Especificação Técnica Abril de 2013
Índice Especificação técnica... 2 Um Software, 3 designações:... 2 Módulos da aplicação Solução Integrada... 2 Características técnicas do Software... 3 Funcionalidades em detalhe... 3 Principais parametrizações do Sistema... 3 Parque de Equipamentos - Codificação e registo detalhado dos bens... 7 Trabalhos Gestão das Ordens de Trabalho... 11 Análises e Indicadores de Manutenção... 16 Materiais Gestão de Armazéns... 18 Pedidos de Manutenção... 21 ManWinWin Software Page 1
Especificação técnica O ManWinWin é um software standard de gestão de manutenção que alcança, com grande detalhe, a codificação e registo dos bens de manutenção, o planeamento e gestão dos trabalhos de manutenção, a quantificação do esforço e dos custos de mão de obra, materiais e serviços, a gestão de armazéns e os consequentes indicadores de desempenho de manutenção. Um Software, 3 designações: O ManWinWin é uma solução única e integrada que se apresenta comercialmente sob 3 designações que se destinguem, essencialmente, pela parametrização base com que são fornecidas. Manutenção Industrial A solução flexível, modular e integrada para gestão de manutenção industrial Manutenção de Edifícios O sistema fácil de implementar para a gestão de manutenção de edifícios Manutenção de Frotas Um produto de utilização simples para a manutenção de frotas de automóveis Módulos da aplicação Solução Integrada Manutenção Módulo base do sistema que inclui o Parque - codificação detalhada dos equipamentos/objectos de manutenção - os Trabalhos - gestão das Ordens de Trabalho - os Custos - detalhe de custos em manutenção - e as análises e indicadores de desempenho Materiais Registo dos materiais de manutenção com recursos para gestão centralizada de múltiplos armazéns e inventário permanente. Pedidos Módulo independente, que funciona fora do interface principal, para a realização e gestão de pedidos de manutenção. Recursos Web Recursos 100% web para a realização e acompanhamento de pedidos de manutenção. ManWinWin Software Page 2
Características técnicas do Software Desenvolvido na mais recentes tecnologias Microsoft.NET e Microsoft SQL Server. Possibilidade de imprimir ou exportar todo o tipo de informação da aplicação utilizando relatórios em Crystal Reports. Plataforma Multi-utilizador. Módulo de pedidos à manutenção integrado, sem limite de utilizadores, com plataforma Web. Permite funcionamento remoto sob o conceito de Remote Application. Interface utilizador e desenho dos formulários alinhados pelas práticas típicas das soluções Microsoft. Funcionalidades em detalhe O Software é fornecido com uma base de dados pré parametrizada de acordo com o que se pretende gerir; Edifícios, Frotas ou parques industriais. O sistema tem um interface moderno e intuitivo que pretende facilitar e acelerar as tarefas necessárias à criação e actualização de dados. Alguns recursos transversais a toda a aplicação são: Filtro de dados com recurso a wild cards. Ex: Comp% retorna todos os registos começados por comp. Estruturas arborescentes. Para inserir um novo registo posiciona-se o cursor no registo imediatamente acima. Label/botão num só. Todas as configurações pré parametrizadas podem ser chamadas a partir da própria label que é, na prática, um botão. Indicação a cor vermelha dos campos de preenchimento obrigatório e a cor azul os de preenchimento preferencial. As impressões permitem sempre pré visualização e exportação para os formatos mais comuns. Principais parametrizações do Sistema Organização Funcional Como o nome indica, organização funcional consiste em especificar a função ou sistema de um determinado conjunto de bens no contexto de uma instalação. Agrupar os equipamentos que contribuem para determinada função implica que uma anomalia, em qualquer dos equipamentos desse sistema, pode afectar o desempenho global dessa função. A organização funcional exprime a forma de olhar a instalação na óptica da engenharia. O InnWinWin é fornecido com uma organização funcional completa para edifícios, o AutoWinWin para Frotas e o ManWinWin para a Indústria. ManWinWin Software Page 3
Centros de Custo Exprime a forma de ver a instalação na óptica da direcção financeira da organização, isto é, a mesma informação de manutenção, mas vista de forma mais sintética e conveniente para a área da gestão financeira. Tipicamente, podemos considerar cada edifício como um Centro de custo desdobrando-o, depois, em sub centros de custo. Fornecedores Entre os fornecedores relevantes para a manutenção estarão os prestadores de serviços de manutenção, os fornecedores ou representantes dos equipamentos e os fornecedores de peças e materiais de manutenção. Área de intervenção técnica Designa as estruturas internas da organização que intervêm na manutenção. A sua estrutura é exibida na forma de um organograma, onde se especificam as várias funções de forma hierárquica, e onde será possível enquadrar todo e qualquer funcionário que intervenha na manutenção. Os interventores mais directos estarão normalmente incluidos num departamento de manutenção com uma ou várias oficinas e, dentro destas, as especialidades mecânico, electricista, etc. Para cada especialidade estará definido um custo HH padrão, que exprima o custo médio da mobilização directa do funcionário para a realização dos trabalhos. ManWinWin Software Page 4
Tipos de Equipamento O tipo de objecto é uma parametrização que permitirá uma codificação consistente de qualquer objecto de manutenção. De forma semelhante e com agrupamentos de letras, mais ou menos sugestivos, podemos convencionar, por exemplo, AL=Alternador, BB=Bomba, AU=Autómato, etc. Associado a cada tipo de objecto existirá um desenho de ficha de características técnicas (até 40 por cada tipo de objecto, definindo a colecção de elementos de cada objecto que interessa ter acessíveis para gerir a manutenção. Tipos de Trabalho Na gestão da manutenção interessa ter alguma forma de classificação dos trabalhos que seja útil para sugestionar o gestor sobre o esforço que está a empreender e os custos nos vários tipos de manutenção, e habilitá-lo com informação para poder alterar esse esforço no sentido de optimizar os resultados da sua gestão. Os trabalhos de manutenção podem ser agrupados em 3 grandes tipos que se desdobram, depois, em sub tipos de trabalho: - Manutenção preventiva sistemática (revisões, calibrações, lubrificações) - Manutenção preventiva condicionada (preventivos com base na condição, melhorias) - Manutenção correctiva (Reparações) Norma de codificação de materiais A organização sistematizada das Classes, Famílias e Subfamílias define a norma de codificação de materiais. A ideia é conseguir, através da estrutura lógica constituída pela agregação da Classe + Família + Sub Família, que dentro de cada estrutura exista um número trabalhável de artigos que possam ser facilmente pesquisáveis. Exemplo: C=Classe material de consumo, RE=Família Resinas, 010=Subfamília resinas poliuretano, 023=número sequencial. ManWinWin Software Page 5
Administração de Utilizadores Os utilizadores do sistema têm que ser obrigatoriamente registados como funcionários. A tabela de utilizadores e funcionários é a mesma. Para cada utilizador existe, depois, a possibilidade de definir uma senha e níveis de acesso. ManWinWin Software Page 6
Parque de Equipamentos - Codificação e registo detalhado dos bens O registo de um objecto de manutenção envolve sempre a codificação e a coordenação num centro de custo e na organização funcional. Se for eleito como objecto de gestão, envolve também, o planeamento da manutenção preventiva e o lançamento de ordens de trabalho Os objectos são exibidos em lista, de acordo com o filtro definido pelo utilizador, com acesso a todas as funcionalidades disponíveis para um objecto individual ou para o conjunto de objectos nessa lista. Novo Objecto - Identificação O código do objecto é estruturado com o tipo de objecto + sequencial. Coordenação obrigatória numa estruturação funcional e num centro de custo. Fotografia (jpg, gif, bmp. Etc.) Associação de documentos (e.g. desenho, folha de especificações, manual, etc.) ManWinWin Software Page 7
Novo Objecto - Características Ficha técnica (com até 40 características parametrizadas) O desenho de cada ficha técnica é definido pelo utilizador para cada tipo de objecto. Novo Objecto dados operacionais Tempos requeridos e de funcionamento para calcular indicadores. Possibilidade de cálculo automático de funcionamento médio diário com base em registos de funcionamento. Consultas por objecto com garantias e contratos de manutenção. Novo Objecto Info. Complementares Possibilidade de atribuir códigos alternativos ao objecto e escolher o código pelo qual o objecto é gerido em toda a aplicação. Informação adicional para EMM com necessidade de calibração e Viaturas. Existe ainda um separador com um campo livre para observações. ManWinWin Software Page 8
Fichas - Plano de Manutenção Cada objecto de manutenção terá um plano de manutenção. Actividades sistemáticas controladas por tempo de calendário (caso típico dos quartos, salas, certificados, etc.), registos de funcionamento (compressores, etc.) ou a combinação de ambos (e.g. gerador de emergência) Cada ficha de manutenção planeada (FMP) com a descrição das precauções de segurança, tarefas e previsões de duração, esforço HH, necessidades de materiais e serviços, logo, previsão de custos. Artigos aplicados Lista dos sobressalentes aplicáveis ou componentes incorporados. Esta é uma relação de muitos para muitos entre os artigos e os objectos. Pode-se saber, inversamente, em que objectos é aplicado determinado artigo. Registos de funcionamento / contagem Com recursos para realizar projecções do tipo: quantas horas terá na data X?, ou ainda qual será a leitura de electricidade no fim do ano? Vários modelos de impressão da informação ManWinWin Software Page 9
Documentos associados É possivel associar, sem limites, qualquer tipo de documento a um objecto. Esta associação permite, opcionalmente, a definição de uma data de validade do próprio documento. O link para o documento desta associação fica disponível para todos os utilizadores. Imprimir Objectos O programa possui diversas listagens de objectos. As listagens incidem sempre sobre o objecto seleccionado ou o conjunto de todos os objectos na lista e podem, ainda, ser agrupadas de diversas formas. Outros recursos do parque de Equipamentos Possibilidade de repetir objectos com os respectivos planos de manutenção e artigos aplicados. Este recurso facilita e acelera o registo inicial de informação no sistema. Possibilidade de filtrar os objectos de diversas formas e, para esse conjunto, obter diversas listagens. Obter um plano de manutenção para os objectos da lista com a projecção automática dos trabalhos e respectivos custos previstos. Registos de funcionamento com ou sem abastecimento que alimentam o parâmetro RF - Registo de funcionamento. Permite, por exemplo, conhecer em detalhe consumos de energia de um contador ou quilómetros percorridos por uma viatura. Registo de indisponibilidade. O sistema permite o registo automático de indisponibilidades a partir de ordens de trabalho ou manual directamente no equipamento. O sistema gera em tempo real um conjunto de análises para todos os parâmetros de manutenção afectados pelos acontecimentos (custos, ocorrências, tempos, etc.). Estas análises estão sempre disponíveis para todo o ano corrente, para o ano anterior ou para os últimos 5 anos. ManWinWin Software Page 10
Trabalhos Gestão das Ordens de Trabalho A gestão dos trabalhos de manutenção é a função básica da Manutenção. Todas as intervenções que consumam recursos Hora.Homem, Materiais ou Serviços são registadas no sistema sob a forma de Ordens de Trabalho. O programa possui um sistema de alertas sob a forma de semáforo que é actualizado dinamicamente de acordo com a data prevista. A periodicidade dos trabalhos pode ser definida em tempo de calendário ou em qualquer registo de funcionamento definido para o equipamento (Kms, Horas, Ciclos, etc.). Estados da Ordem de Trabalho Sempre que se cria uma OT sistemática no sistema, a aplicação só vai criar a próxima OT, quando a OT anterior for realizada. Para que tal aconteça, é necessário que o utilizador mude o estado da OT manualmente. As OTs passam sempre pelos estados: Programada Trabalho planeado que tem uma data para realização; Em Curso Trabalho que já foi emitido e cuja gestão, até ser terminado, pertence à entidade responsável da área da intervenção técnica; Terminada Trabalho que acabou mas que a OT ainda pode receber imputações e registos de informação. ManWinWin Software Page 11
Nova Ordem de Trabalho Origem Identificação dos elementos principais de uma Ordem de Trabalho. Os campos Tipo de Trabalho, centro de custo e Tempo de manutenção (TDM) são obrigatórios. Nova Ordem de Trabalho Gestão Identificação dos elementos de gestão do trabalho. As datas são preenchidas de acordo com o estado do trabalho. Nova Ordem de Trabalho Pedidos Separador que exibe os pedidos de manutenção que estão na origem da Ordem de Trabalho. Nova Ordem de Trabalho Diagnóstico Permite identificar o sintoma e causa de Ordens de trabalho de avaria. Nova Ordem de Trabalho Tarefas Descrição do trabalho a realizar Nova Ordem de Trabalho Custos Quadro de comparação entre os custos planeados e os executados. Nova Ordem de Trabalho Documentos Separador que permite anexar documentos ao trabalho. ManWinWin Software Page 12
Registo de Mão de Obra A mão de obra utilizada em cada trabalho é registada de forma detalhada e sempre coordenada num documento de custo. Registo de Materiais Identificação dos materiais utilizados na execução do trabalho. Os materiais podem ser imputados à Ot de forma directa ou com baixa em stock. ManWinWin Software Page 13
Registo de serviços (outros) Identificação dos serviços utilizados na execução do trabalho. Os serviços são sempre coordenados num documento de custo e devem ter a indicação do fornecedor. Calendário OTs Este recurso permite a visualização dos trabalhos em calendário e pode-se, com recursos drag & drop, movimentar os trabalhos entre datas. O calendário permite visualização em dias, semanas ou meses e exibe os trabalhos com simbologia relativa ao seu estado. ManWinWin Software Page 14
Imprimir Ordens de Trabalho O programa permite imprimir os trabalhos planeados ou já executados de diversas formas. A impressão incide sempre sobre a Ot seleccionada ou o conjunto de Ots na lista. Outros recursos de Gestão de Trabalhos Os trabalhos sistemáticos são geridos por calendário e/ou registos de funcionamento (horas, Kms, Ciclos, etc.). O sistema encarrega-se de calcular as datas com base nos registos de funcionamento e seleccionar automaticamente a data que ocorre primeiro para cada trabalho. Todos os registos de Ordens de Trabalho, tempos e recursos utilizados geram parâmetros automáticos que podem ser analisados directamente ou utilizados para criar indicadores de manutenção. ManWinWin Software Page 15
Análises e Indicadores de Manutenção O sistema calcula, em tempo real, um conjunto de parâmetros automáticos para as principais entidades do sistema: Objectos, Sistemas e Centros de Custo. Parâmetros Automáticas Lista de parâmetros automáticos disponíveis a qualquer momento para o ano corrente, últimos 12 meses ou últimos 5 anos. Estes parâmetros podem ser consultados directamente em Objectos, Sistemas e Centros de custo ou ser utilizados no cálculo de indicadores mais complexos. Exemplo: MTBF = Tempo Funcionamento / Número de avarias. Exemplo de parâmetros automáticos para um sistema de AVAC. O ManWinWin só exibe na lista os prâmatros para os quais exista pelo menos um valor. A Data no canto superior direito permite obter parâmetros relativos a outros anos e as marcas (checkbox) permitem ManWinWin Software Page 16
selecionar parâmetros para comparar sob a forma de gráfico. Exemplo de comparação de 2 parâmetros automáticos. Exemplo de um indicador calculado a partir de parâmetros automáticos. Outros recursos de Análises e Indicadores O sistema permite a definição de parâmetros manuais que podem, depois, ser utilizados nas fórmulas de cálculo dos indicadores. Estes parâmetros automáticos são úteis quando se pretende efectuar cálculos com dados que são externos à aplicação (ex: área útil, volume de vendas, etc.) ManWinWin Software Page 17
Materiais Gestão de Armazéns A gestão de stocks é um módulo opcional que permite gerir um ou vários armazéns de manutenção de forma integrada. A gestão de materias tem por base o conceito de Ficheiro Mestre de Artigos onde são registadas as referências de stock. Os artigos podem, depois, existir num ou em vários armazéns com quantidades e custos unitários distintos. Dentro de cada armazém os artigos são exibidos com uma etiqueta que muda de cor de acordo com as existências de stock. Ficha Artigo Para cada artigo é possível definir o stock máximo e mínimo e a localização. O registo de novos artigos é efectuado apenas no mestre de artigos. ManWinWin Software Page 18
Entrada de artigo para armazém A entrada é efectuada mediante uma factura, guia de transporte ou outro documento e tem alguns elementos obrigatórios. A entrada pode ser efectuada sem consolidação permitindo assim alterações ou correções. Após a consolidação da entrada o sistema calcula as quantidades e os custos unitários dos artigos afectados e a entrada fica bloqueada. Saída de artigo de armazém A saída é efectuada mediante um documento automaticamente sugerido pelo sistema. As saídas podem ser dirigidas a Ots, objectos ou centros de custo, sendo este último de preenchimento obrigatório. As saídas são automaticamente consolidadas e irreversíveis. Para acrescentar quantidades é necessário efectuar nova saída. Para retirar quantidades é necessário efectuar devoluções. ManWinWin Software Page 19
Inventário O sistema permite efectuar inventários parciais ou de todo o armazém, com recursos de produtividade para o registo das contagens. Outros recursos de Gestão Armazéns Devolução a fornecedores, para corrigir entradas, e devolução ao armazém, para corrigir saídas. Transferências entre armazéns para facilitar a movimentação rápida de artigos. As entradas de stock alimentam, de forma automática, a relação entre artigos e fornecedores. O sistema mantém um histórico permanente e de consulta directa dos movimentos de cada artigo. É possível consultar de forma fácil e directa as existências de cada artigos em todos os armazéns. ManWinWin Software Page 20
Pedidos de Manutenção O módulo de pedidos de manutenção é executado fora do ManWinWin de forma autónoma. A Janela de pedidos de manutenção exibe os pedidos em lista e muda de símbolo de acordo com o estado em que o mesmos se encontram. ManWinWin Software Page 21
Pedido de Manutenção Este recurso permite efectuar pedidos à manutenção de uma forma simples. Os campos de preenchimento obrigatório são o título, a data e o objecto de manutenção ou, pelo menos, o centro de custo. O pedido novo fica sempre no estado de Pendente. O Pedido de manutenção pode ser marcado para Solicitação de Orçamento. Neste caso, o pedido segue um percurso ligeiramente diferente. Gestão de Pedidos de Manutenção Os pedidos são geridos dentro do ManWinWin. Os pendentes podem ser rejeitados ou aprovados. Excepto os pedidos com orçamento que, em vez de aprovados, são orçamentados. Os pedidos com orçamento são aprovados do lado de quem pede, ou seja, é ao requisitante que cabe a aprovação ou não do orçamento. O Pedido aprovado passa a Em Atendimento no momento que tem pelo menos uma Ordem de Trabalho aberta e passa a Terminado quando todas as Ots abertas para o pedido sejam, também elas, terminadas. ManWinWin Software Page 22