Manual de Normas e Procedimentos Comercial. Gerência Comercial. Referência: Versão: Revisado 1.1 Data: 21/07/2014 21de Julho de 2014
Sumário Definição da Área Comercial.... 3 Representação da área comercial.... 3 Objetivo da área Comercial.... 3 Propostas de Adesão (Vendas)... 3 Procedimentos da Proposta de Adesão (contrato de vendas).... 3 Procedimentos. (Contratos).... 4 Gerenciamento de contratos.... 4 Distribuições de contratos aos vendedores.... 5 Controle de contratos.... 5 Análise de documentação vendedores, representantes e outros.... 5 Contato com os supervisores ou vendedores, para localizar clientes.... 6 Encaminhamento de documentos (contrato de prestação de serviços).... 6 Envio de materiais diversos a outras Filiais do UNILANCE.... 6 Cadastramento e geração de Códigos de Prestadores de Serviços, Vendedores e Representantes. 6 Representação da área Comercial (Controle de Contratos).... 7 Representação Gráfica Área Comercial (Contratos).... 8 Área Comercial (Secretaria de Vendas).... 9 Objetivo Setor Secretaria de Vendas.... 9 Procedimentos da Secretaria de Vendas.... 9 Reserva de Cotas.... 9 Conferência da Proposta de Adesão.... 10 Cadastramento das Propostas de Adesão.... 10 Representação Gráfica do Setor (secretaria de Vendas).... 11 Representação Gráfica Área Comercial (Secretaria de Vendas).... 12 Lançamento da Produção dos Vendedores e prestadores serviços.... 13 Distribuição de Documentação aos Vendedores.... 13 Consulta de Pagamentos da 1 parcelas ou reserva de cotas e aprovação de créditos.... 13 Atualização calendário e agenda de Assembleia no sistema Operacional.... 14 Emissão de Boletos de Pagamentos.... 15 Representação Gráfica Área Comercial (Emissão de Boleto).... 16 Pagamentos de Comissão aos Vendedores e Representantes.... 17
3 ÁREA COMERCIAL. Definição da Área Comercial. O setor comercial do UNILANCE é área responsável pela comercialização dos produtos ofertados pelo UNILANCE. Representação da área comercial. A representação da estrutura da área Comercial é representada pela figura do organograma abaixo: Comercial Vendas(controle de metas) Gestão de Grupos Gestão de Agentes e Representantes Controle de contratos Organograma da área Comercial. Objetivo da área Comercial. A área Comercial tem o objetivo de vender os produtos ofertados pelo Consórcio UNILANCE, através de proposta de adesão (contratos) com um determinado prazo de duração e valores pré-definidos. Propostas de Adesão (Vendas). As propostas de adesão (contratos) do Consórcio UNILANCE têm como objetivo firmar um pré-contrato de vendas com o futuro consorciado. Com este documento todos os vendedores e representantes conseguem realizar as vendas dentro das regras estabelecidas pela empresa e pela legislação. Procedimentos da Proposta de Adesão (contrato de vendas). Para que uma venda seja concluída existem procedimentos a serem seguidos antes da assinatura do contrato definitivo. Esses procedimentos são realizados, para que no final
4 do processo não ocorram não-conformidade no processo, isto é, sem cancelamentos ou preenchimento da proposta novamente por parte dos vendedores ou representantes. Para isso devem-se seguir os procedimentos abaixo: Manter sempre as tabelas de preços atualizadas assim como as taxas diferenciadas dos produtos comercializados pelo UNILANCE. Os vendedores e representantes deverão preencher as propostas de adesão (contratos) de forma legível sem rasuras e sem falta de informações, para que a venda não seja cancelada. Deve ser informada no corpo da proposta, a forma que foi realizado o pagamento da primeira parcela. (cheque, dinheiro, depósito ou boleto bancário). Sempre que a proposta de adesão (contrato) ultrapassar o valor de R$150.000,00 deverá ser encaminhada aos supervisores de vendas e em seguida enviada ao gestor de área para que seja realizada a aprovação do crédito. Casos distintos (valores superiores) serão tratados pelo comitê de Crédito do Consórcio UNILANCE. Realizar plantões de vendas e agendar contato com o futuro consorciado para o preenchimento da proposta e assinatura da mesma. Encaminhar junto com às propostas, informações sobre autorização do seguro de vida e débitos automáticos das parcelas em conta corrente do titular da cota 1. Desbloquear as propostas de adesão, em branco para que os vendedores possam preencher em uma futura venda. Procedimentos. (Contratos). Gerenciamento de contratos. O gerenciamento de contratos tem por finalidade controlar a entrada de contratos novos e cancelados. Também tem como obrigação realizar solicitação de desbloqueio de e reativação de contratos dos vendedores e representantes. A reativação somente poderá ser feita com a devida autorização do gestor da área Comercial. O processo deverá seguir os seguintes passos: O Cancelamento de contratos deverá seguir as regras de cancelamento e os contratos cancelados devem ser baixados no sistema operacional. Após essa etapa o documento seguirá para o arquivamento. 1 Caso o futuro consorciado queria fazer um seguro de vida e autorizar o depósito do valor das parcelas em conta corrente, o mesmo deverá autorizar por escrito juntamente com propostas de Adesão.
5 O Desbloqueio da proposta de adesão (contratos novos) é realizado pelo setor Comercial ou Secretarias de Vendas. O uso desse material é utilizado para vendas dos representantes e vendedores. Informar aos gestores e aos Supervisores de vendas a situação dos contratos pendentes. Conferir via sistema Operacional a distribuição da Proposta de Adesão (Contrato) verificando se não ocorreu alguma distribuição incorreta. Distribuições de contratos aos vendedores. Os procedimentos para a distribuição da proposta de adesão (contrato novos 2 ) devem seguir as regras estabelecidas pela área comercial para distribuição dos mesmos. Quando forem solicitados contratos novos não preenchidos (desbloqueios) via representantes e vendedores, esses deverão informar o seu código para se verificar a quantidade que ainda está em seu poder, e ainda o quanto foi rasurado ou cancelado. Realizar a distribuição de forma equilibrada da Proposta de Adesão (Contrato) aos Vendedores e representantes para que os mesmos preencham as propostas com suas respectivas vendas. Controle de contratos. Os contratos em branco encaminhado pela gráfica deverão ser armazenados e sua distribuição controlada pelo sistema. Esse controle de distribuição deverá conter a quantidade que se encontra com cada um dos Vendedores ou representantes. Verificar a quantidade de proposta de Adesão em branco (Contratos) que se encontra com cada Vendedor e representante. Análise de documentação vendedores, representantes e outros. O processo de cadastramento na secretaria de vendas dos vendedores, prestadores de serviços e representantes devem seguir os critérios do Consórcio UNILANCE. Além da verificação da documentação pertencente aos vendedores, representantes e prestadores de serviços. Juntamente com a consulta junto ao SERASA. Esses procedimentos seguem os seguintes critérios: Conferir toda a documentação pedida pelo UNILANCE, para que faça o cadastramento dos vendedores, representantes e prestadores de serviços, além de consultar SERASA sobre a situação de possíveis restrições financeiras dos mesmos. 2 São propostas de adesão não preenchidas vindos da gráfica que são distribuídos aos representantes e vendedores para realizarem suas vendas.
6 Solicitar, verificar e consultar no órgão da Polícia Federal sobre documentação de antecedentes criminais de futuros prestadores de serviços, vendedores e representantes. Contato com os supervisores ou vendedores, para localizar clientes. Essa operação funciona como apoio eventual ao setor de pós-vendas para ajudar o setor a localizar os clientes em que sua localização é incerta e não sabida. Essa operação tema a seguinte função: Prestar Assessoria eventual ao setor de Pós-vendas, quando os atendentes não conseguirem entrar em contato com o cliente. Essa assessoria deverá ser prestada da seguinte maneira: realizar contato via telefone com o Supervisor de Vendas e o Vendedor que efetuou a venda para que os mesmos entrem em contrato com o cliente. Encaminhamento de documentos (contrato de prestação de serviços). Os encaminhamentos de documentos referentes aos contratos de prestação de serviços deverão ser encaminhados para gerência da área de Comercial para serem analisadas e após análise será autorizada a assinatura do contrato. Após realização desses procedimentos entra-se em contato com o prestador de serviços para que o mesmo realize sua assinatura do contrato e também nos encaminhe para assinatura. OBS: O contrato de prestação de serviços deverá ser assinado pela Gerência de Operações, assinado e vistado pela Gerência Comercial e pelo supervisor responsável depois ser entregue uma via ao futuro prestador/vendedor. Envio de materiais diversos a outras Filiais do UNILANCE. O envio de materiais diversos a outras filiais consistem em; municiar todas as filiais de materiais que possam contribuir com as vendas dos produtos do Consórcio UNILANCE. Encaminhar materiais de propaganda tabelas de vendas ou outros materiais que se destinam a vendas da carteira de produtos do Consórcio UNILANCE. Receber as propostas de Adesão (Contratos), que a gráfica disponibiliza para o Consórcio UNILANCE e arquivar para realizar a distribuição aos Vendedores, Representantes e filiais. Cadastramento e geração de Códigos de Prestadores de Serviços, Vendedores e Representantes. Ao realizar o processo de cadastramento dos prestadores de Serviços, Vendedores e Representantes, um código deverá ser gerado para realizar identificação dos mesmos. Esse
7 código ficará arquivado no sistema operacional. O processo de cadastramento deverá seguir critérios descritos abaixo: Realizar o Cadastramento no sistema operacional do Consórcio UNILANCE dos Prestadores de Serviços, Vendedores e Representantes, gerando um código de forma a identificar a natureza dos serviços prestados, que também servirá para pagamentos de serviços e das comissões. Após o cadastramento realizado, deve-se enviar o código ao setor de pagamentos de comissões, serviços e secretaria de vendas; para que inclua esse código (vendedor, representante) na equipe de um supervisor o qual ele irá reportar-se diretamente. Representação da área Comercial (Controle de Contratos). Comercial Vendas(controle de metas) Gestão de Grupos Gestão de Agentes e Representantes Controle de contratos Organograma da área de Comercial.
8 Representação Gráfica Área Comercial (Contratos). Fluxograma do processo Comercial (Contratos).
9 Área Comercial (Secretaria de Vendas). Objetivo Setor Secretaria de Vendas. O objetivo da Secretaria de Vendas é analisar e coordenar todas as propostas de Adesão (Contratos), bem como autorizar pagamentos de comissões e cadastramentos dos vendedores e prestadores de serviços. Também tem como objetivo cadastrar as propostas de adesão no sistema operacional do Consórcio UNILANCE, além de acompanhar toda a parte de produção de vendas e coordenar a definição dos plantões de vendas. Procedimentos da Secretaria de Vendas. Os procedimentos da Secretaria de Vendas têm por finalidade padronizar as atividades desse setor, onde deverá se conhecer início e fim de cada atividade, bem como sua forma correta de execução. Define as formas de execução das atividades e seus controles. Reserva de Cotas. A reserva de cotas ocorre quando um futuro consorciado solicita a sua inclusão em um determinado grupo e cota já definido. Para que a operação ocorra o vendedor ou representante comunica ao futuro consorciado que ele deverá efetuar o pagamento da 1 parcela em até 48 horas da data da solicitação. Os procedimentos são os seguintes: A operação de reserva de cotas ocorre quando um vendedor ou representante solicita a pedido do futuro consorciado uma reserva de cota pré-determinada junto à secretaria de vendas. Antes de se reservar, deve-se realizar uma busca de reserva de cotas no sistema operacional na opção: vendas/reservas de cotas/pesquisa de grupo/grupo confirma; escolher cota/ confirma; inserir o endereçamento da filial e o código do comissionado (Código dos Vendedores ou Representantes) e teclar confirma. Após a realização dos procedimentos acima, inserir o n da reserva da cota na planilha de controle Excel para que depois do pagamento da 1 parcela venha a utilizar esse n para o cadastramento da proposta de adesão.
10 Conferência da Proposta de Adesão. Esse processo é realizado para identificar a da falta de informações de dados pessoais (RG, CPF e Endereço,) Erros, rasuras e falta de confirmação do pagamento da 1 parcela. Os procedimentos são os seguintes: Conferir todos os documentos e dados contidos na proposta de Adesão do futuro consorciado e verificar se não existe falta de informação ou rasuras. (Caso ocorram rasuras deve-se devolver a proposta ao vendedor para que o mesmo realize o preenchimento de uma nova proposta de Adesão.) Outro fator que deve ser verificado é a assinatura do futuro consorciado na proposta adesão. As propostas canceladas deverão ser inutilizadas e após esse procedimento, os representantes ou os vendedores terão que ser comunicados para que refaçam uma nova proposta junto ao cliente. Cadastramento das Propostas de Adesão. O cadastramento das propostas de adesão no sistema operacional do Consórcio UNILANCE consiste em lançar as informações coletadas nas propostas pelos Vendedores na hora do preenchimento das mesmas. O cadastramento deverá conter os seguintes dados: Lançar no sistema operacional as informações referentes a cada futuro consorciado, aonde deverá constar dados pessoais N do RG e CPF. (endereço, telefones e e- mail.), além da confirmação do pagamento da 1 parcela na proposta na de Adesão. Após os lançamentos dos dados deve-se emitir o boleto bancário.
11 Representação Gráfica do Setor (secretaria de Vendas). Comercial Vendas(controle de metas) Gestão de Grupos Gestão de Agentes e Representantes Controle de contratos Organograma da área de Comercial.
12 Representação Gráfica Área Comercial (Secretaria de Vendas). Fluxograma do Processo Comercial (Secretaria de vendas).
13 Lançamento da Produção dos Vendedores e prestadores serviços. Todas as propostas de Adesão têm que ter um vendedor, representante ou prestadores de serviços que as realizem. Essas realizações devem ser lançadas no sistema como produção de venda de cada vendedor, representante ou prestadores serviços, para que no final do mês veja o quanto das metas foram atingidas e assim se possam realizar os pagamentos das comissões de vendas. Esses lançamentos são realizados da seguinte Forma: Realizar os lançamentos diários de cada vendedor, representante ou prestadores de serviços no sistema operacional do Consórcio UNILANCE, onde deverá constar: código do vendedor, representante ou do prestador de serviços, além da quantidade de propostas vendidas e canceladas. Após os procedimentos, e a aprovação das propostas preenchidas, deve-se enviar para o pós-vendas validar as informações. Distribuição de Documentação aos Vendedores. As atividades que envolvem a distribuição de documentos aos vendedores são as seguintes: entrega de holerites, folha de espelho de cartão ponto para assinatura e recibo de comissões para vendedores registrados. Está tarefa é executada da seguinte maneira: Receber os holerites do setor financeiro e distribuir aos vendedores coletando as assinaturas e entregando uma via para os mesmos. Coletar assinatura dos vendedores e funcionários da área comercial para a confirmação de assiduidade referente ao período de trabalho mensal. Essa assinatura deverá ser feita em uma folha de espelho do cartão ponto. Consulta de Pagamentos da 1 parcelas ou reserva de cotas e aprovação de créditos. Essa consulta consiste em informar, os gerentes, supervisores e vendedores sobre a situação dos pagamentos das propostas de adesão, referente a 1 parcela e também quanto a pagamento de reservas de cotas. Os procedimentos são os seguintes:
14 Informar os vendedores quando os mesmos solicitarem informações sobre os pagamentos realizados em um determinado período referente suas propostas de adesão comercializada, confirmando sempre o nome do consorciado, contido nas propostas. Enviar relatórios sobre a situação de pagamentos das propostas aos gerentes e supervisores, para que os mesmos possam montar um plano de ação e assim cobrar dos vendedores e representantes o motivo do não pagamento. Encaminhar as propostas de adesão, juntamente com os documentos do futuro consorciado quando ocorrer a situação de valores de créditos superiores a R$150.000,00; informando que a proposta pode ser de risco de Inadimplência e que pode trazer prejuízo a Consórcio UNILANCE ou ao contrário, é uma proposta viável ao Consórcio, para que a gerência da área Comercial analise e valide a aprovação crédito. Atualização calendário e agenda de Assembleia no sistema Operacional. Quando se trata de Assembleias determina-se que as mesmas deverão seguir um calendário com as datas pré-determinada pelo consórcio UNILANCE. Essas datas deverão ficar em uma agenda no sistema operacional. O procedimento para essa atividade é realizado da seguinte forma: Manter o calendário atualizado das assembleias via sistema operacional, assim como a agenda do UNILANCE para datas de assembleias. Manter o Consorciado informado sobre qualquer alteração de datas das assembleias assim como os funcionários que participam das mesmas. Divulgar informativo de alteração de datas de assembleias no site www.unilance.com.br
15 Emissão de Boletos de Pagamentos. A emissão de boletos na Secretaria de Vendas ocorre quando é feita uma solicitação do vendedor ou representante e quando é confirmado o recebimento da 1 (primeira) parcela do consorciado. O procedimento é o seguinte: Emitir boletos de pagamento após a confirmação do pagamento da 1 (primeira) parcela. Neste caso essa operação deve ser realizada quando for solicitado via vendedor, representante ou consorciado futuro.
16 Representação Gráfica Área Comercial (Emissão de Boleto). Fluxograma do processo Comercial (Emissão de Boleto).
17 Pagamentos de Comissão aos Vendedores e Representantes. Os pagamentos das comissões para os vendedores e representantes são controlados através de relatórios do sistema. Os valores são pagos em duas datas do mês, com exceção dos vendedores que são registrados, neste caso o RH (Recursos Humanos) realiza o pagamento via folha de pagamento com crédito em conta ou em cheque nominal. O processo de verificação de vendas tem os seguintes requisitos a serem seguidos: Verificar cancelamentos Verificar inadimplência Verificar entrada de pagamentos da parcela paga pelo cliente ou lançadas pelo departamento financeiro. Verificar os estornos referentes a cotas que já foram canceladas. Seus critérios de execução são feitos da seguinte maneira: Conferir via sistema os valores que cada vendedor ou representante tem a receber de comissão; O processo conferência deverá ser realizado diariamente; Realizar uma segunda conferência de lançamentos dos dados de vendas através do sistema operacional para verificar possíveis erros ou não de lançamento de cotas de algum vendedor ou representante, sempre buscando corrigir as falhas encontradas. Realizado o procedimento acima, deve-se atualizar a folha de pagamento de comissões de vendas, via sistema operacional. Realizar sempre validação do tipo de produto que foi vendido com um percentual de comissão diferenciado, para que essas regras de pagamentos de comissões sejam usadas futuramente para esse produto. Após a emissão dos relatórios de vendas, encaminhar para os vendedores, supervisores e representantes validarem ou não as informações de comissões; havendo discordância de valores deve-se efetuar as devidas correções e realizar o pagamento referente a quinzena. Realizar a emissão dos relatórios via sistema dos valores de comissão dos representantes autônomos, encaminhando-as ao setor financeiro para que efetuem o pagamento da comissão em conta corrente dos representantes autônomos, juntamente com a RPA (Recibo de Pagamento Autônomo.) emitida pela contabilidade 3 do serviço de vendas realizado no período quinzenal. 3 A RPA (Recibo de pagamento Autônomo) tem que ser entregue com prazo antecipado para que o setor Financeiro execute uma programação de pagamento para período definido conforme contrato entre as partes.
18 Representação Gráfica Área Comercial. Fluxograma do processo Comercial (Comissão de Vendas).