Índice. Manual do programa Manage and Repair

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1 Manual do programa Manage and Repair Índice 1 Menu Ficheiro Entrar como Opções do utilizador Administração Opções do Programa Gerais (1) Gerais (2) Reparação de telemóveis (1) Reparação de telemóveis (2) Opções de para pedidos de Códigos através do IMEI Configuração das Guias de Remessa Backups Perfis Utilizadores Gestão de Licenças Tabelas Clientes Reparadores Externos Reparadores Internos Fornecedores Artigos Telemóveis de Substituição Redes Marcas / Modelos de Telemóveis Status de Reparação Documentos Gestão de reparações Gestão de cartões SIM Gestão de pedidos de Códigos por IMEI Guias de Remessa

2 4.5 Pagamento de Clientes Exploração Estatísticas de Clientes Valores Recebidos Trabalhos Realizados Guias de Remessa Reparadores Internos Biblioteca Informação de Telemóveis Modelos Nokia Packs de Língua Nokia Ferramentas Linguagem Janelas Ajuda Personalização Logótipo Alterar frases no programa e impressão Imagens dos telemóveis na reparação Alterar o caminho da base de dados

3 1 Menu Ficheiro 1.1 Entrar como Caso esteja definido o uso de logins, esta opção permite mudar de utilizador sem sair do programa. 1.2 Opções do utilizador Cada utilizador agora, pode escolher atalhos para algumas opções do programa. Os atalhos vão ficar por baixo do menu. 3

4 Os alertas são configurados para cada utilizador. Caso estejam configurados, é possível aceder aos alertas quando se arranca com a aplicação, através do menu Ficheiro / Alertas ou então através da barra de atalhos (caso esteja configurada). Existem 3 tipos de alertas: - Reparações que já estão à X dias com o mesmo status - Reparações marcadas como urgentes e que estejam nos status seleccionados - Reparações com X dias depois da data do último aviso ao cliente e que tenham um status seleccionado 4

5 2 Administração 2.1 Opções do Programa Gerais (1) Dados da Empresa Configuração dos dados da empresa que posteriormente irão sair nas impressões Proteger o programa com Utilizador/Password O programa vai pedir ao início um utilizador que se pode configurar na tabela de utilizador Backup Automático da base de dados Ao fechar o programa, ele vai fazer automaticamente um backup da base de dados para a pasta backup dentro da pasta de instalação do programa (só no servidor) Moeda Tipo de moeda usada na empresa (vai sair nas impressões) Número de registos nas listas Por defeito 75. É o número de registo que vai aparecer nas listas (fornecedores, clientes, reparações,...) Verificar actualizações ao entrar Caso exista uma ligação à Internet a aplicação vai verificar se existe uma nova versão e avisa. 5

6 2.1.2 Gerais (2) Neste separador é possível definir quais os campos obrigatórios a preencher quando se cria um cliente, além do nome que vem por defeito como obrigatório. Por defeito, o programa gera automaticamente os códigos das diferentes tabelas. Caso seja necessário, esse código pode inserido manualmente e é neste quadro que se pode configurar as tabelas que permitem código manuais Reparação de telemóveis (1) Mapa abertura Escolha do mapa de impressão da abertura de reparação (A4,A5, Original e Duplicado em Folha A4 ou feito à medida para o cliente) Mapa Rep. Ext. Escolha do mapa de impressão para o reparador externo (A4,A5 ou feito à medida para o cliente) 6

7 Mapa Fecho - Escolha do mapa de impressão do fecho de reparação (A4,A5, Original e Duplicado em Folha A4 ou feito à medida para o cliente) Numeração Caso não existam reparações pode-se indicar o primeiro número da primeira reparação. Caso contrário, vai aparecer o número da última reparação. Avisar telemóvel de substituição quando o Status for Entregue Numa reparação ao mudar o status para entregue, caso haja um telemóvel de substituição, o programa vai avisar. Observações Observações a sair na folha de reparação Imprimir Condições de Reparação Este mapa não existe por defeito e é feito à medida de cada cliente. Indica se vai ser impresso uma folha com condições de reparação juntamente com a folha de reparação Imprimir folha para o reparador externo ao imprimir folha para o cliente Caso a reparação seja feita por um reparador externo, a aplicação imprime a folha para o reparador juntamente com a folha para o cliente Dias estimados de reparação Dias por defeito que aparecem quando se insere uma folha de reparação Reparação de telemóveis (2) Separadores - Dependendo do tipo de empresa, há separadores na reparação que não são necessários usar. Aqui define-se, quais os separadores que podem ou não aparecer na ficha de reparação. (Esta opção afecta todos os utilizadores) Impressora Podemos escolher a impressora por defeito do Windows ou outra que esteja instalada por defeito Pré-Visualizar Esta opção faz com que o programa mostre a folha de reparação no ecrã antes de imprimir 7

8 Nº Vias Caso a pré-visualização não esteja seleccionada, permite escolher o número de vias que a folha de reparação vai ser impressa Opções de para pedidos de Códigos através do IMEI O envio de s é feito através profile e conta de por defeito que está configurada no Outlook Não enviar s Não é enviado s em qualquer momento do processo de pedido de s ao fornecedor de Códigos por Imei É aqui que vai ser configurado o texto do que vai ser enviado ao fornecedor de códigos. Se escrever no meio do texto %1, o nome do fornecedor vai aparecer no . ao cliente de Códigos por Imei - É aqui que vai ser configurado o texto do que vai ser enviado ao cliente que pediu um código. Se escrever no meio do texto %1, o nome do cliente vai aparecer no . 8

9 2.1.6 Configuração das Guias de Remessa Numerador de Clientes - Caso não existam guias de remessa para clientes pode-se modificar o número. Caso contrário, vai aparecer o número da última guia de remessa Status depois de Impressa a Guia de Clientes Status que vai ser sugerido para os telemóveis quando for impressa a guia de Remessa Numerador de Reparadores Externos - Caso não existam guias de remessa para reparadores pode-se modificar o número. Caso contrário, vai aparecer o número da última guia de remessa Status depois de Impressa a Guia de Reparadores Externos Status que vai ser sugerido para os telemóveis quando for impressa a guia de Remessa Reset às guias de Remessa As guias de remessa só podem ser feitas num posto de cada vez. A aplicação bloqueia o uso para os outros postos. Se por algum motivo ficar bloqueado a emissão de guias de remessa, pode-se desbloquear carregando neste botão 2.2 Backups É neste local que podemos fazer e repor backups da base de dados (MUITO IMPORTANTE) 9

10 2.3 Perfis É nesta opção que podemos criar, editar ou apagar perfis de permissões que podemos associar posteriormente a utilizadores. Por defeito, visualizar, novo, gravar, editar, apagar, imprimir são as permissões que se pode dar aos utilizadores em determinados pontos do programa. 10

11 2.4 Utilizadores Neste local podemos criar, apagar, editar utilizadores. Os utilizadores podem ser administradores (ontem existem permissão para fazer tudo) ou serem associados a um perfil previamente criado. Os utilizadores podem estar activos ou não para entrar no programa. 11

12 2.5 Gestão de Licenças O número de postos que podem ser usados é dado pela dongle de protecção. Por defeito, a aplicação cria automaticamente uma licença no posto onde foi instalada a aplicação. Para adicionar postos basta inserir o nome do PC em questão e seleccionar que está activo. Pode-se desactivar momentaneamente postos. 12

13 3 Tabelas 3.1 Clientes Neste local podemos criar, apagar, editar e imprimir fichas de clientes. Existe um cliente por defeito ( VD ) para o caso de não se querer criar novas fichas de cliente para clientes esporádicos, utilizar-mos esta. Existe também um campo de pesquisa rápida para pesquisar clientes. Estes são os campos na ficha de cliente passíveis de serem preenchidos. 13

14 Na impressão dos clientes podemos escolher entre fichas simples (nome, morada) ou fichas completas (nome, morada, , contribuinte, contacto e telefone) 3.2 Reparadores Externos Neste local podemos criar, apagar e editar fichas de reparadores externos. Estes são os campos na ficha de reparadores externos passíveis de serem preenchidos. 14

15 3.3 Reparadores Internos Neste local podemos criar, apagar e editar fichas de reparadores Internos. Estes são os campos na ficha de reparadores internos passíveis de serem preenchidos. 3.4 Fornecedores Neste local podemos criar, apagar e editar fichas de fornecedores. 15

16 Estes são os campos na ficha de fornecedores passíveis de serem preenchidos. 3.5 Artigos Neste local podemos criar, apagar e editar fichas de artigos. 16

17 Estes são os campos na ficha de artigos passíveis de serem preenchidos. 3.6 Telemóveis de Substituição Neste local podemos criar, apagar e editar fichas de telemóveis de substituição que mais tarde podem ser usados nas fichas de reparação. Estes são os campos na ficha de telemóveis de substituição passíveis de serem preenchidos. 17

18 3.7 Redes Neste local podemos criar, apagar e editar fichas de redes. Estes são os campos na ficha de redes passíveis de serem preenchidos. 18

19 3.8 Marcas / Modelos de Telemóveis É neste local que se consegue gerir marcas e modelos de telemóveis. Formulário de preenchimento da Marca Formulário de preenchimento do Modelo 19

20 3.9 Status de Reparação É neste local que se configuram os possíveis Status que um telemóvel pode ter durante um processo de reparação. Status Descrição do Status de Reparação Aparece Lista - Se os telemóveis com este status aparecem na lista de reparações Ordenação Qual a ordenação (numérica e ascendente) que o status vai ter no formulário de reparação dos telemóveis Disponível para Guias de Remessa de Clientes Se ao fazer guias de remessa para clientes os telemóveis com este estado actual aparecem na lista Disponível para Guias de Remessa de Rep. Externos - Se ao fazer guias de remessa para reparadores externos os telemóveis com este estado actual aparecem na lista 20

21 4 Documentos 4.1 Gestão de reparações É neste local que vamos gerir as reparações dos telemóveis. Só vão aparecer as reparações em que o status (definido na tabela de status) esteja configurado para aparecer. Caso se queira ver os status todos basta ir à pesquisa, não preenchendo nenhum campo, e carregar em pesquisar. Neste quadro vamos preencher a nossa reparação. 21

22 Para escolher o cliente basta meter o cursor no código do cliente e carregar em F8 ou fazer duplo click ou carregar na lupa para aparecer a tabela de clientes. Para escolher, basta carregar novamente em F8 ou fazer duplo click em cima do cliente pretendido. Caso o cliente ainda não exista, pode-se criar nesta altura e o cliente vai directamente para a reparação. Caso seja necessário mudar algum dado do cliente somente para esta reparação é possível bastando para tal alterar o que se pretende na reparação. Para escolher a marca/modelo do telemóvel basta fazer o mesmo que se faz em relação ao cliente. Por defeito não vai aparecer nenhum telemóvel (para ser mais rápido) e depois podemos pesquisar por marca ou por modelo. Caso o telemóvel ainda não exista na base de dados podemos carregar em gerir e podemos adicionar um novo telemóvel na tabela. Podemos inserir um segundo imei caso o telemóvel tenha 2 cartões ou caso o telemóvel venha da reparação da marca com outro imei. Ao pesquisar reparações por imei, o programa vai procurar nos 2 campos. Caso o imei venha ilegível, podemos tirar o pico por trás do imei e ele passa a ser considerado ilegível. Podemos picar os trabalhos a realizar e os seus respectivos valores (estes servem para estatísticas e os valores servem para calcular o orçamento). Se escolher portes mas picar o excluir, o valor destes não entram para o cálculo do valor da reparação. O que se escrever no campo das observações da reparação, o que na prática é a descrição do que irá ser feito, irá aparecer no mapa que é impresso para o cliente. Caso um telemóvel tenha que ser reparado urgentemente, podemos indicar no campo de urgente e ele irá aparecer nos alertas caso estejam configurados. 22

23 Podemos também registar o modo de envio e como o cliente quer ser contactado quando o telemóvel estiver reparador. O estado do telemóvel (se está bloqueado ou não e se é novo ou usado) irá aparecer na folha que vai para o cliente. Podem ser registados outros dados do telemóvel: Número de série, Endereço Bluetooth, Endereço MAC e se o telemóvel foi testado ou não quando chegou. Os acessórios que o telemóvel trás com ele, são registado na aplicação e também serão impressos no mapa que vai para o cliente (incluindo as notas sobre alguns acessórios). A garantia do telemóvel que vem para reparação também irá aparecer no mapa que vai para o cliente. Caso o telemóvel não tenha garantia, pode-se definir um valor máximo de reparação. 23

24 Caso a empresa utilize telemóvel de substituição, é aqui que poderá ser feito o seu registo. Para escolher o telemóvel de substituição, basta meter o cursor em cima do código e carregar em F8 ou fazer duplo click. Poderá escolher também um valor para uma possível caução e o seu valor. Caso haja algum telemóvel inserido na tabela de telemóveis de substituição, pode-se escolher em vez de estar a preencher sempre os dados Caso o telemóvel tenha de ir para um reparador externo, é aqui que o vamos seleccionar e preencher os acessórios que vão com ele para o reparador (vai ser impresso na folha que vai para o mesmo). Caso não se queira estar a preencher os dados novamente, pode-se carregar no botão Copiar do telemóvel e ele copia os dados que estão no separador Acessórios. Estes, podem posteriormente ser alterados, caso não se queira enviar para o reparador algum dos acessórios. 24

25 Caso seja necessário registar o tempo gasto pelo reparador interno e seu custo na reparação é neste quadro que é feito. Existe a opção de adicionar, alterar e apagar reparadores e o tempo que gastaram a reparar o telemóvel. É possível registar o tempo em minutos e ir buscar à tabela o reparador respectivo tal como o seu custo hora. Ao ir adicionando reparadores e tempos à reparação, o programa vai calcular o custo total gasto pelos reparadores. Podemos registar se foi metido selo de garantia no telemóvel reparador e também adicionar artigos e o seu custo que são usados na reparação. Tal como nos reparadores internos existem 3 botões: adicionar, alterar e remover 25

26 É possível registar os artigos e seu custo na reparação indo buscar o respectivo artigo à tabela. A descrição do artigo pode ser alterada aqui. Podemos anexar ficheiros a cada reparação. Os ficheiros vão ficar no servidor. É nesta secção que se vai registar os diversos estados que uma reparação vai tendo. É aqui que também vamos ver o status actual, e também onde registamos quando é feito o pagamento. Podemos registar também a última data de aviso ao cliente (não guarda histórico destas datas). Se o cliente teve direito a telemóvel de substituição, podemos também registar a data de entrega do mesmo. 26

27 Este quadro é somente informativo. Vai conter todas as mudanças de estado da reparação, bem como as suas datas e utilizadores. Quando se está no editor de reparações e se manda imprimir, o programa primeiro grava todos os dados e só depois é que imprime Pode-se fazer pesquisas por todos os campos da imagem anterior. Para sair da pesquisa, depois basta carregar no botão actualizar no quadro de Registo de Reparações. Tanto na lista de reparações como na edição de um reparação podemos imprimir vários tipos de informação. 27

28 4.2 Gestão de cartões SIM Neste local podemos criar, apagar, editar e imprimir dados sobre cartões SIM de clientes. Estes são os campos na ficha de cartões SIM passíveis de serem preenchidos. Para escolher o cliente e a rede basta carregar em F8 ou fazer duplo clique para aparecer a lista. 28

29 4.3 Gestão de pedidos de Códigos por IMEI Neste local podemos criar, apagar, editar e fazer operações em lote sobre pedidos de código por IMEI. Para seleccionar o cliente, fornecedor, rede e marca/modelo basta carregar em F8 ou fazer duplo clique para aparece a lista respectiva. Nas Datas e Status é onde vai ser registados as datas dos diversos status e também a data prevista de entrega do código. Também vai ser registado aqui o status actual do pedido. 29

30 Os status possíveis são: Imei Recebido do Cliente, Imei Enviado ao Fornecedor, Código Recebido do Fornecedor, Código Enviado ao Cliente. No separador Códigos vai ser registo os códigos recebidos do fornecedor. No separador Valores vai ser registado o valor pedido ao cliente e sua data de pagamento, o valor pago ao fornecedor e sua data de pagamento. Podem ser feitas as seguintes operações em lote: Enviar pedido de códigos, Importar Códigos e Enviar códigos. 30

31 O programa vai verificar que códigos existem para serem enviados e vai agrupa-los por fornecedor. Caso seja para enviar por vai também enviar um com o pedido para os fornecedores. Depois o programa vai a cada pedido, muda o status para Imei Enviado ao Fornecedor e regista a data da operação. Pode-se importar ficheiros de texto com o Imei e códigos automaticamente para dentro do programa em vez de os registar um a um quando vêm do fornecedor. Depois o programa vai a cada pedido, muda o status para Código Recebido do Fornecedor e regista a data da operação. O formato do ficheiro TXT é: IMEI;Codigo1;Codigo2;Codigo3;Codigo4;Codigo5;Codigo6;Codigo7;Codigo8 A partir do Código2 é opcional e a linha não pode conter espaços. 31

32 O programa vai verificar todos os códigos a enviar para os clientes. Ele ou irá enviar os códigos automaticamente por ou então mostra-os no ecrã.. Depois o programa vai a cada pedido, muda o status para Código Enviado ao Cliente e regista a data da operação. 32

33 4.4 Guias de Remessa É neste formulário que vão ser feitas tanto guias de remessa para clientes como para Reparadores externos. Cada tipo de guia de remessa vai ter uma numeração diferente Pode-se escolher: - Qual o Cliente/Reparador Externo - Qual o status que os telemóveis vão ter depois de ser feita a Guia de Remessa (por defeito vem a opção seleccionada nas opções). - Quais os locais de carga/descarga e suas respectivas datas e horas. - Morada do remete e destinatário - Quais os telemóveis a serem enviados nas guias de remessa 33

34 4.5 Pagamento de Clientes Caso um cliente pague várias reparações ao mesmo tempo, podemos registar, em lote, o pagamento das reparações numa determinada data. 34

35 5 Exploração 5.1 Estatísticas de Clientes Podemos escolher todos os clientes ou somente um, estados de reparação e também intervalos de datas (esta opção utiliza a data de chegada do telemóvel para reparar). O mapa que vai ser impresso apresenta dados do clientes, marca e modelo dos telemóveis, imei, se o telemóvel já está pago ou não e os valores de cada reparação. 5.2 Valores Recebidos Podemos escolher todos os clientes ou somente um e intervalos de datas(esta opção utiliza a data de pagamento por parte do cliente). O mapa que vai ser impresso apresenta o nome do cliente, marca e modelo dos telemóveis, imei e valor da reparação. 35

36 5.3 Trabalhos Realizados Podemos escolher intervalos de datas, clientes, marcas e modelos. O mapa vai apresentar os trabalhos de reparação com base nos filtros seleccionados. 5.4 Guias de Remessa Podemos voltar a imprimir Guias de Remessa de clientes ou reparadores externos com base no número das mesmas. 5.5 Reparadores Internos Podemos ver o número de reparações e tempo gasto nas mesmas pelos reparadores internos 36

37 6 Biblioteca 6.1 Informação de Telemóveis Podemos ver informação acerca de uma serie de modelos de várias marcas 6.2 Modelos Nokia Podemos ver uma lista de modelos Nokia agrupados por categoria 6.3 Packs de Língua Nokia 37

38 Podemos ver aqui quais os packs de linguagens Nokia que existem para os diversos Modelos 38

39 7 Ferramentas Neste menu podemos aceder de maneira rápida ao Windows Explorer, Calculadora e ao Bloco de Notas. 39

40 8 Linguagem No menu linguagem pode-se escolher a linguagem sobre a qual queremos funcionar. A nova linguagem só estará disponível quando se reiniciar a aplicação. 40

41 9 Janelas No menu Janelas podemos organizar as janelas que estão abertas no Programa 41

42 10 Ajuda No menu Ajuda podemos ver nas Actualizações o que foi actualizado em cada versão e no Acerca de a versão do programa e da base de dados e também os links de apoio oficiais do programa. 42

43 11 Personalização 11.1 Logótipo Ao colocar um ficheiro de imagem com o nome logo.jpg na pasta do programa, esta vai aparecer no fundo do programa 11.2 Alterar frases no programa e impressão Para alterar alguma frase no programa ou na impressão, pode alterar o ficheiro userpt.lang (no caso de português), e inserir lá o que se pretende mudar com base no ficheiro pt.lang. Estes ficheiros estão na pasta Resources dentro da pasta onde foi instalado o Programa Exemplo: No ficheiro pt.lang existe a linha: 1128=Reset Software que está no formulário da reparação. Se for necessário alterar esta descrição por algum motivo, basta ir ao ficheiro userpt.lang e adicionar uma linha do tipo: 1128=Settings de Fábrica 11.3 Imagens dos telemóveis na reparação Caso existam novos telemóveis ou não existe a imagem de um telemóvel, para a inserir no programa é necessário copiar o ficheiro da imagem para a pasta IMG_TM dentro da pasta onde foi instalado o programa no servidor. O programa aceita jpg ou gif e o nome da imagem tem de ser o nome da marca e modelo sem espaços. 43

44 Ex: Nokia 6120 Navigator. O nome do ficheiro seria nokia6120navigator.gif ou.jpg O tamanho máximo da imagem deverá ser 200x Alterar o caminho da base de dados Caso queira alterar o caminho da base de dados (por exemplo para outro disco ou computador), tem de criar um ficheiro chamado bd.txt na pasta onde o programa foi instalado. Lá terá de escrever o caminho para a pasta onde vai ficar a base de dados sem a barra ( \ ) no final do caminho. A pasta onde vai ficar a base de dados tem de ter permissão de leitura e escrita senão o programa vai dar erro. Se o programa estiver a ser usado em vários computadores, o caminho que deverá ficar no ficheiro bd.txt será \\computador\pasta_partilhada 44