PREVI - PORTAL DE FORNECEDORES CADASTRO DE FORNECEDORES - GUIA DO USUÁRIO

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1 PREVI - PORTAL DE FORNECEDORES CADASTRO DE FORNECEDORES - GUIA DO USUÁRIO 1. INTRODUÇÃO O Portal de Fornecedores da Previ foi criado para conferir maior autonomia aos fornecedores, facilitar o processo de autocadastro e de atualizações futuras, bem como o acompanhamento dos processos de concorrência para os quais tenham sido convidados, envio de documentos fiscais e demais funcionalidades do Painel de Fornecedores. Neste documento, você encontrará os principais tópicos sobre o CADASTRO DE FORNECEDORES no Portal. ATENÇÃO: Cada CPF/CNPJ é um fornecedor diferente para a Previ. Assim, havendo filiais, deverá ser realizado um cadastro para cada CNPJ/CPF, pois os faturamentos ocorrerão sempre pelo CPF/CNPJ que participar dos processos de concorrência. A qualquer momento, você também poderá encaminhar suas dúvidas à Previ pelo gesad1@previ.com.br. Sua mensagem será recebida pela equipe responsável pela gestão dos cadastros de fornecedores da Previ, a GESAD - Gerência de Suporte Administrativo. 2. COMO ACESSAR Acesse o Portal da Previ pelo endereço Posicione o cursor no menu "A PREVI", localizado no canto superior esquerdo, e vá até a opção "Fornecedores/Foreign Suppliers". Se preferir, acesse diretamente pelo link: Clique no botão "Acesse o Portal" 1

2 Caso ainda não seja um fornecedor cadastrado na Previ, basta clicar no botão "Criar cadastro" e seguir o passo a passo. Após o cadastramento da senha, observe a mensagem de conclusão do cadastro. Se você já possui cadastro na Previ, utilize a seção "Já sou Cadastrado" e, logo na primeira vez, acesse o link "Esqueci minha senha". Digite o CNPJ da empresa (ou CPF, no caso de Pessoas Físicas) e aguarde o para realizar a troca da senha. O Portal enviará o link para o cadastrado na base de fornecedores da Previ. Caso não receba o em até 10 minutos, entre em contato com a Previ/Gesad. 2

3 ATENÇÃO: o link para troca de senha ficará disponível em até 30 minutos após a requisição de troca. Depois deste prazo, deverá ser gerada uma nova requisição para alteração de senha. 3. FUNCIONALIDADES DO PORTAL Através da seção "Dados Cadastrais", as empresas poderão alterar seus dados básicos, tais como: dados bancários e informações tributárias, além de realizar upload dos documentos digitalizados (somente em PDF), atualizar seus portfolios de produtos/serviços, entre outras funcionalidades. 3.1 REVALIDAÇÃO OU ATUALIZAÇÃO? Os dados cadastrais na Previ possuem validade de 12 meses a contar da data da última atualização validada no sistema. Para facilitar a manutenção do cadastro, foi criada a função de "REVALIDAÇÃO" que consiste na exibição de todos os dados já cadastrados no sistema da Previ, sem a possibilidade de alteração por parte do fornecedor. Assim, basta submeter o formulário para garantir que nenhuma das informações seja alterada, permitindo a 3

4 revalidação dos seus dados por mais 12 meses, após a finalização do fluxo interno. A "ATUALIZAÇÃO" cadastral deve ser realizada sempre que houver alguma alteração de dados do fornecedor, tais como: dados bancários, condições de tributação, produtos/serviços, , quadro societário, etc. ATENÇÃO: Exclusivamente para o primeiro acesso ao Portal, apenas a opção de "ATUALIZAÇÃO" estará disponível e todos os documentos de constituição da empresa e seus sócios, além de eventuais liminares, serão exigidos para o envio do formulário. Contudo, após a primeira atualização, tanto na revalidação quanto na 2ª atualização cadastral, os anexos deixam de ser obrigatórios para envio do formulário, exceto se comprovada sua necessidade durante a análise interna da Previ. Lembramos, também, que se o cadastro estiver VENCIDO, o fornecedor deverá atualizar todos os seus dados e seu cadastro ser validado na base da Previ para voltar a ter acesso ao Painel de Fornecedores (enviar propostas, documentos fiscais, etc.). 3.2 NAVEGAÇÃO ENTRE AS ABAS Para garantir o perfeito preenchimento do formulário e o envio correto dos anexos, a livre navegação entre as abas só poderá ser realizada se todos os campos estiverem preenchidos e as condições de anexos obedecidas. Caso contrário, o Portal irá indicar o(s) campo (s) que necessitam de informações e permitir o avanço ou retorno para as demais seções. 4

5 3.3 PREENCHIMENTO DO ENDEREÇO Uma particularidade do Portal é a lista de opções de alguns campos que compõem o cadastro do Endereço. Os campos Tipo de Logradouro, País, Estado e Município trazem listas pré-definidas para escolha do usuário, mediante o acionamento da seta correspondente ao campo. Contudo, o campo "Bairro" também possui uma lista pré-definida que somente será exibida mediante a inserção da letra inicial do bairro que se deseja cadastrar. IMPORTANTE: a escolha deverá ser realizada através da lista disponível. Caso não encontre o País, Estado, Município e/ou Bairro, entre em contato com a Previ/Gesad para regularização, previamente ao envio do cadastro. 5

6 3.4 ATESTADOS DE CAPACIDADE TÉCNICA São exigidos, no mínimo, três atestados de capacidade técnica para os fornecedores novos no relacionamento com a Previ. As regras para envio estão contidas no próprio campo, através do botão de ajuda (?). 3.5 SÓCIOS O Portal exigirá o preenchimento de, pelo menos, um dos sócios da empresa (PJ), sendo este, obrigatoriamente, brasileiro, mantendo a necessidade de upload dos documentos em PDF. Caso a empresa possua SOMENTE sócios estrangeiros, o cadastro não poderá ser efetuado pelo Portal e deve ser encaminhada uma mensagem à Previ/Gesad (gesad1@previ.com.br) para a realização do cadastro. Orientamos a inclusão de todos os sócios já no primeiro acesso, visto que o cadastro poderá ser devolvido pela Previ/Gesad para a inclusão das informações faltantes. ATENÇÃO: caso a empresa possua um sócio estrangeiro já cadastrado na base de dados da Previ, este não será exibido no Portal para atualização. Caso haja a necessidade de inclusão/exclusão de sócios estrangeiros, deverá ser encaminhado à Previ/Gesad solicitando seu cadastramento. IMPORTANTE: se a empresa possuir 01 sócio estrangeiro (não exibido no Portal) e 01 brasileiro e, neste cadastro, optar pela exclusão do sócio brasileiro, o cenário ficará idêntico ao relatado inicialmente e não será possível prosseguir pelo Portal. 3.6 DADOS BANCÁRIOS Seção aberta para simples atualização, não sendo necessário o envio de documento comprobatório. Certifique-se, contudo, de que os dados informados estão vinculados ao CNPJ / CPF do favorecido a fim de evitar problemas no processamento do pagamento junto às instituições financeiras. Caso a empresa trabalhe somente com boleto bancário, o campo Justificativa deve ser preenchido com esta observação, não sendo necessário informar os dados bancários. 6

7 3.7 PRODUTOS E SERVIÇOS Uma das novidades do Cadastro de Fornecedores é o Catálogo de Produtos e Serviços demandados nos processos de compras e contratações da Previ. Nesta aba, você deverá selecionar todos os produtos/serviços que sua empresa fornece, a fim de garantir uma base consistente para os processos de concorrência futuros da Previ. Você só será convidado a participar dos processos que contenham um ou mais produtos cadastrados em seu portfolio. Para facilitar a consulta e o preenchimento desta seção, disponibilizamos uma versão PDF do catálogo atualizado em mar/2017. Importante frisar que o catálogo consiste em um conjunto de produtos e/ou serviços padronizados, devidamente vinculados às suas naturezas tributárias e que, somadas às condições de isenção/recolhimento de tributos dos fornecedores, determinarão as retenções pertinentes no momento do pagamento. ATENÇÃO: a verificação de serviços que estejam cadastrados no CEPOM é obrigatória apenas para empresas que prestam serviços no Rio de Janeiro e possuem sede fora do referido município. Contudo, para fins de cadastro, o preenchimento do campo "CEPOM" (sim ou não) é obrigatório, mesmo em se tratando de empresas com sede no Rio de Janeiro e para fornecedores de produtos. Para informações adicionais, consulte: IMPORTANTE: Cada CPF/CNPJ é um fornecedor diferente para a Previ. Assim, a escolha dos produtos/serviços deve ocorrer de acordo com a natureza de cada filial de sua empresa, pois os faturamentos ocorrerão sempre pelo CPF/CNPJ que participar da concorrência, com seu(s) respectivo(s) produto/serviços(s) vinculados. 4. BLOQUEIO DE CADASTRO Um cadastro pode ter sido bloqueado na base de fornecedores da Previ por diversos motivos, dentre eles: decisão administrativa, problemas de fornecimento, etc. Você saberá que seu cadastro foi bloqueado quando, ao acessar o Portal, for emitido alerta de bloqueio e solicitado que entre em contato com a Previ/Gesad para as verificações pertinentes. 7

8 5. DE CADASTRO O formulário de cadastro permite a gravação de um principal e de até três s adicionais. Contudo, apenas o principal é utilizado para a recuperação de senhas e envios de notificações pelo Portal. Assim, orientamos que seja um de fácil acesso a todos da empresa (exemplo: comercial@empresa.com.br), evitando que o acesso ao portal fique nominal e restrito a um único colaborador. 6. VALIDAÇÃO DO CADASTRO Ao submeter seu cadastro à Previ (inclusão, atualização ou revalidação), este passará pelo fluxo interno de conferência da documentação. Até a conclusão deste processo, o cadastro não estará validado. Por questões de segurança, enquanto o cadastro está sendo analisado, não serão permitidas alterações de qualquer natureza por meio do Portal. O cadastro poderá ser rejeitado e solicitados esclarecimentos adicionais e/ou documentações julgadas pertinentes. Tanto na aprovação do cadastro quanto na sua eventual rejeição, o fornecedor será notificado pelo principal constante do cadastro. 8