MANUAL DE PROCEDIMENTOS Data Elaboração: 15/06/2016 Código: PTI-02 Elaborado por: Julio Cezar Nicolosi Gerente TI Área Responsável: Tecnologia da Informação Revisado por: Gabriele G. Heilig Coord. de Auditoria Interna Revisão: 1 Aprovado por: Alejandro Araya Diretor Administrativo Financeiro POLÍTICA DE ADMISSÃO, ALTERAÇÕES CADASTRAIS E DESLIGAMENTO DE FUNCIONÁRIOS 1. INTRODUÇÃO A Política de Admissão, Alterações Cadastrais e Desligamentos de funcionários tem por objetivo definir os critérios para cadastro de novos colaboradores, alterações cadastrais e sistêmicas, solicitações de equipamentos e procedimentos em caso de desligamento. 2. ESCOPO Liberação, alteração e exclusão de acessos e equipamentos. 3. CAMPO DE APLICAÇÃO Todos os funcionários da Melhoramentos CMPC. 4. DEFINIÇÕES Acessos: Transações e perfis no SAP, ao sistema RDV, ao sistema Pedidos na Web, BI, Sistema Antares e Portal RH, Diretórios de Rede, impressoras, internet, email. Equipamentos: Aquisição, troca e configuração de equipamentos eletrônicos como computadores e celulares. 5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Formulário de Controle Funcional - Admissão e Alteração Anexo 1 Formulário de Controle Funcional - Desligamento Anexo 2 6. PROCEDIMENTOS 6.1. Cadastro de Novos Colaboradores O departamento de Recursos Humanos deverá preencher os campos de Dados de Funcionário do formulário de Controle Funcional Admissão e encaminhar para o Gestor responsável pelo funcionário para preenchimento dos demais campos. Em seguida, o formulário deverá ser assinado e datado pelo Gestor responsável, que deve entregar o mesmo a área de TI, que deverá protocolar o recebimento do mesmo. A equipe de TI ao receber o formulário, deverá abrir um chamado no Ocomon para acompanhamento e aprovações das solicitações. Observação: O número do chamado deverá constar na via original e no protocolo que será preenchido no ato da entrega.
Identificação: PRH-02 Rev.01 Acesso livre Página 2 de 10 6.1.1. Preenchimento do Bloco Dados do Funcionário Os dados deverão ser preenchidos de forma completa sem abreviações e validadas pelo departamento de Recursos Humanos. 6.1.2. Preenchimento dos Blocos Perfil da Rede, Perfil SAP, Acesso a RDV, Digitação de Pedidos na Web, Equipamentos, Acesso ao BI e Acesso ao Sistema Antares Os dados deverão ser preenchidos de forma completa, sem abreviações, e serão validadas pela TI, a qual julgará a real necessidade do usuário e buscará as aprovações por email dos responsáveis, que incidirão diretamente no prazo de entrega. 6.1.3. Preenchimento do Bloco Acessos Criados Os dados serão preenchidos pelo departamento de TI conforme os acessos solicitados forem criados. Assim que todos os acessos estiverem criados, uma cópia do formulário deverá ser entregue ao Gestor e ao Funcionário com os devidos acessos e senhas. 6.1.4. Prazos de Entrega (rede e sistema) Rede e email: até 05 dias úteis, a partir da data protocolada pela TI. SAP: até 05 dias úteis, a partir da data protocolada pela TI. RDV: até 05 dias úteis mediante a entrega do Código Fornecedor SAP. Sistema Antares e Portal RH: até 05 dias úteis, a partir da data protocolada pela TI. BI: até 05 dias úteis, a partir da data protocolada pela TI. Digitação de Pedidos WEB: até 05 dias úteis mediante a entrega do Código Fornecedor SAP. 6.1.5. Prazos de Entrega (equipamentos) Compra de desktops e notebooks: até 21 dias corridos após a aprovação por email do orçamento pelo diretor/gerente da área. Compra de aparelhos celulares (linhas novas): 21 dias após a aprovação por email do orçamento pelo diretor/gerente da área. Configuração de equipamentos: Desktops e notebooks: até 05 dias úteis, a partir da data de entrega do equipamento pelo fornecedor. Celulares: até 02 dias úteis, a partir da data de entrega do equipamento pelo fornecedor. 6.2. Alterações de Colaboradores Caso haja mudança de departamento ou gestor, o departamento de Recursos Humanos deverá preencher os campos de Dados do Funcionário do formulário de Controle Funcional - Alteração, sendo o mesmo depois encaminhado para o Gestor responsável para preenchimento dos demais campos. Em seguida, o formulário deverá ser assinado e datado pelo Gestor responsável e entregue a TI que protocolará o recebimento do mesmo. Caso não haja mudança departamental, apenas de acessos, deverá ser aberto chamado no Ocomon pelo Gestor responsável.
Identificação: PRH-02 Rev.01 Acesso livre Página 3 de 10 6.3. Desligamento de Colaboradores O departamento de Recursos Humanos deverá preencher os campos de Dados do Funcionário do formulário de Controle Funcional - Desligamento, sendo o mesmo depois encaminhado para o Gestor responsável para preenchimento dos demais campos. Em seguida, o formulário deverá ser assinado e datado pelo Gestor responsável e entregue à TI que deverá protocolar o recebimento do mesmo. 6.3.1. Preenchimento dos Blocos Perfil da Rede, Perfil SAP, Acesso a RDV, Digitação de Pedidos na WEB, Acesso ao BI, Acesso ao Sistema Antares A exclusão ocorrerá de maneira imediata ou de acordo com os dias corridos assinalados a partir da data de entrega. 6.3.2. Preenchimento do Bloco Acessos Removidos Os dados serão preenchidos pelo departamento de TI conforme os acessos forem sendo removidos. Assim que todos os acessos estiverem removidos, uma cópia do formulário de Controle Funcional - Desligamento deverá ser entregue ao departamento de Recursos Humanos e ao Gestor responsável. 6.3.3. Prazos de Entrega Rede e email: até 03 dias úteis, a partir da data protocolada pela TI. SAP: até 03 dias úteis, a partir da data protocolada pela TI. RDV: até 03 dias úteis, a partir da data protocolada pela TI. Sistema Antares e Portal RH: até 03 dias úteis, a partir da data protocolada pela TI. BI: até 03 dias úteis, a partir da data protocolada pela TI. Digitação de Pedidos WEB: até 03 dias úteis, a partir da data protocolada pela TI. 6.3.4. Devolução de Equipamentos Os equipamentos deverão ser entregues a área de TI junto com o formulário de Controle Funcional - Desligamento, caso contrário poderá ocorrer baixa do ativo junto á controladoria como equipamento perdido. 7. VIGÊNCIA Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo.
Identificação: PRH-02 Rev.01 Acesso livre Página 4 de 10 ANEXO 1 FORMULÁRIO DE CONTROLE FUNCIONAL ADMISSÃO E ALTERAÇÃO
Identificação: PRH-02 Rev.01 Acesso livre Página 5 de 10
Identificação: PRH-02 Rev.01 Acesso livre Página 6 de 10
Identificação: PRH-02 Rev.01 Acesso livre Página 7 de 10
Identificação: PRH-02 Rev.01 Acesso livre Página 8 de 10 ANEXO 2 FORMULÁRIO DE CONTROLE FUNCIONAL DESLIGAMENTO
Identificação: PRH-02 Rev.01 Acesso livre Página 9 de 10
Identificação: PRH-02 Rev.01 Acesso livre Página 10 de 10