Guia Utilizador do Serviço WebEDI da
Índice Activar conta WebEDI... 1 Aceder ao serviço WebEDI... 2 Recuperar dados de acesso... 3 WebEDI... 4 Editar dados do utilizador... 5 Consultar dados da Empresa... 5 Administração... 6 A Nossa Empresa... 6 Parceiros... 6 Utilizadores... 8 Adicionar... 9 Eliminar... 10 Editar... 10 Encomenda... 11 Filtrar... 11 Visualizar... 12 Imprimir... 15 Guias de Remessa... 18 Filtrar... 18 Emitir... 19 Cabeçalho... 19 Linhas da Guia... 24 Editar... 26 Eliminar... 26 Imprimir... 26 Submeter... 28 i
Factura, Notas de Crédito e Débito... 29 Filtrar... 30 Emitir... 30 Cabeçalho... 31 Desconto de Cabeçalho... 36 Detalhe... 36 Adicionar uma linha... 37 Base... 37 Embalagens... 38 Desconto de Linha... 38 Imposto de Linha... 38 Observações Linha... 39 Resumo Total de Imposto... 39 Totais... 39 Observações... 39 Editar... 40 Eliminar... 40 Imprimir... 40 Exportar... 41 ii
Activar conta WebEDI Quando uma conta é criada, é enviado para o endereço de e-mail configurado um e-mail semelhante a este, apresentado Figura 1, com as boas vindas e com os dados de acesso. Figura 1 - E-mail enviado com os dados de acesso. É necessário, após a recepção do e-mail, activar o acesso e para tal deve seleccionar o link indicado no e-mail,. Caso decorra tudo com normalidade, surgirá a janela com a confirmação do sucesso da activação da conta, Figura 2. Figura 2 - Confirmação da activação da conta. 1
Aceder ao serviço WebEDI Deverá iniciar uma sessão no seu browser (,, ou outro) e no campo endereço escrever: http://560einvoice.gs1pt.org/edocs560gs1/ De seguida pressionar a tecla ENTER. Esta acção fará surgir uma janela idêntica à apresentada na Figura 3. Figura 3 - Página inicial da aplicação WebEDI. Para aceder à aplicação WebEDI deve introduzir os dados enviados no e-mail, assinalados na Figura 4. Figura 4 - Dados de acesso enviado no e-mail de boas vindas e abertura da conta. 2
E deve-os colocar nos respectivos campos na Figura 5. Figura 5 - Introduzir dados de acesso. Após introduzidos os dados deverá seleccionar o botão poder aceder à sua conta., apresentado na Figura 5, para Recuperar dados de acesso No caso de não recordar os dados de acesso, poderá recuperá-los seleccionando a seguinte opção na Figura 5, fará surgir a Figura 6. Figura 6 - Recuperar dados de acesso. Deverá introduzir o endereço de e-mail no campo Email da Figura 6 e seleccionar. 3
No caso do endereço de e-mail ser válido gerará a seguinte confirmação, Figura 7. Figura 7 - Confirmação do envio dos novos dados de acesso. Esta acção de recuperar os dados fará com que lhe seja enviado um e-mail semelhante ao apresentado na Figura 1. Deverá efectuar o processo de activação descrito no capítulo Activar conta WebEDI. WebEDI Se os dados de acesso foram introduzidos correctamente, acederá com sucesso à aplicação e obterá uma janela semelhante à apresentada na Figura 8. Figura 8 - Aspecto inicial da aplicação após aceder à sua conta. Irão ser descritas nos capítulos seguintes, as funcionalidades dos menus e botões apresentados na Figura 8. 4
Editar dados do utilizador Para visualizar os seus dados e se pretender alterá-los, deve seleccionar a opção direito da Figura 8 que fará surgir a Figura 9. canto superior Figura 9 - Dados do utilizador. É possível na Figura 9 editar os dados apresentados, para tal, deve seleccionar e alterar os dados que pretender. Após concluída a edição deve seleccionar afim de salvaguardar todas as alterações realizadas. Aqui poderá proceder à edição da Senha de Acesso enviada, basta colocar a password pretendida nos campos Senha de Acesso e Reintroduzir a Senha. Caso todo o processo de edição decorra com sucesso surgirá a janela de confirmação, Figura 10. Figura 10 - Confirmação da edição com sucesso dos dados. Consultar dados da Empresa Para poder consultar os dados da sua empresa deve seleccionar superior direito da Figura 8, que fará surgir a seguinte janela, Figura 11., canto Figura 11 - Dados da Empresa. 5
Administração Para aceder ao Menu Administração deverá na coluna Menu, seleccionar opções, Figura 12. antes de Administração, para abrir as Figura 12 - Menu Administração. A Nossa Empresa Ao seleccionar a opção Figura 11. apresentará a mesma informação, Figura 13, mostrada anteriormente na Figura 13 - Dados da Empresa. Aqui não é possível editar a informação apresentada, é apenas para consulta. Parceiros Ao seleccionar o Menu - Administração - Parceiros, poderá visualizar todos os parceiros configurados, Figura 14 Figura 14 - Dados dos parceiros. 6
Poderá efectuar filtragem para encontrar o parceiro pretendido no grupo Filtrar Perfis, Figura 15. Figura 15 - Campos Filtragem opção Parceiros. Serão apresentados na Lista de Parceiros, todos os parceiros configurados para a sua conta, Figura 16. Figura 16 - Listagens de Parceiros associados à conta. Ao seleccionar um dos parceiros na lista da Figura 16, aparecerá os detalhes desse parceiro na Ficha do Parceiro, Figura 17. Figura 17 - Detalhes dos parceiros. Aqui na Figura 17, poderá visualizar todos os dados do parceiro bem como os fluxos de mensagens contemplados. Se seleccionar a opção Locais/Moradas na Figura 17, obterá a listagem dos locais de entrega desse parceiro, Figura 18. Figura 18 - Listagens dos locais de Entrega do parceiro seleccionado. 7
Utilizadores No Menu - Administração Utilizadores obterá uma janela semelhante à apresentada na Figura 19. Figura 19 - Dados dos Utilizadores. É possível no caso de existir vários utilizadores, efectuar uma filtragem usando os campos apresentados na Figura 20. Figura 20 - Campos filtragem utilizador. Poderá visualizar todos os utilizadores com acesso à esta Empresa na Lista de Utilizadores, Figura 21. Figura 21 - Listagem de Utilizadores criados. Ao seleccionar um utilizador poderá visualizar alguns dados identificativos e os níveis de permissões, Figura 22. Figura 22 - Ficha utilizador. 8
Adicionar Existe a possibilidade com este acesso de administração adicionar mais utilizadores para aceder a esta empresa, para tal basta seleccionar o botão e indicar o novo e-mail na Figura 23. Figura 23 - Adicionar um novo utilizador. Após introduzido o endereço de e-mail e seleccionado o botão do utilizador, Figura 24., fará surgir uma nova janela com a ficha Figura 24 - Dados e permissões do novo utilizador. Deverá preencher todos os dados e indicar quais os acessos e privilégios que esse utilizador irá ter. Quando concluír deverá seleccionar o botão que fará surgir a janela a confirmar o sucesso da criação do novo utilizador, Figura 25 Figura 25 - Janela de confirmação da criação de um novo utilizador. Será enviado para o endereço indicado um e-mail semelhante ao apresentado na Figura 26. Figura 26 - E-mail de confirmação da criação do novo utilizador. 9
Este novo utilizador deverá activar a sua conta tal como foi descrito no capítulo Activar Conta WebEDI. Realizando todos os passos correctamente poderá visualizar o novo utilizador na Lista de Utilizadores, Figura 27. Eliminar Figura 27 - Listagem com o novo utilizador criado. Caso pretenda eliminar algum utilizador, entretanto criado, poderá fazê-lo seleccionando o botão, que fará surgir uma janela de confirmação da eliminação. Aqui deve confirmar, se pretende efectivamente eliminar o utilizador seleccionado, Figura 28. Figura 28 - Janela de confirmação da eliminação de um utilizador criado. Ao confirmar fará surgir a janela que indica a eliminação com sucesso do utilizador, Figura 29. Figura 29 - Confirmação da eliminação do utilizador. Editar É possível editar os dados e permissões de um utilizador, para o fazer basta seleccionar. Essa acção fará surgir todos os campos apresentados na Figura 24 disponíveis para edição. Bastará alterar os dados ou permissões pretendidos e no fim seleccionar. 10
Encomenda Para poder visualizar as suas encomendas, deve no Menu, seleccionar Vendas, apresentado na Figura 30. antes de Encomendas, para abrir a opção Figura 30 - Menu Encomendas. Esta acção fará surgir a listagem das encomendas guardadas, apresentado na Figura 31. Filtrar Figura 31 - Visualização da listagem de encomendas recebidas. É possível efectuar filtragem da listagem de encomendas, seleccionando campos da Figura 32. da Figura 31. Essa acção fará surgir os Figura 32 - Filtragem da listagem das encomendas. Aqui na Figura 32 é possível filtrar os documentos por: Tipo : Escolher o tipo de encomenda (Devoluções, Encomenda, Encomenda Oferta); Estado : Seleccionar o estado pretendido (Submetida, Exportada, Enviada, Integrada); Empresa : Indicar a empresa (Auchan, Pingo Doce, etc) Nº Enc. (Cl.) : Indicar o nº do documento 11
Visualizar Para visualizar o conteúdo da encomenda, basta seleccionar a encomenda pretendida na listagem apresentada na Figura 31 (terá de estar sublinhada a laranja) e após duplo clic com o rato, apresenta o conteúdo da encomenda, Figura 33. É possível visualizar os seguintes campos do cabeçalho: Figura 33 - Aspecto geral de uma encomenda. Figura 34- Identificação do documento. Na Figura 34 é possível visualizar as seguintes informações: Tipo : indica o tipo de encomenda (Devoluções, Encomenda, Encomenda Oferta); Estado : indica os estados do documento (Submetida, Exportada, Enviada, Integrada); Num. Encomen : Nº do documento do parceiro Nº Enc (Forn.) : Nº da encomenda de Fornecedor (utilizado quando aplicável); Data Documento : Data da encomenda; Data/Hora Entr : Data/Hora prevista de Entrega da mercadoria; Data/Hora Limi : Data/Hora limite de Entrega da mercadoria (utilizado quando aplicável). 12
Figura 35 - Dados do Cliente. Na Figura 35 é possível visualizar as seguintes informações: Código : Código EAN do comprador (quem faz a encomenda); Nome : Designação do comprador; Contribuinte : nº de contribuinte do comprador; Departamento : Código do departamento (utilizado quando aplicável); Divisão : Código da Divisão/Sucursal (utilizado quando aplicável); Doc. Transporte : Nº documento de transporte (utilizado quando aplicável). Figura 36 - Dados do Local de Entrega. Na Figura 36 é possível visualizar as seguintes informações: Código : Código EAN do Local de Entrega; Denominação : Designação do Local de Entrega; Morada : Morada do Local de Entrega. Figura 37 - Dados da mensagem EDI. Na Figura 37 é possível visualizar as seguintes informações: Mensagem ID : Nº do ID da mensagem; Data : Data de processamento da mensagem Emissor : Código EAN de quem emitiu o documento; Receptor : Código EAN a quem se destina o documento. 13
A listagem das linhas de artigo é apresentada da seguinte maneira, Figura 38. Aqui é possível visualizar um resumo da informação das linhas de artigo da encomenda. Figura 38 - Listagem das linhas da encomenda. Para visualizar o detalhe de uma linha de artigo, deve seleccionar na Figura 38, a linha pretendida (ficará sublinha a laranja) e com um duplo clic, surgirão os seguintes blocos: Figura 39 - informação base de uma linha de artigo. Na Figura 39 é possível visualizar as seguintes informações base do artigo: Número da Linha : Número da linha na encomenda do comprador; Código EAN : Código EAN standard do artigo; Descrição : Descrição do artigo; Quant. Encomendada : Quantidade encomendada do artigo; Quant. Grátis : Quantidade gratuita do artigo (quando aplicável); Cód. Comprador : Código de artigo do comprador (quando aplicável); Cód. Fornecedor : Código de artigo do fornecedor (quando aplicável); Preço Unit. Liq. : Preço unitário líquido do artigo (quando aplicável); Preço Unit. Bruto : Preço unitário ilíquido do artigo (quando aplicável). Figura 40 - Informação do número de embalagens e tipo (quando aplicável). Na Figura 40 é possível visualizar informação das embalagens do artigo: Quant. De Embalagens : Número de embalagens (quando aplicável); Quant. Por Embalagem: packsize, número de unidades por embalagem (quando aplicável); Peso médio : indicação do peso por embalagem (quando aplicável); 14
Figura 41 - Imposto aplicado na linha (quando aplicável). Na Figura 41 é possível visualizar as seguintes informações base do artigo: ValueAddedTax : indica a percentagem de imposto aplicado e o valor (quando aplicável); Imprimir Além de visualizar a encomenda pelo portal é também possível exportar para três formatos (XML, PDF e XLS). Para o conseguir fazer, deve seleccionar na Figura 31 o botão onde surgirá a seguinte janela, Figura 42. Figura 42 - Impressão das encomendas. Para exportar no formato XML deve seleccionar o botão que fará abrir uma janela como esta, Figura 43. Figura 43 - Visualização da encomenda em XML. Para exportar no formato PDF deve seleccionar o botão que fará abrir uma janela como esta, Figura 44. 15
Figura 44 - Visualização da encomenda em PDF. Para exportar no formato XLS (Excel) deve seleccionar o botão que fará surgir a seguinte janela, Figura 45. Figura 45 - Armazenar o ficheiro XLS com a encomenda. 16
Deverá indicar o local para onde pretende guardar o ficheiro na Figura 45. Ao abrir o ficheiro visualizará um ficheiro semelhante à Figura 46. Figura 46 - Visualização da encomenda em XLS. 17
Guias de Remessa Para poder emitir e visualizar as suas guias de remessa, deve no Menu, seleccionar para abrir a opção Vendas, apresentado na Figura 47. antes de Guias de Remessa, Figura 47 - Menu Guias de Remessa. Ao seleccionar Vendas na Figura 47 fará surgir a listagem de Guias de Remessa já emitidas, Figura 48. Figura 48 - Listagem de guias de remessa. Quando o número de documentos é grande é possível efectuar uma pesquisa por uma guia de remessa específica. Para o fazer basta colocar os dados nos campos de pesquisa apresentados na Figura 49. Figura 49 Pesquisar Guias de Remessa. É possível efectuar pesquisa por data (campo Período de Trabalho) e número de documento (campos Nº Doc. e Nº Enc.). A pesquisa por data pode ser feita por intervalo de datas ou uma data específica (datas De e até iguais). A pesquisa por número de documento pode ser feita através do número de guia de remessa (campo NºDoc.) ou por número da encomenda referida (campo Nº Enc.). Após introduzido(s) o(s) campo(s) de pesquisa deverá seleccionar o botão. Filtrar É possível efectuar uma filtragem dos documentos apresentados, para o fazer deve seleccionar o botão apresentado na Figura 48, que fará surgir a seguinte janela, Figura 50. Figura 50 - Filtragem Alargada 18
Os campos de filtragem apresentados na Figura 50, são os seguintes: Tipo Doc. : Indicar qual o tipo de documento, seleccionado um dos indicados; Estado : Indicar o estado do documento (Todos os Estados, Pendente e Integrada); Empresa : Indicar uma das empresas na lista. Nº Doc. : Indicar o número da Guia de Remessa. Para cancelar a filtragem deve seleccionar o botão no canto superior direito. Emitir É possível neste WebEDI emitir guias de remessa com base numa encomenda recepcionada, ou sem qualquer documento de referência (sem encomenda). Para criar uma nova Guia de Remessa deverá seleccionar a seguinte janela, Figura 51. (canto superior direito) da Figura 48, que fará surgir Figura 51 - Criar uma Guia de Remessa. A Guia de Remessa a criar é separada em dois blocos, Cabeçalho, Linhas da Guia e Totais que iremos descrever detalhadamente nos seguintes subcapítulos. Cabeçalho Todos os campos que estejam indicados a vermelho são campos que terão de ser obrigatoriamente preenchidos. Figura 52 - Dados de identificação da Guia de Remessa. A Identificação do Documento, Figura 52, possui os seguintes campos. Estado : Indica o estado do documento (Gravada, Exportada e Facturada); Nº Documento : Indicar o nº da Guia de Remessa; Data Documento : indicar a data da Guia de Remessa; 19
No caso de emitir uma Guia de Remessa com base num documento é aqui que a deve indicar o mesmo, Figura 53. Figura 53 - Dados dos documentos referidos da Guia de Remessa. Para indicar o Nº Enc. Comprador poderá escolher uma das encomendas recebidas, seleccionando o botão. Esta acção fará surgir a listagem das encomendas recebidas, Figura 54. Figura 54 - Listagem das encomendas recebidas. 20
Após escolher a encomenda pretendida (ficará sublinhado a laranja) deverá seleccionar o botão. Com esta acção o nº da encomenda aparecerá de forma automática bem como todos os campos da encomenda, Figura 55. Figura 55 - Guia de Remessa carregada com os dados da encomenda. Todos os campos estão disponíveis para editar. Caso pretenda indicar um nº de encomenda que não exista na listagem da Figura 54, bastara digitar o nº no campo. Se o documento referido é outro além de uma encomenda, deverá seleccionar o botão Outras Referências que fará surgir os seguintes campos, Figura 56. no campo Figura 56 - Dados do documento referido. 21
Nos campos que surgem na Figura 56 deverá indicar: Tipo : Indicar qual o tipo de Documento; Valor : Indicar o número do documento referido; Data : Indicar a data do número referido; Os dados do Cliente (comprador) deverão ser introduzidos na Figura 57. Figura 57 - Dados do Cliente (comprador) da Guia de Remessa. Os campos apresentados na Figura 57, são os seguintes: Código : Código EAN do cliente; Nome : Designação do cliente; Contribuinte : Número de contribuinte do cliente; Morada : Morada do cliente; Cód. Postal : Código Postal do cliente; País : Escolher o país do cliente; Cód. Departame : Código do Departamento do cliente (quando aplicável); Nome Departam : Designação do Departamento do cliente (quando aplicável); Cód. Divisão : Código da Sucursal do cliente (quando aplicável). É possível preencher estes campos de forma automática, para tal deve no campo Contribuinte seleccionar o botão, que fará surgir a listagem das empresas, Figura 58. Figura 58 - Listagens de compradores configurados. Na listagem apresentada na Figura 58, basta seleccionar a empresa desejada e seleccionar o botão localizado no fundo da janela. Esta acção fará com que os campos apresentados na Figura 57, sejam preenchidos de forma automática, como é apresentado na Figura 59. 22
Figura 59 - Preenchimento automático do comprador. Na Figura 60, deve-se introduzir os dados do Local de Entrega. Figura 60 - Dados do local de entrega da mercadoria da Guia de Remessa. Os campos do bloco Entrega a introduzir na Figura 60 são: Código : Código EAN do Local de Entrega; Denominação : Designação do Local de Entrega; Data/Hora Entrega : Indicar a data hora prevista da entrega; Morada : Morada do Local de Entrega; Cód.Postal : Código Postal do Local de Entrega País : Indicar o País do Local de Entrega. É possível preencher estes campos de forma automática, para tal deve no campo Código seleccionar o botão, que fará surgir a listagem das empresas, Figura 61. Figura 61 - Locais de Entrega configurados. 23
Na listagem apresentada na Figura 61, basta seleccionar a empresa desejada e seleccionar o botão localizado no fundo da janela. Esta acção fará com que os campos apresentados na Figura 60, sejam preenchidos de forma automática, como é apresentado na Figura 62. Figura 62 Preenchimento automático do Local de Entrega. Existem os Totais, Figura 63, onde são indicados os Pesos Totais ou Volumes (estes campos têm utilidade para a área da industria automóvel tipicamente a grande distribuição não). Figura 63 - Totais da guia de remessa. Os campos dos Totais a introduzir na Figura 63 são: Peso Bruto : Peso total; Peso Liq. : Peso Artigo; Volume Liq. : Volume Artigo; Toda a informação adicional deve ser adicionada aqui nas Observações, Figura 64. Figura 64 - Observações da Guia de Remessa. Linhas da Guia Para adicionar linhas de artigo na Guia de Remessa deve seleccionar o botão (localizado ao fundo do bloco Linha da Guia) da Figura 51. Esta acção fará surgir uma linha com é apresentado na Figura 65. Figura 65 - Adição de linhas na Guia de Remessa. Deve com o rato seleccionar a linha (terá de ficar a laranja) e efectuar duplo clic com o botão esquerdo do rato. Esta acção fará surgir os detalhes da linha de artigo para preencher, Figura 66. Figura 66 - Blocos com os detalhes da linha de artigo. 24
O 1º bloco e que é obrigatório preencher (está sinalizado a vermelho) é a Base, Figura 67. Figura 67 - Dados base da Linha de artigo. O bloco Base, Figura 67, possui os seguintes campos: Número da Linha : Número da linha na encomenda do comprador; Código EAN : Código EAN standard do artigo; Descrição : Descrição do artigo; Quantidade: Quantidade expedida do artigo; Cód. Comprador : Código de artigo do comprador (quando aplicável); Cód. Fornecedor : Código de artigo do fornecedor (quando aplicável); Lote : número do lote (quando aplicável); Data de Validade : data de validade do artigo (quando aplicável). No bloco Embalagens, deverá indicar os dados da embalagem, Figura 68. Figura 68 - Dados das embalagens da linha de artigo. O bloco Embalagens, Figura 68, possui os seguintes campos: Quant. de Embalage : Número de embalagens; Quant. por Embalag : Número de unidades por embalagem (packsize); O bloco Sequência Embalamento é para indicar quando aplicável a sequência de embalamento, Figura 69. Figura 69 - Dados da Sequência de embalamento. O bloco Sequência Embalamento, Figura 69, possui os seguintes campos: Quantidade : Número de embalagens; SSCC: Indicar o código Serial Shipping Container Code; Toda a informação adicional da linha de artigo deve ser adicionada aqui no bloco das Observações, Figura 70. Figura 70 - Observações da linha de artigo. 25
Depois de confirmar que a guia de remessa está toda correctamente preenchida deverá guardar tudo, para o fazer deverá seleccionar o botão (canto superior direito) apresentado na Figura 65. A seleccionar o botão Guardar, surgirá a janela de confirmação, Figura 71. Figura 71 - Confirmação do Guardar com sucesso. Editar Para pode editar uma Guia de Remessa, deverá seleccionar na listagem das guias, Figura 72, a guia de remessa pretendida e seleccionar o botão (canto superior direito). Figura 72 - Listagem das Guias de Remessa. Esta acção fará abrir os detalhes da guia e disponibilizar para edição todos os campos, anteriormente descritos. No fim da edição deverá guardar as alterações. Eliminar No caso de pretender eliminar uma Guia de Remessa, deverá na Figura 72, seleccionar a guia pretendida e seleccionar o botão (canto superior direito) ou (na listagem da guia). Ambos os botões efectuam a mesma acção e farão surgir a seguinte janela de confirmação, Figura 73. Figura 73 - Janela de confirmação para eliminar uma guia. Ao confirmar a guia de remessa seleccionada irá desaparecer da listagem, Figura 72. Se seleccionar manter-se-á tudo na mesma e o documento não será eliminado. Imprimir Para imprimir uma Guia de Remessa, após seleccionar uma guia na listagem, Figura 72, deve seleccionar o botão na Figura 72. Essa acção fará surgir a seguinte janela, Figura 74. 26
Figura 74 - Impressão da Guia de Remessa em vários formatos. Na Figura 74 é possível imprimir a Guia e a Encomenda que foi usada como referência. Nas Guias é possível imprimir em três formatos (XML, PDF e XLS) e as Encomendas em dois formatos (XML e PDF). Mostro o exemplo da impressão da Guia em PDF, Figura 75. Para o gerar basta seleccionar o botão 74. da Figura Figura 75 - Visualização PDF da Guia de Remessa. Se pretender imprimir uma listagem das guias de Remessa, deverá na Figura 72, seleccionar o botão superior direito). (canto 27
Essa acção fará surgir a janela Figura 76, onde deverá indicar o directório para onde pretende guardar o ficheiro excel com a listagem. Figura 76 - Janela para guardar a exportação da listagem das guias de remessa para XLS. Submeter Uma vez criada a Guia de Remessa e guardada é necessário exportar a mesma e submete-la para tradução de modo a que chegue ao destinatário. Para submeter uma guia de remessa, deverá seleccionar uma guia na listagem, Figura 72 e seleccionar o botão (Submeter Guia). Figura 77 - Janela de confirmação de exportação da Guia de Remessa. Esta acção fará surgir a seguinte janela, Figura 77, onde pede a confirmação da exportação da guia seleccionada, assim que seleccionar a opção, surgirá a janela, Figura 78, a guia será gerada, traduzida, enviada e entregue ao destinatário (caso esteja correcta). Figura 78 - Confirmação da exportação da Guia de Remessa. 28
Factura, Notas de Crédito e Débito Para aceder ao Menu Facturas, deverá na coluna Menu, seleccionar apresentadas na Figura 79. antes de Facturas, para abrir as opções Figura 79 - Menu Facturas. Ao seleccionar Vendas na Figura 79 fará surgir a listagem de Factura/Créditos/Débitos já emitidas, Figura 80. Figura 80 - Listagem de Factura/Créditos/Débitos emitidas. Quando o número de documentos é grande é possível efectuar uma pesquisa por um documento específico. Para o fazer basta colocar os dados nos campos de pesquisa apresentados na Figura 81. Figura 81 - Campos de pesquisa de uma factura recebida. É possível efectuar pesquisa por data (campo Período de Trabalho) e número de documento (campos Nº Documento. e Referência). A pesquisa por data pode ser feita por intervalo de datas ou uma data específica (datas De e até iguais). A pesquisa por número de documento pode ser feita através do número de documento (campo Nº Documento) ou número documento referido (campo Referência). Após introduzido(s) o(s) campo(s) de pesquisa deverá seleccionar o botão. 29
Filtrar É possível efectuar uma filtragem dos documentos apresentados, para o fazer deve seleccionar o botão apresentado na Figura 80, que fará surgir a seguinte janela, Figura 82. Figura 82 - Campos de filtragem para facturas emitidas. Os campos de filtragem apresentados na Figura 82, são os seguintes: Tipo Doc. : Indicar qual o tipo de documento, seleccionado um dos indicados; Estado : Indicar o estado do documento (Todos os Estados, Pendente e Integrada); Empresa : Indicar uma das empresas na lista. Emissor : Indicar uma das empresas na lista. Nº Doc. : Indicar o número da Factur/Crédito e Débito. Para filtrar deve seleccionar na Figura 82. Para limpar a filtragem pode seleccionar ou seleccionar o botão no canto superior direito. Emitir Para criar uma factura deverá seleccionar o botão Figura 83, com os campos da factura para editar. apresentado na Figura 80, que fará surgir a seguinte janela, Figura 83 - Janela para criar uma factura. 30
Cabeçalho O cabeçalho da factura é dividido em vários grupos, como é visível na Figura 83. O primeiro grupo corresponde à Identificação do documento, Figura 84. Figura 84 - Identificação do Documento. A Identificação do Documento, Figura 84, possui os seguintes campos: Tipo Documento : Indicar qual o tipo documento (Factura, Nota de Crédito e Nota de Débito); SubTipo Documento : Indicar qual o subtipo documento (Imobilizado, Manutenção, Outro, Serviço e Trade); Estado : Estado da Factura (Gravada, Exportado, Processado); Nº Documento : Indicar Nº da Factura; Data Documento : Indicar a data da Factura; Nº Doc. Origem : Indicar Nº Factura Referida no caso de um Crédito por exemplo; Data Doc. Origem : Indicar a data da Factura Referida no caso de um Crédito por exemplo; Tipo Doc. Origem : Indicar qual o tipo do documento referido (Factura, Nota de Crédito e Nota de Débito. O segundo grupo corresponde às referências da factura, Figura 85. Figura 85 - Referências da Factura. As Referências, Figura 85, possuem os seguintes campos: Guia Entrega Fornecedor : Nº da Guia Remessa (caso emita guias); Nº Enc. Comprador : Nº da Encomenda do comprador (caso exista); Data Enc. Comprador : Data encomenda do comprador (caso exista); Centro Custo Comprador :??????? Nº Certificado :??????? Para emitir uma factura com base numa Guia de Remessa ou numa encomenda armazenados no WebEDI, deverá seleccionar o botão, nos campos Guia Entrega Fornec e Nº Enc. Comprador. Essa acção fará surgir uma janela com a listagem dos documentos, onde deverá seleccionar um documento (ficará sublinhado a laranja), efectuando duplo clic ou seleccionar o botão. Toda a factura será preenchida com a informação desse documento de referência, ficando todos os campos da factura disponíveis para edição. 31
O terceiro grupo corresponde aos dados do comprador, Figura 86. Figura 86 - Dados do comprador. O grupo Comprador, Figura 86, possuem os seguintes campos: Código : Indicar código EAN do comprador; Nome : Indicar Nome do comprador; Contribuinte : Indicar número contribuinte comprador; Morada : Indicar morada do comprador; Cód. Postal : Indicar código postal do comprador; País : Escolher o País; Cód. Departamento : Indicar código do departamento (caso o parceiro exija essa informação); Nome Departamento : Indicar Nome do departamento (caso o parceiro exija essa informação); Cód. Divisão : Indicar Código Divisão (caso o parceiro exija essa informação); É possível preencher estes campos de forma automática, para tal deve no campo Contribuinte seleccionar o botão, que fará surgir a listagem das empresas, Figura 87. Figura 87 - Listagens de compradores configurados. 32
Na listagem apresentada na Figura 87, basta seleccionar a empresa desejada e seleccionar o botão. Esta acção fará com que os campos apresentados na Figura 86, sejam preenchidos de forma automática, como é apresentado na Figura 88. Figura 88 - Preenchimento automático do comprador. O quarto grupo será os dados do local de entrega, Figura 89. Figura 89 - Dados Local Entrega. Aqui, tal como aconteceu para os dados do comprador, é possível escolher um dos locais de entrega configurados na sua conta, para isso deve seleccionar o botão que fará surgir a Figura 90. Figura 90 - Listagem do Locais de Entrega. 33
Bastará seleccionar um dos locais de entrega apresentados na Figura 90 e seleccionar o botão fará com que automaticamente os campos do local de entrega sejam preenchidos, Figura 91., isso Figura 91 - Dados dos locais de entrega preenchidos automaticamente. O quinto grupo corresponde ás condições de entrega, Figura 92. Figura 92 - Condições de Entrega. Os campos com as condições de entrega, apresentados na Figura 92, possuem os seguintes campos: Local de Carga : Introduzir o Local de Carga da mercadoria; Data de Carga : Indicar a data de carga da mercadoria; Id. Tranporte : Indicar a matrícula do veículo de transporte; Observações :??????? O sexto grupo, corresponde aos dados da entidade facturada, Figura 93. Figura 93 - Dados da Entidade Facturada. Aqui tal como aconteceu para os dados do comprador e local de entrega, é possível escolher uma das entidades facturadas configurados na sua conta, para isso deve seleccionar o botão que fará surgir a Figura 96. 34
Figura 94 - Listagem do Locais de Entrega. Bastará seleccionar uma das entidades facturadas apresentadas na Figura 96 e seleccionar o botão, isso fará com que automaticamente os campos de facturar a sejam preenchidos, Figura 95. Figura 95 - Campos Facturar a preenchidos automaticamente. O sétimo grupo, corresponde ás condições de pagamento, Figura 96. Figura 96 - Condições de Pagamento. Aqui nas condições de pagamento, Figura 96, poderá escolher a data no calendário e a aplicação calcula o nº de dias ou introduz o nº de dias que ele indicará automaticamente a data. 35
Desconto de Cabeçalho Caso possua na sua factura descontos globais ou de cabeçalho, é aqui na Figura 97, que o(s) deverá indicar. Figura 97 - Desconto(s) aplicado(s) na linha(s) de artigo. Para o(s) adicionar deverá seleccionar o botão para preencher, como mostra Figura 98. que fará surgir uma linha de desconto, com três campos Figura 98 - Adição de uma linha de desconto. Para editar os campos, bastará seleccionar com o rato em cima dos mesmos e introduzir os valores nos campos. Detalhe Concluído o preenchimento do cabeçalho, passamos para o detalhe, Figura 99. Figura 99 - Detalhes da Factura. Aqui é onde irá adicionar o(s) artigo(s), a(s) quantidade(s), o(s) preço(s), o(s) montante(s), o(s) desconto(s)e o(s) imposto(s)tudo o que foi aplicado na linha de artigo. 36
Adicionar uma linha Para adicionar uma linha de artigo, deverá na Figura 99, seleccionar o botão adicionar uma linha, tal como é apresentado na Figura 100. que irá Figura 100 Linha de artigo adicionada. Para editar a linha de artigo, tal como é indicado na Figura 100, deverá efectuar um duplo-clique sobre a linha adicionada. Essa acção fará surgir vários campos para preencher que irão ser descritos nos subcapítulos seguintes. Base O primeiro grupo no detalhe para preencher é a Base, Figura 101. Figura 101 - Campos base do detalhe da factura. r O grupo Base, possui os seguintes campos: Numero da Linha : É preenchido automaticamente; Código EAN : Adicionar o código EAN Standard do artigo; Descrição : Descrição do Artigo; Quantidade Encomenda : Indicar a quantidade a facturar; Quant. Grátis : Indicar a quantidade gratuita (caso se aplique); Data de Entrega : Indicar data prevista de entrega Cód. Comprador : Indicar o código de artigo definido pelo comprador; Cód. Fornecedor : Indicar o código de artigo definido pelo fornecedor; Preço Unit. Bruto : Indicar o preço ilíquido; Preço Unit. Liq. : Indicar o preço líquido ; Total da Linha Bruto : Apresenta o resultado de quantidade facturada x preço bruto; Total da Linha Liq. : Apresenta o resultado de quantidade facturada x preço líquido; Lote : Indicar o lote; Data de Validade : Indicar a data de validade (se aplicável). 37
Embalagens O segundo grupo são as Embalagens, Figura 102. Figura 102 - Embalagens das linhas de detalhe. Caso existam embalagens deverá indicar quantas embalagens são, qual o tipo de embalagem e quantas unidades por embalagem. Desconto de Linha O terceiro grupo são os Descontos, Figura 103. Figura 103 - Desconto(s) aplicado(s) por linha. Para adicionar uma linha de desconto, deverá seleccionar o botão que fará surgir uma linha, tal como sucedeu com os descontos de cabeçalho. Deverá introduzir a descrição do desconto, a percentagem e a aplicação irá calcular o montante de desconto e consoante a percentagem de desconto reajustará o valor do preço líquido no grupo base apresentado na Figura 101. Imposto de Linha O quarto grupo é o resumo de imposto da linha de artigo, Figura 104. Figura 104 - Imposto(s) aplicado(s) na linha. Aqui são indicado(s) o(s) imposto(s) aplicado(s) na linha, para o fazer deverá seleccionar o botão fará surgir os seguintes campos, Figura 105. que Figura 105 - Adição de uma linha de imposto aplicado na linha de artigo. Os campos para adicionar uma linha de imposto são: Tipo : Deverá escolher um dos tipos de imposto disponíveis; % : Indicar qual a percentagem de imposto; Tributavél : Este campo será calculado de forma automática; Montante Imposto : Este campo será calculado de forma automática; Subtipo : Caso o imposto se uma EcoTaxa deverá indicar um dos subtipos. 38
Observações Linha O último grupo a preencher no detalhe é o campo de Observações, Figura 106 Figura 106 - Observações da linha de artigo. Tal como está na Figura 106, aqui poderá incluir algumas observações ao nível da linha de artigo. Para sair dos detalhes da factura deverá seleccionar seleccionando o botão.. Caso tenha adicionado uma linha a mais, poderá elimina-la Resumo Total de Imposto Como na linha de artigo introduzida indicamos uma linha de imposto, e assim que terminarmos a adição da linha de artigo o grupo Resumo de Imposto, apresentado na Figura 107 é automaticamente actualizado. Figura 107 - Imposto(s) aplicado(s) na Factura. Totais Tal como aconteceu para o resumo total de imposto, com o concluir da adição da linha de artigo, os campos de montante do grupo Totais, Figura 108, é automaticamente actualizado. Figura 108 - Montantes totais da factura. Observações Este será o último grupo a preencher e trata-se das observações globais da factura, Figura 109 Figura 109 - Observações da factura. 39
Com isto concluímos a criação da nossa factura e devemos guardar a mesma, para isso deve seleccionar o botão. Caso tenha decorrido tudo com sucesso surgirá a seguinte janela, Figura 110. Figura 110 - Confirmação da criação de uma factura com sucesso. Assim que confirmar o fará surgir a seguinte janela, Figura 111. Figura 111 - Factura criada na lista de facturas. Aqui poderá visualizar na listagem de facturas a factura criada. Editar Para editar uma factura deverá seleccionar na Figura 111 o botão da criação da factura para editar. e voltará a ter todos os campos disponíveis Eliminar Poderá eliminar uma factura criada de duas formas seleccionando o botão, ou o botão na listagem, Figura 111. Imprimir Poderá imprimir a mesma seleccionando o botão que fará surgir a seguinte janela, Figura 112. Figura 112 - Opções de impressão da factura criada. Aqui na Figura 112 poderá optar entre três tipos de impressão (XML, PDF e XLS) para as facturas e dois tipos de impressão para as encomendas (XML e PDF). Em alternativa pode usar o botão, que apenas exportará para XLS. 40
Exportar Para exportar uma factura deverá seleccionar o botão dessa acção, Figura 113., na Figura 111, que fará surgir a janela de confirmação Figura 113 - Confirmação que pretende exportar a factura. Deverá para exportar confirmar, seleccionando exportação, Figura 114. que fará surgir a janela confirmado o sucesso da Figura 114 - Confirmação da exportação da factura com sucesso. Assim que confirmar a exportação ela irá alterar o seu estado de Gravada para Submetida e por fim ficará no estado Exportada, como é apresentado na Figura 115. Figura 115 - Alteração do estado da factura para Exportada. 41