ÍNDICE. Acesso para agências...3. Organização por pastas...4. Download das facturas a partir do site...5. Pesquisa de facturas...8

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2 2 ÍNDICE Acesso para agências...3 Organização por pastas...4 Download das facturas a partir do site...5 Pesquisa de facturas...8 Configurar notificações por

3 3 Bem-vindo ao manual de uso do novo módulo de facturação electrónica da Transhotel. Este guia explica com detalhe uma parte importante das funcionalidades do site. Para mais informações, não hesite em contactar o seu assessor habitual na Transhotel. 1. Acesso para agências Enquanto cada agência só pode aceder às suas próprias facturas e notas de crédito, as centrais têm a opção de examinar no sistema as facturas de todas as agências pertencentes ao seu grupo, tal como acontece na actualidade. De igual modo, cada agência tem a possibilidade de receber por as suas próprias facturas e pagamentos, enquanto as centrais podem receber por os de todas as suas agências (ver capítulo Configurar notificações por ). l Permitir Facturação Electrónica (acesso Nº de Contribuinte): Depois de entrar no TOR System Advanced utilizando como dado de acesso o Nº de Contribuinte, o utilizador pode activar a opção de Facturação Electrónica para cada uma das agências do seu grupo incluídas no mesmo Nº de Contribuinte. O campo Acesso Agências Fact. Elect. (incluído no espaço Administração) contém uma listagem com todas as agências dependentes da central cujos dados foram utilizados para aceder à plataforma. Para activar a facturação electrónica em cada uma delas, será apenas necessário seleccionar a caixa da direita e clicar em Aceitar. Os botões Marcar todos e Desmarcar todos permitem realizar acções de forma massiva, sempre depois de clicar em Aceitar. Quando o utilizador Nº de Contribuinte permitir o acesso à agência, esta poderá utilizar a funcionalidade Facturação Electrónica a partir do site exclusivo para ela. Para entrar: Administração Facturas Electrónicas. O espaço Facturas Electrónicas só será visível para o Webmaster da agência.

4 4 Nesta secção, terá simplesmente de clicar no botão Área de facturação, localizado sob o texto, para entrar no site, o qual se abrirá a modo de janela (verificar a configuração do navegador quanto a licenças de abertura de janelas emergentes ou pop-ups). 2. Organização por pastas Todas as facturas emitidas na anterior ferramenta e cujo período de facturação estiver dentro dos 60 dias anteriores à mudança do site, serão guardadas na pasta de Descarregadas. O resto dos ficheiros estarão na pasta FIRMA_ELEC_TRANSHOTELPORTAL do Histórico Pastas das empresas (Transhotel Central de Reservas España ou Transhotel Central de Reservas Internacional): Quando uma factura chega ao site, será guardada na pasta da empresa correspondente e armazenada na pasta FIRMA_ELEC_TRANSHOTELPORTAL do Histórico. As facturas serão eliminadas das pastas das empresas depois de 60 dias da data da recepção no site, ainda que fiquem no Histórico: FIRMA_ELEC_TRANSHOTELPORTAL Histórico: Qualquer factura que aparecer no site, será copiada também no Historia FIRMA_ ELEC_TRANSHOTELPORTAL. Fica aqui ao dispor da agência durante 5 anos para a sua consulta ou poder fazer downlowd em qualquer momento Selecção Temporária: Permite introduzir uma grande quantidade de parâmetros para realizar pesquisas de facturas (ver campo Pesquisa Avançada). Trata-se apenas de um filtro, pois as facturas continuam guardadas na pasta onde estavam antes de realizar a selecção.

5 5 3. Download das facturas a partir do site O site permite fazer download das facturas e notas de crédito armazenadas em qualquer pasta, em todo o momento e em diferentes formatos, à escolha do utilizador. O primeiro passo é seleccionar os ficheiros que deseja para fazer download ou então, se for mais conveniente, escolher uma pasta completa. Se escolher realizar uma selecção múltipla das facturas, existem duas opções: Várias facturas não consecutivas: Clique com o botão esquerdo do rato enquanto mantém clicada a tecla Control. Várias facturas consecutivas: escolha uma factura, carregue na tecla Shift (maiúsculas) e clique num outro ficheiro. Serão seleccionados os dois ficheiros, além daqueles que ficam entre ambos. Os passos a seguir para escolher o formato de download são: 3.1. PDF: Clique com o botão direito do rato numa pasta, uma factura ou um grupo de ficheiros previamente seleccionados. Escolha a opção Pré-visualizar no menu para criar um ficheiro PDF com todas as facturas da pasta, as seleccionadas ou aquela da qual foi extraído o menu. Finalmente, clique em Guardar (opção do ficheiro PDF) para armazenar as facturas e as notas de crédito no seu computador. IMPORTANTE: O botão Descarregar que aparece na parte inferior do PDF serve apenas para poder guardar as facturas num computador que não tenha instalado o Acrobat Reader ou tenha uma versão antiga. Nos restantes casos, ao clicar em Descarregar este botão será simplesmente oculto, bem como a nota que aparece ao seu lado. As versões antigas podem provocar problemas de funcionamento, como bloqueios, reinícios do navegador ou impossibilidade de visualizar os documentos PDF, pelo que se recomenda ter actualizado o Acrobat Reader XML: Clique com o botão direito do rato numa pasta e seleccione Exportar Conteúdo ou sobre uma factura ou um grupo de facturas e seleccione Exportar e depois Conteúdo. IMPORTANTE: Quando se realiza o download de documentos em XML a partir da aplicação, podese observar uma mensagem como a seguinte na parte superior do navegador:

6 6 Se se responde de forma afirmativa a esta opção, devería ser possível fazer o download dos ficheiros, mas Internet Explorer não realiza correctamente esta acção. Para solucionar este problema de Internet Explorer deve proceder da seguinte forma: Passo 1: Dentro do menu Ferramentas (Tools), seleccione Opções de Internet. (Internet Options) Passo 2: Aceder ao separador Segurança (Security) (A) e seleccione Sites confiáveis (Trusted Sites) (B)

7 7 Passo 3: A partir do botão Sites confiáveis (Trusted Sites) (C) acede-se à seguinte janela onde se deve Adicionar (Add) a URL: como site confiável. Escreva a direcção no campo e clique Adicionar (Add). Após verificar que se adicionou correctamente na lista de sites Web confiáveis, clique em Aceitar (Ok). Passo 4: Descer o nível de segurança a Médio-baixo (Medium-low). Isto afectará apenas os sites confiáveis Formato Próprio (TXT, CSV e XLS (Excel)): Clique com o botão direito do rato numa pasta e escolha a opção Formato próprio para fazer o download da lista de facturas da pasta no formato escolhido. Os dados a exportar das facturas e o formato do ficheiro (TXT, CSV e XLS) são indicados na janela que se mostra ao seleccionar Formato Próprio. Esta janela é a mesma que se utiliza para configurar os ficheiros em Formato Próprio que se anexam às notificações por (e à qual se acede desde Administração / Opções Gerais / Formato Próprio < CONFIGURAÇÃO DE COLUNAS>). Portanto, qualquer modificação realizada nos dados a exportar ou no formato do ficheiro, também se realizará para os ficheiros em Formato Próprio anexos às notificações. IMPORTANTE: Se Internet Explorer bloquear a operação, deverá realizar na sua configuração as mudanças referidas no ponto 3.2. XML. Se as facturas estão na pasta Não Descarregadas, ao fazer o download com qualquer um dos 3 formatos passarão para a pasta Descarregadas.

8 8 4. Pesquisa de facturas 4.1. Pesquisa na Área Principal Sobre algumas colunas, aparecem campos em branco que permitem ao utilizador filtrar as facturas. Existem dois tipos de campos para filtrar: Lista desdobrável (por exemplo, Data Factura): O seu funcionamento é parecido ao auto-filtro do Excel. As opções são os diferentes valores encontrados na coluna escolhida. Cada valor desta lista tem associada uma caixa que permite seleccionar um ou vários valores ao mesmo tempo. Texto livre (por exemplo, Nº Factura): Introduza um valor para serem apenas mostradas as facturas correspondentes. A pesquisa será iniciada automaticamente dois segundos depois de parar de pressionar as teclas. Quando existir um filtro activo numa pasta, os critérios utilizados aparecerão na parte superior do ecrã. O filtro activo será cancelado de forma automática ao mudar de pasta ou então ao carregar no botão junto ao critério de filtros, na barra de ferramentas. Ao realizar uma pesquisa a partir da pasta da empresa (Transhotel Central de Reservas España ou Transhotel Central de Reservas Internacional), realiza-se uma pesquisa de entre todas as facturas incluídas nas duas sub-pastas (Descarregadas e Não Descarregadas).

9 Pesquisa de documentos (Botão Binóculos): Pode procurar por um intervalo de valores, ou então por uma série de valores separados por vírgulas, utlizando o campo Lista de Valores que aceita até 250 caracteres (cerca de 25 números de facturas ou 27 identificadores). No campo Procurar em só aparecem as colunas visíveis na Área Principal. Para mostrar ou ocultar colunas na Área Principal é necessário clicar no botão da chave inglesa (Configuração de colunas). Em Valor inicial e Valor final podem indicar os valores do início e do fim de um intervalo. Se preencher apenas o Valor inicial, nos resultados aparecerão as facturas cuja data ou valor for igual ou maior ao valor indicado. Se preencher apenas o Valor final, nos resultados aparecerão as facturas cuja data ou valor for igual ou menor ao valor indicado. Para procurar um só valor ou uma data, deverá indicar esse dado nos dois campos, ou então utilizar o campo Lista de valores (neste caso, não está disponível para as pesquisas por datas ou pelo endereço do escritório). Ao realizar uma pesquisa a partir da pasta da empresa (Transhotel Central de Reservas España ou Transhotel Central de Reservas Internacional), realiza-se uma pesquisa de entre todas as facturas das duas sub-pastas (Descarregadas e Não Descarregadas) Pesquisa Avançada Para configurar os filtros avançados, o site permite criar pastas pessoais que incluam as pastas das facturas que cumpram os critérios escolhidos pelo utilizador. Por exemplo, pode configurar uma pasta que inclua as facturas de um mês determinado. Para criar novas pastas pessoais, deverá seguir os seguintes passos: a. No menu da esquerda, clicar com o botão esquerdo do rato na pasta Selecção temporária, ou com o botão direito e seleccionar Nova Pasta. b. A seguir, mostrar-se-á um formulário para inserir os valores desejados.

10 10 Para algumas opções de pesquisa, é possível seleccionar uma condição ( Igual, Contém, Começa por ou Acaba em ) do desdobrável que se junta a cada campo. Se não seleccionar nenhum, aparecerá Igual por pré-definição. Para as opções de pesquisa nas quais é possível indicar intervalos de datas ou valores, se preencher apenas o primeiro campo, nos resultados aparecerão as facturas cuja data ou valor forem igual ou maior ao indicado. Igualmente, se preencher apenas o segundo campo, nos resultados aparecerão as facturas cuja data ou valor forem igual ou menor ao indicado. Para procurar um só valor ou uma data, terá de o indicar nos dois campos. c. Ao carregar no botão Aceitar será criada uma nova pasta pessoal sob a pasta de Selecção temporária onde serão mostradas as facturas que cumpram os critérios indicados no formulário. O campo Nome permite dar um nome à pasta. Aparecerá com este nome na árvore das pastas (por baixo da pasta de Selecção Temporária ). Se não se preenche o campo Nome, o nome da pasta será também Selecção Temporária ). A caixa Temporária permite criar uma nova pasta que será eliminada após o encerramento da sessão. No caso de desmarcar esta caixa, a pasta continuará a existir quando entrar de novo no site. A caixa está activada por pré-definição. IMPORTANTE: No campo Volume, terá de indicar onde será realizada a pesquisa. Existem duas opções: Para procurar as facturas guardadas nas pastas da Transhotel Central de Reservas España e Transhotel Central de Reservas Internacional não é preciso seleccionar nenhum volume. As pesquisas serão realizadas por defeito nestas pastas.

11 11 Para procurar as facturas guardadas no Historial, terá de seleccionar o volume FIRMA_ELEC_ TRANSHOTELPORTAL. Para modificar os valores indicados no formulário, clique no botão direito do rato sobre a pasta pessoal e seleccione Propriedades pasta. Será mostrado o mesmo formulário que foi utilizado para criar a pasta e assim poder mudar os valores indicados. 5. Configurar notificações por Para configurar os envios de notificações ao correio electrónico a partir do site, terá de ir a Opções Gerais do menu Administração.

12 12 Existem várias opções: Não receber aviso de recepção de novos documentos. Seleccionado por pré-definição. Não se enviam notificações a partir do site. Receber aviso de recepção de novos documentos. Será enviado um de aviso sempre que houver novas facturas no site. Receber os novos documentos em formato PDF. Juntar-se-á ao um ficheiro em formato PDF com todas as facturas emitidas no dia. Se desclicar a caixa Agrupar documentos num único PDF, cada factura será incluída num ficheiro PDF independente. Receber os novos documentos em formato XML. Juntar-se-ão ao os ficheiros em formato XML com todas as facturas emitidas no dia (cada uma delas num ficheiro independente). Receber uma lista dos novos documentos em Formato Próprio (.txt,.xls, ou.csv). Juntar-se-á ao um ficheiro em formato TXT, CSV ou XLS (Excel) que cumpra as especificações indicadas pelo utilizador na opção Formato Próprio, com as facturas emitidas no dia. IMPORTANTE: As facturas e as notas de crédito que se juntam aos s passarão à pasta Descarregadas. O formato do ficheiro anexo será sempre um ZIP, que contém o arquivo ou os arquivos com um formato definido (PDF, XML, TXT, CSV, XLS).