Políticas de Gestão de Suprimentos (GSUP)

Políticas de Gestão de Suprimentos (GSUP)

01 2 / 28 ÍNDICE OBJETIVO... 3 RESPONSABILIDADES... 4 DESCRIÇÃO DO PROCESSO... 5 EQUIPE... 6 POLÍTICAS GERAIS... 8 NORMAS E POLÍTICAS DA GESTÃO DE SUPRIMENTOS... 9 6.1 GSUP 010 IDENTIFICAÇÃO DAS NECESSIDADES DE COMPRAS... 10 6.2 GSUP 020 CADASTRO DE MATERIAIS E SERVIÇOS... 12 6.3 GSUP 030 SELEÇÃO, CADASTRO E HOMOLOGAÇÃO DE FORNECEDORES... 13 6.4 GSUP 040 AVALIAÇÃO E MANUTENÇÃO DO CADASTRO DE FORNECEDOR... 15 6.5 GSUP 050 NEGOCIAÇÃO E EFETIVAÇÃO DE COMPRAS... 17 6.6 GSUP 060 MONITORAMENTO DE PEDIDOS DE COMPRAS... 20 6.7 GSUP 070 ELABORAÇÃO E HOMOLOGAÇÃO DE CONTRATOS... 21 6.8 GSUP 080 GESTÃO DE CONTRATOS... 23 6.9 GSUP 090 RECEBIMENTO FÍSICO E MEDIÇÃO DE SERVIÇOS... 24 6.10 GSUP 100 DISTRIBUIÇÃO INTERNA DE MATERIAIS... 26 6.11 GSUP 110 GESTÃO DE ESTOQUE DO ALMOXARIFADO... 27 VIGÊNCIA... 28 ATUALIZAÇÃO DO MANUAL DE PROCESSO... 28

01 3 / 28 OBJETIVO Descrever os Processos, Normas e Políticas, de forma a estruturar e padronizar o Processo de Gestão de Suprimentos da OAB-PE. Os objetivos e funções básicas do Processo de Gestão de Suprimentos são: Cadastrar materiais, serviços e fornecedores atendendo às normas estabelecidas pela OAB-PE; Realizar a requisição de materiais e serviços de acordo com o planejamento de compras; Efetuar cotações e negociações de barganha junto aos fornecedores para aquisição dos itens demandados pelos clientes internos do departamento de Compras; Estabelecer, com suporte da Assessoria Jurídica, contratos de compra de materiais e tomação de serviços; Realizar a gestão dos contratos firmados pela instituição; Realizar o recebimento, conferência e aprovação/recusa da documentação suporte para realização de pagamentos da OAB-PE; Realizar a gestão de estoques do material de expediente, limpeza e escritório; Realizar a distribuição e o controle interno de saída do material de expediente, limpeza e escritório do Almoxarifado para as áreas solicitantes.

01 4 / 28 RESPONSABILIDADES É de responsabilidade de cada colaborador envolvido nas atividades da Gestão de Suprimentos, conhecer e entender os processos, normas e políticas do processo. Todas as atividades e políticas aqui demonstradas apresentam princípios orientadores básicos, não abordando todas as situações extraordinárias possíveis da Gestão de Suprimentos. Qualquer questão ou dúvida referente ao documento que influencie no desenvolvimento das atividades devem ser imediatamente esclarecidas junto ao Gerente Administrativo. As oportunidades de melhorias devem ser constantes na dinâmica do crescimento organizacional. Caso o colaborador possua alguma sugestão, esta deve ser encaminhada ao Gerente Administrativo, responsável por avaliar a possibilidade de incorporar a sugestão.

01 5 / 28 DESCRIÇÃO DO PROCESSO O processo de Gestão do Suprimentos inicia-se com a Identificação de Necessidades de Compra, contemplando a inserção das requisições da compra no ERP, as quais devem estar alinhadas ao planejamento de compras da OAB-PE. A partir do recebimento das requisições de compras, o Analista de Compras realiza as Negociações e Efetivações das Compras junto aos fornecedores para aquisição dos materiais e serviços solicitados. Caso o fornecedor não seja cadastrado ou não esteja ativo no ERP, o Analista de Compras é responsável por solicitar as informações e documentações necessárias e realizar a homologação do fornecedor em conjunto com o departamento financeiro, de acordo com as normas da instituição. Quando estratégico para a instituição ou para serviços de tomação de mão de obra, são estabelecidos os acordos de fornecimento ou contratos de prestação de serviços, respectivamente. Nestes casos, os contratos são encaminhados para elaboração/revisão do Jurídico, assinados e, posteriormente, cadastrados no ERP. A partir do registro no ERP, realiza-se o controle da vigência e do valor global do mesmo pelo Analista de Compras. Após as negociações, são realizados os Recebimentos Físicos e Medição dos Serviços contratados. Os casos de divergência devem ser tempestivamente tratados pelos setores responsáveis. Após a realização do recebimento físico ou da aprovação do serviço no ERP, a Nota Fiscal deve ser encaminhada para validação fiscal do departamento de Contabilidade e, em seguida, para pagamento junto ao departamento Financeiro. A Gestão de Suprimentos também contempla a Gestão de Estoques e a Distribuição Interna dos Materiais de expediente, limpeza e escritório, a fim de atender as necessidades dos colaboradores da instituição.

01 6 / 28 EQUIPE A equipe diretamente responsável pela gestão do processo de Gestão de Suprimentos da OAB-PE é composta pelas áreas e cargos relacionados abaixo. A tabela ilustra as principais responsabilidades de cada cargo, relacionadas aos processos descritos neste Manual: Setor Cargo Principais Responsabilidades Administrativo Gerente Administrativo Coordenador Administrativo Analista de Compras Gerenciar a execução de todos os processos do setor. Monitorar indicadores de desempenho do setor. Viabilizar acordos de fornecimentos. Aprovar contratos e acordos conforme alçada. Aprovar pedidos de compra conforme alçada. Aprovar adiantamentos a fornecedores. Monitorar indicadores de desempenho do setor. Coordenar todas as atividades e acompanhar os resultados do setor. Viabilizar acordos de fornecimentos. Revisar a formalização da minuta dos contratos. Aprovar contratos e acordos conforme alçada. Aprovar pedidos de compra conforme alçada. Aprovar adiantamentos a fornecedores. Pesquisar, coletar informações e pré-selecionar potenciais fornecedores. Efetuar solicitações de cadastro de fornecedores, materiais e serviços. Desenvolver e homologar novos fornecedores; Realizar cotações e barganha com fornecedores em busca de melhores condições comerciais. Negociar contratos e acordos de fornecimento; Cadastrar contratos de fornecimento e tomação de serviços no sistema. Encaminhar contratos para revisão jurídica. Gerir os contratos e acordos de fornecimento. Gerar pedidos de compras com base nas necessidades levantadas pelos clientes internos. Monitorar pedidos de compras em aberto. Monitorar e solucionar divergência no recebimento de materiais, bens e/ou serviços contratados. Avaliar fornecedores.

01 7 / 28 Setor Cargo Principais Responsabilidades Assessoria Jurídica Financeiro Área Solicitante Almoxarife Assessor Jurídico Auxiliar Financeiro Usuário Solicitante Gestor do Contrato Realizar gestão de estoque dos materiais de expediente, limpeza e de escritório. Realizar a distribuição interna e controle dos materiais sob responsabilidade do Almoxarifado. Elaborar e revisar contratos e minutas. Realizar análises financeiras para homologação do fornecedor. Identificar necessidade de aquisição materiais e serviços. Registrar solicitação de compras no ERP. Encaminhar documentação suporte da requisição de compras ao setor responsável. Preencher formulário de cadastro dos itens. Verificar informações de pedido de compra e confirmar materiais recebidos pelo Almoxarifado. Realizar a conferência física de materiais recebidos. Identificar a necessidade de materiais do almoxarifado para a área. Registrar requisição de solicitação de material para o almoxarifado no ERP. Analisar conformidade de execução do contrato. Analisar necessidade de renovação do contrato.

01 8 / 28 POLÍTICAS GERAIS Os setores envolvidos no processo de Gestão de Suprimentos devem atuar, bem como orientar todos os funcionários, em todos os níveis hierárquicos, com vistas à conduta ética e respeito aos valores da OAB-PE e à legislação vigente. É terminantemente proibida a compra de material e serviço diretamente pelas áreas, exceto nos casos de necessidade emergencial previstos na Política GSUP 050.2. Todas as compras da OAB-PE devem ser realizadas somente para fornecedores previamente homologados pelo departamento de Compras e com cadastro ativo. Os documentos fiscais devem ser encaminhados tempestivamente aos profissionais da Contabilidade logo após o recebimento físico.

01 9 / 28 NORMAS E POLÍTICAS DA GESTÃO DE SUPRIMENTOS A figura a seguir representa a matriz de processos da Gestão de Suprimentos, na qual estão organizados e descritos os respectivos processos da área:

01 10 / 28 6.1 GSUP 010 Identificação das Necessidades de Compras POLÍTICA GSUP-010.1 Requisição de compra de material ou serviço As áreas da OAB-PE e suas subseções são responsáveis por identificar a necessidade de compra de material ou serviço. Uma vez identificada a necessidade, deve-se informar ao gestor do centro de custo e este será responsável por autorizar a emissão da Requisição de Compra. O registro da requisição será realizado por colaborador da área designado para o registro no sistema. As requisições são classificadas conforme a urgência da necessidade: Normal: Necessidades de compras de caráter normal devem ser registradas observando-se o prazo de 05 dias úteis para a emissão de pedidos de compra para os fornecedores, a partir da aprovação da requisição de compra. Urgente: Necessidades de compra não previstas no orçamento corporativo (intempéries na área, avarias em equipamentos, por exemplo) ou não planejadas de forma adequada (volume/prazo do serviço) devem ser analisadas pelo departamento de Compras e os pedidos emitidos em, no máximo, 48 horas, a partir da aprovação da requisição de compra. POLÍTICA GSUP-010.2 Controle orçamentário nas requisições de compra Todas as requisições de compra deverão possuir o preço de avaliação (estimativa de valor), de forma a possibilitar a verificação prévia no centro de custo solicitante. Para requisições de compra cujo valor ultrapassa o saldo correspondente no centro de custo do requisitante, o gestor do centro de custo deverá solicitar aprovação de suplementação ao Diretor Tesoureiro.

01 11 / 28 POLÍTICA GSUP-010.3 Aprovação das requisições de compras Todas as requisições de compra (materiais e serviços) geradas devem ser aprovadas respeitando os limites de alçada informados abaixo: Limite de alçada para aprovação da Requisição de Compra* Cargo Valor Gestor do Centro de Custo Acima de R$ 0,01 Diretor Tesoureiro Acima de R$ 500,00 Presidente Acima de R$ 1.000,00 *Os valores acima deverão ser revistos anualmente, conforme histórico das compras efetivadas. Quando da aprovação das requisições, o requisitante deve enviar a documentação suporte via e-mail para o Analista de Compras, quando aplicável. POLÍTICA GSUP-010.4 Monitoramento e cancelamento das requisições de compras No caso de não aprovação da requisição de compra, uma pendência é gerada e enviada ao requisitante via workflow. O requisitante monitora, conforme demandas, as pendências e realiza os ajustes necessários na requisição de compra.

01 12 / 28 6.2 GSUP 020 Cadastro de Materiais e Serviços POLÍTICA GSUP-020.1 Formulário de cadastro Caso o item a ser adquirido não possua cadastro no sistema, o requisitante deverá preencher o formulário de cadastro de item e encaminhar para o Analista de Compras. POLÍTICA GSUP-020.2 Realização do cadastro O Analista de Compras recebe os formulários de cadastro de novos itens e, após consultar a necessidade de cadastro do novo item, analisa se as informações preenchidas pelo requisitante estão corretas. Em seguida, o profissional solicita a Contabilidade a classificação fiscal do serviço ou o NCM do material. POLÍTICA GSUP-020.3 Prazos ou SLAs para efetivação do cadastro Os envolvidos no cadastro de materiais atendem aos seguintes prazos ou SLAs (Service Level Agreements): questionário deve ser parametrizado no sistema considerando as seguintes informações: Cadastro de dados básicos no sistema: 24 horas Informações contábeis e fiscais: 24 horas

01 13 / 28 6.3 GSUP 030 Seleção, Cadastro e Homologação de Fornecedores POLÍTICA GSUP-030.1 Seleção e Homologação de Fornecedores A seleção e homologação de fornecedores para a OAB-PE é de responsabilidade do Analista de Compras. O processo de seleção e homologação deve ser baseado no check-list contendo a análise dos seguintes critérios: Dados técnicos (visita às instalações), quando necessário; Consulta a outros clientes, se aplicável; Análise do Contrato Social; Capacidade de fornecimento; Qualidade do material/serviço; Subcontratação por parte do fornecedor; Suporte ao cliente; Informações e documentações cadastrais completas (vide Política GSUP 030.2). O Auxiliar Financeiro é responsável por analisar os seguintes critérios: Consulta ao SERASA; Análise de Demonstrações Financeiras POLÍTICA GSUP-030.2 Fornecedores Realização do cadastro O Analista de Compras recebe os formulários de cadastro de novos fornecedores e, após consultar a necessidade de cadastro do fornecedor, analisa se as informações e documentações enviadas pelo fornecedor estão corretas. Em seguida, o profissional é responsável por registrar o cadastro do fornecedor no ERP e arquivar os seguintes documentos: Cartão de CNPJ; Certidão Negativa de Débitos Municipais; Certidão Negativa de Débitos Estaduais; Certidão Negativa de Débitos Federais;

01 14 / 28 Comprovante bancário; Declaração de Optante pelo Regime de Tributação Simples Nacional (quando aplicável). POLÍTICA GSUP-030.3 Prazos ou SLAs para efetivação do cadastro Os envolvidos no cadastro de fornecedores atendem aos seguintes prazos ou SLAs (Service Level Agreements): Análises financeiras: 24 horas Registro do cadastro no ERP e análise das demais documentações: 24 horas

01 15 / 28 6.4 GSUP 040 Avaliação e Manutenção do Cadastro de Fornecedor POLÍTICA GSUP-040.1 Avaliação de Fornecedores Os fornecedores da OAB-PE são avaliados em relação aos seguintes critérios: Prazo de entrega; Qualidade do material; Preço; Performance (serviços). No recebimento de materiais ou serviços, o Analista de Compras registra a avaliação do fornecedor no ERP, atribuindo notas conforme a escala abaixo: a) 1 = Ruim b) 2 = Regular c) 3 = Bom Mensalmente, o Analista de Compras deverá gerar o relatório com a avaliação de desempenho dos fornecedores através do ERP. Para os fornecedores com nota igual ou abaixo a dois, o resultado é encaminhado para o Gerente Administrativo, responsável por definir a ação a ser aplicada. POLÍTICA GSUP-040.2 Monitoramento de documentações Mensalmente, o Analista de Compras deverá monitorar o prazo de vencimento das documentações dos fornecedores com contrato vigente cadastrado no ERP. Conforme identificação de documentação a vencer em 30 dias, deverá ser solicitado ao fornecedor a atualização da documentação. Caso o fornecedor não encaminhe a documentação atualizada até a data de vencimento, o ERP realizará o bloqueio automático do fornecedor até que a documentação seja atualizada.

01 16 / 28 POLÍTICA GSUP-040.3 Fornecedores sem movimentação de compra O sistema bloqueará, automaticamente, os fornecedores sem registro de movimentação de compras há 01 ano.

01 17 / 28 6.5 GSUP 050 Negociação e Efetivação de Compras POLÍTICA GSUP-050.1 Seleção de novos fornecedores para a realização da negociação Somente serão realizadas negociações com fornecedores homologados e com cadastro ativo. Além do cadastro ativo exigido, é importante que o colaborador analise a qualidade do fornecedor com base nos resultados obtidos nas últimas negociações. POLÍTICA GSUP-050.2 Realização da negociação A negociação de compras será realizada pelo departamento de Compras para: a) Firmar contratos de fornecimento em grande volume e tomação de serviços contínuos e/ou com utilização de mão-de-obra; b) Realizar cotações de compras para materiais e serviços. A negociação de compras deve ser realizada com, no mínimo, 03 (três) cotações/propostas de fornecedores. Podem ser dispensados do processo de cotação os casos de compras com recursos do fundo fixo. Podem ser dispensados do processo de cotação/proposta, somente com aprovação do Coordenador Administrativo, os casos de: a) Emergência, quando caraterizada a urgência de atendimento a situação que possa ocasionar prejuízos à OAB-PE, ou comprometer a segurança de pessoas, serviços ou equipamentos; b) Grave perturbação da ordem ou calamidade pública;

01 18 / 28 c) Contratação de serviços com profissionais especializados e firmas de notória especialização. POLÍTICA GSUP-050.3 Análise e seleção do fornecedor As cotações/propostas são analisadas considerando o preço líquido (descontados os impostos), frete e condições de atendimento e avaliação do fornecedor. O Analista de Compras deverá gerar o mapa de cotações, a fim de analisar a melhor proposta e fornecedor. Por regra, o vencedor do processo é o fornecedor que oferecer o menor preço de um determinado item. Nos casos em que o menor preço não é o critério prioritário para a compra, o Coordenador de Compras registra a justificativa dos critérios aplicados e o Gerente Administrativo aprova a seleção do fornecedor. POLÍTICA GSUP-050.4 Homologação da negociação de compras As negociações de materiais e serviços devem ser registradas no ERP para garantir que os pedidos de compra sejam realizados somente para os fornecedores homologados na negociação. O Analista de Compras é responsável por efetuar os seguintes registros: POLÍTICA GSUP-050.5 Emissão de pedidos de compra Acordo de fornecimento; Registro das cotações de cada material ou serviço negociado. Os pedidos de compra somente são emitidos para requisições de compra aprovadas. Após o registro das cotações no sistema, o Analista de Compras deverá registrar o pedido de compras para o fornecedor selecionado. O pedido de compra deverá conter as seguintes informações:

01 19 / 28 Condições de pagamento/faturamento: Prazo de pagamento mínimo de 15 dias, a partir da emissão da nota fiscal, adicionado do prazo de entrega para compras de materiais oriundas de outros Estados. Frete: Deve ser incluso o custo de frete para as compras de materiais. POLÍTICA GSUP-050.6 POLÍTICA GSUP-050.7 Responsabilidade pela economia em compras A responsabilidade pelo saving (economia) nas compras da OAB-PE é do departamento de Compras. O Analista de Compras, o Coordenador Administrativo e o Gerente Administrativo são responsáveis por garantir que o valor total do item do pedido de compra não ultrapasse o orçamento total aprovado para o item na requisição de compra. Responsabilidade pela economia em compras Todos os pedidos de compras gerados são aprovados respeitando os limites de alçada informados abaixo: Limite de alçada para aprovação do Pedido de Compra* Cargo Valor Coordenador Administrativo Acima de R$ 0,01 Gerente Administrativo Acima de R$ 500,00 Gestor do Centro de Custo Acima de R$ 0,01 Diretor Tesoureiro Acima de R$ 500,00 Presidente Acima de R$ 1.000,00 *O fluxo de aprovação deverá seguir a ordem relacionada acima.

01 20 / 28 6.6 GSUP 060 Monitoramento de Pedidos de Compras POLÍTICA GSUP-060.1 Monitoramento de pedidos de compras Semanalmente, o Analista de Compras deverá monitorar os pedidos de compras pendentes de recebimento de materiais ou prestações de serviços, sendo necessário contatar o fornecedor ou prestador de serviço a fim de confirmar a data de entrega e atualizar o requisitante em relação à nova data. Em caso de não fornecimento, realiza as seguintes ações: Cancela o pedido de compras; Registra avaliação de fornecedor no ERP; Verifica se houve adiantamentos financeiros ao fornecedor; Monitora o retorno do adiantamento financeiro, se aplicável; Comunica cancelamento ao requisitante e ao Coordenador Administrativo; Inicia novo processo de compra para o material ou serviço.

01 21 / 28 6.7 GSUP 070 Elaboração e Homologação de Contratos POLÍTICA GSUP-070.1 Envio de informações para elaboração do contrato O Analista de Compras deve encaminhar as seguintes informações para elaboração do contrato: Informações da contratada (Razão Social, CNPJ, Endereço e Representantes Legais); Objeto do contrato; Produtos / Entregas (ex.: relatórios, estudos, pesquisas, entre outros); Vigência; Preço; Condições de Pagamento; Observações específicas ao contrato e seu objeto, relacionadas à renovação, penalidades, rescisão, entre outros; Carta proposta, caso haja. POLÍTICA GSUP-070.2 Envio de informações para elaboração do contrato A elaboração/revisão de contratos possui prazo de conclusão conforme complexidade abaixo: a) Contratos com Alta ou Média complexidade: São contratos que traduzem em seu escopo riscos jurídicos em que podem ou não haver grandes valores envolvidos na negociação, mas o seu conteúdo necessita de interdisciplinaridade entre às áreas da empresa. Prazo médio até 5 dias úteis Aprovador: Assessor Jurídico b) Contratos de Baixa complexidade: São contratos em que o risco financeiro é pequeno e o seu objeto é de simples análise e interpretação legal. Prazo médio até 3 dias úteis Aprovador: Assessor Jurídico

01 22 / 28 POLÍTICA GSUP-070.3 Registro de Contratos Todas as informações contratuais são registradas no ERP para fins de controle. O Analista de Compras registra as seguintes informações: POLÍTICA GSUP-070.4 Arquivamento dos serviços; Preços unitários por serviço e material, quando aplicável; Preço global; Período de vigência do contrato. Após a assinatura do contrato, o departamento de Compras digitaliza o mesmo e encaminha para a Assessoria Jurídica e o Gestor do Contrato. O Assessor Jurídico é responsável pelo arquivamento físico do contrato assinado. Os contratos devem ser arquivados por um período de 05 (cinco) anos após a realização do serviço contratado ou do produto adquirido.

01 23 / 28 6.8 GSUP 080 Gestão de Contratos POLÍTICA GSUP-080.1 Rescisão do contrato/sanção contratual O contrato poderá ser rescindido se a empresa prestadora/fornecedora não tiver atendido devidamente as cláusulas estabelecidas entre as partes. O Analista de Compras e o Gestor do Contrato são responsáveis por analisar a necessidade de aplicação de sanções ou da rescisão contratual. As sanções e/ou rescisões devem ser avaliadas pela Assessoria Jurídica, a fim de evitar danos operacionais e/ou legais e financeiros respectivamente. POLÍTICA GSUP-080.2 Acompanhamento do contrato O Gestor do Contrato é responsável por acompanhar a execução do contrato, atestando a qualidade do material e/ou do serviço executado, conforme especificações do contrato. Este profissional deve realizar um rigoroso acompanhamento quanto ao cumprimento do cronograma e das cláusulas contratuais. Nos casos de não conformidade, o reporte deverá ser feito ao Analista de Compras que deverá tomar as medidas necessárias em conjunto com a Assessoria Jurídica. Adicionalmente, o Analista de Compras é responsável por realizar o monitoramento do contrato (saldo e vigência), através das informações cadastrados no ERP. Caso a data do contrato esteja com prazo inferior a 60 dias para vencer ou sem saldo orçamentário, o Analista de Compras deverá contatar o Gestor do Contrato com objetivo de verificar a necessidade de renovação do mesmo.

01 24 / 28 6.9 GSUP 090 Recebimento Físico e Medição de Serviços POLÍTICA GSUP-090.1 Recebimento físico de materiais O recebimento físico de materiais solicitados deve ser realizado pelo Almoxarifado, assim como os materiais de expediente, escritório e limpeza, os itens serão recebidos pelo Almoxarifado. Não serão recebidas as mercadorias cujas as Notas Fiscais correspondentes encontrem-se em pelo menos uma das seguintes condições: Sem pedido de compra ou com pedido com data de emissão da nota fiscal anterior ao pedido de compra; Contendo quantidades ou especificações do material divergentes; Contendo CNPJ incorreto. A Nota Fiscal deve ser encaminhada de imediato para o departamento de Contabilidade, que terá 48 horas para validar as informações fiscais e lançar a nota fiscal no ERP vinculada ao pedido de compra. POLÍTICA GSUP-090.2 Medição dos serviços tomados Conforme o recebimento da Nota Fiscal do serviço tomado, o Analista de Compras deverá analisar a conformidade da Nota Fiscal com o pedido de compra. Serão devolvidas as Notas Fiscais que apresentem pelo menos uma das seguintes condições: Sem pedido de compra ou com pedido com data de emissão da nota fiscal anterior ao pedido de compra; Contendo especificações do serviço divergentes; Contendo CNPJ incorreto. Estando as informações da Nota Fiscal corretas, o Analista de Compras encaminha para a medição do serviço pelo requisitante, que deverá analisar se o serviço foi executado

01 25 / 28 de acordo com o planejado. O requisitante terá 48 horas para efetuar a medição do serviço. Quando da medição do serviço pelo requisitante em acordo com o contratado, a Nota Fiscal deve ser encaminhada de imediato para o departamento de Contabilidade, que terá 48 horas para validar as informações fiscais e lançar a nota fiscal no ERP vinculada ao pedido de compra.

01 26 / 28 6.10 GSUP 100 Distribuição Interna de Materiais POLÍTICA GSUP-100.1 Requisição de material As áreas da OAB-PE são responsáveis por identificar a necessidade de retirada de material do Almoxarifado. Uma vez identificada a necessidade, deve-se informar ao gestor do centro de custo e este será responsável por autorizar a emissão da Requisição de Material. O registro da requisição será realizado por colaborador da área designado para o registro no sistema. POLÍTICA GSUP-100.2 Retirada de material do Almoxarifado Somente serão realizadas entregas dos materiais do Almoxarifado para as requisições de materiais que estiverem aprovadas pelo gestor do centro de custo até o meio-dia do dia anterior a distribuição de material. As retiradas de materiais do Almoxarifado poderão ser realizadas todas terças-feiras das 09 às 12 horas. O Almoxarife deverá efetuar a baixa do item vinculada a requisição de material no sistema, no momento da entrega do material ao requisitante.

01 27 / 28 6.11 GSUP 110 Gestão de Estoque do Almoxarifado POLÍTICA GSUP-110.1 Identificação de necessidade de compra O Almoxarife é responsável por identificar a necessidade de compra de materiais de expediente, limpeza e materiais de escritórios, através da extração de relatórios de consumo do ERP e de inventários físicos do Almoxarifado. Uma vez identificada a necessidade, deve-se registrar a requisição de compra no sistema para o item demandado.

01 28 / 28 VIGÊNCIA Este manual entra em vigor na data de sua assinatura e divulgação, revogando-se disposições em contrário. ATUALIZAÇÃO DO MANUAL DE PROCESSO A tabela abaixo relaciona os campos necessários para o controle das atualizações, revisões e aprovações do manual de processo, a serem preenchidos sempre que julgado necessário. CONTROLE DE VERSÕES E ALTERAÇÕES Versão Data Responsável Tipo de Alteração Revisor/Aprovador 01 23.04.2018 Rafaella Cavalcanti Confecção Simone Rattacaso