Inventário 2014 Termo de Abertura do Projeto
1 Aprovação do projeto Elaborado por Responsável Data Assinatura Vanessa Godoy Kinoshita Aprovado por Responsável Data Assinatura David Dutkievicz
2 1. Dados gerais do projeto Nome do projeto Inventário Código do projeto PROJ-02 Patrocinador David Dutkievicz Gerente do projeto Vanessa Kinoshita 2. Justificativa Ao longo de 8 anos de funcionamento, a Universidade (como UFBA e posteriormente como UFOB) adquiriu diversos equipamentos para seu patrimônio, incluindo os de tecnologia da informação. O setor de apoio técnico em informática realizou um inventário em 2013, mas atualmente é considerado desatualizado e incompleto, porque não contempla as últimas aquisições, os inservíveis (equipamentos que não são mais utilizados, por obsoletismo, desgaste natural ou defeito) e não engloba os equipamentos de áudio e vídeo. Com a criação da Pró-Reitoria de Tecnologia da Informação e Comunicação, responsável por todo parque tecnológico da UFOB, torna-se necessário que o inventário seja refeito e que sejam criados processos para que o mesmo se mantenha atualizado. 3. Objetivos Objetivo Catalogar os inservíveis Criar o mapa de salas Inventariar os ativos Criar processos de manutenção do inventário Criar mapa virtual de ativos 4. Requisitos a) Permitir o desfazimento de bens, liberando espaço na Universidade; b) Elaborar relatórios contendo os itens que são considerados inservíveis, contendo descrições detalhadas, tais como: tipo de equipamento, marca, modelo, tombo, número de série, tipo de defeito, etc; c) Padronizar a nomenclatura das salas da UFOB; d) Elaborar diversos tipos de relatórios dos ativos, tais como relatório por tipo de equipamento, por marca, por data de aquisição, etc; e) Elaborar relatórios para o planejamento de compras futuras; f) Criar mapa virtual de ocupação dos ativos; g) Permitir que os usuários saibam quais equipamentos estão sob sua responsabilidade; e h) Manter o controle de manutenções físicas realizadas nos equipamentos.
3 5. Riscos a) A equipe é reduzida, portanto, o projeto pode atrasar devido às operações de rotina; b) Algumas etapas dependem de outros setores da Universidade, que, devido ao quantitativo reduzido de pessoal, podem atrasar as respostas às solicitações da ProTIC. 6. Descrição geral Etapas do projeto: Etapa Atividades Catalogação dos - Levantamento bibliográfico sobre desfazimento de bens, seguindo normas do inservíveis Governo Federal - Organização dos inservíveis nas prateleiras - Identificação dos inservíveis, com etiquetas padronizadas - Preenchimento da planilha de inservíveis Criação do mapa de salas - Escaneamento das plantas da UFOB - Padronização dos números das salas Levantamento das notas - Recuperação das notas fiscais de todos os equipamentos do parque tecnológico fiscais da UFOB, incluindo os de áudio visual - Realização de triagem na lista de equipamentos da UFBA, para identificar quais equipamentos foram enviados para a UFOB (na época era ICADS) Implantação do software para realização do inventário Processo de inventário Criação dos processos para manutenção Baixa do patrimônio Criação do mapa virtual - Levantamento dos softwares freeware disponíveis no mercado - Realização de comparativo entre os softwares - Instalação do software no servidor - Realização de testes para homologação do sistema - Definição de como será o processo, com criação de checklist de ações - Treinamento da equipe - Identificação de cada equipamento utilizado na UFOB com preenchimento dos dados no software - Definição dos procedimentos que irão gerar alterações nos dados - Discussões de como serão os processos - Documentação dos processos - Treinamento da equipe nos novos processos - Divulgação no portal da ProTIC - Identificação dos equipamentos que constam nas notas fiscais, mas que não foram encontrados nas instalações físicas da Universidade - Elaboração de ofício com os equipamentos desaparecidos para a Proadi - Acompanhamento da baixa dos equipamentos do patrimônio, incluindo abertura de processos caso necessário - Mapeamento dos ativos de acordo com a estrutura física da UFOB - Desenho do mapa virtual
4 7. Orçamento Está previsto um orçamento de R$ 6.960,00 para o projeto (horas de trabalho). 8. Partes interessadas Nome Cargo E-mail Atividades David Dutkievicz Pró-reitor davidd@ufob.edu.br Aprovar as etapas e acompanhar a execução do projeto Vanessa Kinoshita Coord. da CPG vanessa.kinoshita@ufob.edu.br Elaborar o planejamento do projeto Acompanhar a execução do projeto Acompanhar a catalogação dos inservíveis Elaborar o catálogo de serviços Fazer o levantamento das notas fiscais Criar os processos de manutenção Elaborar a lista para baixa do patrimônio Bárbara Araújo Estagiária da barbara.araujo@ufob.edu.br Catalogar os inservíveis CPG Auxiliar na elaboração do catálogo de serviços Auxiliar na criação dos processos de manutenção Auxiliar na elaboração da lista para baixa do patrimônio Paulo Hora Coord. da CIT paulohora@ufob.edu.br Implantar o software do inventário Wesley Santos Estagiário da CIT wesley.santos@ufob.edu.br Catalogar os inservíveis Darlan Gomes Gestor do darlang@ufob.edu.br Criar o mapa de salas Núcleo de Criar mapa virtual de ativos Desenv. de Sistemas