MANUAL DE PROCEDIMENTOS

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1 1ª FASE: PRÉ-REGISTO DE UNIDADES HOTELEIRAS ( opção Boletins de Alojamento /Pré-Registo de Unidades Hoteleiras) - Caso não tenham o Código de Actividade Económica presente, poderão aceder aos binóculos que se encontram no formulário do pré-registo preenchendo o campo DESCRIÇÃO com REST e fazendo depois a pesquisa. - o campo ENDEREÇO e MORADA só estarão disponíveis após preenchido o campo CÒDIGO POSTAL. A morada que automaticamente irá aparecer deverá de ser confirmada e acrescentado o número da porta se for caso disso. Não serão válidos Códigos Postais de Apartados VERSÃO 1.0 LÍDIA AGOSTINHO Página 1

2 Após efectuado o pré-registo, seguirá por e via CTT, um ofício com uma chave de activação de acesso ao serviço que, juntamente com o NIF e o Nº de estabelecimento, funcionará como dados de Login para concretizar a entrega. 2ª FASE: DESCARGA DO FICHEIRO EXCEL ( opção Boletins de Alojamento /Entrega de BA s On-Line) Logo que na posse dos dados de Login, deverão concretizar a sua activação. Seguidamente, deverão de proceder à descarga do ficheiro Excel pré-formatado para um PC. Para tal, bastará seleccionar o ficheiro, onde irão aparecer as hipóteses de Abrir, Guardar ou Cancelar. Deverá escolher a opção guardar ficheiro para o seu PC para posterior preenchimento. VERSÃO 1.0 LÍDIA AGOSTINHO Página 2

3 3ª FASE: PREENCHIMENTO DO FICHEIRO EXCEL O ficheiro Excel é constituído por três folhas BA, UH e CÓDIGOS FOLHA UH (folha com dados de identificação da unidade hoteleira) Alterar data sempre que haja novas comunicações a fazer Não alterar esta designação ex: FOLHA BA (folha com dados dos clientes) De preenchimento obrigatório com os códigos da folha de códigos colocar apenas P, B ou O (ver folha de códigos) Todas as colunas são de preenchimento obrigatório excepto as colunas LOCAL DE NASCIMENTO E LOCAL DE RESIDÊNCIA. A Data de Saída, sempre que posterior à do dia em que estão a comunicar a entrada do cliente, não deverá de ser preenchida. Só será preenchida esta coluna no dia em efectivamente o cliente sair, fazendo novamente o envio do ficheiro a comunicar a saída do cliente. VERSÃO 1.0 LÍDIA AGOSTINHO Página 3

4 FOLHA DE CÓDIGOS (folha contendo códigos necessários para o preenchimento da FOLHA BA) Na folha de Excel, Preencher com Códigos de País as seguintes colunas: - Nacionalidade - País Emissor de Documento - País de Residência Preencher com o código de Tipo de Documento a coluna: - Tipo de Documento NOTA : O ENVIO DE FICHEIROS GERADOS POR APLICAÇÃO INFORMÁTICA DAS UNIDADES HOTELEIRAS, SEJA EM FORMATO EXCEL SEJA EM FORMATO.TXT, DEVERÁ, DE IGUAL MODO, RESPEITAR OS PASSOS QUE A SEGUIR SE INDICAM. 4ª FASE: ENVIO DO FICHEIRO EXCEL ( opção Boletins de Alojamento /Entrega de BA s On-Line) VERSÃO 1.0 LÍDIA AGOSTINHO Página 4

5 Após preenchido o ficheiro deverá o mesmo ser enviado pelo portal do SEF ( / opção Boletins de Alojamento / Entrega de BA s On-line). Após a inserção dos dados de Login e respectiva confirmação deverá: 1º - seleccionar o botão PROCURAR, a fim de seleccionar o caminho da localização do ficheiro; 2º - seleccionar o botão ENVIAR FICHEIRO. VERSÃO 1.0 LÍDIA AGOSTINHO Página 5

6 Duas situações podem acontecer: 1 ENVIO BEM SUCEDIDO - tendo sido o ficheiro enviado com sucesso irá reportar a seguinte mensagem: O ficheiro xls foi processado - surgirá no ecran ofício comprovativo do envio,ofício esse que ficará guardado para futura reimpressão no botão VER OFÌCIOS EMITIDOS (ver quadro acima). - para que possa visualizar o ofício comprovativo, deverá de ter as janelas de pop-up desbloqueadas (ver nos quadros abaixo como proceder para o seu desbloqueamento). VERSÃO 1.0 LÍDIA AGOSTINHO Página 6

7 VISUALIZAÇÃO DE OFÍCIO COMPROVATIVO Passo1 Entrar por exemplo, na página do SEF e seleccionar FERRAMENTAS e seguidamente OPÇÕES DE INTERNET Passo 2 Retirar o visto, caso exista da janela LIGAR BLOQUEADOR DE JANELAS DE POP-UP. Seleccionar APLICAR e OK. VERSÃO 1.0 LÍDIA AGOSTINHO Página 7

8 2 ENVIO MAL SUCEDIDO Os erros poderão ser de dois tipos: - erros de Cabeçalho, deverão verificar na folha UH - erros de registo de clientes, deverão de verificar na folha BA Após rectificados os erros deverão de tentar de novo o envio, até que seja visualizado o ofício comprovativo. VERSÃO 1.0 LÍDIA AGOSTINHO Página 8

9 ERROS Pontualmente, poderão surgir erros como o que acima se apresenta, ou informação do sistema dizendo não conseguir aceder ao ficheiro Excel, erros que nada têm a ver com o incorrecto preenchimento do ficheiro. Neste tipo de situações deverão de tentar de novo o envio, pois trata-se de erros ocasionados por congestionamento de linhas. Caso a situação persista deverão de contactar o SEF. VERSÃO 1.0 LÍDIA AGOSTINHO Página 9