IMPLANTAÇÃO DO PMO: DA TEORIA A PRÁTICA 1

IMPLANTAÇÃO DO PMO: DA TEORIA A PRÁTICA 1

SUMÁRIO Introdução 03 Por que implantar um PMO 04 Boas práticas na implantação do PMO 07 Exemplo de case de sucesso 10 Sobre a Project Builder 13

INTRODUÇÃO A busca por eficiência e eficácia nas empresas tem se refletido no aumento dos escritórios de projetos ou PMOs. Segundo o The State of the PMO, 84% das empresas já possuem um PMO, sendo que metade das que ainda não o implementaram têm essa melhoria em seus planos. Isso significa que existe uma preocupação crescente em aperfeiçoar os negócios de modo a reduzir custos de operação e maximizar resultados, objetivos que podem ser facilmente atingidos com uma sincronia entre o PMO e a estratégia da empresa, aumentando a geração de valor para as partes interessadas. É claro que o PMO sozinho não gera resultados extraordinários no curto prazo, mas a cultura voltada para projetos e a organização que se estabelece com a implementação de um PMO são essenciais para que a empresa integre esforços, adotando boas práticas e estruturas para, assim, atingir seus objetivos estratégicos com mais facilidade. Neste material você encontrará a justificativa definitiva para implementar um PMO na sua empresa, além de um caso real de sucesso de quem obteve um excelente resultado com a implantação do escritório de projetos. Pronto para entrar em contato com melhores práticas de PMO e colocar a sua empresa para gerar resultados com essa nova mentalidade? Então vamos lá: IMPLANTAÇÃO DO PMO: DA TEORIA A PRÁTICA 3

POR QUE IMPLANTAR UM PMO A importância do PMO está no constante aperfeiçoamento de políticas e processos da empresa, visando superar obstáculos e garantir o sucesso de projetos estratégicos para o negócio. Novamente de acordo com o The State of the PMO, esse recurso vem sendo crucial para a implementação de processos de governança corporativa em 72% das empresas, assim como para o aconselhamento executivo (64%) e para o planejamento estratégico (62%). Isso se deve aos benefícios que a empresa conquista ao investir em um PMO, como os que vamos listar para você a seguir: Redução de custos Um dos maiores desafios das empresas é manter o devido controle dos custos de seus projetos, fator crítico para maximizar a rentabilidade do investimento. Nesse sentido, o PMO auxilia a otimizar os recursos da empresa, distribuindo-os de forma estratégica entre os projetos em execução. Padronização de processos A adoção de um PMO também contribui para a padronização de processos e projetos, o que facilita a gestão e permite que se estabeleça uma maior integração entre setores e 4 IMPLANTAÇÃO DO PMO: DA TEORIA A PRÁTICA

partes interessadas, aumentando o nível de entendimento sobre os objetivos do negócio, o trabalho a ser desenvolvido e os resultados esperados. Execução do orçamento Por mais que o orçamento seja um fator crítico para o sucesso de um projeto, a verdade é que ainda são poucas as empresas que concluem suas iniciativas dentro da previsão inicial. Nesse sentido, a presença de um PMO ajuda a identificar melhores práticas de uso do orçamento de forma a reduzir o índice de projetos que extrapolam o valor previsto. Cumprimento de cronograma O prazo para conclusão do projeto corresponde ao time-to-market da empresa para conquistar competitividade e lucratividade. Por isso, o cumprimento do cronograma é essencial. Nesse sentido, o PMO auxilia no controle dos prazos, no foco dos recursos e esforços, garantindo as entregas dentro dos prazos previstos e aumentando, assim, o nível de eficácia e retorno de cada trabalho. Aumento da efetividade A presença de um PMO na empresa tem contribuído para um aumento de até 30% na eficácia dos projetos, reduzindo índices de fracasso por falta de um controle mais centralizado e atento aos objetivos do negócio. IMPLANTAÇÃO DO PMO: DA TEORIA A PRÁTICA 5

Formação de profissionais qualificados A demanda por profissionais de gestão de projetos qualificados é cada vez maior, no entanto e infelizmente, o mercado ainda não dá conta de suprir essa necessidade. Cabe então ao PMO treinar e capacitar os profissionais para atuarem de maneira estratégica e, assim, alcançarem resultados pra lá de satisfatórios a cada novo projeto. 6 IMPLANTAÇÃO DO PMO: DA TEORIA A PRÁTICA

BOAS PRÁTICAS NA IMPLANTAÇÃO DO PMO A implantação de um PMO requer um bom planejamento prévio, visando estruturar o setor como um braço da alta gerência a fim de assegurar a geração de valor e o retorno sobre o investimento. A seguir você verá os passos desse planejamento: Providencie a tecnologia adequada O suporte tecnológico adequado garante a agilidade de que o PMO precisa para tomar decisões, priorizar projetos, analisar resultados e fazer o acompanhamento sistemático de todas as iniciativas da empresa. Com o software da Project Builder, por exemplo, você tem total controle sobre os projetos em andamento e ainda gerencia seus programas e portfólios de maneira estratégica, sempre alinhada aos objetivos do negócio, maximizando os resultados do seu PMO. Organize seu planejamento orçamentário Como o descontrole do orçamento pode criar grandes problemas de caixa e sustentabilidade financeira para a empresa, mantenha o planejamento orçamentário do PMO sempre em dia, considerando, claro, uma margem razoável de erro. Desenvolver políticas e normas internas para alterações de orçamento pode ser uma boa maneira de IMPLANTAÇÃO DO PMO: DA TEORIA A PRÁTICA 7

manter o equilíbrio nos investimentos. Adote metodologias ágeis É cada vez mais comum vermos PMOs trabalhando com metodologias ágeis justamente por serem mais adequadas a ambientes de extrema incerteza. Utilizando, por exemplo, o Scrum, XP ou Kanban, dentre outros, você pode planejar os projetos de forma a facilitar o controle de prazos e custos, assim como a priorização dos trabalhos com maior retorno financeiro para a empresa. Defina bem suas métricas de desempenho As métricas de desempenho do PMO devem estar alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa, contribuindo sempre para que a organização tenha êxito no seu planejamento. Além disso, cada projeto também deve contribuir para o todo. Dessa forma, estabeleça exatamente como cada um deles contribuirá para trazer os resultados esperados. Gerencie atentamente os riscos O gerenciamento de riscos em projetos deve receber total atenção do PMO, uma vez que riscos equivocadamente interpretados ou dimensionados podem causar impactos simplesmente devastadores à empresa. Assim, contar com um plano de gerenciamento de riscos, bem como manter um manual de lições aprendidas com projetos anteriores pode evitar muitos problemas. 8 IMPLANTAÇÃO DO PMO: DA TEORIA A PRÁTICA

Crie uma cultura voltada a projetos A melhor maneira de fazer com que o PMO contribua efetivamente para a estratégia da empresa é criar uma cultura de projetos na organização, integrando todas as iniciativas internas sob os mesmos preceitos e coordenando os esforços de todos para que a empresa se sobressaia no mercado. Tenha sempre um plano de ação A mensuração de resultados serve para que o PMO perceba o contexto da atual situação e possa buscar o aprimoramento necessário. Portanto, aja sempre de acordo com um plano de ação que identifique problemas, necessidades e soluções a serem alcançadas. IMPLANTAÇÃO DO PMO: DA TEORIA A PRÁTICA 9

EXEMPLO DE CASE DE SUCESSO A IplanRio iniciou a implantação de seu PMO que a princípio era subordinado à gerencia de planejamento lá atrás, ainda em 2007. Nesse processo, a organização implementou uma metodologia de gestão de projetos e, paralelamente, foi em busca de uma ferramenta que ao mesmo atendesse às necessidades desse novo momento e fosse alinhada a seus métodos. Assim, após passar por todos os procedimentos relativos à devida licitação do serviço, a IplanRio contratou a Project Builder. Com a implantação do software PB e já com uma cultura de gerenciamento de projetos mais bem elaborada, o escritório de projetos da IplanRio assumiu, em 2009, uma posição estratégica dentro da organização, tornando-se uma assessoria técnica da presidência. E esse avanço inevitavelmente trouxe um novo olhar da empresa sobre o setor de projetos. Hoje, o PMO da IplanRio cuida de todos os projetos da organização e de seus clientes, dando suporte e acompanhamento a esses trabalhos. Os dois primeiros anos de implantação foram dedicados à estruturação do PMO. Assim, criou-se um plano para o estabelecimento do escritório com investimentos na capacitação dos líderes tanto em relação aos conceitos de gerenciamento de projetos quanto à sua 10 IMPLANTAÇÃO DO PMO: DA TEORIA A PRÁTICA

própria metodologia de aplicação, tudo contando com o apoio da Project Builder. Após essa capacitação, os líderes da empresa puderam explorar melhor a ferramenta e colocar em prática os conceitos e a metodologia de gestão de projetos aprendida. Antes da implantação efetiva do PMO e da ferramenta, não era possível ter acesso facilitado às informações estratégicas sobre os projetos da organização, uma vez que tudo era feito de forma manual. Patricia Rainho, supervisora do escritório de projetos da IplanRio, conta que, nesse ponto, o módulo de BI da Project Builder foi fundamental, pois permitiu que se tivesse o cruzamento de informações para que os relatórios e indicadores fossem gerados com mais rapidez, em formatos mais amigáveis e com mais detalhes. Esses dados gerenciais consolidados viraram recursos poderosos que a alta gestão da empresa passou a ter para tomar decisões cada vez mais acertadas e apoiar o alcance de seus objetivos. Como você pôde conferir ao longo deste Whitepaper, o PMO é um investimento sólido, que traz retornos extremamente positivos quando bem trabalhado na empresa. Só não se esqueça que, para ter sucesso, ele precisa ser implementado de maneira séria, levando em consideração as características do negócio, o mercado e os objetivos estratégicos da empresa, bem como alocando os recursos físicos e humanos necessários para o completo desenvolvimento das ações e de seus projetos. Nesse contexto, o desempenho dos gestores é crucial para obter os resultados desejados, uma vez que é a partir da organização e do IMPLANTAÇÃO DO PMO: DA TEORIA A PRÁTICA 11

controle eficaz que se tem um acompanhamento adequado das iniciativas da empresa visando gerar valor e rentabilidade para o negócio. 12 IMPLANTAÇÃO DO PMO: DA TEORIA A PRÁTICA

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