Proteção Escolar Permanente. Manual de Utilização Site Peper. - Escola -

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1 Manual de Utilização Site Peper - Escola -

2 MANUAL ESCOLA UTILIZAÇÃO SITE PEPER INTRODUÇÃO A Tecnologia é um dos diferenciais do PEPER. Além do site institucional da Patente Seguros, disponibilizamos na internet um portal exclusivo do PEPER - Proteção Escolar Permanente: no endereço são oferecidos inúmeros serviços, informações e atividades, num verdadeiro portal integrador entre as escolas, alunos e a comunidade, atuação que tem por objetivo proporcionar, online, conteúdo e atendimento diferenciados, dentre outras inovações. Como destaque, a Carteira de identificação estudantil personalizada, com a logomarca da escola, contendo os dados indispensáveis para sua validação (Lei 2.208/2001), tais como foto do aluno, dados pessoais, logomarca e endereço do estabelecimento de ensino, constituindo-se num verdadeiro "cartão múltiplo". O documento inclui ainda um código de barras (que poderá ser eventualmente utilizado pelo estabelecimento de ensino, caso o mesmo adote leitura ótica - ponto eletrônico) e as indicações de como acionar o PEPER caso de necessidade. Fruto da parceria com o "Colégio 24 Horas", as instituições de ensino também podem, opcionalmente, ter acesso a outros recursos e novas possibilidades tecnológicas, podendo utilizar serviços de última geração, sempre em condições especiais.

3 Como utilizar o ambiente de retaguarda SUPORTE ESCOLA destinado às instituições de ensino clientes do PEPER. Com o objetivo de aperfeiçoar a troca de informações, agilizar os serviços por meio eletrônico e facilitar o controle operacional ligado ao PEPER Proteção Escolar Permanente, a Patente Seguros e o Colégio 24 Horas, desenvolveram um ambiente especialmente destinado às escolas clientes que concentra várias funcionalidades em área privativa mediante LOGIN e SENHA confidencial, acessada sempre a partir do portal na área denominada SUPORTE ESCOLA. Desta forma, além de informações diversificadas e várias funcionalidades de interesse para a comunidade do PEPER disponibilizadas na área aberta do portal PEPER, as instituições de ensino vão encontrar um ambiente exclusivo, de uso restrito, para atualização dos dados relacionados às vidas seguradas, possibilitando uma maior interação e troca de informações em tempo real. O acesso a esse ambiente privativo será possível através da funcionalidade SUPORTE ESCOLA localizada na coluna à esquerda da 1ª página do portal Peper 24 Horas. Embora contendo explicações no site, além das exibidas neste Manual, a maioria das funcionalidades pode ser acessada de forma simples e intuitiva, recebendo regularmente novos avanços e a ampliação de sua abrangência. Desta forma, além de informações diversificadas e várias funcionalidades de interesse para a comunidade do PEPER, disponibilizados na área aberta do portal PEPER, as instituições de ensino vão encontrar um ambiente exclusivo, de uso restrito, para atualização dos dados relacionados às vidas seguradas, possibilitando uma maior interação e troca de informações em tempo real. O acesso a este ambiente privativo será possível através da funcionalidade SUPORTE ESCOLA localizada na coluna à esquerda da 1ª página do portal Peper 24 Horas. Embora contendo explicações no site, além das exibidas neste Manual, a maioria das funcionalidades pode ser acessada de forma simples e intuitiva, recebendo regularmente novos avanços e a ampliação de sua abrangência.

4 Veja aqui a descrição do ambiente destinado exclusivamente às instituições de ensino parceiras do Peper Ao clicar em SUPORTE ESCOLA o usuário gestor indicado pela escola para acessar o sistema via website - encontrará uma segunda tela com a área de relacionamento privativo das escolas credenciadas. Ali, há um espaço para que se informem os respectivos LOGIN e SENHA que são encaminhados de forma confidencial a cada escola pelo respectivo Corretor de Seguros ou diretamente pela unidade de negócios da Seguradora. ACESSO ATRAVÉS DE LOGIN E SENHA

5 Lembramos que este acesso à área privativa é de responsabilidade da respectiva instituição de ensino. O LOGIN e SENHA fornecidos são sigilosos e devem ser utilizados por pessoal de confiança e com experiência na manipulação desse tipo de ambiente tecnológico. AO EFETUAR O 1º ACESSO, o sistema solicitará em CLIQUE AQUI o preenchimento de um cadastro complementar que auxiliará nos contatos posteriores, além de fornecer online mais detalhes e instruções sobre a operação desse ambiente de retaguarda. Nessa tela há duas opções preponderantes: a) Para seleção e definição do layout da carteirinha de identificação escolar b) Para atualização mensal dos segurados.

6 Definindo o layout da carteirinha personalizada Nessa etapa inicial, caso a escola ainda não tenha definido ou aprovado o LAYOUT da Carteirinha de Identificação Escolar, será indispensável que o usuário clique em selecione o layout da sua carteirinha escolar personalizada de maneira a avançar com as demais funções disponíveis. Ao clicar, aparecerá uma tela com o modelo de carteirinha padronizada e um espaço para definição dos parâmetros principais a serem observados. Nessa fase, caberá ao usuário preencher o formulário e enviar via site o arquivo com a logomarca da respectiva escola. Todas essas informações e indicações possibilitarão a elaboração de um layout específico para escola considerando, dentre outros, a logomarca, endereço, tipo de código de barras, etc. Após cerca de 4 dias úteis, o usuário será informado por e- mail que a proposta de layout foi desenvolvida e estará disponibilizada neste ambiente privativo aguardando aprovação. Caso a escola esteja de acordo com o Layout proposto e as informações nele contidas estejam corretas, basta aprovar eletronicamente.

7 Caso não esteja de acordo, o usuário deverá solicitar nova versão do layout, especificando suas sugestões. Nessa hipótese, será aberto novo prazo para a repetição do procedimento até que se obtenha o desfecho da aprovação. Sem o layout aprovado, não há como ter acesso aos outros dispositivos fornecidos pelo sistema. É importante que o usuário leia atentamente as instruções exibidas no ambiente eletrônico, bem como, esteja ciente das CONDIÇÕES ESPECÍFICAS para o fornecimento das carteirinhas, contidas ao final deste Manual. Acesso ao painel de controle da área privativa Uma vez definido e aprovado o layout da sua escola, o sistema propiciará o acesso a um painel de controle que permitirá o acompanhamento das fases de produção das carteirinhas, atualização mensal dos bancos de dados, solicitação de segundas vias, verificação das vidas seguradas, dentre outros serviços. Nessa área, exibemse imediatamente os dados cadastrais informados e visualiza-se também o layout aprovado. Na barra superior existem 5 símbolos que identificam as principais funcionalidades que podem ser acessadas pelo usuário da esquerda para a direita. (veja abaixo) Status - Segundas Vias Inclusões - Extrato Planilhas - Carômetro

8 Status Esta é a área disponibilizada para que a escola acompanhe os estágios do processo de confecção das carteirinhas, onde se pode consultar o ambiente de retaguarda desenvolvido pelo Colégio 24 Horas e que apresenta o andamento e demais dados relativos à produção e aos pedidos de carteirinhas da respectiva escola. O sistema exibe datas de remessa, características das carteirinhas, situação das pendências e detalhes sobre a emissão e entrega, possibilitando monitorar o serviço online. Segundas vias Quando houver necessidade de uma 2ª via de carteirinha, as instituições de ensino devem fazer a solicitação de emissão diretamente na área específica do "painel de controle". O processo tramita através do criado para esse atendimento - segundavia@peper24horas.com.br - e, a partir da solicitação, é realizada uma conferência, gerando, em seguida, um de confirmação do pedido com as instruções para pagamento, o qual só deve ser efetivado após autorizado nesse e- mail de retorno. As segundas vias são pagas à parte, considerando-se aquelas carteirinhas a serem refeitas por falha no BD enviado pela escola, imprecisão na digitação que nos foi anteriormente encaminhada, por interesse ou opção do aluno ou por necessidade de alterações.

9 Lembramos que, para fins de confecção da carteirinha, o sistema, em função do limite de caracteres para o espaço disponível, seleciona automaticamente os nomes do aluno ou funcionário priorizando sempre o 1o. e o último nome informado no respectivo banco de dados, o mesmo acontecendo com o nome dos responsáveis (pai e mãe), quando for o caso. O custo unitário da 2ª via é de R$ 1,80 + despesas postais. Inclusões Esta é a área disponibilizada para que as instituições de ensino façam o envio regular dos bancos de dados que irão atualizar mensalmente a base de dados do PEPER, ou seja, as vidas seguradas, conforme estipulado em Contrato. Esses dados darão origem ao faturamento mensal e devem ser informados sempre até o dia 10 de cada mês. O procedimento de envio pela internet deve ser efetivado diretamente pela escola ou, quando esta tiver dificuldade de manipulação, pelo próprio corretor que atende a instituição de ensino. Assim, clicando em INCLUSÕES, essa atualização é executada através de uploads, procedimento eletrônico que é facilmente operacionalizado a partir do computador utilizado pelo usuário encarregado pela escola de atualizar os dados dos segurados, através da internet e sempre respeitando o modelo de planilha eletrônica que pode ser baixada no próprio site. Como as atualizações só são aceitas até o dia 10 de cada mês, visando a cobertura pelo Seguro e eventual confecção de novas carteirinhas, do início do mês até essa data limite o sistema admite 03 (três) envios de arquivos, considerando-se a hipótese de algum equívoco de digitação, alterações ou adesões posteriores, dentro desse período.

10 Envio banco de dados (uploads) O primeiro upload do ano servirá como base para os demais subsequentes e tornando-se referência para a produção das carteirinhas de identificação escolar. Por isso, é muito importante, antes de encaminhar os dados, que se faça o download da planilha padrão (disponibilizada neste CD e no site) e que se preencham os dados ali solicitados corretamente. É obrigatório, no mínimo, que se informe o nome do aluno ou funcionário e a data de nascimento. O número de matrícula do aluno também é fundamental, pois é a partir dele que estabelecemos o vínculo com a planilha e demais controles e, por exemplo, geramos o respectivo código de barras. Caso não seja informado o número ou registro da correspondente matrícula, o sistema criará uma sequencia numérica automaticamente. Na planilha disponibilizada há outros campos que devem ser preenchidos, de forma a identificar o aluno ou funcionário de maneira mais personalizada e visando atender a Legislação que torna a carteirinha documento de identificação escolar com validade em todo o território nacional. Essas informações individuais serão exibidas na frente (1a face) da carteirinha, sendo também consideradas pelo controle mensal dos alunos cobertos pelo seguro educacional.

11 Extrato planilhas Com recursos de última geração, nosso sistema compara as alterações a cada mês (alunos que saíram e que entraram na lista de segurados), encaminhando aos controles do PEPER a listagem de vidas a serem cobertas pelo Seguro no período e fornecendo subsídios para o faturamento, controle geral e atendimento no caso de sinistros. O extrato dessa operação e o resumo de entradas e saídas no período podem ser constatados online pela instituição de ensino. Na primeira tela haverá um resumo das operações e clicando-se na tabela ao lado, quando exibida (a partir do segundo upload), pode-se ter acesso à síntese das mudanças no período. Na segunda tela (acima, ao lado), que surge quando o usuário clica na ilustração de planilha (à direita da tela), o sistema proporciona uma síntese das alterações verificadas a partir da planilha mais recente em comparação com a anterior, informando os cancelamentos e as novas inserções, facilitando-se a visualização de quem entrou e saiu para fins de cobertura. Essa informação possibilita que, automaticamente, o sistema providencie a produção de carteirinhas para os novos alunos ou funcionários. IMPORTANTE: Os dados devem ser enviados sempre obedecendo à estrutura do banco de dados ou da planilha fornecidos como modelo (efetue o download e preencha as planilhas disponibilizadas no site). Enviar dados em outro formato ou com outros nomes de campos, ou qualquer outra alteração na estrutura básica, impossibilitará o processamento das informações e do relatório fornecido no EXTRATO PLANILHAS. ATENÇÃO: Para inclusões (ou exclusões) utilizem nas atualizações mensais exclusivamente o último banco de dados já tratado (existente no site), ou seja, aquele já disponível na área EXTRATO PLANILHAS - Banco de Dados Conferido mais recente. É a partir dele é que devem ser feitas as alterações e efetuado o uplaod.

12 Carômetro As instituições de ensino com mais de 200 vidas seguradas e que utilizam fotos em suas carteirinhas recebem um link para visualização das fotos dos seus alunos, distribuídos em ordem de matrícula pelas diversas turmas. O Carômetro é útil para a coordenação das escolas e para serviços administrativos, pois possibilita a rápida identificação dos estudantes no ambiente escolar. Esta a área disponibilizada somente para escolas que exibam fotos dos alunos em suas carteirinhas. Ela é atualizada mensalmente entre os dias 15 e 20 de cada mês, desde que haja alguma atualização. Todas as instruções para a impressão das fotos estão detalhadas nas Condições Específicas apresentadas ao final (favor lê-las atentamente). O Carômetro somente será disponibilizado quando houver solicitação por parte do corretor. Gabarito para envio (pdf) Instruções para inserção de fotos