Gestão de Entrada ESTE DOCUMENTO APRESENTA UMA VISÃO GERAL SOBRE A SOLUÇÃO GESTÃO DE ENTRADA.

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1 Gestão de Entrada ESTE DOCUMENTO APRESENTA UMA VISÃO GERAL SOBRE A SOLUÇÃO GESTÃO DE ENTRADA. NECESSIDADE PERCEBIDA As empresas, sejam elas de grande, médio ou pequeno porte, necessitam ter o controle sobre a entrada de mercadorias, bem como os documentos fiscais emitidos contra o seu CNPJ. A solução nddconnect Gestão de Entrada visa oferecer o controle completo de toda a operação envolvendo a recepção e administração dos documentos fiscais, com a supervisão do processo desde a emissão do documento, mesmo que ele não tenha chegado fisicamente até a empresa, ou ainda que sua mercadoria tenha sido despachada sem o envio eletrônico do arquivo. VISÃO GERAL O nddconnect realiza a gestão da recepção de todos os documentos destinados a determinado CNPJ, estejam eles em formato eletrônico ou em papel, permitindo acesso ao arquivo eletrônico mesmo que ele não tenha sido encaminhado pelo emitente, comportando também a correta conferência de mercadorias com relação aos documentos e suas informações tributárias. A solução Gestão de Entrada identifica qualquer tipo de inconsistência que possa ocorrer no fluxo ou nos processos de entrada de documentos, incluindo documentos suspeitos 1, além de gerar alertas de acordo com sua criticidade, sugerindo ou automatizando as ações de resolução que devem ser tomadas para cada incidente, além de garantir a correta escrituração tributária de CT-e e NF-e, sugerindo as devidas alterações e uma visão geral dos documentos quanto aos tributos da companhia, por meio de uma plataforma web de inteligência fiscal. Com a Central de incidentes, você terá ciência sobre os imprevistos e poderá tomar ações para resolvê-los ou postergá-los, e a possibilidade de definir regras para o envio dos alertas por s e direcionar as notificações por grupos/usuários ou contas, oferecendo redução no tempo das operações, com o acompanhamento contínuo e geração de alertas quanto às falhas no fluxo. 1 Incidentes que refletem tentativas suspeitas perante a recepção física e eletrônica do documento, como por exemplo a emissão de uma nota sem o registro do pedido no ERP da empresa. 01

2 E ainda, a solução contempla a Automação de Entrada para plataforma SAP, oferecendo 36 processos para a entrada de documentos, além da Entrada de Documentos em Papel com a conversão do arquivo físico para o formato eletrônico. PORTARIA CONFERÊNCIA CONTAS A PAGAR FISCAL CONTÁBIL STATUS Entrada Registrada XML presente na lista da Sefaz, mas sem entrada no ERP Documentos não recebidos Documentos validados Pendente Processo incompleto CONTEXTO DE APLICAÇÃO E UTILIZAÇÃO A solução nddconnect para Gestão de Entrada de documentos fiscais foi pensada para tornar fácil e prática a operação que envolve a recepção de documentos e suas respectivas mercadorias. Ainda que o porte das empresas possa ser variado, não significa que o fluxo de documentos irá diminuir, uma vez que todas elas têm as mesmas obrigações a cumprir perante a legislação tributária brasileira. Portanto, é necessário que se tenha um controle real quanto a esses documentos, a fim de que as empresas mantenham sua situação em dia com a lei. A solução objetiva trazer esse controle com a administração do processo desde a emissão do documento pelo fornecedor, mesmo que ele não tenha chegado fisicamente até a empresa, ou que a entrada eletrônica não tenha sido efetuada no ERP. Tenha a Gestão completa de todos os processos RECEPCIONE E ADMINISTRE MONITORE OS DOCUMENTOS DESTINADOS A VOCÊ DETECTE A PASSAGEM E REGISTRO DOS DOCUMENTOS ACOMPANHE E RESOLVA INCIDENTES MANIFESTE-SE GARANTA SUA INTEGRIDADE FISCAL 02

3 PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS Características Breve Descrição Destaques Entrada Eletrônica Acompanhamento da entrada de todos os documentos eletrônicos destinados contra um determinado CNPJ junto à SEFAZ. A solução garante a visibilidade da entrada física/eletrônica de documentos, seu status e o conhecimento das mercadorias com o apontamento de possíveis divergências, emitindo alertas automaticamente em caso de inconsistências no processo. Entrada Física Saiba quais documentos deram entrada física, e quais ainda não foram integrados ao seu ERP, e receba alertas sobre os incidentes. Tenha ciência sobre os documentos que deram entrada física, e quais documentos ainda não deram entrada, assim como seus incidentes. necessários para a sua operação. Entrada ERP Concilie os documentos de entrada no ERP e no nddconnect através de consultas automáticas por webservices. Possuindo a garantia de que seus documentos estão inclusos em ambos. Através de um conjunto de Webservices, a solução realizará o monitoramento e o rastreio constante dos documentos até que eles sejam aplicados e enviados através do SPED para o Governo. Esta configuração pode ser parametrizável com o ERP, a fim de garantir que as duas vias de comunicação sejam cumpridas. Lista na SEFAZ Processo de consulta de documentos emitidos contra seu CNPJ junto ao fisco, conciliando os documentos válidos com suas entradas eletrônicas e físicas. A solução realiza a validação de todos os Documentos emitidos contra determinado CNPJ junto ao Fisco e, a partir dessa lista, realiza a conferência dos registros no ERP, gerando alertas em caso de inconsistências, efetuando o download dos documentos ausentes por meio de um web service. Detecção do registro e passagem dos documentos Alertas sobre a passagem e conferência de processos de entrada de documentos nos diversos setores. A solução efetua o monitoramento constante da passagem e registro dos documentos em cada setor 03

4 responsável pela validação do documento, gerando alertas quando existirem pendências no fluxo. Eventos de Manifestação do Destinatário Processo disponível para NF-e de entrada, obrigatório em alguns cenários, de acordo com a SEFAZ. Permite que o XML seja capturado diretamente da SEFAZ para a guarda eletrônica. A solução proporciona a busca pelo XML das notas diretamente na lista da SEFAZ, possibilitando ao usuário manifestar-se quanto às documentações: registrando Ciência da operação para as notas que a empresa confirma que o fornecedor emitiu contra o CNPJ, Confirmando a Operação quando toda a documentação foi recebida juntamente com as mercadorias, registrando a operação como Não realizada para as notas que a empresa informa não ter recebido junto à mercadoria e o registro de Desconhecimento da operação, quando a empresa toma conhecimento de documentos emitidos contra o CNPJ, porém o pedido não foi efetuado pela empresa. Central de Incidentes As conciliações ocorrem constantemente, gerando alertas sobre os incidentes detectáveis, permitindo ao usuário agir imediatamente ou aguardar a resolução de forma automática. A solução realiza o monitoramento e a análise de resultados, conciliando a Entrada de Documentos recebidos através dos métodos (Eletrônico, Físico, Conferência física, Entrada ERP), com os documentos que estão listados na SEFAZ contra seu CNPJ, e gera alertas sobre qualquer inconformidade de acordo com sua criticidade e sugere ou automatiza as ações de resolução que devem ser tomadas para cada incidente. Validação e Sugestão da Escrituração de NF-e Validação das Notas Fiscais, a fim de detectar a existência de incoerências tributárias, e ainda sugere a correta escrituração. A solução tem por objetivo avaliar a existência de incoerências tributárias nas notas de Entrada e Saída, bem como sugerir a escrituração do Ponto de Vista da Operação, com foco no Declarante. Com a possibilidade ou não da tomada de crédito de Pis/Cofins aplicáveis para empresas do Lucro Real. 04

5 NCMs inválidas. Alíquota do ICMS. Alíquota do IPI. Tomar ou não crédito do PIS/ Cofins*. * Funcionalidade disponível somente para empresas do Lucro Real. Validação Tributária de CT-e Identificação dos erros e apontamento das não conformidades no conteúdo dos CT-es de entrada. Com foco na análise criteriosa dos documentos fiscais, tanto em forma quanto em conteúdo, a solução permite validar todas as informações do Conhecimento de Transporte Eletrônico após a geração do arquivo (.xml), antes ou depois do envio à Secretaria da Fazenda de origem da prestação, de acordo com a visão estratégica da empresa, realizando tratativas, de acordo com cada situação: Tratativas de Rejeição Tratativas de Regra Acessória Tratativas de Regra Principal Tratativas de Participantes Tratativas Operacionais Confronto Contábil A solução lista os documentos recebidos conferindo o status junto à SEFAZ, comparando as informações contidas no ERP contábil da empresa e identificando as variações de status e pendências no ERP. Lista nddconnect versus Lista Contábil: o nddconnect concilia a lista de todos os documentos recebidos para o correto lançamento no SPED. Identificação de todos os status dos documentos cancelados, mas que no SPED permanecem com status autorizados, bem como Cartas de Correção que no SPED não informam as devidas alterações. GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO DO SISTEMA A solução monitora os XMLS das notas que são recebidas por , diretório ou webservices, e as notas que, por algum motivo, não foram emitidas pelo fornecedor, a solução realiza o monitoramento direto na base de dados da SEFAZ, possibilitando a busca desses documentos. Já em posse do XML, algumas ações serão comandadas, como a Validação NF-e, CT-e e NFS-e, a fim de identificar o status dos documentos, gerando alertas caso ocorrem incidentes. Para os documentos não eletrônicos como NFS-e, Invoices e Contas de consumos a solução captura a imagem por meio de impressoras multifuncionais e scanners, transformando a informação em XML para que os documentos possam ser integrados à base de dados da empresa. 05

6 A partir desse momento, todos os XMLS serão rastreados até a escrituração, apontando qualquer variação no status dos documentos e gerando alertas aos setores responsáveis: Conferência Física Compras Financeiro Contas a pagar Fiscal Finalmente, antes do lançamento no SPED, a solução cruzará as informações sinalizando quaisquer divergências de dados tributários, realizando cruzamentos de informações entre solução X ERP X SEFAZ. E ainda, após todo o processo de entrada e conferência de documentos estar concluído, o nddconnect permitirá ao gestor uma série de análises, a fim de prestar uma gestão eficiente da empresa sobre a ótica tributária, com o acompanhamento da evolução da carga tributária dos produtos, conforme as operações praticadas e múltiplas visões, específicas e comparativas dos demais impostos: ICMS/IPI PIS/COFINS ISS Métodos de Entrada O processo de Documentação Eletrônica no Brasil, desde seu surgimento em 2005, vem se adaptando a muitos ciclos. Com intuito de demonstrar alternativas em Software e Gestão para a melhor adaptação das empresas a esse mercado, o nddconnect é a solução perfeita para o seu processo de gestão e recepção das informações fiscais, além da recepção das notas pelo governo. O nddconnect promove uma recepção acessível e adequada ao seu ambiente fiscal, proporcionando assim a gestão completa em todas as operações de compra de mercadoria de seus fornecedores, além de garantir o armazenamento dos documentos emitidos contra o CNPJ da empresa, eliminando assim os riscos fiscais. A solução nddconnect minimiza o erro humano, tornando os processos mais ágeis e reduzindo significativamente o tempo de entrada dos documentos eletrônicos, oferecendo: Agilidade aos processos; Diminuição do consumo de papel; Redução de erros por digitação; Redução da Exposição Fiscal. A solução permite, automaticamente, o controle da entrada de NF-e, CT-e e NFS-e/RPS, garantindo o cumprimento das obrigações fiscais e financeiras das organizações. O nddconnect permite a integração automática com seus sistemas ERP ou TMS, monitoramento e armazenamento, identificando e alertando quaisquer inconsistências nesses processos. 06

7 Entrada de documentos em papel A solução proporciona a gestão completa de documentos que são recebidos em papel, eliminando erros na inserção de documentos com a não digitação, possibilitando a automatização nas criações de pedidos no ERP, bem como no processo de liberação de pagamento. A solução transforma impressoras multifuncionais ou simples scanners em ferramentas dinâmicas, apoiando assim o aumento de produtividade. Com a utilização de qualquer impressora multifuncional ou scanner, os funcionários de uma organização podem iniciar um processo apenas capturando documentos em papel, que são instantaneamente incorporados aos aplicativos empresariais que impulsionam as rotinas diárias. Captura e extração de dados através de imagens Conversão desses documentos físicos para eletrônicos, com a geração do XML Contas de consumo, luz, água, gás, telefone; Recibo da contração de prestação de serviço; Invoices Notas de importação. Nos seus processos de importação, o nddconnect tem inteligência para capturar e transformar da Invoice em papel para eletrônico, através da digitalização e captura dos dados por OCR, ou pelo o reconhecimento do texto, convertendo as informações em XML, para então integrar o documento ao ERP. A solução realiza ainda, a captura dos dados contidos no Recibo de Prestação de Serviços e contas de consumo, com garantia da integridade do documento físico em seu ERP/TMS, possibilitando dinamizar o acesso às informações em seu ERP, pois todos os documentos recebidos em papel serão convertidos em documentos eletrônicos e disponibilizados para o lançamento no ERP contábil. Central de Incidentes A central de incidentes do nddconnect Gestão de Entradas permite ainda o monitoramento e a análise de resultados das entradas de documentos fiscais eletrônicos. A Solução realiza a conciliação entre esses documentos recebidos através dos métodos (Eletrônico, Físico, Conferência física, Entrada ERP), com os documentos que estão listados na SEFAZ, os quais foram emitidos contra o CNPJ da empresa, alertando sobre qualquer inconformidade, de acordo com sua criticidade, sugerindo ou automatizando as ações de resolução que devem ser tomadas para cada incidente: Encerrar; Postergar; Ações para a Manifestação do destinatário; Encerramento automático de determinados incidentes; Encaminhar incidentes; Notificações automáticas por criticidade e por tipo de incidente; Detalhes dos documentos relacionados a seus incidentes e eventos gerados. Conciliações, alertas e incidentes: as notificações ocorrem constantemente, gerando alertas sobre as variações nos status dos documentos, permitindo ao usuário agir imediatamente ou aguardar a resolução para cada tipo de ocorrência: 07

8 Entrada eletrônica sem entrada física Entrada física sem entrada eletrônica Documento recebido não foi autorizado pela SEFAZ (Denegado) Documento emitido em contingência não foi autorizado Cancelamento recebido após recebimento físico Entrada física sem entrada eletrônica no ERP Entrada de NF-e sem CT-e vinculado Documento com entrada física rejeitada Documento não possui conferência física registrada Garantia da sua Integridade Fiscal O nddconnect realiza a auditoria sobre os Documentos Eletrônicos, eliminando os possíveis erros para emissão fiscal, apontando as divergências nos Documentos de Entrada. Em posse dos XMLs dos documentos, a solução realizará a validação dos dados, possibilitando a sugestão de escrituração de NF-es, além de permitir a tomada ou não de crédito de Pis/Cofins 2. Conheça nossa solução nddconnect Validação e Sugestão de Escrituração de NF-e Para os CT-es, a solução irá realizar a Validação Tributária no seu processo de recepção de fretes, de modo a validar os documentos da prestação de serviço de frete e os documentos de origem dessa prestação de serviço, reduzindo a exposição fiscal da empresa com tratativas que vão desde operacionais às regras acessórias. Conheça nossa solução nddconnect Validação Tributária de CT-e Destaques: Entrada Eletrônica e Física de Documentos Garantia da Entrada de Documentos em Papel Detecção da Ausência de Documentos Riscos tributários existentes por conta de documentos não contabilizados Manifeste-se quanto aos documentos recebidos Confronto de informações nas notas de entrada com o seu ERP Alertas sobre a passagem e conferência dos processos de entrada de documentos nos diversos setores Conheça também a solução nddconnect Automação de Entrada para SAP! 2 Somente para empresas do Lucro Real. 08