GICnet Manual 1 Última atualização: 2015/09/28 inventore : oficina de software
Índice Acerca deste manual... 1 Observações importantes... 2 Conheça o GICnet... 3 Começar a utilizar... 4 Abrir o GICnet... 5 Autenticação... 6 Janela Principal... 9 Barra GICnet... 12 Menu Principal... 16 Dados iniciais... 18 Criar empresa... 19 Criar funcionários... 23 Criar fornecedores... 28 Classes de serviços... 31 Classes de produtos... 33 Serviços... 35 Produtos... 40 Criar certificados... 45 Criar vales... 49 Criar motivos de desconto... 52 Packs... 54 Gestão de clientes... 57 Criar clientes... 58 Tabelas gerais... 68 Tabelas de empresa... 69 Tabelas de faturação... 73 Tabelas cliente... 83 Tabelas funcionário... 93 Tabelas itens... 96 Tabelas agenda... 101 Módulo Veterinária... 107 Tabelas Veterinária... 108 Criar animal... 117
Acerca deste manual A inventore : oficina de software desenvolveu este manual a pensar nos utilizadores dos diferentes tipos de licenças do programa GICnet. Para que possa identificar se a funcionalidade em questão se aplica à sua licença, o nome desta aparecerá no topo de cada página de passo-a-passo da seguinte forma,, e Para encontrar rapidamente o que procura basta escrever uma palavra-chave no canto superior direito deste manual. * Nota: Pode consultar quais as áreas de negócio em que pode utilizar o GICnet, os tipos de licenças existentes para cada uma dessas áreas e ainda quais as funcionalidades específicas de cada licença em www.inventore.pt. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 1 de 127
Observações importantes O uso deste manual pressupõe que tenha instalado a mais recente versão do GICnet 8. Licenças A possibilidade de usufruir de certas funcionalidades depende exclusivamente do tipo de licença instalada. Para verificar qual o seu tipo de licença inicie o GICnet. O Splash Inicial indicará o tipo e a versão que possui. Alternativamente pode verificar esta informação na barra vertical do lado esquerdo da Janela Principal. Se deseja usufruir de alguma funcionalidade não abrangida pela sua licença, consulte quais as licenças disponíveis para a sua área de negócio em www.inventore.pt e, de seguida, aceda a Contactos para fazer um pedido de orçamento à sua medida.! Caso seja necessário formatar o computador onde a sua licença se encontra instalada, consulte primeiramente o nosso Help Desk de forma a salvaguardar a sua base de dados. Internet Para utilizar o GICnet não é estritamente necessário uma conexão diária à internet, exceto em casos específicos (base de dados em Cloud, etc) que serão mencionados no manual. O utilizador é exclusiva e inteiramente responsável por assegurar o serviço de internet. Direitos de autor A inventore : oficina de software é proprietária ou administradora de alguns ou de todos os direitos de imagem e outros direitos de autor deste manual. O uso de imagens e outros conteúdos com direitos de autor reservado (incluindo copiar, reproduzir, alterar, carregar para uma rede, apresentar, transmitir, distribuir, licenciar, vender e publicar) que não seja como é descrito neste manual, é proibido até ao máximo permitido por lei. Este manual está sujeito a alterações sem aviso prévio. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 2 de 127
Conheça o GICnet Desenvolvido em Portugal por especialistas portugueses, o GICnet é o software de gestão e faturação que responde às exigências das grandes redes e às preocupações dos pequenos estabelecimentos. Software certificado sob o nº 426/AT e multiplataforma (Windows, MAC OSx, Ubuntu e Android), o GICnet é sinónimo de segurança, fiabilidade e inovação em várias áreas de negócio. O GICnet encontra-se disponível para Cabeleireiro, Estética, Spa, Nutrição e Veterinária e nas línguas portuguesa, espanhola, inglesa, francesa e checa. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 3 de 127
Começar a utilizar Antes de utilizar o GICnet pela primeira vez, conheça as principais características e como aceder às principais funções. Será necessário indicar os dados da sua empresa para preparar o GICnet à sua medida, incluindo dados de funcionários, fornecedores, serviços e produtos, entre outros. Siga as instruções de cada tópico deste capítulo e será capaz de rapidamente começar a utilizar o GICnet tirando o máximo partido das suas funcionalidades. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 4 de 127
Abrir o GICnet,, e Para iniciar o GICnet, procure no seu ambiente de trabalho o ícone e clique duas vezes. Ao executar esta ação poderá visualizar o splash inicial: Este splash fornece informações importantes. Aqui pode verificar que versão do programa está a utilizar, o tipo e o nº de licença, bem como o terminal de faturação da Loja. Por definição a sua entrada no programa será sempre feita neste terminal. O botão permite-lhe sair sem iniciar o programa. O botão permite-lhe aceder remotamente a outras lojas. Para saber como criar acessos remotos veja Tabelas de empresa A entrada no programa é feita através do botão Iniciar. Ao clicar neste botão poderá visualizar a Janela Principal do GICnet. A partir da janela principal poderá fazer a autenticação com o seu nome de utilizador e palavra passe de forma a aceder às funcionalidades do programa. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 5 de 127
Autenticação,, e Esta é a Janela Principal do GICnet: Clique em Login para ter acesso ao menu de autenticação. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 6 de 127
Este é o menu de autenticação: Escolha o seu utilizador, insira a sua palavra passe e clique em Login Verifique sempre se a tecla Caps Lock está ativada no seu teclado. A palavra passe de Admin (Administrador) predefinida é gicnet.! Aconselhamos a alteração da palavra passe predefinida para uma palavra passe que consiga memorizar facilmente. Não escreva a sua palavra passe em locais acessíveis a terceiros. No menu de funcionários poderá definir os utilizadores e respetivas permissões. Veja como em Criar funcionários. O utilizador Admin é utilizado para efetuar todas as operações de ordem técnica e tem acesso a todas as opções do programa. As permissões de acesso dependem da função do utilizador. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 7 de 127
Se desejar alterar a palavra passe, no menu de autenticação selecione o seu utilizador e depois escolha o separador Editar. Terá acesso à janela seguinte: Escreva a sua palavra passe atual. Depois escreva a nova palavra passe e confirme escrevendo novamente. Clique em Gravar. Esta ação abrirá uma nova janela para confirmar se de facto deseja gravar. Clique em Aceitar A alteração de palavra passe foi então realizada. Se tentar clicar em algum botão sem ter efetuado o login, o menu de autenticação será exibido e terá que inserir o seu nome de utilizador e a sua palavra passe antes de ter acesso aos dados que tentou visualizar ou à ação que tentou efetuar. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 8 de 127
Janela Principal,, e É a partir da Janela Principal que pode ter acesso a todas as funcionalidades do programa. A Janela Principal do GICnet pode ser dividida em 4 áreas funcionais: Área de Acessos Gerais É esta a área que permite o acesso às funcionalidades de gestão propriamente ditas, desde a criação de fichas de cliente e marcações em agenda a análises e ações de marketing. Permite aceder à pesquisa de cliente seja para consulta ou criação de ficha de cliente. Permite criar clientes eventuais, ou seja, um cliente genérico para aqueles clientes que não desejem criar ficha de cliente ou fornecer dados pessoais. Acesso à Agenda Menu Principal do GICnet. Este menu é o núcleo central das funcionalidades de gestão e do tratamento da faturação. Para uma descrição mais pormenorizada veja Menu Principal Abre a sua gaveta de dinheiro. Outras Operações. É um menu de acesso rápido a diversas funcionalidades de gestão como por exemplo o número previsto de SMS a serem enviadas nos próximos dias. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 9 de 127
Menu de autenticação. Sair do programa. Área de Atendimento Esta é a área dos clientes que estão a ser atendidos na loja. Permite-lhe ainda efetuar filtros e ver os clientes por ordem de entrada ou por ordem alfabética. Outro filtro permite-lhe ainda ver os clientes que estão em espera sem terem sido atendidos ou então aqueles cujo atendimento já está a decorrer. Observações que constam da ficha do cliente em atendimento selecionado. Pacotes de sessões em uso para o cliente em atendimento selecionado. Pontos. Funcionário preferencial. Área de Operações de Faturação Área referente às operações de faturação. Pode escolher itens a faturar ou mudanças a efetuar a esses mesmo itens como por exemplo eliminar, acrescentar um novo ou editar. Pode também aceder à ficha do cliente e, caso exista, consultar a conta corrente. É nesta área que pode criar, cancelar ou concluir um documento relacionado com a faturação. Lista de itens, seja serviços ou produtos, a serem faturados ao cliente em atendimento selecionado. Acesso à ficha geral do cliente em atendimento selecionado. A ficha técnica mostra-lhe o histórico de trabalho realizado ao cliente. Esta ficha pode ser personalizável. Permite aplicar descontos tabelados. Editar linha permite-lhe fazer alterações à linha de faturação selecionada na área 4. Concluir a operação permite-lhe terminar e registar o documento que está a executar, seja uma fatura, um recibo, uma nota de crédito, etc. Conta corrente permite-lhe ver quais as faturas por liquidar e notas de crédito por descontar do cliente em atendimento selecionado e consequentemente executar as operações correspondentes, como por exemplo recibos. Documentos mostra-lhe os documentos em aberto que podem ser transformados em faturas, tais como orçamentos, pró-forma, etc. Ordem de serviço permite imprimir uma lista de serviços que o cliente em atendimento optou por realizar ou obter. Responsável cliente permite definir o funcionário responsável pela execução dos trabalhos pedidos pelo cliente em atendimento. Eliminar linha permite retirar do atendimento um item previamente selecionado. Cancelar permite retirar do atendimento um cliente em conjunto com todos os itens a este atribuídos. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 10 de 127
No topo de todas estas opções encontramos a barra de faturação rápida. No primeiro retângulo poderá inserir o código de barras ou o número interno de um determinado produto ou serviço e depois clicar em validar ou na tecla Enter. Esta ação acrescentará uma linha de faturação com esse mesmo produto ou serviço ao cliente em atendimento. Ainda poderá utilizar este espaço para rapidamente colocar clientes em atendimento se estes possuírem cartões de cliente, sendo que o o código de barras ou o número interno desta vez deverão corresponder ao cliente. O código do funcionário deverá ser inserido no segundo retângulo branco. Área de Linhas de Faturação Área de lançamento de itens referentes ao atendimento de um determinado cliente. Aqui podem ser visualizadas as operações de faturação em tempo real para cada cliente em atendimento, antes de serem concluídas. Para além destas áreas funcionais será importante conhecer a Barra GICnet no lado esquerdo da Janela Principal. Esta barra indica qual a versão e o seu tipo de licença GICnet e ainda permite o acesso a atualizações do programa bem como consultar outros dados importantes relativos à sua licença. Para uma descrição passo a passo clique em Barra GICnet Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 11 de 127
Barra GICnet,, e No lado esquerdo da Janela Principal poderá encontrar a Barra GICnet com orientação vertical. Esta Barra indicará o nome do programa, a versão e o tipo de licença, como por exemplo GICnet 8 Professional. A partir desta barra poderá ter acesso a atualizações do programa, bem como consultar outros dados importantes relativos à sua licença. Clique na Barra GICnet e poderá visualizar a seguinte janela: Neste primeiro separador tem acesso aos contactos da inventore : oficina de software, empresa que desenvolve o GICnet, bem como acesso aos botões Atualizar GICnet e Operações técnicas. Atualizar Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 12 de 127
GICnet é um botão que lhe permite atualizar as funcionalidades da sua licença. Clique neste botão regularmente para ter acesso a novas funcionalidades, desenvolvimentos de outras já existentes ou até mesmo correção de bugs. Tenha em atenção que se tiver mais do que uma licença terá de o fazer em cada uma delas. O botão Operações técnicas permite-lhe os acesso a funcionalidades de recuperação de dados. O separador Crédito disponibiliza novamente os dados da inventore : oficina de software como responsável pelo desenvolvimento do GICnet ou os dados da sua empresa se esta necessitou do desenvolvimento de funcionalidades específicas. No separador Acordo, poderá encontrar o acordo para a utilização da licença, como demonstrado na seguinte imagem: Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 13 de 127
No separador Dados técnicos poderá encontrar informações técnicas sobre a sua licença, como por exemplo a versão e o número da sua licença. Poderá ver um exemplo na imagem seguinte: No separador Histórico de versões encontrará uma listagem cronológica de todas as novas funcionalidades que foram e vão sendo realizadas. Sempre que atualizar o GICnet esta listagem Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 14 de 127
aumentará. Poderá ver um exemplo a seguir. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 15 de 127
Menu Principal,, e O Menu Principal do GICnet é o núcleo central das funcionalidades de gestão e do tratamento da faturação. Na Janela Principal clique em Menu. Essa ação irá abrir a seguinte janela. No lado esquerdo da janela, com orientação vertical, poderá ter acesso a diferentes funcionalidades do GICnet. Estas funcionalidades estão agrupadas por áreas lógicas e cada ícone funciona como um menu, sendo que cada vez que selecionar uma dessas áreas lógicas poderá ver as funcionalidades correspondentes no lado direito da janela. Algumas funcionalidades não estarão disponíveis para certas versões do programa e serão apresentadas a sombreado. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 16 de 127
No menu Caixa tem acesso às funcionalidades relacionadas com operações de caixa. No menu Tabelas Mestre pode criar serviços, produtos, fornecedores e introduzir outros dados de forma a criar uma base de dados funcional. No menu Gestão encontra as funcionalidades relacionadas com a gestão, marketing e contabilidade. No menu Tabelas Gerais pode estabelecer definições adicionais para os serviços, produtos e outros dados criados em tabelas mestre e outras definições necessárias para que o GICnet funcione como um todo e estabeleça ligações entre os diferentes tipos de dados. No menu Administrador pode fazer a gestão das funcionalidades do programa. Todos estes menus serão abordados em detalhe ao longo deste manual. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 17 de 127
Dados iniciais Nos tópicos seguintes aprenderá a criar e introduzir dados essenciais para o uso personalizado do GICnet de acordo com as especificidades da sua empresa. Criará funcionários e respetivos acessos e permissões, aprenderá a criar fornecedores, produtos e serviços, mas também aprenderá a criar vales, certificados e motivos de desconto entre muitos outros dados, de forma a preparar uma base sólida para o uso parametrizado do GICnet. Ao preparar os parâmetros com que vai trabalhar no dia a dia poupará tempo no futuro e a utilização do GICnet tornar-se à intuitiva e rápida. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 18 de 127
Criar empresa,, e No menu de autenticação, faça o login de Admin. Na Janela Principal, clique em Menu. Essa ação irá abrir a seguinte janela: Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 19 de 127
Nos menus da esquerda selecione Administrador para ver as opções correspondentes do lado direito. Clique em Empresas. Esta ação abrirá uma nova janela. É a partir desta janela que poderá começar a predefinir o GICnet à medida da sua empresa. Como pode verificar esta janela está dividida em 4 separadores Empresas, Lojas, Terminais e Armazéns. Cada empresa pode ter um nº infinito de lojas, cada loja pode por sua vez ter um nº infinito de terminais e ainda um nº infinito de armazéns. Ao criar uma nova empresa o GICnet também cria automaticamente uma loja, um terminal e um armazém associados a essa empresa. * Nota: Tenha sempre em mente que um armazém pertence a uma dada loja e não a um terminal. Empresas Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 20 de 127
No separador Empresas pode criar a sua empresa adicionando-lhe todos os dados relevantes para a faturação, tal como Nome, Razão Social, Código Postal, Capital Social, Nº de Registo Comercial, Nº Contribuinte e Local de Registo Comercial, etc. Os campos sombreados são de preenchimento obrigatório. O campo do Código Postal deverá ser preenchido na sua totalidade mas sem espaços entre os números, por exemplo 0000-000 CIDADE. Marcar ou desmarcar o campo Ativo permite-lhe ativar ou desativar empresas antigas. Os campos do BIC, Autorização e IBAN contêm os dados que serão visíveis na fatura e que servem para pagamento por transferência bancária. Os dados de pagamentos por entidade podem ser inseridos se a sua empresa tiver um contrato com uma outra empresa que lhe forneça esse serviço. Apenas com o código fornecido por essa empresa poderá o GICnet gerar referências de pagamento. Depois de ter inserido todos os dados clique em Editar. A sua empresa está agora criada. Após fazer a primeira fatura com estes dados, o Nº de Registo Comercial e o Nº de Contribuinte da empresa ficam bloqueados e não podem mais ser alterados por si.! Se desejar mudar de empresa mas continuar a utilizar o GICnet poderá realizar uma alteração de contribuinte. O GICnet deixa de estar associado ao nº de contribuinte antigo e passa a estar associado ao da nova empresa. Essa alteração requer procedimentos técnicos e legais específicos, por isso esta alteração deverá ser sempre realizada por um técnico especialista GICnet. Lojas No separador Empresas clique sempre no nome da empresa antes de selecionar o separador Lojas. Uma vez nesse separador, clique em Novo e insira os dados da loja, Quando terminar de preencher os dados de uma loja clique em Editar. Pode também Eliminar lojas já criadas. Os campos a sombreado são de preenchimento obrigatório. No caso de a sua empresa ser constituída por uma cadeia de lojas e deseje identificar claramente cada uma dessas lojas deverá preencher todos os campos e não somente os obrigatórios. Pode definir o IVA de acordo com a localização da loja no campo Região IVA. A definição da hora de Abertura e Fecho é muito importante pois define o horário de funcionamento da loja e prepara a agenda para aceitar marcações nesse período. Marcar ou desmarcar o campo Ativo permite-lhe ativar ou desativar lojas antigas. A lista Grupos Lojas pode ser criada em Tabelas itens sob o tema Grupos Lojas e serve para agrupar lojas segundo critérios estabelecidos por si, de modo a facilitar a consulta ou edição de informação. Terminais de faturação Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 21 de 127
No separador Lojas clique sempre no nome da loja antes de selecionar o separador Terminais. Uma vez nesse separador pode criar terminais de faturação. Clique em Novo e comece a inserir os dados, ao terminar a inserção clique em editar. Pode ainda eliminar terminais já criados. O campo a sombreado é de preenchimento obrigatório. O campo CAE por defeito indica qual o CAE a ser utilizado por este terminal. Esta informação será disponibilizada no ficheiro SAF-T. Para saber como criar listas de CAEs veja Tabelas de empresa sob o tema CAE. O Terminal de recuperação só será utilizado no caso de perda de dados, uma vez que a Autoridade Tributária só permite a nova inserção desses dados por este meio. Marcar ou desmarcar o campo Ativo permite-lhe ativar ou desativar terminais antigos. Armazéns No separador Lojas clique sempre no nome da loja antes de selecionar o separador Armazéns. Uma vez nesse separador pode criar armazéns. Clique em Novo e comece a inserir os dados, ao terminar a inserção clique em editar. Pode ainda eliminar armazéns já criados. O campo a sombreado é de preenchimento obrigatório. Ao escolher a opção Vísivel da Faturação significa que está a disponibilizar os itens deste armazém para serem utilizados pela caixa. Se escolher Não Vísivel da Faturação está a disponibilizar os itens do armazém apenas para stocks. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 22 de 127
Criar funcionários,, e No menu de autenticação, faça o login de Admin. Na Janela Principal, clique em Menu. Uma vez aberta a janela, no lado esquerdo selecione Tabelas Mestre para ver as opções correspondentes do lado direito. Clique em Funcionários. Esta ação abrirá a janela de pesquisa de funcionário. É a partir desta janela que poderá começar a adicionar funcionários e a atribuir-lhe funções. Para começar a criar a sua lista de funcionários, clique em Novo. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 23 de 127
Esta ação irá abrir uma nova janela, a janela Ficha Funcionário: Como pode verificar a ficha geral está dividida em dois separadores. O separador da Ficha geral e o Separador Outros dados. Preencha os dados em cada um dos separadores. Os campos a sombreado são de preenchimento obrigatório. O campo Diminutivo é importante pois será este o nome que será visualizado na Agenda e na fatura. Insira o campo Login apenas se o funcionário em questão necessitar de utilizar o programa. O Login corresponde a uma palavra-passe que poderá ter até 10 caracteres, sendo possível distinguir entre letras maiúsculas e minúsculas. É obrigatório que todos os funcionários tenham uma função atribuída. Para saber como criar funções veja Tabelas funcionário sob o tema Funções funcionários. Caso deseje utilizar o regime de ponto para as entradas e saídas de funcionários através de um cartão de funcionário com código de barras, pode preencher o campo de Código de barras e criar um código de barras automático para imprimir. A opção É operador/ Não é operador indica que o funcionário em questão pode ficar responsável pela faturação. Uma vez que termine de inserir os dados, clique em Gravar. Ao gravar os dados de um novo funcionário a totalidade de opções do lado esquerdo da janela ficará disponível. Para ver todas as funções clique em Para Baixo e Para Cima. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 24 de 127
Após criar um novo funcionário deverá sempre atribuir-lhe pelo menos uma loja e ainda definir em que lojas esse funcionário terá agenda, para isso clique em Lojas no lado esquerdo da janela. Esta é a janela correspondente Aqui poderá ver uma listagem das suas lojas e adicionar o funcionário a uma ou a todas elas. Para adicionar a todas clique em. Para escolher apenas uma, clique na loja e depois em adicionar. Pode indicar se o funcionário tem agenda nessa loja clicando na seta da lista de lojas na parte inferior da janela, escolhendo a loja correta e depois validando a opção Tem agenda. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 25 de 127
Para mais opções de agenda clique em Agenda Poderá então visualizar a seguinte janela: no lado esquerdo da janela de Ficha de funcionário. A partir deste menu pode escolher se o funcionário Tem agenda adicionada e ainda atribuir-lhe uma Cor para identificar as suas marcações. Para além disso pode escolher a ordem em que os funcionários são visualizados da esquerda para a direita. A lista de Grupo de agenda significa que pode dividir a agenda em grupos como por exemplo por função de funcionário e uma vez na agenda filtrar essas marcações. Para saber como criar grupos de agenda veja Tabelas agenda sob o tema Grupos agenda. No campo Máximo marcações dia pode limitar o número de marcações que o funcionário em questão poderá ter. Se escolher 0, está a indicar que não existe limite de marcações. É importante indicar quais as funções de serviço estão disponíveis para a Função funcionário que escolheu, pois isso indica a que serviços o funcionário tem acesso para efeitos de agenda, ou seja pode escolher quais os serviços que podem ser marcados em agenda por funcionário. Existem quatro opções quanto a este campo. 1ª Se a função de serviço não estiver definida isso indica que o serviço está disponível para ser marcado. 2ª Se a função de serviço for idêntica à função de funcionário também será possível marcar esse serviço em agenda. 3ª Se a função de serviço for diferente da função de funcionário então não será possível efetuar essa marcação em agenda. 4ª Pode optar por tornar uma determinada função de serviço indisponível mesmo que essa Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 26 de 127
função de serviço seja idêntica à função de funcionário. Para efetuar qualquer uma destas opções basta selecionar a opção na lista e clicar em Alterar opção até encontrar a que pretende. Depois de tudo isto clique em Gravar. Ainda na ficha de funcionário, pode explorar funcionalidades adicionais para o funcionário que está a criar, como por exemplo Comissões, Disponibilidade, Fotografia e Horários. Em Comissões pode estabelecer regras de comissões para o funcionário mediante os dias da semana. Para saber como criar regras veja Tabelas funcionário sob o tema Comissões. Em Disponibilidade pode indicar quantas marcações cada funcionário pode ter por dia, limitando as marcações em agenda. Em Fotografia pode adicionar uma foto do funcionário. A funcionalidade Horários disponibiliza-lhe a definição do horário semanal de trabalho bem como exceções a esse horário normal (férias, etc). Pode ainda copiar horários de um funcionário para outro. As funcionalidades Histórico de vendas e Consumos serão melhor aplicadas a funcionários já existentes uma vez que refletem dados resultantes do trabalho previamente realizado pelo funcionário. No Histórico de vendas pode verificar as vendas (todas as vendas ou as últimas 500) efetuadas pelo funcionário que escolheu por cada loja à qual este esteja associado. Em Consumos pode verificar as listas de consumos internos realizados pelo funcionário selecionado. Após criar a sua lista de funcionários poderá pesquisar funcionários por Nome, Nome 2 (diminutivo), Código de Funcionário e Morada. Poderá visualizar a lista completa de funcionários na tabela abaixo dos campos de pesquisa. Ao selecionar um funcionário poderá verificar a quais lojas este funcionário está associado na parte inferior da janela na tabela Lojas. Poderá ainda selecionar um funcionário existente e clicar em Editar para visualizar ou alterar informações na sua ficha de funcionário. Na janela de Pesquisa de funcionário poderá também apagar um funcionário da sua lista clicando em Eliminar. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 27 de 127
Criar fornecedores,, e Na Janela Principal, clique em Menu. Uma vez aberta a janela, no lado esquerdo selecione Tabelas Mestre para ver as opções correspondentes do lado direito. Clique em Fornecedores. Esta ação abrirá a janela de pesquisa de fornecedor. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 28 de 127
Nesta janela poderá consultar a lista dos seus fornecedores. Para criar linhas nessa lista clique em Novo. Esta ação abrirá uma nova janela. Aqui poderá criar a ficha de fornecedor, atribuir-lhe lojas específicas bem como ver o histórico de pagamentos e outros dados estatísticos. Vamos começar por criar uma ficha de fornecedor. Com a opção Ficha geral selecionada no lado esquerdo da janela, preencha os campos no lado direito, sendo que os campos que se encontram a amarelo são de preenchimento obrigatório. Ao selecionar as Condições de pagamento tenha em atenção que esta escolha influenciará o controlo de pagamentos a fornecedores. O campo Limite débito afeta as compras a fornecedores, ou seja, limita as compras de forma a não deixar que a conta corrente com o fornecedor em questão ultrapasse esse valor que estabeleceu. O campo IVA refere-se à taxa IVA a ser utilizada em todas as compras efetuadas a este fornecedor. Por predefinição a taxa de IVA é 23%, mas poderá escolher outra taxa, pois no caso de fornecedores estrangeiros, por exemplo, o campo deverá indicar 0%. Depois de preencher todos os dados, clique em Gravar. Será necessário atribuir lojas a este fornecedor indicando quais este poderá abastecer, para isso clique em Lojas Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 29 de 127
no lado esquerdo da janela. Esta é a janela correspondente: Clique em Adicionar todos para adicionar este fornecedor a todas as lojas ou se pretender escolher lojas específicas, clique na seta da lista Loja. Clique sobre a loja pretendida e depois clique em Adicionar. Para visualizar o histórico de pagamentos clique em Histórico de pagamentos no lado esquerdo da janela. No lado direito poderá então ver uma lista com todos os pagamentos efetuados a este fornecedor. Tem ainda a possibilidade de imprimir a lista, exportar ou mesmo enviar por email. Para visualizar a lista estatística de compras efetuadas a este fornecedor clique em Estatísticas no lado esquerdo da janela. Poderá selecionar um intervalo de datas de forma a filtrar esta lista. É também possível agrupar as compras por horária, diária, semanal, mensal, anual e mensal individual (mês/ano). Depois de efetuar as suas seleções pode ver os resultados num gráfico, imprimir a lista criada, exportar ou enviar por email. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 30 de 127
Classes de serviços,, e Não poderá ser criado um serviço antes de ser criada a classe onde o identificar, ou seja, não poderá criar um serviço para faturar sem anteriormente construir classes de famílias de serviços onde os colocar.! É importante não confundir classes de serviços com os serviços propriamente ditos. Classes são as famílias onde serão classificados os serviços e estes últimos são os itens a serem utilizados pelo negócio. Para criar classes de serviços, na Janela Principal clique em Menu. Uma vez aberta a janela, no lado esquerdo selecione Tabelas Mestre para ver as opções correspondentes do lado direito. Clique em Classes serviços. Esta ação irá abrir a seguinte janela: Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 31 de 127
As classes podem ir até ao quarto nível, sendo que uma classe de nível superior ao primeiro nível tem de estar sempre indexada à classe imediatamente anterior. Terá de existir pelo menos uma classe de primeiro nível para cada serviço. Para criar uma nova classe de serviços clique em Novo, preencha os dados e clique em Editar. Pode também retirar classes clicando em Eliminar. A opção Vísivel da faturação significa que a classe está visível quando realizar uma fatura. Não visível da faturação significa que a classe em que se encontra, todas as classes de níveis seguintes que lhe estejam indexadas e ainda todos os itens nestas classificados não estarão visíveis para faturação. A opção Visível da faturação poderá ser ativada para os quatro níveis de classes. A opção de Terminal apenas existe para a classe de primeiro nível e afeta todas as subclasses a ela indexadas. Se a grelha de terminais estiver vazia para uma determinada classe, essa classe estará visível para todos os terminais configurados. Se desejar que uma classe esteja visível apenas para um terminal então deverá adicionar esse terminal na opção Terminal. Para adicionar um terminal procure-o na lista de terminais clicando na seta do lado direito da janela. Selecione o terminal clicando no nome e depois clique em Adicionar. Para eliminar um terminal clique no nome deste na opção Terminal e depois clique em Eliminar. Poderá ver quais os terminais que tem configurados se na Janela principal clicar em Menu, depois no lado esquerdo da janela clique em Administrador. Por fim, no lado direito escolha Empresas e uma vez nessa janela clique no separador Terminais. * Nota: Quanto mais níveis de classes utilizar, mais tempo o operador irá gastar para encontrar o item desejado. Recomendamos que crie apenas dois níveis para os serviços a serem faturados. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 32 de 127
Classes de produtos,, e Não poderá ser criado um produto antes de ser criada a classe onde o identificar, ou seja, não poderá criar um produto para faturar sem anteriormente construir classes de famílias de produtos onde os colocar.! É importante não confundir classes de produtos com os produtos propriamente ditos. Classes são as famílias onde serão classificados os produtos e estes últimos são os itens a serem utilizados pelo negócio. Para criar classes de produtos, na Janela Principal clique em Menu. Uma vez aberta a janela, no lado esquerdo selecione Tabelas Mestre para ver as opções correspondentes do lado direito. Clique em Classes produtos. Esta ação irá abrir a seguinte janela: Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 33 de 127
As classes podem ir até ao quarto nível, sendo que uma classe de nível superior ao primeiro nível tem de estar sempre indexada à classe imediatamente anterior. Terá de existir pelo menos uma classe de primeiro nível para cada produto. Para criar uma nova classe de produtos clique em Novo, preencha os dados e clique em Editar. Pode também retirar classes clicando em Eliminar. A opção Vísivel da faturação significa que a classe está visível quando realizar uma fatura. Não visível da faturação significa que a classe em que se encontra, todas as classes de níveis seguintes que lhe estejam indexadas e ainda todos os itens nestas classificados não estarão visíveis para faturação. A opção Visível da faturação poderá ser ativada para os quatro níveis de classes. A opção de Terminal apenas existe para a classe de primeiro nível e afeta todas as subclasses a ela indexadas. Se a grelha de terminais estiver vazia para uma determinada classe, essa classe estará visível para todos os terminais configurados. Se desejar que uma classe esteja visível apenas para um terminal então deverá adicionar esse terminal na opção Terminal. Para adicionar um terminal procure-o na lista de terminais clicando na seta do lado direito da janela. Selecione o terminal clicando no nome e depois clique em Adicionar. Para eliminar um terminal clique no nome deste na opção Terminal e depois clique em Eliminar. Poderá ver quais os terminais que tem configurados se na Janela principal clicar em Menu, depois no lado esquerdo da janela clique em Administrador. Por fim, no lado direito escolha Empresas e uma vez nessa janela clique no separador Terminais. * Nota: Quanto mais níveis de classes utilizar, mais tempo o operador irá gastar para encontrar o item desejado. Recomendamos que crie mais de dois níveis apenas para os produtos que irão ter controlo de stocks. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 34 de 127
Serviços,, e Na Janela Principal, clique em Menu. Uma vez aberta a janela, no lado esquerdo selecione Tabelas Mestre para ver as opções correspondentes no lado direito. Clique em Serviços. Esta ação irá abrir a janela Pesquisa de serviços: A partir desta janela poderá criar um novo serviço através do botão Novo, editá-lo clicando em Editar, ou removê-lo clicando em Eliminar. Pode ainda alterar preços de forma rápida dos serviços que desejar clicando em Alteração preços. Esta janela também possibilita a pesquisa de serviços utilizando filtros por descritivo, código, código de barras e classes de 1º, 2º, 3º e 4º nível. O botão Aceitar não estará disponível a partir desta janela, mas será utilizado quando realizar outra ação no GICnet relacionada Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 35 de 127
com a escolha de serviços. Poderá então clicar na linha que pretende e aceitar o serviço para concluir a ação. Clique em Novo e poderá visualizar a Ficha de serviço. Preencha os dados de forma a criar o serviço que pretende. Os campos a amarelo são de preenchimento obrigatório. No campo Descritivo insira o nome do serviço com a informação completa para identificação e impressão em documento. Caso ainda não tenha criado uma classe para este serviço, poderá fazê-lo clicando em Classes no canto superior direito da janela. Saiba mais sobre classes em Classes de serviços. O campo Classe 1º nível é de preenchimento obrigatório apesar de não se encontrar a amarelo, uma vez que a primeira classe é sempre obrigatória. O campo Classe 2º nível é opcional e depende da 1ª classe. O campo Classe 3º nível é opcional e depende da 2ª classe, assim como o campo Classe 4º nível é opcional e depende da 3ª classe. O Tipo de serviço é a classificação utilizada para tipificar o serviço. Veja como criar tipos de serviços em Tabelas itens sob o tema Tipo de serviço. O campo Função apresenta uma lista de funções e ao selecionar uma estará a limitar a marcação em agenda apenas para os funcionários que desempenhem essa função. Veja mais informações sobre funções de funcionários em Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 36 de 127
Criar funcionários. O campo Código de barras é de preenchimento manual ou automático. Pode criar e imprimir os códigos de barras que desejar. No campo Pontos pode definir o número de pontos a atribuir na venda deste serviço em caso de promoção ativa. Saiba mais sobre promoções em Promoções especificas. O campo Duração permite-lhe estabelecer o tempo médio de duração em minutos do serviço prestado, o que condiciona e otimiza as marcações em agenda. Quanto a automatismos de SMS para marcações em agenda, caso opte por utilizar esta funcionalidade, selecione a opção Não bloqueia SMS de agenda de forma a autorizar o envio de SMS para aviso da marcação deste serviço. No entanto, deverá ter em atenção que não será gerado o SMS automático de aviso da marcação se a marcação em agenda incluir mais do que um serviço e algum desses serviços não tiver esta opção selecionada. Veja mais informações sobre automatismos de SMS em Parâmetros de SMS. A opção Utiliza mini talão apenas é visível para os utilizadores do GICnet para Lavandarias e implica imprimir um mini talão por quantidade sempre que for faturado este serviço. A opção Não usa internet condiciona este serviço a estar disponível ou não num eventual interface com site de marcações online. Não utiliza ordem de serviço é uma opção que sendo selecionada condiciona a impressão deste serviço numa ordem de serviço que esteja parametrizada para ser automática. Selecionar a opção Não utiliza consumíveis condiciona a utilização de consumíveis, ou seja produtos, que têm de estar associados a este serviço quando é efetuada a fatura. Saiba mais sobre produtos em Produtos. A opção Não usa fototipo condiciona a utilização de uma ficha técnica de fototipo agregada à ficha de cliente. Saiba mais em sobre fototipos em Criar clientes, sob o tema Fototipo. A opção Não utiliza PDA condiciona a utilização deste serviço em dispositivos móveis. A lista de seleção de Ficha técnica permite-lhe escolher uma ficha técnica específica e ao registar este serviço esta ficha será aberta automaticamente. O campo Qtd refere-se à quantidade do serviço a ser prestado. Se introduzir um valor maior que 1 será aberto um pacote de serviços a ser descontado ao longo do tempo até esgotar todas as sessões. Se introduzir 1 isso significará que este serviço será de consumo imediato. No caso de serviço por pacote o campo Unidade servirá para a descrição da unidade, sessões, horas ou minutos a serem descontados e o campo Sessões de oferta incluídas servirá para a descrição do número de sessões de oferta incluídas no total de sessões. A opção Comissões divididas em todas as sessões condiciona a forma como a comissão é aplicada. Se selecionar esta opção o valor do pacote será dividido pelo número de sessões e as comissões serão aplicadas aos funcionários que abaterem as sessões. Se não a selecionar as comissões serão atribuídas na totalidade na 1ª sessão, ou seja o valor total será atribuído ao funcionário responsável pela venda. A lista de seleção Centro analítico apresenta o agrupamento de serviços independente das classes e tipo de serviço para efeitos de estatísticas analíticas. O campo Descritivo longo permite-lhe fazer uma descrição adicional do serviço caso seja necessário apresentar mais informações sobre o mesmo, quer para fins de impressão quer para informação interna. Após preencher os campos e selecionar as opções que julgue convenientes clique em Gravar para criar o serviço ou registar qualquer alteração que tenha realizado a um serviço já existente. Se desejar criar vários serviços pode utilizar o botão Gravar e próximo para criar serviços sequencialmente. Pode ainda imprimir a ficha do serviço que criou clicando no botão correspondente. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 37 de 127
Após criar um serviço deverá atribuir-lhe o respetivo preço. Para isso clique em Preços loja esquerdo da janela. Assim poderá visualizar a seguinte janela no lado Nesta janela deverá estabelecer parâmetros por loja escolhendo na lista Grupos lojas qual o grupo de lojas que deseja visualizar. Selecione a loja ou as lojas que pretende clicando na linha correspondente. No separador Atual poderá visualizar os parâmetros que estão definidos e a ser utilizados no momento, bem como gravar as alterações que estabelecer. Estas alterações serão imediatamente ativadas. No separador Rascunho poderá ir fazendo alterações ao longo do tempo e efetivá-las todas de uma vez. A lista de seleção IVA permite-lhe estabelecer qual o percentual do IVA que deseja utilizar para o respetivo serviço. A lista de seleção Motivo IVA permite-lhe a justificação do motivo de isenção em caso de taxa isenta. Saiba mais sobre a lista de seleção de percentagens de IVA e a lista de seleção de motivos de isenção de IVA em Tabelas de empresa. O campo Preço permite-lhe inserir qual o valor do serviço com ou sem taxa IVA conforme parametrizado, sendo que para aprender como realizar esta parametrização deverá consultar Parâmetros gerais. O campo Valor promocional deverá ser preenchido apenas se existir um valor promocional não contabilizado do preço de venda e se existir interesse em comunicar ao cliente esse valor em documento, veja ainda Parâmetros gerais para obter informações adicionais. O campo Taxa de Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 38 de 127
retenção permite-lhe definir o valor percentual em caso de taxa de retenção de IRS. A opção Visível da faturação condiciona a visualização deste serviço para uma determinada loja na faturação, permitindo que esteja disponível para ser faturado. A opção Não visível da faturação, por oposição, não permite a faturação deste serviço na loja ou lojas que tiver selecionado. Para escolher gravar estes parâmetros apenas para uma loja clique na opção Apenas a loja selecionada. Para escolher gravar para todas as lojas clique na opção Todas as lojas. No lado esquerdo da janela poderá ainda verificar todos os documentos relacionados com vendas deste serviço clicando em Histórico de vendas. Pode ainda imprimir, exportar ou enviar esta informação por email. Ao clicar em Estatísticas terá acesso a estatísticas de faturação deste serviço com os seguintes filtros: horária, diária, mensal, anual e mensal individual. Para além de poder visualizar esta informação pode também imprimir, exportar ou enviar por email. Em Equipamentos, ao estabelecer opções pode realizar o controlo de equipamentos nas marcações em agenda (consulte Tabelas agenda para mais informações) e efetuar a gestão de conflitos de agenda (saiba mais em Parâmetros gerais, sob o tema Agenda conflitos). Pode estabelecer opções por linhas, sendo que se colocar vários equipamentos na mesma linha estará a indicar que o serviço precisa do equipamento 1 ou 2 ou 3, mas se utilizar linhas diferentes estará a indicar que o serviço precisa do equipamento 1 e 2 e 3. Em Sugestão poderá sugerir ao operador uma informação a dar ao cliente no momento do registo deste serviço. Ao clicar em Consumíveis pode indicar quais os produtos associados ao serviço que podem ser considerados consumíveis no registo do mesmo. Os consumíveis podem ser parametrizados, saiba como em Parâmetros gerais, sob o tema Stocks. Estes consumíveis ao serem utilizados são registados em consumos pendentes. Saiba mais em Consumos pendentes. No campo Produto poderá clicar em para encontrar o produto que pretende e depois em Aceitar. No campo Fracção indique a quantidade do produto a ser utilizada. A opção Não adiciona custo condiciona se o custo do produto é ou não adicionado ao documento. A lista de seleção Funcionário permite-lhe definir qual o funcionário afeto ao consumível. Se selecionar Automático isso significará que o funcionário afeto ao consumível será o mesmo que está afeto ao serviço que o gerou. Clique em Adicionar para completar a sua escolha, ou Eliminar para remover um consumível já criado. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 39 de 127
Produtos,, e Na Janela Principal, clique em Menu. Uma vez aberta a janela, no lado esquerdo selecione Tabelas Mestre para ver as opções correspondentes do lado direito. Clique em Produtos. Esta ação irá abrir a janela Pesquisa de produtos: A partir desta janela poderá criar um novo produto através do botão Novo, editá-lo clicando em Editar, ou removê-lo clicando em Eliminar. Pode ainda alterar preços de forma rápida dos produtos que desejar clicando em Alteração preços. Esta janela também possibilita a pesquisa de produtos utilizando filtros por descritivo, código, referência, código de barras e classes de 1º, 2º, 3º e 4º nível. O botão Aceitar não estará disponível a partir desta janela, mas será utilizado quando realizar outra ação no GICnet Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 40 de 127
relacionada com a escolha de produtos. Poderá então clicar na linha que pretende e aceitar o poduto para concluir a ação. Clique em Novo e poderá visualizar a Ficha de produto. Preencha os dados de forma a criar o serviço que pretende. Os campos a amarelo são de preenchimento obrigatório. No campo Descritivo insira o nome do produto com a informação completa incluindo a permilagem, para identificação e impressão em documento. Caso ainda não tenha criado uma classe para este produto, poderá fazê-lo clicando em Classes no canto superior direito da janela. Saiba mais sobre classes em Classes de produtos. O campo Classe 1º nível é de preenchimento obrigatório apesar de não se encontrar a amarelo, uma vez que a primeira classe é sempre obrigatória. O campo Classe 2º nível é opcional e depende da 1ª classe. O campo Classe 3º nível é opcional e depende da 2ª classe, assim como o campo Classe 4º nível é opcional e depende da 3ª classe. O Tipo produto é a classificação utilizada para tipificar o produto. Veja como criar tipos de produtos em Tabelas itens sob o tema Tipos de produtos. A lista de seleção Classificação de produtos corresponde à classificação obrigatória pela Autoridade Tributária. Veja como estabelecer esta lista de seleção em Tabelas itens sob o tema Classificação de Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 41 de 127
produtos. O campo Código de barras é de preenchimento manual ou automático. Pode criar e imprimir os códigos de barras que desejar. Existem códigos de barras alternativos sob os números 1,2,3,4,5,6 e 7. No campo Referência deverá inserir o código de referencia interno ou do fornecedor apenas se este código não se repetir para mais nenhum produto. No campo Pontos pode definir o número de pontos a atribuir na venda deste produto em caso de promoção ativa. Saiba mais sobre promoções em Promoções específicas. Clique em Não controla stock para ativar a opção Controla Stock. Quando esta opção é ativada permitelhe efetuar o controlo de stock para este produto. Se este produto não movimentar stock não estará disponível para qualquer movimento de stock. Clique na opção Não permite stock negativo para ativar a opção Permitir stock negativo quando ativada permite a existência de stock negativo. Se ativar esta opção deverá ter em conta que ao não permitir stock negativo será impossível movimentar stock abaixo de zero, incluindo ações de vendas. Clique na opção Não bloqueado para ativar a opção Bloqueado. Esta opção bloqueia a utilização deste produto quer para movimentação de stock quer para vendas. Ao selecionar a opção Produto simples estará a identificar o tipo de produto como simples, se não a selecionar estará a indicar que é composto e deverá clicar em Não utiliza grelhas para ativar a opção Utilizar grelha (identifica o produto como pertencente a uma grelha de referencia cruzada como por exemplo cores e tamanhos) ou em Não utiliza lotes para ativar a opção Utiliza lotes (identifica o produto como pertencente a lotes de produtos). Saiba mais em Tabelas de faturação. Clique em Não é consumível para ativar a opção É consumível. Ao ativar esta opção estará a definir que este produto pode ser usado como consumível no registo de um serviço. Esta opção não implica que este produto não possa movimentar stock em consumos de stock mesmo não estando identificado como consumível. A lista de seleção Centro analítico apresenta o agrupamento de produtos independente das classes e tipo de produto para efeitos de estatísticas analíticas. O campo Descritivo longo permite-lhe fazer uma descrição adicional do produto caso seja necessário apresentar mais informações sobre o mesmo, quer para fins de impressão quer para informação interna. Após preencher os campos e selecionar as opções que julgue convenientes clique em Gravar para criar o produto ou registar qualquer alteração que tenha realizado a um produto já existente. Se desejar criar vários produtos pode utilizar o botão Gravar e próximo para criar produtos sequencialmente. Pode ainda imprimir a ficha do produto que criou clicando no botão correspondente. Generated by Manula.com on: 2015/09/28 11:15:50 Pagina 42 de 127