Criar uma sistemática para orientar e padronizar o processo do caixa.

Transcrição

1 Página 1 de 5 1 OBJETIVO Criar uma sistemática para orientar e padronizar o processo do caixa. 2 FLUXOGRAMA DO PROCESSO 3 DEFINIÇÕES Varejo: são produtos a pronta-entrega (Linha Natufarma, Produto de revenda) Requisição = Solicitação de Aviamento = inclusão do pedido = venda Documento de Identificação: qualquer documento que identifique o cliente. Ex: RG Documento de Identidade, CPF, CNH, Carteira Profissional. 4 RESULTADOS Este Procedimento Operacional Padrão não possui indicadores específicos. 5 REFERÊNCIAS RDC 67/2007 Portaria 344

2 Página 2 de 5 6 PROCEDIMENTOS Para dar início ao processo do é necessário seguir as etapas Formula Certa / / Venda / Prox. Cliente. Pagamento antecipado: Sempre que o colaborador do atendimento encaminhar um cliente até o para efetuar um pagamento antecipado, fica a cargo do caixa carimbar as duas vias da Solicitação de Aviamento emitida com o carimbo PAGO NATUFARMA, lançar o número da mesma no sistema para dar inicio a emissão do Cupom Fiscal e após, preencher os campos seqüentes conforme solicitado pelo Formula Certa. Feita a cobrança à mesma deve anexar o Cupom Fiscal a Solicitação de Aviamento, rubricando a via da farmácia e encaminhando ao setor de prévalidação e emissão de documentos de produção para que se dê continuidade ao processo. Pagamento na retirada: Estando o caixa de posse da medicação pronta e da sua respectiva Solicitação de Aviamento, o mesmo fará a cobrança obedecendo aos passos de emissão do Cupom Fiscal descritos anteriormente. Em seguida é entregue o medicamento juntamente com o Cupom. Pagamento de varejo: O caixa deve receber do atendente um pedido de venda previamente impresso onde conste a identificação do cliente, os valores/descontos acordados com o cliente e a(s) rastreabilidade(s) do(s) produto(s) vendido(s). Para a emissão do Cupom Fiscal, é necessário utilizar o recurso (tecla F2), selecionando o número do pedido respectivo, tecla-se duas vezes ENTER; seleciona-se opção de pagamento de consulta, fornecendo os descontos acordados e preenchendo os campos seqüentes conforme solicitado pelo sistema. Na finalização do cupom fiscal é necessário o caixa anotar o número do cupom fiscal do cliente (COO) no corpo do pedido. Da mesma forma o caixa verificará a presença do número de lote no pedido e a identificação do cliente que fez a compra. Diariamente o caixa deve registrar em planilha informatizada os dados para registro da rastreabilidade que se encontra no servidor balcão. OBSERVAÇÃO: Se houver contestação do cliente sobre a necessidade de fornecer o nome, deve-se explicar ao comprador que esta é uma exigência da ANVISA para a venda de produtos manipulados, para efeito de rastreabilidade em caso de não conformidade.

3 Página 3 de Formas de pagamento: DINHEIRO Verificar se a nota é verdadeira através das ferramentas que a Natufarma disponibiliza. CHEQUE Verificar, junto ao SPC (on-line) nas opções: 04 para clientes assíduos e opção 05 para os novos clientes, preenchendo os seguintes dados: 1. CPF 2. Banco 3. Agência 4. Conta 5. Número do Cheque com o digito 6. Nº de cheques Somente no valor da compra o Sistema Fórmula Certa não aceita dar troco para esse tipo de pagamento; Não é permitido receber cheques de terceiros ou de pessoas jurídicas (regra da empresa), sem a autorização da direção ou do depto financeiro; Para os cheques pré-datados os descontos fornecidos devem obedecer a Tabela de Descontos RQ-ATEND ou consultar o responsável pelo atendimento da Unidade; Todos os cheques recebidos com valor superior à R$ 50,00 devem ser consultados no SPC/CDL Caxias através da Internet ou por telefone, antes da emissão do Cupom Fiscal e da liberação do cliente; No momento da emissão do Cupom Fiscal, sendo o pagamento em cheque, é imprescindível o preenchimento do nome do emissor e do número do mesmo e, se pré-datado, a data acordada. Para fins de conferência, todos os cheques devem estar acompanhados com a segunda via de seu respectivo Cupom Fiscal, além de ter no seu verso um OK referente à consulta realizada, o nome da atendente que o recebeu, o número da requisição paga e o telefone para contato do cliente; DEPÓSITO BANCÁRIO - Caso o cliente deseje efetuar o pagamento através de deposito bancário o colaborador que prestou o atendimento deve informar o numero da Conta corrente e a Agência Bancária da Farmácia. Para entregar a mercadoria o caixa deve consultar o setor financeiro para verificar a efetivação do depósito. CONVÊNIO: - Existem dois tipos de convênio que a Farmácia Natufarma possui com outras empresas, são eles:

4 Página 4 de 5 À vista: mediante a apresentação de uma identificação da empresa conveniada (ver Fórmula Certa / Convênios) é concedido um desconto especial aos clientes que pagarem através de cheque, cartão ou dinheiro; Efetuado o pagamento, na segunda via do cupom fiscal, deve-se escrever o nome da empresa atendida para ser mandado juntamente com o caixa; À prazo: depois de verificada a identificação necessária para se fazer tal transação no Sistema Fórmula Certa / Convênios a colaboradora responsável pelo caixa emite um Cupom Fiscal em que o tipo de pagamento será Convênio, o mesmo deve ser assinado pelo cliente e enviado com o caixa (1ª via). O valor da compra é descontado do cliente em folha de pagamento, e a Natufarma recebe o valor da empresa. OBS: Existem convênios que possuem alguns requisitos para que se faça o desconto do cliente - ver Sistema Formula Certa / Convênios; CARTÃO DE CRÉDITO: - A Natufarma aceita cartões de crédito e débito das bandeiras Visa, MarterCard, Good Card, Banricompras, Banribenefícios, Hipercard, Diners, Verde-Card (Quero-Quero), Ello. No momento da emissão do Cupom Fiscal, sendo pagamento em cartão, é imprescindível escolher a bandeira com o qual será pago, a forma de pagamento (crédito ou débito) e digitar os quatro últimos números do cartão; Os comprovantes dos cartões devem ser anexados à segunda via do Cupom Fiscal e enviados junto ao caixa diariamente, com o resumo do dia impresso nas máquinas dos cartões. Para verificação de possível parcelamento da compra nos cartões de crédito seguir instruções do RQ ATEND Tabela de Descontos. OBS: Para tele-entregas pagas o caixa deve anotar na solicitação de aviamento que a tele está paga. Feita a cobrança, a caixa deve relatar tal transação nas ocorrências diárias do caixa, descrevendo valor cobrado e requisição respectiva. Descontos: São oferecidos descontos especiais para clientes do WEB CARD, clientes conveniados e prescritores, estes devem ser consultados na Tabela de Descontos RQ-ATEND , ou com o responsável pela Unidade.

5 Página 5 de 5 Na compra de medicamentos por parte de funcionários, existem duas formas de pagamento: o desconto em folha e o pagamento à vista. Desconto em folha: É preenchida uma Ordem de Farmácia que deve ser assinada pelo funcionário e pelo responsável da Unidade, e anexada ao Cupom Fiscal emitido conforme a Solicitação de Aviamento, seguindo o fluxo do caixa. Pagamento à vista: Segue o procedimento comum aos clientes, conforme a forma de pagamento escolhida e com descontos estabelecidos no RQ-ATEND Tabela de Descontos. 6.2 WEBCARD NATUFARMA Resgate de Pontos O atendimento técnico para o resgate de pontos está descrito na RQ-ATEND Manual de implantação WebCard Natufarma. Faz parte do procedimento de caixa a obrigatoriedade de consulta do histórico do cliente, na aba Programa de Fidelização, a CADA VENDA. A consulta engloba: 1. O saldo de pontos do cliente que participa do WebCard Natufarma, 2. Verificação do número de pontos que pode resgatar 3. E se deseja fazer o resgate neste momento ou deixar acumular os pontos para a próxima compra. 7 REGISTROS RQ-ATEND Tabela de Descontos RQ ATEND Manual de Implantação do WebCard Natufarma