Guia para uso do WSis Sistema Integrado Sincout Sincout Informática Ltda. Tel.: (21) 2558-1010 Fax.: (21) 2558-1900 Praia do Flamengo, 66 B, grupo 1118 a 1119 Rio de Janeiro RJ 22228-900 www.wsis.com.br comercial@sincout.com.br suporte@sincout.com.br
Índice: Introdução I Conceitos Básicos II Teclas de atalho III Consulta e Impressão de Relatório IV Segurança - Grupo de Acesso e Usuário V Instalação VI Atualização de Versão VII Cadastro de Nova Empresa VIII Cópia de segurança (backup) IX Glossário Anexos 1 Módulo Wcge (Contabilidade) a. Sequências de Operação b. Operações Especiais c. Escrituração Contábil Digital - ECD (SPED Contábil) d. Importação do CGE 2 Módulo Wbpa (Ativo Permanente e Patrimônio Líquido) a. Sequências de Operação b. Cálculo da Depreciação c. Importação do BPA 3 Módulo Wcpr (Contas a Receber e a Pagar) a. Sequências de Operação b. Contas a Receber e Contas a Pagar c. Recebimentos e Pagamentos 4 Módulo Wcts (Controle de Tesouraria) a. Sequências de Operação b. Modelo Cheque 5 Módulo Wces (Controle de Estoque) a. Sequências de Operação b. Unidade de Medida 6 Módulo Warf (Arquivos para a Receita Federal) a. Sequências de Operação 7 Manutenção de PJPF (Clientes e Fornecedores) 8 Parâmetros para uso em atalho do Windows (Usuários avançados) Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 2
Introdução: O Sistema Integrado Sincout para Windows (WSis) é composto, hoje, pelos módulos: Wcge (Contabilidade Gerencial), Wbpa (Ativo Permanente e Patrimônio Líquido), Wcpr (Contas a Pagar e a Receber), Wcts (Controle de Tesouraria), Wces (Controle de Estoque) e Warf (Arquivos para a Receita Federal). A leitura completa deste guia é a melhor maneira de conhecer os recursos do sistema e usá-los de forma eficiente e segura. O Capítulo I descreve os conceitos básicos que o sistema utiliza. O Capítulo II descreve as teclas de atalho úteis para operar com maior agilidade e precisão, além de mostrar como utilizar as janelas do WSis. O Capítulo III descreve as funcionalidades do controle de Consulta e Impressão de Relatório, comum a todos os Módulos do WSis. O Capítulo IV descreve as funcionalidades do controle de segurança de acesso ao WSis. O Capítulo V descreve a instalação do WSis. O Capítulo VI descreve o processo de atualização de versão do WSis. O Capítulo VII descreve o processo de cadastro da licença de uma nova Razão Social. O Capítulo VIII descreve a geração de cópias de segurança (backup). O Capítulo IX (Glossário) completa a descrição do WSis. Os Anexos de 1 a 6 descrevem as particularidades de cada Módulo e o Anexo 7 descreve o cadastro de Clientes e Fornecedores. O Anexo 1, Módulo Wcge, descreve as sequências de funções que devem ser utilizadas para a sua operação, suas operações especiais e a importação dos dados anteriormente mantidos pela Contabilidade Gerencial Sincout (CGE). O Anexo 2, Módulo Wbpa, descreve as sequências de funções que devem ser utilizadas para a sua operação, suas operações especiais e a importação dos dados anteriormente mantidos pelo Controle de Ativo Permanente e Patrimônio Liquido Sincout (BPA). O Anexo 3, Módulo Wcpr, descreve as sequências de funções que devem ser utilizadas para a sua operação e as operações relacionadas as Contas a Pagar e a Receber. O Anexo 4, Módulo Wcts, descreve as sequências de funções que devem ser utilizadas para a sua operação, a manutenção do cadastro Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 3
de Modelo Cheque e as operações relacionadas ao Controle de Tesouraria. O Anexo 5, Módulo Wces, descreve as sequências de funções que devem ser utilizadas para a sua operação e as operações especiais relacionadas ao Controle de Estoque. O Anexo 6, Módulo Warf, descreve as sequências de funções que devem ser utilizadas para a sua operação. O Anexo 7 descreve a manutenção de Clientes e Fornecedores necessários a vários módulos do WSis. Para um uso eficiente é necessário um mínimo de familiaridade com o Windows: uso de menus, navegação entre campos, configuração de impressora e uso do Windows Explorer. Finalmente lembramos que a preparação frequente de cópias de segurança (backup) é a única garantia para as informações registradas em qualquer sistema. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 4
I Conceitos Básicos: 1. Carregando o sistema para uso: Selecionar, no menu Iniciar do Windows, o menu Programas, a seguir o menu Sincout e por último o Módulo desejado do WSis: Indicar o usuário, a senha, selecionar a empresa desejada e clicar o botão OK, ou, para desistir, clicar o botão Cancela. Originalmente os Módulos do WSis possuem um único usuário de nome ADM e sem senha. O Módulo Wcge foi utilizado como exemplo mas sua operação é idêntica a dos outros Módulos. 2. Selecionar a opção desejada no menu: A navegação nos menus é idêntica a qualquer outra aplicação Windows. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 5
3. É importante notar que o conteúdo de algumas tabelas, assim como o efeito de algumas funções, são de uso exclusivo de uma empresa enquanto que o de outras são de uso geral, sendo que cada Módulo possui funções específicas, enquanto que outras são comuns a um ou mais Módulos. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 6
II Teclas de atalho: 1. Manutenção de Tabelas: Para a manutenção de uma tabela é necessário o uso de funções resumidas na barra de tarefas: 1 Encerrar o Módulo do WSis [Alt+F4]. 2 Fechar a janela selecionada [Ctrl+F4]. 3 Selecionar o primeiro registro [Ctrl+Alt+P]. 4 Selecionar o registro anterior [Ctrl+Alt+A]. 5 Selecionar o registro seguinte [Ctrl+Alt+S]. 6 Selecionar o último registro [Ctrl+Alt+U]. 7 Incluir um novo registro [Ctrl+Ins]. 8 Excluir o registro corrente [Ctrl+Del]. 9 Incluir um novo complemento para o registro corrente [Ctrl+I]. 10 Excluir o complemento selecionado do registro corrente [Ctrl+E]. 11 Confirmar as alterações efetuadas no registro corrente [Ctrl+O]. 12 Cancelar as alterações efetuadas e não confirmadas no registro corrente [Ctrl+L]. O sistema confirma, automaticamente, qualquer alteração se um outro registro for selecionado ou se a janela for fechada. 13 Reler os dados, a partir do Banco de Dados [F5]. Útil quando for necessário carregar dados alterados por outra estação da rede. É importante notar que os dados não confirmados do registro corrente serão descartados. 14 Emitir, com visualização prévia, o relatório [Ctrl+P]. 15 Apresentar ou não a janela de controle de relatório [Ctrl+K]. Os itens de números 3 a 8 e os de números 11 e 12 referem-se aos dados da tabela corrente enquanto que os itens de números 9 e 10 referem-se aos complementos do registro corrente. Os itens 14 e 15 serão novamente abordados no Capítulo III. Existem dois tipos de manutenção de tabela. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 7
No primeiro tipo os dados são apresentados, em forma de tabela, na aba Resumo: e incluídos ou alterados na aba Detalhe: a aba Detalhe pode ou não ter complementos, que por sua vez são formados por novas abas com informações complementares para o registro selecionado: Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 8
No segundo tipo de manutenção de tabelas a inclusão e a alteração de dados ocorre em um único modo: 2. Janela de seleção: 1 Abrir a janela de seleção [F2]. A janela de seleção é usada para busca de arquivos, pastas ou registros em tabelas do próprio Sistema. 3. Abas de manutenção genérica: 1 Selecionar a janela de resumo ou formato de planilha de registros [Ctrl+A]. 2 Selecionar a janela de detalhe de um registro [Ctrl+A]. As abas de um complemento podem ser controladas pelo [Ctrl+D]. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 9
4. Botões de ligação: 1 Incluir o registro selecionado na janela da esquerda na coleção (janela da direita) [Ctrl+I]. 2 Incluir todos os registros na coleção [Ctrl+Alt+I]. 3 Excluir da coleção o registro selecionado na janela da direita [Ctrl+E]. 4 Excluir todos os registros da coleção [Ctrl+Alt+E]. As funções Incluir e Excluir também podem ser acionadas pela barra de tarefas, itens 9 e 10. 5. Classificação de tabela (Aba Resumo): De forma semelhante a do Windows Explorer, todos os dados apresentados em forma de tabela, podem ser classificados clicando o título da coluna desejada, caso a coluna já esteja classificada um novo clique inverterá a ordem de classificação. 6. Menu de contexto: Nos registros da aba Resumo se usar o botão direito do mouse ou a tecla menu do Windows (Shift+F10), será apresentado um menu em duas partes: A primeira parte é dependente da função em uso e incluí recursos da própria função, a segunda parte possui dois recursos: Filtra, para filtrar registros, e Ordena, para classificar os registros apresentados. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 10
III Consulta e Impressão de Relatório: Todos os relatórios são apresentados em tela, permitindo uma consulta prévia antes de sua impressão [Ctrl+P]. Diversos recursos podem ser utilizados tanto para a consulta como para a impressão do relatório, a janela de controle destes recursos pode ser ativada e desativada [Ctrl+K]. Todos os relatórios podem ser timbrados com o logo da empresa, para isto basta substituir o arquivo logo_relatorio.gif por outro com a imagem desejada, o arquivo original pode ser usado como referência. Caso o logo não seja desejado o arquivo logo_relatorio_vazio.gif deve ser renomeado para logo_relatorio.gif. Detalhes do controle de consulta e impressão de relatórios: 1 Impressora selecionada para a emissão do relatório. 2 Tipo do arquivo em que o relatório será gravado. 3 Nome do arquivo em que o relatório será gravado, use o [Ctrl+O] para iniciar a gravação do arquivo. 4 Nome do relatório na fila de impressão. 5 Número da página em que deverá ser iniciada a impressão, deixe vazio para iniciar na primeira página. 6 Número da página em que deverá ser encerrada a impressão, deixe vazio para encerrar na última página. 7 Indica se todas as páginas serão enviadas a impressora ou se apenas as de numeração ímpar ou par serão enviadas para a impressão. 8 Número de cópias do relatório a serem enviadas para impressão. 9 Indica se cada cópia será agrupada ou não. 10 Tipo de papel a ser considerado na formatação do relatório. Indique Padrão para que o tipo de papel configurado na impressora selecionada seja utilizado. 11 Zoom percentual que deverá ser utilizado para a impressão do relatório (diferente o Zoom de Exibição, ver campo número 17). 12 Tipo de orientação do papel a ser considerado na formatação do relatório. Indique Padrão para que o tipo de orientação configurado na impressora selecionada seja utilizado. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 11
13 Margem esquerda a ser acrescida à margem esquerda da impressora selecionada. 14 Margem direita a ser acrescida à margem direita da impressora selecionada. 15 Margem superior a ser acrescida à margem superior da impressora selecionada. 16 Margem inferior a ser acrescida à margem inferior da impressora selecionada. 17 Zoom percentual que deverá ser utilizado para a visualização do relatório. Este parâmetro não tem efeito sobre a impressão do relatório (ver campo número 11). 18 Indica se a visualização do relatório será na forma da página a ser impressa ou não. Este parâmetro não tem efeito sobre a impressão do relatório. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 12
IV Segurança - Grupo de Acesso e Usuário: Cada usuário do WSis precisa ter uma conta, associada ou não a um ou mais Grupos de Acesso. Cada Grupo de Acesso tem um conjunto de funções permitidas aos seus membros. Para criar um Grupo de Acesso selecione a função Menu: Arquivo/Segurança/Grupo de Acesso, escolha um nome para o novo Grupo de Acesso e as funções as quais os usuários associados a este grupo terão direito: Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 13
Na função Menu: Arquivo/Segurança/Usuário, indique o Nome do usuário, o Apelido que será utilizado para ter acesso aos módulos do WSis, a Matrícula (opcional), a Senha (obrigatória), a Empresa Padrão que será oferecida por default na entrada do módulo do WSis, e o Local Padrão que também será oferecido por default na entrada do módulo do WSis. Indique também se o usuário será um Administrador, um administrador terá acesso a todas as funções do módulo, as Empresas e Locais aos quais o Usuário terá acesso e, se o Usuário não for Administrador, os Grupos de Acesso aos quais ele pertence. Um Usuário não Administrador que não pertence a nenhum Grupo de Acesso não poderá utilizar nenhuma função do módulo do WSis. Desligue a indicação de Ativo quando for necessário suspender os direitos de acesso de um Usuário ao Módulo do WSis. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 14
V Instalação: Os aplicativos Sincout para Windows foram projetados para uso com um Banco de Dados. Hoje é suportado o Microsoft SQL Server. Lembramos que todos os programas em uso e residentes, como antivírus e aplicativos de controle tipo Norton Utilities, devem ser encerrados antes de iniciar qualquer instalação. Caso haja suspeita de contaminação por vírus, os testes das estações, do servidor e do próprio material distribuído pela Sincout deverão ser feitos antes de iniciar a instalação. A. Microsoft SQL Server: Se necessário, proceder com a instalação do servidor e das estações de acordo com a documentação da Microsoft. B. Executar em cada estação em que um dos Módulos do WSis será utilizado, o assistente de instalação WxxxSetup.exe, onde xxx representa a sigla do Módulo desejado. Seguir as instruções apresentadas pelo assistente de instalação, até que o próprio Módulo seja automaticamente executado, sugerimos que a instalação seja centralizada em uma única estação, preferencialmente a própria estação onde foi instalado o banco de dados: Na primeira instalação esta operação criará o banco de dados do WSis, nas demais instalações esta operação servirá para indicar o servidor do banco de dados. a. Computador do Banco de Dados: Indicar o nome do servidor onde está instalado o banco de dados, ou o nome completo da instância do SQL Server se o SQL Server não tiver sido instalado na instância padrão. b. Banco de Dados: Indica o nome do banco de dados, normalmente WSis. c. Conta de acesso ao Banco de Dados: Indicar a conta de acesso ao Banco de Dados, utilize uma conta com direitos de administrador do Microsoft SQL Server, normalmente a conta sa. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 15
d. Senha de acesso ao Banco de Dados: Indicar a senha de acesso ao Banco de Dados. e. Clicar no botão confirma ou teclar [Ctrl+O] para confirmar a operação. f. No caso do banco de dados não existir, primeira instalação, a pergunta deverá ser confirmada, em seguida a mensagem será apresentada, esta operação pode demorar vários minutos dependendo da configuração dos equipamentos e da rede. No caso do banco de dados existir a mensagem será apresentada. C. A instalação está concluída. Prossiga com o cadastramento dos dados das empresas contratadas, Capítulo VII. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 16
VI Atualização de Versão: Para atualizar a versão de qualquer módulo do WSis basta executar o assistente de atualização WxxxUpgrade.exe, onde xxx representa a sigla do Módulo desejado, e seguir as instruções apresentadas pelo assistente de atualização. Caso seja necessário, uma ou mais mensagens informando a necessidade de atualização do banco de dados serão apresentadas, cada atualização pode levar vários minutos. Cada mensagem apresentará a versão atual. Quando a atualização estiver concluída será apresentada uma nova mensagem, informando o número da nova versão. Caso a operação seja interrompida o banco de dados permanecerá na versão original e, automaticamente, uma nova tentativa de atualização será feira na próxima vez que o Módulo do WSis for executado. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 17
VII Cadastro de Nova Empresa: Para o cadastramento de uma nova empresa, em qualquer um dos módulos do WSis, verifique se recebeu o relatório Envio de Identificação de Produto referente ao Módulo desejado, que este relatório contém os dados corretos da Empresa a ser cadastrada, e siga os seguintes passos: A. Selecionar, no menu Iniciar do Windows, o menu Programas, a seguir o menu Sincout e por último o Módulo desejado. B. Caso seja a primeira empresa informar o usuário padrão ADM, não informar senha e clicar o Botão OK, se não for, informar os dados de um usuário com direitos de administrador. C. Caso seja a primeira empresa, selecionar a função Parâmetros Menu: Arquivo/Parâmetros e informar o Número de série do Cliente, fechar a janela Parâmetros. D. Selecionar a função Empresa Menu: Arquivo/Suporte/Empresa e, caso seja a primeira empresa, alterar os dados existentes de modo que o Nome e o CNPJ fiquem idênticos aos fornecidos no relatório, ou incluir uma nova empresa, caso seja necessária qualquer alteração nestes dados um novo relatório deverá ser enviado pela Sincout, fechar a janela. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 18
E. Selecionar a função Chave dos Módulos Menu: Arquivo/Suporte/Chave Módulo/Empresa, selecionar o Módulo desejado e incluir cada uma das empresas licenciadas informando: o Vencimento, o Máximo de usuários, a Chave Empresa/Módulo e o Número da Empresa mantendo sempre os valores enviados no relatório Envio de Identificação de Produto, fechar a janela. F. Selecionar a função Usuário Menu: Arquivo/Segurança/Usuário, selecionar a aba Empresas e incluir a nova Empresa/Filial, Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 19
selecionar a aba Locais e incluir a nova Empresa/Local. G. Carregar para cada uma das empresas licenciadas, ver Capítulo I, a função Conta Menu: Tabela/Conta, ou qualquer outra do menu Tabelas, se a função for carregada sem problemas, para todas as empresas, o Módulo terá sido instalado com sucesso. Caso não seja possível carregar esta função para uma ou mais empresas verifique se os dados digitados nos itens C, D e E correspondem exatamente aos enviados pela Sincout e se o passo indicado no item F foi integralmente seguido. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 20
VIII Cópia de segurança (backup): Cópias de Segurança (backup) devem ser feitas na periodicidade julgada necessária ou pelo menos uma vez por dia em que os dados de um dos módulos do WSis tenham sido alterados. Preferencialmente as cópias de segurança (backup) deverão ser feitas pelo Microsoft SQL Server, caso isto não seja possível os módulos do WSis disponibilizam a função Menu: Arquivo/Suporte/Gera Cópia de Segurança. Preferencialmente o backup deverá ser comandado da estação que estiver executando o servidor do banco de dados. O Backup será gerado na Pasta para salvar os Dados da função Parâmetros Menu: Arquivo/Parâmetros, caso este campo não esteja preenchido o backup será gerado na pasta Copia criada como uma subpasta da pasta escolhida para a instalação do Módulo. É importante considerar que a conta com a qual o serviço do Microsoft SQL Server está sendo executado precisa ter direito de gravação na pasta escolhida para o backup. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 21
IX Glossário: Abas: Formam o meio utilizado para selecionar a página de informação a ser exibida. Aplicativo: Conjunto de programas de computador que formam um módulo de um sistema, por exemplo o Wcge. Banco de Dados: Conjunto das informações (dados) e instruções (programa de computador) necessárias ao funcionamento do Aplicativo. Característica: Forma de classificação, junto com Tipo de Característica, para Pessoas Físicas e Jurídicas. Centro: Hierarquia que, opcionalmente, pode ser utilizada para a classificação dos Lançamentos e geração de balancetes. Tradicionalmente utilizada para controle de custos. Classe de Meio de Acesso: Equivalente a um endereço normalmente utilizado para indicar Telefone, Fax e E-mail. Conglomerado: Consolidado de empresas, permite a visualização integrada da contabilidade de duas ou mais empresas. Conjunto: Conjunto de Contas, Centros ou Lançamentos que, opcionalmente, pode ser utilizado para consultas e relatórios. Conta: Hierarquia utilizada necessariamente para classificar os lançamentos e obter balancetes. Detalhe: Aba que apresenta os dados completos de um registro utilizada para inclusão de novas informações ou para sua alteração. Estação: Microcomputador utilizado para executar um Módulo do WSis. Janela: Conjunto de campos necessários a uma operação. Normalmente utilizada para a manutenção dos registros de uma tabela ou para a seleção dos parâmetros necessários a emissão de um relatório. Lançamento: Menor unidade utilizada para registro da contabilidade, pode ser de partida simples, à débito ou à crédito, ou de partida dobrada. Licença: Chave alfanumérica envida pela Sincout para validar o uso de uma empresa. A licença da Sincout é baseada no Número de Série do Cliente, na sua Razão Social, no seu CNPJ, na Data de Vencimento, no Número Máximo de Usuários e no Número da Empresa. Local: Subdivisão da Empresa, freqüentemente utilizado para representar departamentos. Módulo: Aplicativo do WSis, por exemplo o Wcge. Padrão: Conjunto de informações pré-configuradas para aumentar a velocidade do registro das informações e melhorar sua precisão. PJPF: Abreviatura usado no WSis para Pessoa Jurídica ou Física. Rateio: Recurso que permite a distribuição automática, baseada em percentuais do valor de um lançamento, entre dois ou mais centros. Registro: Conjunto de campos que formam a unidade de informação de uma tabela. Exemplo: os dados de uma conta (código, nome, grupo e etc.), formam um Registro da tabela de Contas. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 22
Resumo: Aba que apresenta os dados em forma de planilha, utilizada para a visualização do conjunto e seleção de um determinado registro. Servidor: Microcomputador utilizado para hospedar o Banco de Dados do WSis. Tipo de Meio de Acesso: Equivalente ao tipo de endereço normalmente utilizado para indicar meios de acesso Comercial ou Residencial. Voucher: Conjunto de Lançamentos, necessariamente com acumulados a débito e a crédito idênticos. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 23
Anexo 1: Módulo Wcge (Contabilidade) a. Sequências de Operação: A operação do Módulo Wcge pode ser dividida nas seguintes sequências: 1. Parâmetros: rever, e ajustar se necessário, a configuração dos parâmetros Menu: Arquivo/Parâmetros. Caso os dados tenham sido importados do CGE, os parâmetros foram ajustados para valores compatíveis com os do CGE. 2. Tabelas: atualizar, sempre que necessário, as tabelas necessárias a operação do Wcge. Alterações nas tabelas só terão efeito em janelas abertas após a confirmação da alteração Itens do Menu Tabelas. 3. Lançamentos: existem duas opções para a manutenção dos lançamentos, Mantém Voucher e Mantém lançamento, sugerimos a primeira opção para a inclusão de novos Vouchers com seus Lançamentos e a segunda opção para alterações e exclusões. O Wcge suporta inclusões, alterações e exclusões de Lançamentos pelas duas funções Menu: Operação/Mantém Voucher e Operação/Mantém Lançamento. 4. Relatórios: emitir os relatórios necessários Menu: Relatório. 5. Apuração do Resultado do Exercício: os lançamentos necessários a apuração do resultado de um exercício podem ser gerados automaticamente pela função Menu: Operação/Apuração do Exercício. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 24
b. Operações Especiais do Wcge: 1. Conta (Menu: Tabela/Conta): As contas são dependentes da máscara informada nos parâmetros Menu: Arquivo/Parâmetros. Cada Conta pode ou não ter um Código Reduzido, o Wcge arbitrará o próprio código da conta caso o Código Reduzido não seja informado. Cada Conta deverá ter um Nome e pertencer a um Grupo. Uma conta pode ser Analítica, permitir lançamentos, ou servir apenas para totalização. Uma Conta pode ou não estar Bloqueada, uma conta Bloqueada mantém seu saldo, aparece em todos os relatórios mas não aceita novos lançamentos. Cada conta poderá ou não estar disponível para uso pela empresa atual, caso a conta seja necessária a outras empresas, a manutenção de Empresas deverá ser utilizada Menu: Tabela/Empresa. A manutenção de contas prevê o uso de duas abas complementares que permitem a associação de Centros a uma conta analítica Menu: Tabela/Centro e a associação de conjuntos a qualquer tipo de conta Menu: Tabela/Conjuntos/Conta. 2. Centro (Menu: Tabela/Centro): A manutenção dos centros é idêntica a manutenção de contas. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 25
3. Histórico (Menu: Tabela/Padrões/Histórico): Cada histórico padrão está limitado a 255 caracteres, o [Enter] poderá ser utilizado para forçar um novo parágrafo, o Wcge quebrará cada parágrafo sempre que necessário. O caractere [#] deverá ser usado para indicar uma lacuna a ser preenchida durante o lançamento. O Wcge suporta um número indeterminado de lacunas, a quantidade de [#] limita o tamanho da lacuna, a parte não preenchida de cada lacuna será automaticamente eliminada durante o lançamento. Caso o histórico termine com uma lacuna, esta poderá ser expandida até que o limite total de 255 caracteres seja atingido pelo histórico. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 26
4. Lançamento, primeira opção (Menu: Operação/Mantém Voucher): A manutenção de vouchers permite a seleção do período a ser consultado, inicialmente o último dia digitado é apresentado. A manutenção de vouchers, também apresenta para consulta todos os vouchers com diferença e possui três abas. A primeira aba (Vouchers) apresenta um resumo dos vouchers com acumulados a débito e a crédito, eventuais diferenças e a data e hora da inclusão e última atualização do voucher: A segunda aba (Lançamentos) apresenta, em forma de planilha, os lançamentos do voucher selecionado: Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 27
A terceira aba (Detalhe) apresenta os detalhes do lançamento selecionado: Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 28
5. Lançamento, segunda opção (Menu: Operação/Mantém Lançamento): A manutenção de lançamentos permite a seleção do período a ser consultado, sempre que aberta o último dia digitado é automaticamente apresentado, também apresenta para consulta, todos os vouchers com diferença, possui um mecanismo de filtro e duas abas. A primeira aba (Resumo) apresenta um resumo dos lançamentos com data, número do voucher, número do lançamento, conta a débito, conta a crédito, valor e histórico: O Filtro permite selecionar lançamentos com valores entre os limites da faixa informada, contendo no histórico o texto informado e em uma das contas (débito ou crédito) a conta informada. Basta deixar o campo vazio para desabilitar a opção do filtro. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 29
A segunda aba (Detalhe) apresenta os detalhes do lançamento selecionado: 6. Criação e Alteração de Balancetes (Menu: Tabela/Relatórios/Balancete): A manutenção de balancetes permite que a definição de um tipo balancete existente seja alterada e que um novo tipo balancete seja criado. Para a emissão de um balancete, deverá ser utilizada a função Menu: Relatório/Balancete. Um balancete é formado pelo seu nome, que servirá para a seleção do tipo de balancete no momento da emissão, pelo tipo, que indicará se o balancete será formado por contas, por centros, por conta com seus centros ou por centros com suas contas, as contas e centros poderão ou não ser selecionadas por um Conjunto (função Menu: Tabela/Conjuntos/Conta ou Tabela/Conjuntos/Centro). Um balancete por ser formado por até 4 colunas. 7. Criação e Alteração de Balancetes Expandidos (Menu: Tabela/Relatórios/Balancete Expandido): A manutenção de balancetes expandido permite que a definição de um novo tipo de balancete cujos dados serão automaticamente separados por mês, em até 12 meses. Para a emissão de um balancete expandido, deverá ser utilizada a função Menu: Relatório/Balancete. Um balancete expandido é formado pelo seu nome, que servirá para a seleção do tipo de balancete no momento da emissão, pelo tipo, que indicará se o balancete será formado por contas, por centros, por conta com seus centros ou por centros com suas contas, as contas e centros poderão ou não ser selecionadas por um Conjunto (função Menu: Tabela/Conjuntos/Conta ou Tabela/Conjuntos/Centro). Um balancete por ser formado por 12 colunas, todas do mesmo tipo. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 30
8. Apuração do Exercício (Menu: Operação/Apuração do Exercício): A função Apuração do Exercício gera os lançamentos necessários para zerar as contas de Despesa, Receita e Custo, para isto é necessário informar o Ano, que está sendo encerrado, a Data Voucher, onde serão criados os lançamentos, o Tipo, que indicará se os lançamentos serão de partida simples ou dobrada, a Conta, necessariamente sem centro, onde serão lançadas as contra partidas dos lançamentos criados e o histórico. A qualquer momento uma apuração pode ser excluída, neste caso os lançamentos criados também serão excluídos. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 31
c. Escrituração Contábil Digital - ECD (SPED Contábil): Para preparar os arquivos a serem transmitidos para a Receita Federal com o objetivo de cumprir a Instrução Normativa RFB nº 787 de 19 de novembro de 2007 e a Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009, deverão ser seguidos os seguintes passos: 1. Garantir que o Wcge está no mínimo na versão 1.01.14, caso não esteja fazer o download da última versão disponível no site do WSis (http://www.wsis.com.br/). 2. Preencher todos os dados da Empresa necessários a geração do ECD (função Menu: Tabela/ECD/Empresa). 3. Plano Referencial: Verificar, e atualizar se necessário, as contas précadastradas no Plano Referencial (função Menu: Tabela/ECD/Plano Referencial). Caso seja necessário copiar o Plano Referencial de um Banco de Dados para outro, será necessário utilizar, na barra de ferramentas, a ferramenta para exportar o Plano Referencial e, no outro Banco de Dados, a ferramenta para importá-lo. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 32
4. Plano Referencial - Conta e Centro: Mapear todas as contas, se necessário quebrando por centro, para suas respectivas contas no Plano Referencial (função Menu: Tabela/ECD/Plano Referencial - Conta e Centro). Na primeira coluna são apresentadas todas as contas do Plano de Contas Contábil, se necessário uma conta pode ser incluída mais de uma vez para permitir a sua quebra por centros. Na última coluna uma conta do Plano Referencial deve ser selecionada para cada conta do Plano de Contas Contábil. 5. Verificar se todas as cantas/centros foram mapeadas no Plano Referencial (função Menu: Tabela/ECD/Conta) e, se necessário, corrigir o Grupo Conta ECD. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 33
6. Inscrição Cadastral: Se necessário, informe as inscrições cadastrais em entidades relacionadas na tabela divulgada pelo Ato Declaratório COFINS 36/07. No caso de secretarias estaduais de fazenda, informe a inscrição estadual do ICMS (função Menu: Tabela/ECD/Inscrição Cadastral). 7. Escrituração Descentralizada: Esta função só deve ser utilizada quando a contabilidade for descentralizada e o Wcge não controlar todas a contabilidade da empresa (função Menu: Tabela/ECD/Escrituração Descentralizada). 8. Participante (função Menu: Tabela/ECD/Participante): Cadastro de informações referentes a pessoas físicas e jurídicas, somente devem ser informados participantes com os quais a empresa tenha um dos seguintes relacionamentos (tabela anexa ao Ato Declaratório COFINS nº 36/07 ): 01 Matriz no exterior; 02 Filial, inclusive agência ou dependência, no exterior; 03 Coligada, inclusive equiparada; 04 Controladora; 05 Controlada (exceto subsidiária integral); 06 Subsidiária integral; 07 Controlada em conjunto; 08 Entidade de Propósito Específico (conforme definição da CVM); 09 Participante do conglomerado, conforme norma específica do órgão regulador, exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 10 Vinculadas (Art. 23 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 11 Localizada em país com tributação favorecida (Art. 24 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 34
9. Balanço Patrimonial: Permite digitar ou importar da própria contabilidade o Balanço Patrimonial (função Menu: Tabela/ECD/Balanço Patrimonial). Para importar o balanço da contabilidade basta utilizar, na barra de ferramentas, a opção. 10. Balanço Patrimonial - Conta e Centro: Permite associar digitando ou utilizando a importação da própria contabilidade do Balanço Patrimonial (função Menu: Tabela/ECD/Balanço Patrimonial Conta e Centro). Esta função permite mapear a quebra de uma conta em mais de um centro. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 35
11. Demonstração do Resultado do Exercício: Permite digitar ou importar da própria contabilidade a Demonstração do Resultado (função Menu: Tabela/ECD/Demonstração do Resultado do Exercício). Para importar a Demonstração do Resultado da contabilidade basta utilizar, na barra de ferramentas, a opção. 12. Demonstração do Resultado - Conta e Centro: Permite associar digitando ou utilizando a importação da própria contabilidade da Demonstração do Resultado (função Menu: Tabela/ECD/ Demonstração do Resultado Conta e Centro). Esta função também permite mapear a quebra de uma conta em mais de um centro. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 36
13. Termo: Completar os dados necessários para o Termo de Abertura (função Menu: Operação/ECD/Termo). 14. Signatário: Informar os signatários do Livro: Contador, Administrador e etc. (função Menu: Operação/ECD/Signatário). Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 37
15. Geração: Informar o período, o nome do arquivo a ser gerado e, apenas quando necessário, a Situação Especial (função Menu: Operação/ECD/Geração). Marcar também Balanço e Demonstração selecionado a opção utilizada no Balanço e o Grau Máximo quando for o caso. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 38
d. Importação do CGE: Para importar os dados mantidos pela Contabilidade Gerencial Sincout (CGE) é necessário verificar se a versão do CGE é igual ou superior a versão 6.18, caso o CGE esteja em uma versão anterior, solicite à Sincout sua atualização antes de prosseguir: Passos a serem seguidos no CGE (DOS): 1. Exportar os parâmetros: no Menu: Utilitarios/Arquivo/Exporta/Parametros confirmar a execução da função com o conteúdo padrão dos campos (default). 2. Exportar todos os arquivos: confirmar a execução da função Menu: Utilitarios/Arquivo/Exporta/Todos. Passo a ser seguido no Wcge (Windows): Importar os dados do CGE: no Menu: Arquivo/Suporte/Importa do CGE selecionar a pasta onde está instalado o CGE, se for o caso substituir a Sigla Arquivos pela sigla que estava sendo utilizada pelo CGE e clicar no botão confirma ou teclar [Ctrl+O] para confirmar a execução. Todos os dados mantidos pelo CGE foram importados pelo Wcge, é importante lembrar que o CGE (DOS) não deverá voltar a ser utilizado após esta operação. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 39
Anexo 2: Módulo Wbpa (Ativo Permanente e Patrimônio Líquido) a. Sequências de Operação: A operação do Módulo Wbpa pode ser dividida nas seguintes sequências: 1. Parâmetros: Ajustar no Menu: Arquivo/Parâmetros, no mínimo, as máscaras que serão utilizadas pelo Wbpa. 2. Tabelas: atualizar, sempre que necessário, as tabelas necessárias a operação do Wbpa. Não deixe de consultar o Anexo 7 para conhecer as funções ligadas a manutenção de Clientes e Fornecedores. Alterações nas tabelas só terão efeito em janelas abertas após a confirmação da alteração Itens do Menu Tabelas. 3. Cadastro de Item Patrimonial: o cadastro de Itens Patrimoniais, função Menu: Tabela/Item Patrimonial, permite também informar a data de aquisição, o valor e a vida útil, além de informar o atual status do bem. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 40
4. Aquisição de Item Patrimonial: o cadastro da Aquisição de Item Patrimonial, função Menu: Operação/Aquisição, permite adquirir um item, previamente cadastrado sem os dados da sua aquisição, informando a data de aquisição, o valor e os dados da sua vida útil, além de informar o atual status do bem. 5. Baixa Total: o cadastro da Baixa Total de Item Patrimonial, função Menu: Operação/Baixa Total, permite baixar um item, informando a data da baixa e o valor. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 41
6. Operação Manual: As operações manuais permitem forçar o valor de uma depreciação de um item patrimonial - Menu: Operação/Operação Manual/Depreciação Manual: As operações manais permitem também informar a Correção para o Item Patrimonial ou a de sua Depreciação: 7. Relatórios: emitir os relatórios necessários Menu: Relatório. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 42
b. Cálculo da Depreciação: O cálculo da depreciação é automaticamente mantido pelo Wbpa, a qualquer momento, qualquer relatório, referente a qualquer período, pode ser emitido, mas se necessário o Wbpa pode ser forçado a refazer os cálculos referentes qualquer item patrimonial Menu: Arquivo/Suporte/Recalcula Depreciação. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 43
c. Importação do BPA: Para importar os dados mantidos pelo Controle de Ativo Permanente e Patrimônio Líquido (BPA) é necessário verificar se a versão do BPA é igual ou superior a versão 4.12, caso o BPA esteja em uma versão anterior, solicite à Sincout sua atualização antes de prosseguir: Passos a serem seguidos no BPA (DOS): 1. Exportar os parâmetros: no Menu: Utilitarios/Arquivos/Exporta/Parametros confirmar a execução da função com o conteúdo padrão dos campos (default). 2. Exportar todos os arquivos: confirmar a execução da função Menu: Utilitarios/Arquivos/Exporta/Todos. Passo a ser seguido no Wbpa (Windows): Importar os dados do BPA: no Menu: Arquivo/Suporte/Importa do BPA selecionar a pasta onde está instalado o BPA, se for o caso substituir a Sigla Arquivos pela sigla que estava sendo utilizada pelo BPA e clicar no botão confirma ou teclar [Ctrl+O] para confirmar a execução. Todos os dados mantidos pelo BPA foram importados pelo Wbpa, é importante lembrar que o BPA (DOS) não deverá voltar a ser utilizado após esta operação. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 44
Anexo 3: Módulo Wcpr (Contas a Receber e a Pagar) a. Sequências de Operação: Para a utilização do Wcpr, é necessário o cadastramento prévio das regras que irão gerar as contas a pagar e a receber. A operação do Módulo Wcpr pode ser dividida nas seguintes sequências: 1. Parâmetros: se necessário ajustar a máscara a ser utilizada para as Contas Financeiras pelo Wcpr, Menu: Arquivo/Parâmetros. 2. Tabelas: para uma melhor utilização, as tabelas deverão ser previamente cadastradas. Estas Tabelas, de acordo com a necessidade, serão ou não associadas a Clientes e Fornecedores, outras associações deverão ser feitas para permitir controlar as Contas a Pagar e as Contas a Receber. Não deixe de consultar o Anexo 7 para conhecer as funções ligadas a manutenção de Clientes e Fornecedores. Alterações nas tabelas só terão efeito em janelas abertas após a confirmação da alteração Itens do Menu Tabela. 3. Operação: manter as Contas a Receber e a Pagar e manter os Recebimentos e Pagamentos Itens do Menu Operação. 4. Relatórios: emitir os relatórios necessários Menu: Relatório. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 45
b. Contas a Receber e Contas a Pagar: Opcionalmente as contas a receber e a pagar podem ser criadas através de regras o que simplifica e garante mais precisão a operação do Wcpr. 1. Contas a Receber (Menu: Operação/Contas a Receber): A regra para criar uma conta a receber permite indicar se a Quantidade de Parcelas de uma conta é ou não Indeterminada, ou seja, terá um número infinito de parcelas, ou se terá uma quantidade predeterminada de parcelas; permite também indicar o intervalo entre cada parcela. 2. Contas a Pagar (Menu: Operação/Contas a Pagar): A manutenção das Contas a Pagar é idêntica a manutenção das Contas a Receber. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 46
c. Recebimentos e Pagamentos: Operação propriamente dita do Wcpr. 1. Recebimento (Menu: Operação/Recebimento): O Recebimento permite excluir, cancelar ou receber uma Conta a Receber já existente e, também, permite criar uma conta a receber avulsa, não vinculada a uma regra. A Data Prevista e o Valor Previsto serão preservados enquanto que a Data e o Valor devem espelhar o momento do pagamento. 2. Pagamento (Menu: Operação/Pagamento): O Pagamento permite excluir, cancelar, confirmar ou pagar uma Conta a Pagar já existente e, também, permite criar uma conta a pagar avulsa, não vinculada a uma regra. A Data e o Valor Previsto serão preservados enquanto que a Data e o Valor devem espelhar o momento do recebimento. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 47
Anexo 4: Módulo Wcts (Controle de Tesouraria) a. Sequências de Operação: Para a utilização do Wcts, é no mínimo necessário o cadastramento prévio dos Caixas e do Plano de Contas Financeiro. A operação do Módulo Wcts pode ser dividida nas seguintes sequências: 1. Parâmetros: se necessário ajustar a máscara a ser utilizada para as Contas Financeiras pelo Wcts, Menu: Arquivo/Parâmetros. 2. Tabelas: para uma melhor utilização, as tabelas deverão ser previamente cadastradas. Não deixe de consultar o Anexo 7 para conhecer as funções ligadas a manutenção de PJPF. Alterações nas tabelas só terão efeito em janelas abertas após a confirmação da alteração Itens do Menu Tabela. 3. Caixa (Menu: Tabela/Caixa) e Plano de Contas Financeiro (Menu: Tabela/Conta Financeira/Atualiza): para o cadastramento dos caixas pode ser necessário cadastrar um ou mais bancos: Um caixa pode ou não estar associado a uma conta bancária: Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 48
as contas analíticas do Plano de Contas Financeiro podem ou não estar associadas a uma conta do Plano de Contas Contábil: opcionalmente o próprio Plano de Contas Contábil pode ser importado e ser utilizado como Plano de Contas Financeiro (Menu: Tabela/Conta Financeira/Copia da Contabilidade). 4. Cheque e Autorização de Débito: a operação de cheques no Wcts, dependendo a alçada de cada operador, está dividida nas seguintes etapas: Manutenção (Menu: Operação/Cheque/Mantém) cadastramento do cheque propriamente dito; liberação do cheque (Menu: Operação/Cheque/Libera) para uso; impressão do cheque (Menu: Operação/Cheque/Impressão) em formulário próprio do banco ou em qualquer formulário para controle e arquivamento. Além destas operações um cheque pode ser cancelado (Menu: Operação/Cheque/Cancela Operação), ter sua destinação reclassificada (Menu: Operação/Cheque/Reclassifica) e o seus talões cadastrados. A operação da Autorização de Débito e semelhante a do Cheque (Menu: Operação/Autorização de Débito). 5. Débito / Crédito e Transferência Bancária: a operação Débito / Crédito (Menu: Operação/Débito / Crédito) deve ser utilizada para completar no Wcts os lançamentos bancários de forma a permitir a conciliação da conta com o extrato emitido pelo banco, Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 49
pode ser utilizado nas contas caixa não associadas a contas bancárias para todos os lançamentos, para utilizar esta operação é necessário cadastrar os Tipos de Operação (Menu: Tabela/Tipo Operação). A Transferência Bancária (Menu: Operação/Transferência Bancária) deve ser utilizada para cadastrar no Wcts, de uma única forma as transferências feitas de um caixa para outro. 6. Conciliação: a Conciliação (Menu: Operação/Conciliação) permite verificar o saldo de um caixa e, se for o caso, se o saldo confere com o extrato do banco. 7. Relatórios: emitir os relatórios necessários Menu: Relatório. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 50
b. Modelo Cheque: Opcionalmente o Wcts permite que layouts de impressão de cheques (Menu: Tabela/Tipo Operação) sejam criados para permitir agilizar a preparação de cheques. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 51
Anexo 5: Módulo Wces (Controle de Estoque) a. Sequências de Operação: A operação do Módulo Wces pode ser dividida nas seguintes sequências: 1. Parâmetros: se necessário ajustar a máscara a ser utilizada para os Grupos de Produtos e outros parâmetros necessários a utilização do Wces, Menu: Arquivo/Parâmetros. 2. Tabelas: para uma melhor utilização, as tabelas deverão ser previamente cadastradas. Estas Tabelas, de acordo com a necessidade, serão ou não associadas a Clientes e Fornecedores, outras associações deverão ser feitas para permitir controlar as Contas a Pagar e as Contas a Receber. Não deixe de consultar o Anexo 7 para conhecer as funções ligadas a manutenção de Clientes e Fornecedores. Alterações nas tabelas só terão efeito em janelas abertas após a confirmação da alteração Itens do Menu Tabela. 3. Operação: manter os registros referentes a movimentação dos Produtos, como Consumo e Compra Itens do Menu Operação. 4. Relatórios: emitir os relatórios necessários Menu: Relatório. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 52
b. Unidade de Medida: As unidades de medida necessárias ao Controle do Estoque: unidades de armazenamento, unidades utilizadas pelos Fornecedores nas Compras e unidades utilizadas para as Vendas, devem estar cadastradas no Wces com suas regras de conversão: Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 53
Anexo 6: Módulo Warf (Arquivos para a Receita Federal) a. Sequências de Operação: A operação do Módulo Warf pode ser dividida nas seguintes sequências: 1. Seleção do Modo: o Módulo Warf pode operar em dois modos, o modo Receita Federa e o modo INSS, para trocar entre os modos basta utilizar a função Troca Modo no Menu: Arquivo/Troca Modo. 2. Gera arquivo de Lançamentos: para gerar arquivo com os lançamentos contábeis basta selecionar o Menu: Sistemas/Wcge/Lançamentos Contábeis: 3. Gera arquivo de Saldos Mensais: para gerar arquivo com os saldos mensais basta selecionar o Menu: Sistemas/Wcge/Saldos Mensais, a tela de geração é idêntica a da geração de lançamentos. 4. Gera arquivo do Plano de Contas: para gerar arquivo com o Plano de Contas basta selecionar o Menu: Sistemas/Wcge/Plano de Contas, a tela de geração é idêntica a da geração de lançamentos. 5. SRP Dataprev: para atender as exigências de 2003 em diante estão disponíveis as funções do Menu: Sistemas/Wcge/SRP - 2003 em diante. Copyright 2001-2012 SINCOUT Informática Ltda. 54