Versão 1.0 Sumário Segurança de acesso... 2 Documentos Opções de Pesquisa... 3 Enviados... 3 Recebidos... 3 Situação... 7 Danfe Recepção... 8 1
Segurança de acesso Ao entrar com seu usuário e senha, o seu acesso passa a ser restrito às notas de entrada e saída pertencentes ao CNPJ deste usuário. Proteja seu usuário e senha trocando periodicamente senha e fornecendo novamente aos usuários autorizados. Isto impede que ela se propague sem controle. 2
Documentos Opções de Pesquisa Enviados Para que a empresa tenha as notas fiscais de sua emissão armazenadas no portal e com todas as pesquisas permitidas, deve enviar os XMLs emitidos para o e-mail emissaofcdl@ativasoft.com.br. Pode ser enviado individualmente, através de configuração de seu ERP para as notas atualmente emitidas, ou todas ao mesmo tempo como anexo de um e-mail único. Recebidos Para que a empresa tenha as notas fiscais recebidas armazenadas no portal e com todas as pesquisas permitidas, deve ser solicitado ao fornecedor que enviei os XMLs para o e-mail br_edx_pop@signature.cl. Para que a empresa tenha as notas fiscais recebidas anteriormente ao contrato, armazenadas no portal e com a validação feita pelo XML-SPC, deve enviar os XMLs já recebidos anteriormente ao contrato do XML-SPC para o e-mail br_edx_pop@signature.cl. Este só pode ser enviado individualmente como anexo do e-mail. Para o caso de existir um grande volume, que inviabilize enviar individualmente, os XMLs podem ser enviados de uma vez para o e-mail suportenfe@ativasoft.com.br, com o titulo XMLs RECEBIDOS - ANTIGOS, que serão incluídos via sistema. 3
IMPORTANTE!! Acompanhar junto ao fornecedor as primeiras remessas, pois pode haver erros de e-mail ou mesmo não automatização por parte do fornecedor. Depois de um período, o processo se torna normal e somente o recebimento via portal XML-SPC deve se tornar rotina, pois a segurança será total. Resultado da consulta de enviados e recebidos As notas fiscais (NFe) ou conhecimentos de frete (CTe) podem estar inválidos, cancelados ou com algum problema. Após o recebimento o sistema mantém sempre o último histórico, que pode ser observado e acompanhado através da aba Status da NFe. Consultar um DANFE e XML Com qualquer dos status é possível consultar o XML ou o DANFE para analisar o problema ou simplesmente utilizar o documento. Clicando-se neste ícone, na linha do documento, será possível visualizar ou baixar o arquivo da NFe ( XML ). Clicando-se neste ícone, na linha do documento, será possível visualizar ou baixar o DANFE no modelo padrão do XML-SPC. 4
Observando que somente os navegadores I.E. (Internet Explorer) e Firefox tem o visualizador para o DANFE. Clicando-se neste ícone na linha do documento será possível visualizar o histórico da NFe detalhadamente. Quando ele foi enviado pelo fornecedor; Quando foi autorizado ou cancelado; Também poderá ser visualizada a descrição mais precisa do que é o erro ou a ação que foi tomada. Como exemplo, vemos o histórico de uma nota boa, inclusive a distribuição do documento para o Data Center do SPC/SC (às 13:06:09). Possíveis Status dos documentos: Autorizado ET o A NFe está autorizada pela Entidade Tributária; o A nota é valida; o Pode seguir seu fluxo normal na empresa. Distribuído eletronicamente o A NFe está autorizada e foi distribuída automaticamente (isto ocorre se existir uma regra de distribuição definida); o A nota é valida; o Pode seguir seu fluxo normal na empresa. Recebido Sign@ture o A NFe já foi recebida pelo portal e está aguardando para ser enviada para a SEFAZ em seguida; o A nota ainda não é válida; o Aguardar e conferir mais tarde a situação. Assinatura digital inválida 5
o A assinatura digital (certificado digital) aplicada a NFe está com alguma irregularidade, podendo a mesma estar vencida e/ou diferente do CNPJ base; o A nota não é valida; o Deve ser solicitado ao fornecedor o XML correto. Cancelado o A NFe foi cancelada por seu emitente, devendo ser solicitada nova nota ou devolver a mercadoria; o A nota não é valida; o Deve ser solicitado ao fornecedor outro XML. Consultar ET o A NFe está aguardando fluxo para fazer consulta na SEFAZ de origem do emitente para validar se a NFe não foi cancelada ou se não existe algum problema com a nota no governo; o A NFe ainda não é valida; o Aguardar e consultar mais tarde. Por arquivar o A NFe está autorizada com tudo certo, aguardando agora o fluxo para ser arquivada no banco de dados definitivo. o A nota é válida; o Pode seguir seu fluxo normal na empresa. Arquivado o Após três meses a nota ficará com este status; o A nota é valida; o Pode seguir seu fluxo normal na empresa; 6
Situação Este é uma consulta importante para ser adotada pela empresa. Sempre analisar esta tela que mostrará a situação do XML e do DANFE em uma forma que é chamada de farol. Mostrando a situação em cores e suas quantidades. Como exemplo, o resultado da pesquisa acima está mostrando que encontrou 23 documentos com situação da NFe (XML) OK e a Situação do DANFE não OK, faltando a sua leitura (como se a mercadoria não tivesse chegado à empresa). E um deles está com situação da NF-e (XML) em vermelho denotando erro grave no arquivo. Ao se clicar na quantidade (link), será mostrada a lista dos documentos com este status e os mesmos poderão ser analisados individualmente, podendo ainda ser gerada uma planilha em Excel para que sejam tomadas as devidas providências. (menu exportar) 7
Danfe Recepção MANUAL DE OPERAÇÃO XML-SPC Ao chegar a mercadoria na empresa, o usuário deve verificar se o DANFE está autorizado no site da SEFAZ. No portal XML-SPC basta o recebedor ler o código de barras existente no DANFE, lado superior direito, com o menu Danfe Recepção aberto e o sistema checará imediatamente na SEFAZ. Caso o recebedor não possua um leitor de código de barras, basta digitar o código numérico (que fica logo abaixo do código de barras no DANFE) no campo indicado abaixo como Chave de Acesso. Se o campo status não for Válido ET a mercadoria não deve ser recebida. 8