Comunicação documentos de transporte AT via Webservice Singest Sistema Integrado de Gestão Cambragest Serviços de Gestão e Software

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1 Comunicação documentos de transporte AT via Webservice Cambragest Serviços de Gestão e Software

2 I. Índice I. Índice... 1 II. Introdução... 2 III. Configuração de documentos de transporte... 3 IV. Documentos sujeitos a comunicação... 8 V. Transportes dispensados de comunicação... 9 VI. Validações da A.T. para Atribuição do Código Contribuinte do Cliente / Fornecedor Data / Hora de Carga Código Postal de Carga / Descarga Matrícula VII. Considerações Finais Descrição das Linhas dos Documentos Anulação de Documentos de Transporte Registo de Código de Transporte pelo Utilizador Documentos de Transporte Manuais Comunicação por Tipo de Entidade / Consumidores Finais Guia de Entrada / Retorno Visualização do Documento no E-Fatura Período Experimental Sincronização com o Observatório Astronómico de Lisboa

3 II. Introdução A 24 de agosto de 2012 foi publicado o decreto de lei nº198/2012, que veio regulamentar a obrigatoriedade da comunicação dos transportes, antes do início dos mesmos. Neste diploma foi prevista a entrada em vigor a 1 de janeiro de 2013, tendo esta data sido posteriormente alterada para 1 de maio e, mais recentemente, prorrogada para 1 de julho de 2013, pela portaria 161/2013, de 23 de abril. A comunicação dos transportes à AT foi prevista por 3 métodos distintos, em tempo real (via Webservice), através do ficheiro SAFT e por inserção directa no portal das Finanças Assim, foi implementado no Singest o mecanismo que permite a utilização do Webservice, para que a comunicação dos transportes possa ser feita directamente pelo Singest, estando neste documento devidamente explicado este processo, e como o utilizador deve proceder à configuração do mesmo, de forma a garantir uma correta utilização da comunicação dos documentos de transporte via Webservice. Da mesma forma, pretende-se informar o utilizador de quais os documentos sujeitos a comunicação, quais as situações em que os mesmos estão dispensados de comunicação, e algumas das validações efectuadas pela Autoridade Tributária na aceitação ou não do transporte. A Cambragest aproveita também para informar os utilizadores do Singest, que a utilização ou não desta ferramenta é da responsabilidade de cada empresa, devendo a mesma saber se tem a obrigatoriedade ou não de efectuar a comunicação dos transportes à Autoridade Tributária, e caso tenha, cada empresa poderá optar por um método de comunicação, sendo este um dos métodos possíveis de proceder à comunicação. 2

4 III. Configuração de documentos de transporte Passo 1 Fazer login na empresa onde pretende configurar os documentos de transporte. Passo 2 Clicar na opção Ficheiros / Parâmetros gerais / Configurações do Singest 3

5 Passo 3 Clicar na opção Ferramentas Passo 4 Clique na opção DT Comunicação de Docs. de Transporte. 4

6 Passo 5 Neste menu deverá configurar os 9 pontos, que irão permitir ao Singest comunicar os documentos de transporte via Webservice com a Autoridade Tributária, devendo estes ser preenchidos da seguinte forma: 1. Endereço para envio de dados, com o qual o Singest irá estabelecer uma ligação segura em HTTPS com o portal das finanças: 2. Endereço do SOAP Action, responsável por efetuar o pedido no endereço, configurado no ponto anterior: 3. Subutilizador criado no portal das finanças, para cada cliente, com permissões para submeter documentos de transporte via webservice (WDT). Este subutilizador terá o seguinte formato NIF_Empresa/X. a) Para criar o subutilizador deverá fazer login no portal das finanças com os seus dados, e de seguida, aceder a Outros Serviços, Gestão de Utilizadores, e aqui deverá configurar o seu utilizador. 5

7 4. Password definida no portal das finanças, para o subutilizador configurado no ponto anterior. 5. Neste ponto deverá indicar o caminho para a chave pública ( cer). Esta chave pública tem validade por um ano, e será fornecida pela Cambragest (limitação imposta pela AT). 6. Deverá indicar o certificado SSL ( pfx), que será também fornecido pela Cambragest, e tem também uma validade anual (limitação imposta pela AT). 7. A password do certificado SSL é fornecida pela Cambragest, pois está afeta ao certificado SSL definido no ponto anterior. 8. Neste ponto o utilizador deverá configurar como pretende que o Singest proceda à comunicação dos documentos de transporte, tendo para isso duas opções: a) Comunica sempre ao validar documento nesta opção o Singest irá proceder à comunicação dos documentos, no momento da validação dos mesmos; b) Não comunica ao validar documento com esta opção, o Singest não irá proceder à comunicação dos documentos no momento da sua validação, tendo esta comunicação de ser feita através de uma ferramenta disponível no menu de visualização dos documentos, ou por outro método disponibilizado pela AT, tendo o utilizador de seguida de ir ao menu de visualização registar o código do transporte atribuído pela AT. 9. Para terminar a configuração do Webservice, o utilizador apenas tem de indicar se pretende que o Singest confirme a comunicação dos documentos 6

8 de transporte à AT, sempre que o for fazer, ou se não pede a confirmação, avançando logo para a comunicação sem pedir qualquer confirmação. A ativação do pedido de confirmação para a comunicação dos documentos de transporte, por parte do Singest ao utilizador, serve para a apresentação do pedido a enviar à Autoridade Tributária (Figura 1), onde está inserido o documento de transporte em questão, sempre que o Singest for efetuar uma comunicação de um documento de transporte. Figura 1 - Confirmação de Comunicação de Documentos de Transporte 7

9 IV. Documentos sujeitos a comunicação Os documentos de transporte, emitidos pelo Singest, sujeitos a comunicação prévia à Autoridade Tributária são os seguintes: 1. Guia de Remessa; 2. Guia de Transporte; 3. Guia de Entrada / Retorno; 4. Guia de Devolução a Fornecedor; 5. Guia para Subcontratado; 6. Devolução de Stock de Cliente; 7. Devolução de Consignação de Fornecedor; 8. Envio à Consignação; 9. Transferência entre Armazéns. Todos os documentos, atrás listados, serão alvo de uma comunicação às finanças pelo Singest, caso passem as regras de validação para comunicação do Singest para a comunicação dos mesmos, e caso o Singest seja configurado para efectuar a respectiva comunicação. Caso a comunicação do documento seja efectuada com sucesso à Autoridade Tributária pelo Singest, então o programa já insere no documento o respectivo código de transporte, imprimindo-o aquando da impressão do documento. NOTA: No caso dos modelos de impressão específicos de cada cliente, a impressão do código de transporte depende da opção escolhida, pois a utilização no transporte do código AT dispensa a impressão do documento de transporte. Figura 2 - Código de Transporte atribuído pela Autoridade Tributária 8

10 V. Transportes dispensados de comunicação Nem todos os documentos, referenciados no ponto anterior, gerados no Singest, serão alvo de comunicação à Autoridade Tributária. A comunicação via Webservice, está prevista apenas para os transportes em território nacional, ou seja, caso o nº de contribuinte da entidade de destino não seja portuguesa, ou o local de carga e/ou descarga não seja Portugal, o documento de transporte está dispensado da comunicação à Autoridade Tributária. Além das situações referidas, também não são comunicados documentos de transporte cuja informação de carga (morada, localidade, código postal e distrito) seja exactamente igual à informação de descarga. Para as transferências de armazém, utilizadas muitas vezes como documentos de controlo interno de stock, entre armazéns que se situam no mesmo estabelecimento, também são excluídas da comunicação sempre que ambos os armazéns pertençam ao mesmo estabelecimento. Com a prorrogação desta obrigatoriedade para 1 de julho, saiu também uma nova dispensa da comunicação dos transportes, que se aplica aos transportes cujo destinatário ou adquirente seja um consumidor final. 9

11 VI. Validações da A.T. para Atribuição do Código Além das validações efectuadas pelo Singest, outras validações são efectuadas pela própria Autoridade Tributária, aquando da comunicação do documento de transporte, para atribuição do código referente ao respectivo transporte. Assim ficam aqui referidas algumas validações que a Autoridade Tributária está a efectuar e que causam a atribuição ou não do código de transporte, necessário para a realização do mesmo. Contribuinte do Cliente / Fornecedor O contribuinte da entidade para a qual se está a efectuar o transporte, é validado pela Autoridade Tributária, como tal deverá ser válido, e deverá conter apenas números, não contendo o prefixo de Portugal (PT) no contribuinte. Data / Hora de Carga A comunicação dos documentos de transporte deve ser efectuada, antes do início dos mesmos, como tal, os documentos de transportes cuja data e hora de carga seja inferior ou igual à hora actual serão recusados por parte da Autoridade Tributária. No caso de o utilizador não preencher esta informação, o Singest irá assumir que a data da carga será a data do documento, e a hora de carga será 5 minutos após a hora em que se está a validar o documento, sendo este o tempo que o utilizador tem para realizar a respectiva comunicação do documento de transporte. Código Postal de Carga / Descarga O código postal preenchido na morada de carga e de descarga é também validado, devendo este ser preenchido no formato , sem conter a descrição da localidade, devendo esta estar no campo localidade. Matrícula A matrícula da viatura que vai efectuar o transporte não é de preenchimento obrigatório, mas caso seja preenchida esta deve ser preenchida no formato válido para as matrículas portuguesas, ou seja, XX-XX-XX. 10

12 VII. Considerações Finais Além de todos os aspectos já referenciados neste documento, existem outros aspectos que os utilizadores devem ter em conta, na utilização do Webservice para a comunicação dos documentos de transporte. Descrição das Linhas dos Documentos Como se sabe, as descrições dos artigos inseridas nos documentos, não devem alterar a natureza do artigo, quando comparadas com a descrição do artigo na ficha do artigo. Assim, as descrições dos artigos podem ser alteradas, nos documentos de transporte, mas apenas se não se alterar a natureza do artigo (por exemplo, parece- -nos válido acrescentar uma pequena característica à descrição original que está na ficha do artigo). Na comunicação dos documentos de transporte, é enviada a informação sobre as quantidades, valores e descrição de cada linha presente no documento, mas a descrição que é comunicada é a que se encontra na ficha do artigo, ou seja, se por exemplo tiver o artigo A1, cuja descrição é Calças de Ganga, e no documento inserir a descrição para Calças de Ganga Levis 44, na comunicação do documento de transporte, o que é comunicado à Autoridade Tributária (e que a fiscalização terá acesso, caso o transporte seja fiscalizado), será Calças de Ganga. NOTA: A utilização de artigos, para fins diversos, não nos parece correta, pois se por exemplo utilizar o artigo A1 com a descrição Diversos, e sempre que o mesmo é utilizado num documento, se altera a descrição para por exemplo Calças de Ganga Levis 44, o que será comunicado é que se está a transportar o artigo Diversos. Anulação de Documentos de Transporte A anulação de um documento de transporte continua a poder fazer-se, mas caso o mesmo já tenha sido comunicado à Autoridade Tributária, então a anulação do mesmo deverá ser também comunicada, para que a mesma seja informada da sua anulação. 11

13 Esta anulação só é aceite pela Autoridade Tributária até à data / hora de carga, ou seja, se tenho um transporte cuja hora de carga é daqui a 5 minutos, então nestes 4.59 minutos que se seguem, o mesmo poderá ser anulado e efectuada a comunicação da sua anulação, sendo que se tentar comunicar depois disso, a comunicação irá falhar. Registo de Código de Transporte pelo Utilizador Como referido anteriormente, o utilizador tem mais do que um mecanismo disponível para proceder à comunicação dos documentos de transporte, como tal, o Singest permite ao utilizador associar ao documento qual o código que lhe foi atribuído pela Autoridade Tributária, mesmo quando esta comunicação não tenha sido efectuada pelo Singest. Documentos de Transporte Manuais De forma a contemplar as situações em que o utilizador pode utilizar documentos de transporte manuais, o Singest irá passar a permitir nas séries definidas como sendo para documentos manuais, registar documentos de transporte, indicando qual o documento em papel a que diz respeito (como já acontece no caso do registo de documentos de venda em papel, e que são posteriormente inseridos no Singest). Comunicação por Tipo de Entidade / Consumidores Finais A portaria 161/2013 veio dispensar a obrigatoriedade da comunicação dos documentos de transporte à A.T., para as situações em que o adquirente ou destinatário seja um consumidor final. Assim, excepto no caso das transferências de armazém, todos os outros documentos de transporte emitidos pelo Singest, serão também validados segundo este critério. Mas, no caso de, por exemplo, os empresários em nome individual, o Singest não será capaz de os distinguir de um consumidor final, tendo de ser o utilizador a indicar quais devem ou não ser comunicados à AT. Para estas situações o Singest tem 3 opções de configuração na ficha da entidade (clientes e fornecedores): 12

14 1. Procedimento Padrão: esta é a opção standard do Singest para todas as entidades. Sempre que for emitido um documento de transporte, para uma entidade que tiver esta opção seleccionada, e cujo contribuinte possa ser de um consumidor final, antes de proceder à comunicação da mesma, o Singest irá questionar o utilizador se deve ou não proceder à comunicação; 2. Comunica Trans. AT: Sempre que for emitido um documento de transporte, para uma entidade que tiver esta opção seleccionada, e cujo contribuinte possa ser de um consumidor final, o Singest irá comunicar o transporte, da mesma forma que para as empresas; 3. Não Comunica Trans. AT: Sempre que for emitido um documento de transporte, para uma entidade que tiver esta opção seleccionada, e cujo contribuinte possa ser de um consumidor final, o Singest não irá comunicar o transporte. Guia de Entrada / Retorno Foi também inserido no Singest, um novo documento de transporte, a guia de entrada / retorno. Este documento, como o seu nome indica, permite registar as entradas de material nas instalações da nossa empresa, permitindo assim registar no Singest as guias de transporte manuais relativas à entrada de produtos em armazém. Por exemplo, as guias que foram emitidas aquando da entrega de produtos em clientes / fornecedores que, por algum motivo, não pode ser feita, tendo a mercadoria regressado à empresa. Visualização do Documento no E-Fatura Após a comunicação de um documento de transporte, o utilizador pode aceder ao site do e-fatura e consultar os documentos de transporte que comunicou, assim como documentos de transporte que foram emitidos por outras empresas, e que têm como destino a empresa em questão. Período Experimental A A.T. irá disponibilizar o endereço de produção a partir do dia 17 de maio, para que as entidades possam ativar e aproveitar o final de maio, para testar este processo de comunicação de documentos de transporte. Para efeitos legais, apenas 13

15 serão considerados válidos os documentos de transporte comunicados após 1 de julho, sendo os comunicados até esta data, removidos do servidor da A.T. Sincronização com o Observatório Astronómico de Lisboa Para o sucesso das comunicações via Webservice, é necessário que a hora do posto que está a emitir os documentos, esteja sincronizada com o Observatório Astronómico de Lisboa, pois caso não esteja, todas as comunicações serão recusadas pela Autoridade Tributária. Para a sincronização da hora com o Observatório Astronómico de Lisboa, pode aceder a tendo aqui os passos necessários para a correta configuração dos postos de trabalho. 14

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