Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções (SPDC)

Transcrição

1 Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções (SPDC) Equipe: Márcia Silvestre* Valéria Bruno Fátima Gradiz spdc@ndc.uff.br *Bibliotecária/Chefe da SPDC

2 A compra de bibliografia básica e bibliografia complementar ocorre anualmente, através de licitação [Lei N 8.666/93], pela modalidade Pregão Eletrônico. A Licitação designa o procedimento seletivo contratual prévio, utilizado pelo Estado, quando trata de celebrar acordos com o particular. O Pregão é uma modalidade de licitação, para contratos de bens e serviços comuns, qualquer que seja o valor estimado da contratação. No pregão o fator técnico não é levado em consideração, mas apenas o fator preço.

3 Lei Federal N /2002 e Decreto Federal N 5.450/2005 regulamentam o pregão, na forma eletrônica, nas compras governamentais controladas direta ou indiretamente pela União. O pregão, na forma eletrônica, é aquele em que a disputa acontece à distância em sessão pública, utilizando recursos da tecnologia da informação, por meio da internet.

4 Características que contribuem para contratações muito mais vantajosas para o interesse público: Julgamento das propostas ocorre anteriormente à habilitação e classificação; O exame da habilitação apenas quanto ao primeiro classificado no pregão; Possibilidade de redução dos valores das propostas por meio de lances verbais ou virtuais, e após isto, redução pela negociação direta entre o pregoeiro e primeiro classificado.

5 As bibliotecas enviam, através de , para as coordenações de curso, as planilhas modelo de solicitação de bibliografia básica e bibliografia complementar (títulos nacionais e estrangeiros). A planilha é composta dos seguintes dados identificadores: Item, Autor, Título, Editor/Ano, ISBN, N de Exemplares, Valor Estimado Unitário (R$), Valor Estimado Total (R$) e Curso/Biblioteca. Preenchimento das planilhas de solicitação básica e bibliografia complementar pelas dos cursos. de bibliografia coordenações

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7 Envio, pelas coordenações, das planilhas de solicitação à biblioteca que atende ao corpo acadêmico da área. Recebimento e análise pela biblioteca das planilhas enviadas pelos cursos. Os títulos inseridos nas planilhas podem ser novos na biblioteca ou já existentes no acervo. As bibliotecas podem inserir outros títulos ou mais exemplares, conforme verifique a necessidade para compor o acervo da área.

8 A análise pela biblioteca é muito importante para adequação do acervo às necessidades dos usuários, como também, para que se tenha ao final do processo de compra a eficácia desejada. A análise da planilha consiste na verificação dos dados corretos para identificação dos títulos; identificação de títulos esgotados ou não comercializados; e, também, nos títulos e nº de exemplares solicitados.

9 Os seguintes procedimentos de alteração pela biblioteca na planilha enviada pela coordenação do curso podem ocorrer: Inclusão ou redução do n de exemplares, conforme a demanda assim exija; Inclusão de títulos já existentes na biblioteca, cujos n de exemplares não são suficientes para o atendimento aos usuários; Inclusão de títulos que a biblioteca não possui e que são necessários ao acervo; Exclusão de obras esgotadas ou não comercializadas.

10 Após as alterações necessárias feitas pela biblioteca nas planilhas de solicitação para compra de bibliografia básica e bibliografia complementar, estas devem ser enviadas por à SPDC (Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções) responsável pela aquisição de material bibliográfico do Sistema de Bibliotecas da UFF. Recebimento, impressão e arquivamento (on-line e em pastas) pela SPDC, das planilhas, por curso. As planilhas devem ser enviadas pelas bibliotecas com todos os dados de identificação dos títulos pesquisados.

11 Em caso de lacunas, fica a critério da SPDC, solicitar à biblioteca que complemente os dados nas planilhas recebidas, ou, se considerar viável, efetuar ela mesma a pesquisa e inclusão dos dados. O procedimento de devolução da planilha para complementação dos dados não preenchidos precederá de contato com a biblioteca. A SPDC se reserva o direito de exclusão de obras esgotadas ou não comercializadas. A SPDC poderá reduzir o n de exemplares solicitados em função da verba disponível para a compra.

12 A SPDC, irá elaborar duas planilhas gerais, uma de títulos nacionais, e outra de títulos estrangeiros, contendo todas as solicitações dos cursos recebidas, com os mesmos dados de identificação das obras (Item, Autor, Título, Editor/Ano, ISBN, N de exemplares, Valor Estimado Unitário (R$), Valor Estimado Total (R$), Curso/Biblioteca, e o Total Geral do Valor (R$). Como produtos resultarão duas Planilhas Gerais (Nacionais e Estrangeiros) que integrarão o Edital de Licitação. Impressão e arquivamento (on-line e em pastas), pela SPDC, das Planilhas Gerais (Nacionais e Estrangeiros). Envio das duas Planilhas Gerais (Nacionais e Estrangeiros) para a PROGRAD (Pró-Reitoria de Graduação), responsável pela realização da licitação.

13 Execução do Pregão Eletrônico, tipo menor preço, ou, tipo maior desconto pela PROGRAD/UFF, na pessoa de um pregoeiro. São indicados os vencedores do certame, a adjudicação do objeto, o julgamento da habilitação e das propostas e a homologação do procedimento licitatório. Após a homologação, o adjudicatório será convocado para assinar o contrato ou ata de registro de preços no prazo definido no edital ( 1º, Art.27. Decreto Federal nº 5.450/05). Na assinatura do contrato ou da ata de registro será exigida a comprovação das condições de consignadas no edital,... ( 2º, Art.27. Decreto 5.450/05). A ata será disponibilizada na internet para acesso imediatamente após o encerramento da sessão pública. Art.30. Decreto Federal nº 5.450/05). de preços, habilitação Federal n livre, ( 3º,

14 Emissão e envio de Nota de Empenho aos licitantes vencedores do Pregão pela PROGRAD/UFF. Empenho é o principal instrumento da administração pública para acompanhar e controlar a execução de seus orçamentos, que se materializa através da nota de empenho. A Nota de Empenho indicará o nome do credor, a especificação do material, assim como do valor da despesa, ou valor do empenho. Uma via da Nota de Empenho é destinada à SPDC, para conhecimento da firma e valor empenhado.

15 Envio das Planilhas Gerais, Nacionais e Estrangeiros, às firmas licitantes pela SPDC, conforme o Edital de Licitação. Envio pelas firmas licitantes das notas fiscais eletrônicas e dos livros adquiridos da licitação. Recebimento pela SPDC das notas fiscais e dos livros. O livro é considerado bem móvel permanente, passando a ser patrimônio da Universidade quando do tombamento. Tombamento se constitui na atribuição de número de registro patrimonial a cada bem individualizado. Uma via da Nota Fiscal é destinada à Coordenação de Patrimônio da Universidade para tombamento dos livros, isto é, cada livro ou item da nota fiscal, irá receber um nº de registro patrimonial.

16 A distribuição do material permanente para uso será efetuada mediante Termo de Responsabilidade, que será assinado pelo responsável pela guarda e conservação. O Termo de Responsabilidade, em duas vias, será assinado e datado pelos responsáveis pelo tombamento Coordenação de Administração Patrimonial e pela guarda do bem público adquirido - Superintendência de Documentação (Bibliotecas). Uma via do Termo de Responsabilidade será arquivada na Biblioteca e a outra via na Coordenação de Administração Patrimonial.

17 A SPDC realizará a conferência dos livros e notas fiscais com a Nota de Empenho e Planilhas Gerais respectivas. A SPDC notificará às firmas no caso de exemplares faltosos, exemplares enviados em maior número que o requisitado, obras não enviadas e relacionadas na nota fiscal, obras não relacionadas na nota fiscal e enviadas; obras não solicitadas, duplicação de títulos na nota fiscal, obras com defeito. Após a conferência, estando tudo certo, as notas fiscais receberão o atesto da SPDC e o visto da Superintendência de Documentação, e serão encaminhadas para pagamento na PROGRAD.

18 Ocorrerá o processamento das obras na SPDC, com a colocação de 03 etiquetas de identificação: 1. Acervo: Bibliografia Básica, Curso e Biblioteca; ou Bibliografia Complementar, Curso e Biblioteca; 2. Licitação: Pregão, Firma, Empenho, Item, Nota Fiscal, Preço (R$) e Unidade(Biblioteca); 3. Patrimônio: Nº Tombamento. A SPDC providenciará o envio das obras às bibliotecas, juntamente com o formulário próprio por curso Comprovante de Entrega de Livros da Bibliografia Básica e Bibliografia Complementar, constando dos seguintes elementos: Item, Lote/Parte, Pregão, Descrição (Título e outros), Exemplares, em duas vias (Biblioteca e SPDC).

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20 ETIQUETA DE IDENTIFICAÇÃO LICITAÇÃO

21 Uma via do formulário Comprovante de Entrega de Livros da Bibliografia Básica e Bibliografia Complementar, deverá ser recebida, conferida, datada e assinada pela biblioteca e devolvida a SPDC. A biblioteca deverá retificar o Comprovante de Entrega de Livros da Bibliografia Básica e Bibliografia Complementar, caso algum dado não esteja correto e devolvê-lo datado e assinado à SPDC.

22 Com relação ao material bibliográfico cabe à biblioteca manter seu registro, com todos os elementos necessários à sua identificação, bem como o preço pelo qual foi adquirido. Processamento Técnico das obras nas bibliotecas. Inserção das obras no acervo para consulta e empréstimo. Divulgação pela biblioteca das obras da Bibliografia Básica e Bibliografia Complementar, solicitadas e adquiridas por compra, junto às coordenações e para os usuários.

23 Nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto e indicação dos recursos financeiros para seu pagamento ordena o Decreto-lei 2.300/86, art.13 e Lei 8.666/93, art. 14.

24 O ISBN é reconhecido internacionalmente como o sistema de identificação para a indústria de edição e comércio de livros. O ISBN substitui dígitos. consiste em 13 as atribuições dígitos, o que não anteriores em 10

25 A biblioteca deve ter em mente os tipos de documentos que irão formar o seu acervo. Alertamos que se coloque na planilha de solicitação, o ISBN correspondente ao suporte que se deseja da publicação.

26 O sucesso de uma aquisição está intrinsecamente ligado com a correta descrição de seu objeto. Sucesso como sinônimo de eficiência no uso dos recursos, eficácia de resultados e efetividade nas ações.

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