Gestão de Projetos com o uso do dotproject Eloi Cabral Vieira, Francisco Assis do Nascimento FACCAT Faculdades de Taquara Avenida Oscar Martins Rangel, 4500 RS 115 Taquara RS Brazil eloicabral,assis@nidus.org.br Resumo Este artigo apresenta uma introdução à gestão de projetos, destacando o uso de uma ferramenta de software livre dotproject para agilizar o processo de gestão. Gestão de Projetos é um conjunto de procedimentos e normas capazes de dar a orientação necessária para o desenvolvimento de um projeto, não importando a sua estrutura. O dotproject é uma ferramenta de software livre para gerência de projetos. No projeto Nidus, o dotproject está sendo usado em um ambiente com sistema operacional GNU/Linux. O dotproject oferece recursos para se controlar todo o processo de gestão de um projeto, desde as empresas participantes até as tarefas previstas para o projeto, com seus prazos e recursos necessários para realizá las. 1. Introdução Um projeto é um empreendimento com características próprias, tendo princípio e fim, conduzidos por pessoas, para atingir metas estabelecidas dentro de parâmetros de prazo, custo e qualidade. Um projeto é um empreendimento temporário, cujo objetivo é criar um produto ou serviço, distinto e único. Gestão de Projetos é um conjunto de procedimentos e normas capazes de dar a orientação necessária para ao desenvolvimento de um projeto, não importando a sua estrutura. Visto de outra maneira, a gestão de projetos também é aplicação dos conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas com o objetivo de atingir ou até mesmo exceder as necessidades e expectativas dos clientes e demais partes interessadas do projeto, por este motivo, portanto nenhum projeto poderá ser bem sucedido se não for bem gerenciado. 2. Gestão de Projeto A gestão de projeto foi chamada tanto de arte como de ciência. A seguir, será visto como o domínio da ciência da gestão de projetos fornece fundamentação para a arte da liderança. As habilidades necessárias são comuns a ambas. Não há dúvida de que os melhores gerentes de projeto são líderes excepcionais. Eles são pessoas de visão, motivam, são capazes de reunir as pessoas e, mais importante de tudo, conseguem grandes realizações. A figura 1 a seguir mostra os vários elementos relacionados com a gestão de projetos.
Figura 1 Elementos de um projeto (Fonte: www.ipixel.com.br/ projetos.htm) Para uma gestão eficiente de projeto é essencial se ter um plano que mostre um caminho geral e responsabilidades claras e que será usado para medir o progresso durante o projeto. Já que cada projeto é único, o modo de entender e executá lo eficientemente é com planejamento. Um bom plano não só define quem é responsável pelo que deve ser feito e quando, mas também o que é possível fazer. Um plano também deve conter detalhes para estimular as pessoas, dinheiro, equipamento e materiais necessários para que se faça um bom trabalho. E como o planejamento é a base de medida de progresso, também pode atuar como um sistema de aviso adiantado de tarefas que estejam atrasadas ou acima do orçamento. Um projeto bem sucedido é resultado de pessoas que concordam com os objetivos e depois os alcançam. Do conceito à implementação, o sucesso depende da habilidade de se chegar a um acordo, coordenar as atividades, reconhecer e solucionar os problemas e reagir às mudanças. Todas essas questões requerem que as pessoas se comuniquem bem. Por isso, desde o começo, um gerente de projeto de bemsucedido irá se certificar de que todas as pessoas envolvidas entendam exatamente o que pode ser obtido dentro de um dado período de tempo e orçamento. Isto é denominado gerenciamento das expectativas dos participantes e é uma tarefa importante que perdura por todo o projeto, especialmente se houver mudanças. Os participantes precisam não só concordar com o escopo original do projeto, mas também compreender qualquer mudança desse escopo. Os gerentes de alguns projetos raramente têm autoridade formal suficiente para tomar todas as decisões necessárias para terminar o projeto. Eles confiam em pessoas que têm papéis tradicionais de gerenciamento para fornecer pessoal e equipamentos, tomar decisões das políticas adotadas e remover obstáculos da estrutura organizacional. Até mesmo os líderes de projeto mais entusiasmados, criativos e motivados terão suas dificuldades e tropeços se não designarem pessoas com autoridade para agirem em seu lugar. O importante é que muitas das técnicas existentes podem ser usadas para criar uma gestão centrada no alto escalão da empresa, ou seja, para guiar as pessoas com poderes para tomarem as decisões no tempo certo, sem deixar o projeto sofrer solução de continuidade, quanto ao seu cronograma estabelecido. Os projetos são definidos como trabalho que acontece somente uma vez e que tem começo e fim. Esse tipo de trabalho não pode ser comparado com as operações permanentes da empresa que envolvem trabalho repetitivo como, por exemplo, a produção sem que tenha um fim definitivo Entre as características beneficiam a Gestão de Projetos, destacam se as seguintes: Simplicidade de propósito: O projeto é composto de metas e objetivos facilmente entendidos. Clareza de propósito e escopo: O projeto pode ser descrito claramente em poucos termos, ou seja, seus objetivos, escopo, limitações, recursos, administração, qualidade e resultados e assim por diante. Controle independente: O projeto pode ser protegido do mercado ou de outras flutuações que afetam
operações rotineiras. Facilidade de medição: O andamento do projeto pode ser medido por meio de sua comparação com metas e padrões definidos de desempenho. Flexibilidade de emprego: A administração do projeto pode empregar ou cooptar especialistas e peritos de alto padrão por períodos limitados, sem prejudicar os arranjos de longo prazo na lotação dos cargos. Conduzir a motivação e a moral da equipe: A novidade é que o interesse específico do projeto é atraente às pessoas e leva a formação de equipes entusiásticas e auto motivadas. Sensibilidade ao estilo de administração e liderança: Embora às vezes capazes de auto gestão, as equipes de especialistas auto motivados reagem criticamente a certos estilos de liderança. Útil ao desenvolvimento individual: Trabalhar com uma equipe de projetos eficiente favorece o desenvolvimento acelerado e a capacitação pessoal. Favorece a descrição e a segurança: Os projetos podem ser protegidos de ações hostis ou atividades de ações para defesa, pesquisa, desenvolvimento de produtos ou segurança de produtos sensíveis ao mercado ou de alto valor. Mobilidade: Como entidades independentes, os projetos podem ser executados em locais remotos, em outro país, não importa o local. Para entender de gestão de projetos, em primeiro lugar é preciso saber reconhecer o que é um projeto. Trata se de um empreendimento com objetivo identificável, que consume recursos e opera sob pressões de prazos, custos e qualidade. Além disso, projetos são, em geral, considerados atividades exclusivas de uma empresa. Uma companhia qualquer pode gerenciar atividades repetitivas baseadas em padrões históricos. Uma gestão de projetos bem sucedida exige planejamento e coordenação extensivos. Assim, o fluxo de trabalho e a coordenação do projeto devem ser administrados horizontalmente, não mais verticalmente, como ocorria na gerência tradicional. Na administração vertical, os trabalhadores são organizados em cadeias de comando de cima para baixo. Por isso, tem poucas oportunidades de interagir com outras áreas funcionais. Na gerência horizontal, o trabalho é organizado ao longo dos vários grupos funcionais que trabalham em interação permanente. Isso permite uma melhoria na coordenação e comunicação entre os subordinados e os seus gerentes. Quando os gerentes de projetos são chamados para organizar sua cadeia de trabalho tanto horizontal quanto verticalmente, eles aprendem a entender as operações de outras unidades funcionais e como ocorre a interface entre essas unidades. Esse conhecimento propicia o desenvolvimento de futuros administradores gerais que entendem muito mais a totalidade das operações de uma empresa do que seus concorrentes que fizeram sua ascensão ao longo de uma cadeia vertical de comando. A gestão de projetos transformou se em um campo de treinamento para futuros administradores gerais que serão capazes de tomar decisões empresariais globais. Além disso, o mundo está finalmente reconhecendo a importância da gerência de projetos e seu impacto na lucratividade da empresa. As mudanças necessárias para uma implantação bem sucedida da gerência de projetos contam atualmente com farta documentação no que tange a fonte de consulta.
As organizações devem perceber que apenas a experiência em gerência não basta para garantir o sucesso de um administrador de projetos. Os gerentes de projetos devem ser treinados e ter experiência nos princípios fundamentais da gestão de projetos. Ter concluído uma ou duas disciplinas na universidade 15 anos atrás não qualifica gerente algum como pessoa treinada e experiente o suficiente para as exigências da nova atribuição. É igualmente importante que a organização estabeleça um setor de gestão de projetos. A função desse setor é focalizar no desenvolvimento da visão atual e futura de gestão de projetos da empresa, na definição de seus princípios e em garantir uma execução de projetos consolidada e unificada no conjunto da organização. Trata se de uma atividade que não está ao alcance de generalistas, e muito menos de algo que se possa fazer à base de improvisação. O sucesso nesta área depende da dedicação integral e da constante atualização frente aos avanços tecnológicos e de metodologia. Encarregados da supervisão da implantação ou execução do mesmo, os gerentes de projeto não estão, porém, informados do processo de orçamentação e pouco sabem das pressões contratuais a que o projeto está submetido. Eles são encarregados de levar o projeto adiante, mas não são informados a respeito das análises de mercado ou das projeções de lucro existentes. Além disso, não tem idéia de como ou mesmo se o projeto planejado se encaixa nas metas e estratégias globais da empresa. Tais preocupações, se porventura levadas em conta, são em geral controladas pelos executivos das empresas e mantidas sob sigilo. Ironicamente, muitos gerentes de projetos em atividade são responsáveis pelo resultado, mas não dispõem de informações críticas a respeito desses projetos. Duas questões parecem óbvias: até que ponto o gerente de projetos pode ser responsável pelo cumprimento de algo que foi planejado por outra pessoa? E, praticamente sem controle sobre o orçamento, como pode ser considerado responsável por manter o projeto dentro do orçamento e cumprir os respectivos prazos? Os gerentes de projetos do futuro terão autoridade para agir como grandes agentes das mudanças e da melhoria de qualidade dentro das empresas, desempenharão papéis centrais quanto ao cumprimento das metas financeiras da organização. Sua capacidade de avaliar a viabilidade financeira dos projetos será reconhecida em todo o grupo, e eles terão poderes para influir nos estudos de viabilidade e na orçamentação dos projetos. 3. Uso do Dotproject O dotproject (http://www.dotproject.net) é uma ferramenta de software livre para gerência de projetos, utilizado por diversas empresas, que permite registrar e gerenciar todas as informações relacionados com um projeto a ser realizado. Dentre os recursos disponíveis no dotproject, vale destacar os seguintes: AGENDA DO DIA: É o panorama das atividades semanais e mensais relacionadas com os projetos. CADASTRO DE EMPRESAS: Ferramenta usada para registrar as empresas que estão sendo atendidas, constando os projetos que estão sendo desenvolvidos, projetos já concluídos e arquivados e qual o tipo de projeto aplicado. A tela referente as empresas pode ser exibida por aba ou por lista, como mostraq a figura 2 abaixo.
Figura 2 Cadastro de empresas CADASTRO DE PROJETOS: Gerencia a situação dos projetos em andamento, nome do projeto, responsável, mostra se estes projetos estão propostos, em planejamento, execução, espera, concluído, arquivado ou não definido, etc. Como mostra a figura 3 a seguir, o cadastro pode ser exibido por aba ou por lista, dependendo como o usuário preferir. Figura 3 Cadastro de projetos CADASTRO DE TAREFAS: Tela utilizada para relacionar as tarefas em desenvolvimento e futuras, novo registro, trabalho que estão sendo realizados ou a realizar, nome da terefa e criador da mesma, usuários associados data de início, duraõa, data de encerramento, entre outras atividades. A figura 4 abaixo mostra a lista de tarefas de um dado projeto. Figura 4 Lista de tarefas de um projeto CALENDÁRIO: Usado para orientar as atividades diárias, semanais e mensais das tarefas e projetos em desenvolvimento. O projeto tem início e fim, portanto tem um cronograma a ser cumprido rigorosamente. Figura 5 Tela com calendário ARQUIVO: Facilita o controle dos documentos guardados em pastas, concluídos, cópias dos documentos
em andamento, Checkout Reason( razões e argumentos) nome dos arquivo, descricão, Versão, nome das tarefas, responsável, tamanho dos arquivos, tipo e data, esta tela pode ser exibida por aba ou por lista. Figura 6 Lista dos arquivos de um projeto CONTATOS; Agenda de contatos para todos os componentes da equipe e das empresas envolvidas em um projeto, facilitando o andamento das tarefas que compõem um projeto. Figura 7 Tela da agenda de contatos FORUM: Permite a troca de informações internas entre os membros da equipe de projetos e das empresas participantes. Figura 8 Lista de tópicos de um forum CHAMADOS: Possibilita o controle do acompanhamento das solicitações realizadas pelos clientes e usuários, sendo registrado o nome do tópico, quantas solicitações, respostas dadas e dados das últimas mensagens. Figura 9 Gerenciamento de chamadass de serviços GERENCIAMENTO DE USUÁRIOS: Permite o controle do acesso dos usuários ao sistema, registrandose o nome do mesmo e a empresa a que pertence. Figura 10 Gerenciamento de usuários
ADMINISTRAÇÃO DO SISTEMA: Permite o gerenciamento geral do sistema, tendo o administrador do sitema o controle total sobre todos os recursos do dotproject. Figura 11 Administração do sistema 4. Conclusões O artigo apresentou uma breve introdução a alguns aspectos da gestão de projeto e descreveu alguns dos recursos disponíveis na ferramenta de software livre dotproject voltada para facilitar o processo de gestão de projeto. 5. Referências Bibliográficas KERZNER, Harold. Gestão de projetos: As melhores práticas. Porto Alegre: Bookman, 2002. 519pgs. VERZUH, Eric. MBA compacto. Gestão de projetos: Rio de Janeiro. Campus. 2000. 398 pgs. KEELLING, RALPH, Gestão de Projetos. Uma Abordagem Global. São Paulo; Saraiva, 2002. 293pgs.