v.5, Jan. Jul. 2012 ISSN 1982 2065 A ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS DE UMA COOPERATIVA DE PRODUTOS FARMACÊUTICOS Átila Machado Roque 1 Patrícia Moreira Vieira 2 Rangel Ferreira Fontes 3 Tayse Cristine Teixeira 4 Renata Giacomin Menezes 5 RESUMO As empresas buscam maior competitividade no seu negócio através de ações que permitam diferenciá-la de seus concorrentes e que reduzam seus custos. A área de logística tem sido considerada importante para a estratégia competitiva da empresa. Dentre as atividades da logística, uma das principais é a administração de materiais, que contribui para melhoria do nível de serviço e redução de custos organizacionais. O objetivo deste artigo é demonstrar que o controle efetivo de entrada e saída de materiais, através da identificação e classificação destes em uma Cooperativa de Produtos Farmacêuticos, permitem um maior controle e gerenciamento nos processos organizacionais. Para isto, utilizou-se um estudo de caso propondo ações de melhorias para a empresa pesquisada. Palavras-chave: Recursos materiais. Administração de materiais. Gestão de estoque. Tecnologia da informação. ABSTRACT Companies search greater competitiveness in their business through actions that distinguish them from their competitors and reduce their costs. The logistics has been considered important to the company's competitive strategy. One of the main activities of logistics is the material management, which contributes to improve the level of service and to reduce the organizational cost. The aim of this article is to demonstrate that effective control of incoming and outgoing materials, through the identification and classification of materials in a cooperative of pharmaceutical products, allows a greater control and management in organizational processes. For this, we used a study case and suggesting improvements to the company's actions investigated. Keywords: Material resources. Material management. Inventory management. Information technology. 1234 Alunos de graduação do curso de Tecnologia de Gestão em Logística da Faculdade Presidente Antônio Carlos de Congonhas (UNIPAC). 5 Professora da Faculdade Presidente Antônio Carlos de Congonhas (UNIPAC), Especialista em Administração, Mestre em Gestão Ambiental pelo Centro Universitário UNA/BH. 1
1 INTRODUÇÃO O atual nível de competitividade e exigência do mercado orienta as empresas na busca por elementos capazes de gerar vantagem competitiva que além do caráter sustentado, proporcionem condições de sucesso nos processos da organização. A logística é responsável pelo controle de todo o processo que envolve o gerenciamento, movimentação, armazenagem e transporte de materiais. Tudo isto com o objetivo de satisfazer o cliente, tendo a empresa o menor custo possível. A grande contribuição da logística está no fato de permitir à empresa um controle da entrada e saída de materiais, que garante ao empresário ter controle sobre aquilo que está sob seus domínios e com isso oferecer ao cliente a satisfação maior e mais imediata da necessidade que ele tem sobre aquele material. Com base nestes aspectos, este artigo tem por propósito, demonstrar que o controle efetivo de entrada e saída de materiais, através da identificação e classificação de materiais permitem um maior controle e gerenciamento nos processos organizacionais, promovendo melhoria no nível de serviço e redução de custos. Neste trabalho, a metodologia utilizada foi a pesquisa bibliográfica e o estudo de caso de caráter exploratório, formando-se uma base conceitual para o tema. Foi realizada também, uma pesquisa de campo, através da técnica entrevista com objetivo de pesquisar e identificar os problemas na administração de materiais em uma Cooperativa de Produtos Farmacêuticos. Com base nestes dados e na busca por soluções para os problemas detectados na administração de materiais da empresa pesquisada, foi elaborado um plano de ação contendo os sete pontos de melhoria propostos. 2
2 DESENVOLVIMENTO 2.1. A importância da classificação de materiais Dias (2006) relata que os recursos materiais dos quais são necessários para o perfeito funcionamento empresarial, quando corretamente geridos podem gerar vantagens competitivas. Barney (1991), define recursos como Todos os ativos, capacidades, processos organizacionais, atributos da empresa, informações, conhecimentos etc, controlados pela empresa e que lhe permitem compreender e colocar em ação as estratégias susceptíveis de aumentar sua eficácia e sua eficiência. Segundo ele, os recursos dividem-se em três grupos: recursos físicos, tais como as plantas, os equipamentos, móveis, finanças etc; os recursos humanos, tais como os colaboradores, os gestores, a formação e a experiência; e os recursos organizacionais, tais como a cultura e a reputação da empresa, entre outros. Fernandes (1981, p. 141) afirma que a classificação de materiais surge por necessidade, devido, o aumento da industrialização e a introdução da produção em série, sendo necessária para que não ocorressem falhas de produção devido à inexistência ou insuficiência de peças em estoque. Este autor ainda aponta as etapas da classificação de materiais: A identificação do material é a primeira etapa da classificação de material sendo também a mais importante. E que ela consiste na análise e registro das características físico/químicas e das aplicações de um determinado item em relação aos outros estabelecendo a identidade do material. O segundo passo tem como objetivo atribuir um código representativo de modo a que se consiga identificar um item pelo seu número e/ou letras. Esse código que identifica o material pode ser denominado nome da peça, no caso de o código usado ter sido feito através de letras, ou número da peça caso 3
use números. Essa codificação veio facilitar e simplificar as operações dentro das empresas uma vez que, com um único código podem ser identificadas as características do material, bem como todos os registros deste realizados na empresa. O terceiro passo da classificação do material é o cadastramento. Seu objetivo é inserir nos registros da empresa todos os dados que identifiquem o material. É efetuado através do preenchimento e emissão de formulários próprios. A catalogação de material é a última etapa, que consiste em ordenar de uma forma lógica todos os dados que dizem respeito aos itens identificados, codificados e cadastrados o que ira facilitar a consulta da informação pelas diversas áreas da empresa. 2.2. Administração de materiais Segundo Martins (2006), a administração dos recursos materiais envolve a sequência de operações que tem seu início na identificação do fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final. Dos recursos, segundo argumentado ainda pelo autor, são as matérias primas utilizadas, o espaço e as instalações que abriga às condições necessárias a produção, pessoas capacitadas e inspiradas para a melhoria do setor e produtos, oferecendo qualidade maior se comparada para seus consumidores, também o capital, como uma forma mais bem reconhecida como recursos, e assim visa uma aquisição de outros recursos como investimento, a tecnologia empregada onde traduz o diferencial na produtividade, redução de custos, qualidade e quantidade maior dentro da previsibilidade da demanda. Para Ballou (1993) as organizações, o objetivo da administração de materiais deve ser o de prover o material certo, no local de operação certo, no instante correto e em condições utilizáveis (qualidade), ao custo mínimo, consequentemente, gera um ganho em produtividade decorrente desta condição. 4
De acordo com Martins (2006) os subsistemas da administração de materiais, integrados de forma sistêmica, representam uma boa administração de material: Subsistemas típicos a) Controle de estoque - subsistema responsável pela gestão econômica dos estoques, através do planejamento e da programação de material, compreendendo a análise, a previsão, o controle e o ressuprimento de material. Os estoques podem ser de: matéria-prima, produtos em fabricação e produtos acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nível de estoque e o investimento financeiro envolvido. b) Classificação de material - subsistema responsável pela identificação (especificação), classificação, codificação, cadastramento e catalogação de material. c) Aquisição/compra de material - subsistema responsável pela gestão, negociação e contratação de compras de material através do processo de licitação. O setor de compras preocupa-se sobremaneira com o estoque de matéria-prima. É da responsabilidade de compras assegurar que as matériasprimas exigidas pela produção estejam à disposição nas quantidades certas, nos períodos desejados. d) Armazenagem/almoxarifado - subsistema responsável pela gestão física dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservação, embalagem, recepção e expedição de material, segundo determinadas normas e métodos de armazenamento. e) Movimentação de material - subsistema encarregado do controle e normalização das transações de recebimento, fornecimento, devoluções, transferências de materiais e quaisquer outros tipos de movimentações de entrada e de saída de material. f) Inspeção de recebimento - subsistema responsável pela verificação física e documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificação dos atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade. g) Cadastro - subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado e compras. 5
Subsistemas específicos a) Inspeção de suprimentos - subsistema de apoio responsável pela verificação da aplicação das normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da Administração de Materiais em toda a organização, analisando os desvios da política de suprimento traçada pela administração e proporcionando soluções. b) Padronização e normalização - subsistema de apoio ao qual cabe a obtenção de menor número de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificação e especificação dos mesmos, propondo medidas de redução de estoques. c) Transporte de material - subsistema de apoio que se responsabiliza pela política e pela execução do transporte, movimentação e distribuição de material. Ainda a autora diz que todos esses subsistemas não aparecem configurados na Administração de Materiais de qualquer organização. As partes componentes desta função dependem do tamanho, do tipo e da complexidade da organização, da natureza e de sua atividade-fim, e do número de itens do inventário. 2.3. Gestão de estoques Segundo Pozo (2007), a logística é o processo de gerenciar estrategicamente a aquisição, a movimentação e a armazenagem de materiais, peças e produtos acabados e, também, seus fluxos de informações através da organização e seus canais, de modo a poder maximizar as lucratividades presente e futura mediante atendimento dos pedidos a baixo custo e a plena satisfação do cliente. Este autor também menciona a questão da vantagem competitiva, onde descreve que uma empresa pode alcançar uma posição de superioridade duradoura sobre os concorrentes através da logística. De acordo com Bowersox e Closs (2001) nos processos de gestão é importante atentar para o fato de que as ações devem ser permeadas pelo bom senso e, no caso do gerenciamento dos estoques, não é diferente. 6
Drucker (1999) alerta que a logística é de grande importância para a gestão correta do estoque, pois gerencia processos como: Organização de paradas para a contagem de todos os itens do estoque através do inventário, para saber a real situação financeira destes, acurácia, descrição detalhada de cada item e o local onde se encontra; Organiza registro de entrada e saída de cada item do estoque; Estuda a demanda, a fim de saber os produtos mais vendidos, medianos e os menos vendidos, para tentar prever os itens que são de grande importância e os que não podem faltar nos estoques; Tenta reduzir ao máximo os estoques, afim de que não se tenha prejuízo; Gerencia os estoques a fim de que não falte nem exceda produtos; Disponibiliza os produtos certos no momento exato em que o cliente necessita. Para Bowersox e Closs (2001) do ponto de vista da logística, decisões que envolvem estoques são de alto risco e impacto. estoque: Pozo (2007) apresenta uma lista dos objetivos do planejamento e controle de Assegurar o suprimento adequado de matéria-prima, material, material auxiliar, peças e insumos ao processo de fabricação; Manter o estoque o mais baixo possível para atendimento compatível às necessidades vendidas; Identificar os itens obsoletos e defeituosos em estoque para eliminá-los; Não permitir condições de falta ou excesso em relação à demanda de vendas; Prevenir-se contra perdas, danos, extravios ou mau uso; Manter as quantidades em relação às necessidades e aos registros; Fornecer bases concretas para a elaboração de dados ao planejamento de curto, médio e longo prazos, das necessidades de estoque; 7
Manter os custos nos níveis mais baixos possíveis, levando em conta os volumes de vendas, prazos, recursos e se efeito sobre o custo de venda do produto. 2.4 A importância da tecnologia da informação nas empresas Viana (2002) aborda, que atualmente a logística está se disseminando no meio empresarial como plataforma de eficiência e produtividade, motivo pelo qual, não há como conceber empresa que não esteja informatizada. A empresa é uma estrutura estática, o que movimenta e o que dá dinamismo a esta estrutura são seus sistemas de informações, ou seja, a produção de informações em seus sistemas, possibilitando o planejamento, a coordenação e o controle de suas operações (CASSANDRO, 2003). Ainda o autor: informação é ao mesmo tempo matéria prima e produto acabado da atividade de sistema. Segundo Cruz (2003), tecnologia da informação é todo dispositivo com capacidade de processar informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, que esteja aplicada no produto ou no processo empresarial. Ele afirma que a escolha da TI utilizada deve ser a que melhor se ajuste às necessidades da empresa sendo necessário aprender uma metodologia de planejamento e execução e agir nas correções necessárias. Para Ching (2010) a tecnologia da informação destaca-se pela capacidade de possibilitar um impacto positivo em cada um dos processos gerenciais da cadeia de suprimentos visando qualidade, preço e tempo. Miranda (2007) relata que: A obtenção de alguns benefícios obtidos com a utilização do controle informatizado são, um melhor controle e visão holística da operação; redução de custos; crescimento da receita e de vendas; agilidade para adquirir informações e entregar produtos; otimização de estoques; redução de tempo e perdas. Ainda o autor, hoje em dia uma empresa que não utiliza um sistema de informação adequado aos seus níveis de controle, estará propensa a ter vários problemas em seu gerenciamento. 8
2.5. Estudo de caso 2.5.1. Caracterização da empresa pesquisada A empresa pesquisada é uma sociedade cooperativa, na forma singular, sem fins lucrativos, com finalidade estatutária de repassar a seus associados produtos farmacêuticos, como medicamentos e correlatos. Os principais produtos comercializados são: medicamentos industrializados (genéricos, éticos, similares e medicamentos controlados) e artigos de perfumaria. Fundada em março de 1993, a empresa está localizada no interior do Estado de Minas Gerais, possui atualmente 10 funcionários, sendo três na área administrativa, cinco no atendimento aos clientes, uma farmacêutica e uma gerente comercial. 2.5.2. Levantamento de dados Para elaboração deste trabalho, foi realizada uma pesquisa com o profissional responsável pela administração de materiais da empresa pesquisada, através do método questionário, com perguntas estruturadas para pesquisar e identificar os problemas na administração de materiais em uma Cooperativa de Produtos Farmacêuticos. Na pesquisa foi observado que a empresa dispõe de T.I adequada para execução das atividades para um controle efetivo de entrada e saída de materiais, mas não a utiliza corretamente, causando assim, descontrole na gestão empresarial. PROBLEMAS DETECTADOS CONSEQUÊNCIAS 1 Entrada manual dos pedidos. Possíveis erros na entrada e saída do produto. 2 Unificação de vários produtos em um mesmo cadastro. Incerteza na quantidade exata de cada produto. 3 Produtos que mudaram de embalagem e código de barras e não foram atualizados no sistema. Cadastros obsoletos e dificuldades em localizar o produto. 4 Produtos vendidos fracionados pelos atendentes sem aviso prévio ao setor de Falta de comunicação entre o setor de vendas e estoques e erros no controle de 9
estoques. estoques. 5 Produtos com cadastros incompletos. Possibilidade de erros na entrada e saída de produtos que não tem códigos de barras cadastrados. 6 Inabilidade (falta de habilidade, aptidão) Demonstração de valores imobilizados na utilização do sistema informatizado. inexistentes. 7 Compra superdimensionada e em alguns casos de materiais inadequados. Aumento nos valores imobilizados sem uma real necessidade. Fonte: Cooperativa de Produtos Farmacêuticos 2.6. Proposição de solução Após a realização do levantamento de dados, onde foram detectados os problemas relacionados à administração de materiais na empresa pesquisada, foi elaborado um plano de ação contendo os sete pontos de melhoria propostos. PLANO DE AÇÃO ITEM PROBLEMA DETECTADO 1 Entrada e saída manual dos pedidos. 2 Unificação de vários produtos em um mesmo cadastro. 3 Produtos que mudaram de embalagem e código de barras e não foram atualizados no sistema. 4 Produtos vendidos fracionados pelos atendentes sem aviso prévio ao setor de estoques. 5 Produtos com cadastros incompletos. O QUE DEVE SER FEITO Entrada e saída eletrônica de pedidos. Criar um cadastro para cada produto. Atualizar o código de barras no sistema. Comunicar a gestão de estoques sobre o fracionamento de produtos. A pessoa responsável pelos cadastros deve descrever PORQUE DEVE SER FEITO Rapidez, eficiência, controle, redução de custos. Para facilitar e garantir maior acurácia de entrada e saída de produtos. Para manter o cadastro atualizado. Para que as quantidades sejam alocadas corretamente. Para facilitar as entradas e saídas de produtos e futuras correções COMO DEVE SER FEITO Utilizando a TI existente corretamente. Deve-se gerar através do sistema um cadastro individual para cada produto. Procurar pelo cadastro antigo, conferir a descrição e trocar o código de barras. A pessoa que fracionar o produto deve fornecer um relatório diário à gestão de estoques. O responsável deve basear-se na nota fiscal e no próprio 10
6 Inabilidade (falta de habilidade, aptidão) na utilização do sistema informatizado. 7 Compra superdimensionada e em alguns casos de materiais inadequados. detalhadamente o produto. Treinamento para os funcionários Implantação de critérios para aquisição de material Fonte: Cooperativa de Produtos Farmacêuticos dos mesmos. Não gerar saldos e valores inexistentes no sistema; levantar e sanar falhas; Baixar níveis de estoque; Não imobilizar dinheiro da empresa sem necessidade. produto na realização do cadastro. Capacitação interna do funcionário logo após sua contratação. Aquisição de material deve ser baseada em histórico de consumo, prazo de entrega e estoque de segurança. 11
3 CONCLUSÃO A administração de materiais torna-se a ferramenta estratégica das empresas no mercado atual, pois possibilita baixar os custos de produção, produzir com qualidade e eficiência, aumentar a liquidez das empresas sem estoques inertes, ter agilidade para entregar o produto, diminuindo o tempo do processo produtivo, sistematizar com eficiência a empresa. Com base nos dados apresentados, foi observado que a empresa dispõe de sistemas de informações adequados aos seus níveis de controle, mas não os utiliza maneira eficaz dentro da empresa, pois seus funcionários não estão capacitados para utilização dos mesmos. Com isso, ocorre perda de tempo nas operações, ocasionando níveis baixos de eficiência no desempenho das tarefas de todos os setores gerando um subsídio não promissor do sucesso empresarial. No decorrer da elaboração das ações, fica claro que se a empresa tiver o controle efetivo de entrada e saída de materiais, através da identificação e classificação de materiais permitirá um maior controle e gerenciamento nos processos organizacionais. Estar atento a todas as oportunidades de melhoria atreladas ou não a redução direta de custos, mas sempre com foco em se fazer a coisa certa e de maneira útil. Contudo, este trabalho demonstra que a melhoria dos processos de gestão poderia promover a eficiência das atividades desenvolvidas na administração de materiais de uma organização, levando a uma redução de custos, sem afetar o processo produtivo e trazendo vantagens competitivas. 12
REFERÊNCIAS ABNT. NBR 6022: Informação e documentação: artigo em publicação periódica científica impressa: apresentação. Rio de Janeiro, 2003. 5 p. BALLOU, Ronald. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993.. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 2010. BARNEY, J. Firm, resources and sustained competitive advantage. Journal of Management, n. 17, 1991. BOWERSOX, Donald J.; CLOSS, David. Logística empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. São Paulo: Atlas, 2001. CASSANDRO, Antonio Carlos. Sistemas de informações para tomada de decisões. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003. 3. reimpr da 3. ed. rev. e ampl. de 1999. CHING, Hong Yuh. Gestão de estoques na cadeia de logística integrada. Suplly Chain 4. ed. São Paulo: Atlas, 2010. CRUZ, Tadeu. Sistemas de informações gerenciais: tecnologias da informação e a empresa do século XXI. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2003. DIAS, Marco Aurélio Pereira. Administração de materiais: princípios, conceitos e gestão. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2006. DRUCKER, Peter. Administrando em tempos de grandes mudanças. Trad. Nivaldo Montingelli Jr. São Paulo: Publifolha, 1999. FERNANDES, José Carlos de F. Administração de material. Rio de Janeiro: Livros Ténicos e Científicos, 1981. MARTINS, E. F. Apostila gestão de estoques. Disponível em: http://www.administracao.ufcg.edu.br/adm_rec_mat_pat/apostila% 20Gestao%20de%20Estoques%202009.2.pdf. Acesso em: 20 maio 2012. MARTINS, Petrônio Garcia. Administração de materiais e recursos patrimoniais. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2006. MIRANDA, Ângelo. Revista Solução Sama: Tecnologia da informação. Organização e informatização. São Paulo, v.18, n. 18, p. 14, 2007. OLIVEIRA, A. A. Metodologia da pesquisa científica: guia prático para a apresentação de trabalhos acadêmicos. 3. ed. Florianópolis: Visual, 2008. p.109-111. 13
POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logística. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2007. VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2002. 14
APÊNDICE APÊNDICE A - Questionário aplicado ao responsável pela administração de materiais da empresa pesquisada. 1. A empresa dispõe de sistema de informação adequado aos seus níveis de controle? ( ) Sim ( ) Não 2. Todos os funcionários da empresa foram treinados logo após sua contratação para utilizarem corretamente o sistema de informação da empresa? ( ) Sim ( ) Não, por quê? 3. Como é realizada a entrada dos pedidos no sistema? ( ) Manual ( ) Eletrônica 4. Como é o nível de acurácia dos estoques da Cooperativa? ( ) Muito Bom ( ) Bom ( ) Regular ( ) Ruim 5. Com que freqüência é realizado o balanço da empresa? ( ) Anual ( ) Semestral ( ) Trimestral ( ) Bimestral ( ) Mensal 6. Todos os produtos possuem cadastro próprio? ( ) Sim ( ) Não 7. Existem produtos que não possuem o código de barras cadastrado? ( ) Sim ( ) Não 8. Existe uma padronização na descrição dos cadastros? ( ) Sim ( ) Não 9. A empresa possui produtos que são vendidos fracionados? ( ) Sim. Como é realizado esse fracionamento? ( ) Não 15
10. Como o setor de compras verifica o que possui em seus estoques para a realização de novos pedidos? ( ) através do Sistema ( ) pela quantidade física no estoque/prateleira. 16