : Nesta tela, você poderá gerar o relatório de Todos os Fornecedores, ou de algum fornecedor específico, bem como listar Todos os Registros, Somente os Baixados, ou Somente em Aberto. Ao selecionar o campo Exibir totais separados por Data de Vencimento o relatório ficará mais detalhado, facilitando a localização de algum Registro específico. Ao selecionar o campo Exibir Situação, o mesmo será apresentado no relatório. Ao selecionar o campo Exibir Histórico, o mesmo será apresentado no relatório. Nota** : Você poderá também, informar o Departamento específico ou Listar todos os Departamentos, conforme a sua necessidade. Feito isso, clique em Iniciar Processamento. 12* [Copiar] : 11
Ao clicar neste campo, você será direcionado à tela abaixo, que lhe permite fazer cópia de um determinado registro, exemplo : Digamos que você precisa fazer mais 3 parcelas de um registro já salvo, ao clicar em Copiar, você será direcionado à esta tela acima, que consiste em copiar exatamente o mesmo valor do Registro que deseja copiar, alterando apenas as Datas e o Vencimento em dias corridos. Ao escolher a Data e o Vencimento correto, clique em Gerar Contas, automaticamente o sistema já irá criar as parcelas conforme sua digitação. Feito isso, clique em salvar. 12
13* [Registros] : Neste campo você verá todos os registros à contar da data de pesquisa. 14* [Documentos do período Informado] : Neste campo, você verá o R$ à vencer na data estipulada na consulta. 15* [Obrigações do período Informado] : Neste campo, você verá o seguinte : Em atraso : Mostra o valor total (R$) de todos os Registros em atraso. Vencendo hoje : Mostra o valor total (R$) de todos os Registros vencendo no dia atual. Vencimento futuro : Mostra o valor total (R$) de todos os Registros com vencimento à partir do dia atual. 16* [Legenda] : Essas são as legendas conforme a situação de cada Registro, que aparecerão conforme foto abaixo : 13
Contas à Receber 1* [Vencimento Inicial] : Neste campo, você colocará a data inicial na qual deseja visualizar os seus registros de contas à receber, o formato para preencher é DD/MM/AAAA (Dia/Mês/Ano) 2* [Vencimento Final] : Preencha este campo com a data final que deseja visualizar os seus registros lançados. Equivale a mesma forma do Vencimento Inicial. 3* [Departamentos] : 14
Neste campo, você irá selecionar o departamento ao qual irá fazer a consulta de contas à receber. 4* [Tarefas] : Ao clicar em Tarefas, você será direcionado a tela abaixo, nela você poderá alterar todas as situações em seu registro de contas à receber, Autorizar/Estornar Recebimentos, Baixar/Estornar os Registros, Cancelar/Estornar os registros. Basta clicar no registro desejado, clicar em Tarefas, e escolher a opção desejada. 5* [Incluir] : Ao clicar em Incluir, você será direcionado a pagina abaixo : 15
1* [Número do Documento] : Neste Campo, preencha o número do documento 2* [Tipo do Documento] : Neste Campo, preencha o tipo do documento, segue abaixo alguns modelos de documento : 3* [Cliente] : 16
No campo Cliente, digite/selecione o cliente desejado, para prosseguir à salvar o seu registro em contas à pagar Nota** : Caso você precise fazer o cadastro de seu cliente, clique na folha em branco, localizada ao lado direito 4* [Histórico de Lançamento] : Campo de Histórico em Geral, nele você poderá armazenar informações adicionais referente ao seu registro. Nota** : Ao Imprimir o relatório, este campo poderá ser visualizado, conforme sua necessidade. 5* [Duplicata] : Campo para preenchimento do nº de uma Duplicata. 6* [Emissão] : Este campo, você poderá alterar para a data de emissão de seu registro. Nota** : Ao alterar este campo, caso faça uma consulta dos Registros, o mesmo aparecerá à partir da data selecionada. 7* [Vencimento] : Este campo, você poderá alterar para a data de vencimento de seu registro Nota** : Ao alterar este campo, caso faça uma consulta dos Registros, o mesmo aparecerá à partir da data selecionada. 8* [Valor Liq. (R$)] : Neste campo, você irá preencher o valor líquido de seu registro. 9* [Valor Original] : 17
Neste campo, você terá a opção de preencher o valor original de seu registro. 10* [Situação do Documento] : Este campo, você terá a opção de informar a situação de seu documento, conforme mostramos acima. Nota** : Conforme a mudança do status de seu documento, o mesmo poderá ser alterado assim que necessário. 11* [Departamento] : Selecione o departamento desejado e, ao fazer uma consulta, o mesmo será apresentado conforme sua solicitação no campo de busca. 6* [Alterar] : Ao selecionar o Registro desejado e clicar neste campo, você será direcionado à tela do registro, para fazer alterações, conforme sua necessidade. Nota** : Caso tenha que fazer alteração em um Registro já Autorizado, entre no campo Tarefas e Estorne a autorização. 7* [Excluir] : Ao selecionar o Registro desejado e clicar neste campo, abrirá uma notificação perguntando se realmente deseja fazer a exclusão deste registro, clicando em Sim o Registro será apagado, ao clicar em Não, você voltará a tela principal. 8* [Detalhes] : Ao selecionar o Registro desejado e clicar neste campo, você será direcionado à tela do Resgistro, visualizando todos os detalhes do mesmo. 18
9* [Pesquisar] : Ao clicar neste campo, você será direcionado à tela abaixo : Nesta tela, você poderá filtrar sua pesquisa conforme sua necessidade. 10* [Atualizar] : Ao clicar em Atualizar, o sistema atualiza todas as informações alteradas dentro do módulo de Contas à Receber. 11* [Relatórios] : Ao clicar em Relatórios, abrirá o seguinte campo abaixo : Neste campo, você terá a opção de fazer todos estes relatórios, porém neste caso, ao clicar em contas à receber, você será direcionado à seguinte tela : 19
Nesta tela, você poderá gerar o relatório de Todos os Clientes, ou de algum cliente específico, bem como listar Todos os Registros, Somente os Baixados, Somente em Aberto ou Atrasados. Ao selecionar o campo Exibir totais separados por Data de Vencimento o relatório ficará mais detalhado, facilitando a localização de algum Registro específico. Ao selecionar o campo Exibir Situação, o mesmo será apresentado no relatório. Ao selecionar o campo Exibir Histórico, o mesmo será apresentado no relatório. Nota** : Você poderá também, informar o Departamento específico ou Listar todos os Departamentos, conforme a sua necessidade. Feito isso, clique em Iniciar Processamento. 12* [Copiar] : Ao clicar neste campo, você será direcionado à tela abaixo, que lhe permite fazer cópia de um determinado registro, exemplo : 20
Digamos que você precisa fazer mais 3 parcelas de um registro já salvo, ao clicar em Copiar, você será direcionado à esta tela acima, que consiste em copiar exatamente o mesmo valor do Registro que deseja copiar, alterando apenas as Datas e o Vencimento em dias corridos. Ao escolher a Data e o Vencimento correto, clique em Gerar Contas, automaticamente o sistema já irá criar as parcelas conforme sua digitação. Feito isso, clique em salvar. 13* [Registros] : 21
Neste campo você verá todos os registros à contar da data de pesquisa. 14* [Documentos do período Informado] : Neste campo, você verá o R$ à vencer na data estipulada na consulta. 15* [Obrigações do período Informado] : Neste campo, você verá o seguinte : Em atraso : Mostra o valor total (R$) de todos os Registros em atraso. Vencendo hoje : Mostra o valor total (R$) de todos os Registros vencendo no dia atual. Vencimento futuro : Mostra o valor total (R$) de todos os Registros com vencimento à partir do dia atual. 16* [Legenda] : Essas são as legendas conforme a situação de cada Registro, que aparecerão conforme foto abaixo : 22
Emissão de Boletos Bancários ** Módulo contratado separadamente, favor entrar em contato para maiores informações. 23
Gerenciamento de Comissões Ao clicar neste ícone, você será direcionado à tela abaixo : Esta tela consiste em Gerenciar as comissões de venda, feita por seus funcionários. 1* Salvar Salva todo tipo de atualização feita nesta tela. 2* Atualizar Atualiza a tela 3* Pesquisa Pesquisa Caracteres 4* Filtrar Registros 24
Esta tela lhe permite filtrar os registros, para localizar as vendas específicas para administrar as comissões. 5* Total de Vendas Mostra todas as vendas lançadas para aplicar comissão 6* Total de Comissões Mostra todas as comissões 7* Total de Comissões (Liberadas) Mostra todas as comissões liberadas 8* Comissão Neste campo, você poderá destacar a % de comissão em cima da venda desejada, para liberar a comissão clique com o botão direito na venda, em seguida Liberar Comissão. 9* Multiplicar Comissões Multiplica o valor da comissão conforme sua necessidade 10* Visualizar Impressão Ao clicar em visualizar impressão, você verá um relatório de comissões, para controle de liberamento de valor à seu funcionário, caso precise especificar um relatório completo. 11* Situação Neste campo, você verá a situação de sua comissão, sendo ela Liberada, ou Bloqueada. 25
Contas Correntes Ao clicar em Conta Corrente, você será direcionado à tela abaixo : Nesta tela, você poderá cadastrar as suas contas correntes. Para cadastrar, basta pressionar a seta para baixo de seu teclado e preencher conforme a foto, por exemplo : O ultimo cadastro é o número 3, ficaria da seguinte forma o próximo cadastro : Seq Conta 4 Banco do Brasil Para gravar, clique no botão para concluir. 26
Movimentações Ao clicar em movimentações, você será direcionado à tela abaixo, para preencher o banco em que irá fazer a movimentação de caixa. Após escolher o banco, clique em Entrar no Caixa, você será direcionado à tela abaixo. 27
Estas informações poderão ser preenchidas automaticamente pelo módulo de Contas à Pagar/Receber, facilitando o processo de inclusão. Para inserir manualmente clique em inserir e preencha a tela abaixo : 28
Para gerar relatório do Movimento de Caixa, clique em relatório na tela principal. Para excluir o registro, clique com o botão direito no Cliente/Fornecedor desejado, em seguida clique em Excluir Registro Selecionado. 29
Transferências Ao clicar neste campo, você verá a tela para Gerenciamento de Transferências entre os Bancos cadastrados. 30
1* [Data do Lançamento] : Data em que será feito o lançamento da transferência 2* [Documento] : Documento ao qual será feito a transferência 3* [Caixa de Origem] : Selecione o caixa de origem desejado. 4* [Valor de Saída] : Preencha a o valor da transferência 5* [Histórico de Origem] : Neste campo, você poderá colocar todas as informações referentes a esta transferência. Nota** : Perceba que ao selecionar o Caixa de Origem, o mesmo mostrará o valor de saldo que possue em sua conta. 6* [Caixa de Destino] : Selecione o caixa de destino desejado. 7* [Valor de Entrada] : Este valor preencherá automático, à partir do momento que selecionar o caixa de destino, pois este valor foi preenchido diretamente no Caixa de Origem. 8* [Histórico de Destino] : Neste campo, você poderá armazenar o histórico de destino, anotando todas as informações necessárias. **Saldo de Caixa : Neste campo, o sistema irá calcular automaticamente o valor de seu Caixa de Destino. Clique em salvar para executar a operação. Aparecerá a seguinte mensagem : Clique em Ok para voltar ao Gerenciador Financeiro. 31
Plano de Contas Ao clicar neste campo, você será direcionado à tela abaixo que consiste em controlar o seu Plano de Contas, facilitando o seu controle financeiro. Ao clicar em Incluir, você terá que preencher os campos em amarelo, conforme foto acima. 32
Ao clicar em gravar, você verá a seguinte mensagem abaixo Clique em OK para salvar as alterações. Obs : Para excluir, basta selecionar a conta desejada, clicar em Excluir, logo em seguida clique em Sim. 33
Centro de Custos Ao clicar neste campo, você será direcionado à tela de cadastro de seu Centro de Custo, conforme veremos abaixo : Clique em Incluir, em seguida preencha os campos em amarelo, tais como Código do Centro de Custo, Descrição do Centro de Custo, Tipo do Centro de custo, sendo ele Receita ou Despesa e opcional as Observações, clique em gravar e em seguida em OK. 34
Formas de Pagamento Ao clicar neste campo, você será direcionado à tela de cadastros de formas de pagamento, sendo válidas em todo o nosso sistema. 35
Para adicionar uma forma de pagamento, pressione a seta para baixo de seu teclado, e em seguida preencha os campos Código (autom.) com o número seqüencial ao cadastrado anterior, e a descrição da forma de pagamento. 36
Cheques Recebidos Ao clicar neste campo, você será direcionado à tela de cheques recebidos, podendo fazer inclusão/alteração e consulta dos cheques recebidos. [Inserir] : Ao clicar em inserir, você será direcionado a seguinte tela : 37
Preencha os campos conforme segue o exemplo acima, clique em Confirmar para salvar as informações. 38
Cheques Emitidos Ao clicar neste campo, você será direcionado à tela de cheques emitidos, podendo fazer inclusão/alteração e consulta dos cheques emitidos. Ao clicar em incluir, você será direcionado à seguinte tela abaixo : Preencha os campos conforme segue o exemplo acima, clique em Confirmar para salvar as informações. 39
Fluxo de Caixa Ao clicar em Fluxo de Caixa, você será direcionado à tela abaixo. Esta tela baseia-se em Contas à Pagar e Contas à Receber, servindo como um Movimento de Caixa, sendo diário, ou por datas específicas. Para visualizar o Fluxo, preencha a Data Inicial e a Data Final, e clique em informações. para processar as Em fluxo de caixa, temos 3 tipos de relatórios, Modelo Detalhado, Modelo Simplificado e Informações em Gráfico, segue abaixo : Modelo Detalhado 40
Modelo Simplificado Informações em Gráfico 41
Eventuais dúvidas relacionadas ao Módulo Financeiro, entre em contato conosco. 42
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