Manual de Serviços WEB

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1 Manual de Serviços WEB Guias Env_R1.1 Pag. 1 de 6

2 I Guias inserção de nova guia A opção de Guias permite fazer a gestão de guias do dia: Gravação Consulta Eliminação Logo que entra na opção Guias tem disponível o ecran, que a seguir se apresenta. A partir daqui poderá inserir os dados de uma nova guia ou aceder às consultas das guias do dia, podendo reimprimir ou eliminar a guia seleccionada. Todos os campos a amarelo são de preenchimento obrigatório, os restantes são de preenchimento facultativo. Cliente n.: caso pretenda guardar os dados do seu cliente deverá indicar neste campo o mesmo número de cliente que utiliza no seu sistema de gestão. Assim guardaremos os dados do cliente de forma a num próximo envio apenas necessite de indicar o número de cliente e clicar no botão que está imediatamente à frente para preencher a guia com os dados do seu cliente. Nome: indicação do nome do seu cliente. Morada: indicação da morada do seu cliente, tendo disponíveis duas áreas de introdução. Como na maioria dos casos é suficiente, por exemplo a rua e número, só uma destas áreas está a amarelo (preenchimento obrigatório). Nos casos em que o cliente é de difícil localização, poderá colocar na segunda área de morada por exemplo um ponto de referência que ajude na localização. Código Postal: indicação do código postal. A nossa base de dados de códigos postais é actualizada frequentemente a partir da base de dados de códigos postais dos CTT. Não inclui os apartados pois a EXPRESSO 24 não entrega em apartados. Volumes: indicação do número de volumes da expedição. Peso: indicação do peso total dos volumes da guia. Este peso é indicativo, pois toda a mercadoria é pesada nas nossas instalações em balanças devidamente aferidas e seladas. NIF: número de identificação fiscal do destinatário. Prescinde de Identificação: é norma da EXPRESSO 24 que o comprovativo de entrega ao destinatário seja assinado e carimbado, ou no caso de por qualquer motivo o carimbo não estar disponível que a pessoa que recebe a mercadoria faculte o Bilhete de Identidade. Caso não pretenda que procedamos desta forma basta que active esta opção. A activação desta opção só é válida para o envio em que é activada. endereço de do seu cliente. Nas guias com reembolso a EXPRESSO 24 informa o destinatário, no dia da entrega, do valor e condições de cobrança. Env_R1.1 Pag. 2 de 6

3 Data para Entrega: por defeito estará o dia útil seguinte, no entanto se tiver acordado com o seu cliente uma outra data, deverá aqui indicar para que a EXPRESSO 24 entregue somente no dia indicado. Marítimo Aéreo: selecção do tipo de serviço, quando a mercadoria é enviada para as Ilhas. Quem paga os portes: por defeito está activada a opção Expedidor, caso pretenda que seja o seu cliente a suportar os portes, deverá seleccionar Destinatário. Neste caso no acto de entrega a EXPRESSO 24 cobrará os portes ao destinatário. Observações: campo de preenchimento livre, onde poderá colocar a informação adicional que pretender. Referência: poderá colocar a referência que achar importante, tais como V/ nº. de factura, nota de encomenda, etc. Este campo será impresso na nossa factura de portes, bem como no comprovativo de entrega. Reembolso: se deseja enviar mercadoria à cobrança deverá preencher o campo com o valor correspondente. Condição de cobrança: aqui deverá indicar a forma como deveremos cobrar o valor indicado em Reembolso. o Indiferente a EXPRESSO 24 poderá aceitar a cobrança em numerário, cheque a pronto, ou cheques pré datados. o Numerário a EXPRESSO 24 somente aceita numerário. o Cheque a pronto pagamento: a EXPRESSO 24 somente aceitará numerário ou um cheque para a data da entrega. o Cheques pré datados: ao seleccionar esta modalidade poderá, definir até ao máximo de quatro cheques pré datados, dividindo o valor total pelos respectivos campos e colocando as datas pretendidas. Também será aceite numerário. Botões disponíveis Cancela todos os campos da guia. Vai para o módulo de consulta de guias, permitindo aí visualizar através da reimpressão ou eliminar guias do dia. Ver capítulo III deste manual. Grava a guia, gera o número de guia e passa para o ecran onde é possível visualizar os dados já com o número de guia que foi atribuído e com o qual deverá identificar os volumes da mesma guia. Env_R1.1 Pag. 3 de 6

4 II Guias Gravação e impressão da guia Após clicar no botão é redireccionado para o ecran que se ilustra a seguir, onde deverá verificar os dados. É-lhe apresentada também uma janela onde se informa que todos os volumes deverão ser identificados com o número de guia W. gerado automaticamente. Botões disponíveis Faz a pré-visualização da impressão da guia em duas vias. Uma deverá ser entregue ao distribuidor assinada pelo expedidor e a outra deverá ficar no expedidor assinada pelo distribuidor. Vai para o módulo de consulta de guias, permitindo aí visualizar através da reimpressão ou eliminar guias do dia. Ver capítulo III deste manual. nova guia. Vai novamente para o ecran de inserção de dados para poder documentar uma Ao clicar em abre a janela de impressão de forma a poder seleccionar qual a impressora na qual pretende que a impressão seja feita. A janela aberta terá um aspecto idêntico ao que se apresenta. Nota Importante: Esta janela só é apresentada se não tiver as janelas Pop-UP do seu Browser bloqueadas. Sugerimos que deixe as janelas de Pop-Up desbloqueadas para o nosso site, para que todas as funcionalidades sejam disponibilizadas. Env_R1.1 Pag. 4 de 6

5 III Consultar guias Ao clicar no botão será sempre redireccionado para o mesmo local independentemente do ecran onde esteja. Este botão dá-lhe acesso à consulta das guias feitas no dia. O ecran é o que se apresenta a seguir. Terá tantas linhas quantas o número de guias. Em cada linha tem dois botões que lhe permitem executar as acções a seguir descritas na guia correspondente à linha em que está o botão clicado. Este botão apaga definitivamente a guia. Este botão permite-lhe imprimir novamente a guia. guia. Redirecciona-o novamente para o ecran de inserção de dados de uma nova Env_R1.1 Pag. 5 de 6

6 IV Perguntas e respostas: P: Posso consultar as guias do dia? R: Sim, basta que em qualquer dos módulos de Guias clique no botão P: Posso eliminar uma guia? R: Sim desde que a guia seja do dia. Após entrar na consulta, tem em cada guia a possibilidade de Reimprimir e Eliminar. P: Posso alterar/modificar os dados de uma guia? R: Não pode modificar os dados da guia, pois logo que faz gravar, os dados são colocados no servidor da EXPRESSO 24 para que possam ser integrados no sistema de transportes, no entanto pode eliminar a guia e inserir uma nova guia com os dados correctos, não esquecendo de identificar os volumes com o novo número de guia atribuído. P: Como sei que os dados chegaram correctamente à EXPRESSO 24? R: O sistema de integração de dados, na EXPRESSO 24, envia automaticamente um mail a notificar a entrada, assim como no caso de eliminar a guia, e se já tiver recebido o mail do registo, receberá também o mail a confirmar a eliminação. P: Como altero os dados de um cliente, para o qual já fiz um envio? R: Os dados que ficam guardados são sempre os últimos que indicou, assim se seleccionar um cliente já existente e a seguir alterar os dados quando grava a guia o programa guarda os dados que indicou, relativos ao cliente. P: Não tendo recolha diária, quando virá a EXPRESSO 24 recolher a mercadoria? R: Se não tem recolha diária, deverá inserir sempre na nossa página um pedido de recolha indicando a data que pretende que passemos a recolher a mercadoria. Receberá depois o mail a confirmar o registo da recolha. P: Como devo identificar a minha mercadoria? R: Deverá identificar todos os volumes da mesma guia com o número de Guia atribuído no módulo de guias. De acordo com Dec. Lei 147/2003 deverá colar num dos volumes os documentos legais da mercadoria. P: Como posso saber a situação das guias que já enviei anteriormente? R: Na nossa página entra na área de Consultas e pesquisa pelo número de guia. P: A quem devo pedir o comprovativo de entrega (POD) de uma mercadoria? R: A EXPRESSO 24, disponibiliza ao cliente a informação na Internet, de forma que o cliente possa aceder-lhe quando necessitar. Na área de Consultas quando pesquisa uma guia, tem disponível, caso a guia esteja entregue a consulta do comprovativo de entrega. Estão disponíveis os comprovativos dos últimos 3 meses. P: As guias podem ser feitas em qualquer dia, ou somente no dia em que irão ser recolhidas pelo distribuidor da EXPRESSO 24? R: É aconselhável que as guias sejam feitas somente no dia em que irão ser recolhidas pelo distribuidor. Env_R1.1 Pag. 6 de 6