Gerenciamento de Projetos Fundamentos & Conceitos Gerais AGENDA OBJETIVO DO CURSO A PROGRAMAÇÃO DO CURSO OS STAKEHOLDERS» Project Management Institute PMI» Independent Project Analysis - IPA» Participantes 2 1
OBJETIVO DO CURSO PROPORCIONAR AOS PARTICIPANTES UM CONJUNTO ESTRUTURADO E ABRANGENTE DE CONHECIMENTOS, NECESSÁRIOS PARA O GERENCIAMENTO EFICAZ DE PROJETOS, DENTRO DE UMA VISÃO INTEGRADA DOS PROCESSOS SEGUNDO OS CONCEITOS DO PMI PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE E DA METODOLOGIA PROPOSTA PELO IPA INDEPENDENT PROJECT ANALYSIS 3 AGENDA OBJETIVO DO CURSO A PROGRAMAÇÃO DO CURSO OS STAKEHOLDERS» Project Management Institute PMI» Independent Project Analysis - IPA» Participantes 4 2
PROGRAMAÇÃO DO CURSO PARTE I: PRINCÍPIOS PIOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS PARTE II: CICLO DE VIDA DOS PROJETOS PARTE III: PMBOK E AS ÁREAS DE CONHECIMENTO 5 AGENDA OBJETIVO DO CURSO A PROGRAMAÇÃO DO CURSO OS STAKEHOLDERS» Project Management Institute PMI» Independent Project Analysis - IPA» Participantes 6 3
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE 7 O PMI O PMI - Project Management Institute é uma instituição sem fins lucrativos, dedicada ao progresso da atividade de Gestão de Projetos Foi criado em 1969 e conta hoje com cerca de 160.000 membros em 67 países com 200 capítulos (chapters) e 30 SIG s O principal objetivo do PMI tem sido a definição e divulgação das melhores práticas em gestão de projetos 8 4
O PMI no Brasil Os capítulos (Chapters) do PMI são regionais, funcionam como receptores e distribuidores de informações relacionadas ao tema. É através dos capítulos que o PMI integra seus membros mundialmente. Existem no Brasil 11 capítulos do PMI: São Paulo, Rio de Janeiro, Minas Gerais, Distrito Federal, Paraná, Rio Grande do Sul, Bahia, Pernambuco, Amazonas, Santa Catarina, Espírito Santo, Ceará, Goiás 9 Certificação PMP Desde 1985 o PMI mantém um programa de certificação rigoroso que visa aprimorar a profissão do Gerente de Projeto e reconhecer os profissionais qualificados na área de gerenciamento de projetos. A Certificação Project Management Professional (PMP ) é a credencial profissional com maior reconhecimento para profissionais associados com Gerência de Projetos 10 5
O Guia PMBoK 11 Os Mais Novos Padrões 12 6
INDEPENDENT PROJECT ANALYSIS - IPA IPA Latin America 44426 Atwater Drive, Suite 100 Ashburn, Virginia 20147 USA Ph: 703-729-8300 Fax: 703-726-5342 or 703-729-8301 E-mail: CPLA@ipaglobal.com 13 INDEPENDENT PROJECT ANALYSIS Independent Project Analysis é a organização global de destaque para análise quantitativa da eficácia de projetos de capital. Conduz pesquisas relativas ao funcionamento de projetos de capital e sistemas de projeto e aplica os resultados de tais pesquisas no apoio aos clientes na criação e utilização mais eficiente de ativos de capital. 14 7
15 Heyde José Heyde Viveiros Jos Maia, PMP APRESENTAÇÃO DO INSTRUTOR Heyde José Viveiros Maia Engenheiro Mecânico, graduado em 1976 na UFBA, PMP. Professor da Escola Politécnica da UFBA desde 1980. Toda vida profissional voltada as atividades de gestão de projetos industriais, tanto na indústria quanto como prestador de serviços. Em Gestão de Projetos atuou no Ceped, Promon, JPE e WBS junto a clientes COPENE (atual Braskem), PQU, Petrobrás, Monsanto, DOW Química, Transpetro, Samarco, CNO, Petroquímica Paulínia, Caraíba Metais dentre outros. Em Construção e Montagem Eletro Mecânica, na PHB, CMEL, Ultratec e MPE junto a clientes CODEBA (Porto de Aratu), CVRD (Carajás), Caraíba Metais (Metalurgia do Cobre), Petrobrás (RLAM), Griffim (atual DuPont), Air Products (Planta HyCo), etc Como cliente na PRONOR Petroquímica, Prochrom Química e Air Products (Planta QdB). Gerente de Gestão de Projetos da WBS. Bacharel em Direito, graduado pela UNIFACS. 16 8
Parte I: Princípios do Gerenciamento de Projetos 17 AGENDA Conceitos Básicos B do Gerenciamento de Projetos Definição de Projeto e Gerenciamento de Projetos Rotinas X Projetos Esforços os Relacionados: Programas e Subprojetos Benefícios do Gerenciamento de Projetos Principais fatores de Sucesso em Projetos Os Pilares do Gerenciamento de Projetos 18 9
Introdução A única certeza que temos é que as coisas sempre mudam... Agentes Provocadores: Tecnologia Mercado Clientes Sociedade 19 Como sobreviver neste cenário? Empresas buscam Vantagem Competitiva: - Flexibilidade; - Referência; - Custo baixo, - Preço competitivo; - Velocidade; - Qualidade, etc. Para tanto planejam suas Estratégias: Modo como a empresa se orienta (...) e atua em relação ao mercado e aos concorrentes. Projetos são instrumentos da execução de ações estratégicas. 20 10
DEFINIÇÃO DE PROJETO Um Projeto é um Empreendimento Temporário rio Desenvolvido para Criar um Produto ou um Serviço Único 21 ROTINAS x PROJETOS Trabalho nas Empresas Tipos Operações Projetos Similaridades Realizados por Pessoas Limitados aos Recursos Disponíveis Planejados, Executados e Controlados Diferenças Contínuas e Repetitivas Temporários e Únicos 22 11
Características dos Projetos Incerteza. Complexidade. 23 O Que é Gerenciamento de Projetos? A A aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicast às s atividades de projeto a fim de atender as necessidades e expectativas das partes envolvidas [PMBOK] 24 12
Por quê a Gestão dos Projetos? Idéias Seleção dos Projetos Detalhamento Execução??? Produto Final: 1.Não alinhado com a estratégia da empresa 2.Não atende requisitos de SMS 3.Não atende requisitos operacionais 4.Não atende expectativas dos custos operacionais 5.Implementação não atende requisitos de prazo 6.Implementação não atende requisitos de custos 7.Não atende expectativas gerais do cliente 25 BENEFÍCIOS Aumenta a confiança e o grau de certeza dos interessados; O gerenciamento evita surpresas; Antecipa as situações desfavoráveis; Agiliza as decisões; Aumenta o controle gerencial; Melhora continuamente os projetos; GERÊNCIA DE PROJETO 26 13
BENEFÍCIOS (cont.) Faz o balanceamento de demandas concorrentes, prioriza os projetos; Melhora o acompanhamento e o controle; (fornecendo um método consistente para acompanhar tarefas e marcos) Expande a comunicação entre os Stakeholders; PM Refina as projeções de necessidades de recursos; Fornece um mecanismo para medição do desempenho. 27 Gerenciamento de Portfólio, Programas e Projetos Ger. Programa Coordenar Múltiplos Projetos Ger. Portfolio Definir Curso de Ação e Estratégia Ger. Projeto Entregar Soluções 28 14
Portfólio e Programas Gerenciamento de de Portfólio Consiste no no gerenciamento integrado dos dos diversos programas e projetos em em andamento numa numa organização visando estabelecer uma uma direção direção única única para para o alcance alcance dos dos objetivos estratégicos e a garantia dos dos investimentos. Gerenciamento de de Programas É o gerenciamento centralizado e coordenado de de um um programa para paraalcançar seus seusbenefícios e objetivos estratécigos. Enquanto o gerenciamento de de projetos e programas tradicionalmente se se preocupa em fazer o trabalho corretamente, o gerenciamento de de portfolio se se preocupa em fazer o trabalho certo. 29 PROBLEMAS ENCONTRADOS NOS PROJETOS? 30 15
PRINCIPAIS CAUSAS DE FRACASSOS NOS PROJETOS As metas e os objetivos são mal estabelecidos Pouca compreensão da complexidade do projeto O projeto inclui muitas atividades e muito pouco tempo para realizá-las Pouca sistematização do projeto. As estimativas financeiras são pobres e incompletas O projeto é baseado em dados insuficientes, ou inadequados O sistema de controle é inadequado 31 PRINCIPAIS CAUSAS DE FRACASSOS NOS PROJETOS (cont.) O projeto não teve um gerente de projeto, ou teve vários Criou-se muita dependência no uso de softwares de gestão de projetos O projeto foi estimado com base na experiência empírica O projeto não se baseou em dados históricos. O treinamento e a capacitação foram inadequados Faltou liderança do gerente de projeto Não foi destinado tempo para as estimativas e o planejamento 32 16
O QUE É TER SUCESSO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS? Ter alcançado os objetivos do projeto: Entregar tudo o que foi planejado (escopo) Dentro do prazo acordado (tempo) Dentro dos custos previstos (custo) Com o nível de desempenho requerido e adequado ao uso, utilizando os recursos designados eficientemente (qualidade) Com a aceitação do cliente (satisfação do cliente) 33 ELEMENTOS FUNDAMENTAIS NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS 34 17
Fundamentos na Gestão de Projetos PROCESSOS 35 PROCESSOS 36 18
PROCESSOS Facilitar a seleção e a priorização de projetos e a manutenção do portfólio Desenvolver a manter um painel de controle executivo Disponibilizar e manter metodologia e ferramentas Acompanhar e reportar o progresso Apoiar a implementação de projetos Manter base de melhores práticas Reduzir o ciclo de vida dos projetos Análise e métricas de resultados em projetos 37 Parte II: Ciclo de Vida dos Projetos 38 19
FASES E CICLO DE VIDA DO PROJETO Como os projetos são únicos, envolvem sempre um certo grau de risco. Para minimizar este risco os projetos são normalmente divididos em fases. A divisão em fases permitem um maior grau de controle e uma melhor interligação do projeto com as operações de uma organização. O conjunto destas fases é chamado de ciclo de vida do projeto. 39 CICLO DE VIDA DO PROJETO O ciclo de vida serve para definir o início e o fim de um projeto. O projeto se inicia com a identificação de uma oportunidade. A organização realiza um estudo de viabilidade, formal ou não, para decidir se o desenvolvimento de um projeto é apropriado, ou não. O projeto é finalizado com a aplicação do seu produto na organização para o qual foi concebido, quando é feito um planejamento da introdução deste produto nas operações rotineiras da empresa. Normalmente, as fases do projeto são seqüenciais, de forma que o subproduto de uma fase é pré-requisito para a fase seguinte. 40 20
CICLO DE VIDA DO PROJETO Fase Inicial Fases Intermediárias rias (uma ou mais) Fase Final Recursos e Custos Alocados Tempo 41 OPORTUNIDADE CONSTRUTIVA x INTERVENÇÃO DESTRUTIVA Potencial de Adicionar Valor Intensidade Oportunidade Construtiva Intervenção Destrutiva Custo de Mudança a / Correção Início Tempo Término 42 21
INCERTEZA DO RISCO x QUANTIDADE ARRISCADA Nível de Risco Intensidade Região de Maior Impacto do Risco Quantidade Arriscada Início Tempo Término 43 FASES DO PROJETO Cada fase de um projeto é caracterizada pela entrega de um ou mais subprodutos. Um subproduto é sempre tangível, isto é, o trabalho realizado pode ser verificado, como por exemplo: um estudo de viabilidade, o projeto detalhado, um protótipo, etc. Portanto as fases e os subprodutos compõem uma seqüência lógica de atividades com o objetivo final de gerar o produto final do projeto. 44 22
FASES DO PROJETO A conclusão da fase de um projeto é marcada pela verificação dos subprodutos e do desempenho do projeto, com o objetivo de: Decidir se o projeto deve prosseguir para a fase seguinte Detectar e corrigir erros Cada fase do projeto inclui um conjunto de controles que permitem o seu gerenciamento. A fase normalmente leva o nome do seu principal subproduto. 45 CICLOS DE VIDA DE PROJETOS Projetos de Construção 100% Instalações Operação Plena Progresso Físico Decisão de Executar ou não o Projeto Principais Contratos Negociados Praticamente Completas Estágio 1 Estágio 2 Estágio 3 Estágio 4 VIABILIDADE Formulação do Projeto Estudos de Viabilidade Definição e Aprovação de Estratégias PLANEJAMENTO E PROJETO Projeto Básico Custos e Programação Termos e Condições Contratuais Planejamento Detalhado EXECUÇÃO Fabricação Entrega Obras Civis Instalações e Testes ENTREGA E PARTIDA Testes Finais Manutenção 46 23
O Ciclo do Projeto de Capital - IPA Front-End Loading Domínio da Unidade de Negócio Domínio da Engenharia Domínio da Operação 47 Fluxo Típico Empresarial Negócio Construção e Montagem Início GP 1ª ETAPA 2ª ETAPA ANÁLISE CRÍTICA IDENTIFICAÇÃO DE ORÇAMENTO E ELABORAÇÃO DO EXECUÇÃO CONTRATO AVALIAÇÃO OPORTUNIDADES DE NEGÓCIOS CONQUISTA DO CONTRATO PLANO DO PROJETO E ACOMPANHAMENTO FINAL Banco de Dados kick-off meeting 48 24
Ciclo de Projetos Fase I Início Solicitação do Cliente Escopo Físico Divisão de Responsabilidade Avaliação Preliminar de Riscos Estimativa (Custo e Prazo) Fase de Propostas Propostas Aprovação CLIENTE Contrato 49 Ciclo de Projetos Fase II Escopo Físico Custo Sim Aprovação CLIENTE Prazo Qualidade Base line da Obra Organização Sistema de Planejamento e Controle Alteração do Escopo Não E.A.P. Cronogramas Curvas Aprovação CLIENTE Plano de Execução Ajustes e Correções (Implementação) Ajuste Cronograma Ajuste Métodos Recursos Ajuste Orçamentário Controle Integrado do Projeto EXECUÇÃO FÍSICA Coordenação (Avaliação) Programação e Controle (Monitoração) Programação Acompanhamento Medições Aprovação CLIENTE EXECUÇÃO FÍSICA Reuniões internas de acompanhamento Relatórios Correspondências 50 25