Como Organizar Eventos 08 a 11 de outubro de 2014 08 a 11 de outubro de 2014
PLANEJAMENTO O que é? Para que serve?
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA EVENTOS É um dos primeiros grandes passos para a produção de um evento. Antes de qualquer ação, é necessário traçar um perfil detalhado de tudo que se pretende com o evento e tudo que é necessário para a efetivação dele. Qual o objetivo? Qual o objetivo? Qual seu nicho? Quanto posso gastar? Qual será a equipe? Como será a divulgação? Etc.
Por que é tão importante Planejar? Pode parecer fácil, mas organizar eventos, independente do tamanho, exige cuidados imprescindíveis. Um custo não planejado, um risco não calculado, uma divulgação fraca e até o seu jeito de se relacionar com os outros serão fatores diretamente proporcionais ao sucesso da sua ação.
Os sete erros mais comuns 1. Falta de planejamento 2. Desespero 3. Falta de networking 4. Má divulgação 5. Não saber ouvir 6. Estar desatualizado 7. Falta de criatividade
Como Montar um Cronograma Atividade Responsável pela atividade 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Status 1. Planejamento da ação Avaliação do cenário sócio-econômico Delimitação do conceito Objetivo do evento Público Alvo Definição do local Definição da data Definição do horário Levantamento de custos 2. Formação das equipes Técnica Logística Infra-estrutura Comunicação Segurança 3. Programação Definição completa da programação Data escolhida para o evento 4. Administrativo-financeiro Definição de orçamento Levantamento de planilha/controle orçamento 5. Montagem de check-lists Forncedores Compras 6. Captação de recursos Patrocínio Permutas Venda de ingressos/inscrições 7. Jurídico Levantamento/negociação dos direitos autorais Definição de contrapartidas Assinatura de contratos
Como Montar um Cronograma PRÉ-PRODUÇÃO Atividade Responsável pela atividade 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Status 1. Planejamento da ação Avaliação do cenário sócio-econômico Delimitação do conceito Objetivo do evento Público Alvo Definição do local Definição da data Definição do horário Levantamento de custos
Como Montar um Cronograma PRÉ-PRODUÇÃO Atividade Responsável pela atividade 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Status 2. Formação das equipes Técnica Logística Infra-estrutura Comunicação Segurança
Como Montar um Cronograma PRÉ-PRODUÇÃO Atividade Responsável pela atividade 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Status 3. Programação Definição completa da programação Data escolhida para o evento 4. Administrativofinanceiro Definição de orçamento Levantamento de planilha/controle orçamento 5. Montagem de check-lists Forncedores Compras
Como Montar um Cronograma PRÉ-PRODUÇÃO Atividade Responsável pela atividade 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Status 6. Captação de recursos Patrocínio Permutas Venda de ingressos/inscrições 7. Jurídico Levantamento/negociaçã o dos direitos autorais Definição de contrapartidas Assinatura de contratos
Como Montar um Cronograma PRODUÇÃO Atividade Responsável pela atividade 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Status 8. Definição de cronograma de execução 9. Jurídico Alvarás Taxas públicas Regulamento do evento Levantamento de documentação
Como Montar um Cronograma PRODUÇÃO Atividade Responsável pela atividade 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Status 10. Artístico Transporte Traslado Hospedagem (rooming list) Alimentação Camarim Receptivo Tradutor
Como Montar um Cronograma PRODUÇÃO Atividade Responsável pela atividade 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Status 11. Técnica Cenário Figurino/maquiage m Equipamentos (iluminação, sonorização ) Uniforme Transporte Traslado Alimentação
Como Montar um Cronograma PRODUÇÃO Atividade Responsável pela atividade 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Status 12. Local Ambientação/Decor ação Sinalização (Posicionamento) Credenciamento/Po rtaria Acessibilidade Rota de fuga Vistorias (laudos técnicos, bombeiros) Estrutura (palco, sala de produção, imprensa) Infraestrutura Limpeza
Como Montar um Cronograma PRODUÇÃO Atividade Responsável pela atividade 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Status 13. Divulgação e Marketing Planejamento estratégico Cerimonial (definição de hostess, etc) Sinalização (criação e produção) Peças institucionais Peças gráficas Peças volantes Brindes e material promocional
Como Montar um Cronograma PRODUÇÃO Atividade Responsável pela atividade 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Status 13. Divulgação e Marketing Mídia paga (rádio, tv, impressos, internet) Assessoria de imprensa(mídia espontânea) Redes sociais Comum. interna Clipping Premiação Certificado (confecção) Pesquisa de satisfação (públ. geral)
Como Montar um Cronograma PÓS-PRODUÇÃO Atividade Responsável pela atividade 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Status 14. Desmontagem Estrutura Equipamentos Limpeza 15. Borderô 16. Entrega de Certificado 17. Pagamentos / Acertos finais Equipe Forncedores 18. Pesq. satisfação (público interno) 19. Relatório final
Como Montar um Cronograma 1. Análise do público-alvo 2. Lista de tudo que deve ser feito 3. Linha do tempo 4. Organização de acordo com as localidades 5. Checagem da disponibilidade dos convidados 6. Atividades paralelas 7. Fornecimento de ingressos e outras formas de entrada 8. Planilha com o andamento das ações pré-evento 9. Segmentação das metas 10. Finalização sem deixar passar nenhum detalhe
Planejamento Financeiro Planejamento antecipado Orçamento personalizado Pesquisa em detalhes Organização do começo ao fim Preparação para imprevistos Aproveite promoções e alternativas gratuitas Estude antes de precificar Ajustes conforme as prioridades do evento
Como Precificar seu Evento 1. Gastos com o evento 2. Pesquisa de mercado 3. Criação de lotes para o período de vendas 4. Opções de pagamento 5. Redução de custos 6. Ferramentas de auxílio
Mídia Social: Aliada ou Vilã na divulgação de eventos? Eles vão falar sobre você. Por isso, saiba como potencializar os efeitos da comunicação nas redes sociais, transformando-a em sucesso para sua ação. A Internet mudou a forma como as pessoas consomem, se informam e se comunicam. Somos 78 milhões de brasileiros conectados (Ibope set/2011), o que torna o Brasil o 5º país mais online do mundo. O boom é maior quando o assunto é Mídia Social. Pesquisas de 2011 revelam que 8 a cada 10 brasileiros navegam pelos sites de Redes Sociais (Nielsen ago/2011). Não há como se esconder deste fenômeno da comunicação. Se você ou o seu produto não está lá, não adianta. Mesmo com a ausência, os media users vão falar sobre você. O segredo para evitar o falatório e causar uma boa impressão é se relacionar. Não se esconda, saiba ouvir as críticas e se prepare para resolvê-las, conheça o seu público, seja agradável. Não é por que você está na web que o relacionamento com seus clientes será superficial. Pelo contrário, com as redes sociais e a colaboração web, os consumidores estão mais exigentes, críticos e questionadores.
Mídia Social: Aliada ou Vilã na divulgação de eventos? Domine a ferramenta para extrair o máximo de funcionalidades De olho na concorrência Saiba qual é o seu público de interesse Monitore E resolva Promoções são legais, mas tome cuidado Qualidade é mais importante que quantidade Seja social e não o chato Fale sempre a verdade
Como Conseguir Patrocinadores 1. Lista de possíveis patrocinadores 2. Apresentação aos patrocinadores potenciais 3. Desenvolvimento da proposta 4. Elaboração da forma de reconhecimento durante o evento 5. Elo entre público do evento e público do patrocinador 6. Orçamento preciso 7. Estudo de novos clientes e consumidores 8. Nada de propaganda enganosa 9. Organização em todas as ações 10. Abordagem adequada
Um boa apresentação para captar patrocinadores 1. Objetivo e metas 2. Justificativa 3. Estratégias de ação 4. Duração e outros detalhes do evento 5. Divulgação 6. Exemplos
Lembre-se da Legislação Lei Geral do Turismo Regulamentação de artistas e técnicos em espetáculos Licenciamento de eventos Lei do Direito Autoral Acessibilidade de deficientes físicos
Tendências para pequenos e médios eventos 1. Hibridismo 2. Diferenciação na oferta de comida e bebida 3. Engajamento social 4. Conexão mobile 5. Opções inusitadas 6. Consciência ambiental 7. Regalias 8. Filantropia 9. Feedback em ação 10. Decoração customizada
Apresentações desta palestra estarão no site da feira e ficarão disponíveis até dezembro de 2012. www.feiradoempreendedorpe.com.br Local: downloads/arquivos Os Certificados estarão disponíveis no site da feira Os Certificados estarão disponíveis no site da feira a partir de: 01 de novembro até 30 de dezembro de 2012. www.feiradoempreendedorpe.com.br Local: downloads/certificados
O Sebrae agradece a participação de todos e deseja encontrá-los em outros eventos!