2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 1

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3 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino GVDASA Sistemas Contabilidade 3

4 Sumário: 1. Conhecimentos Específicos Lançamentos Plano de Contas Contas Contábeis Comuns nas IE Ativo Passivo Receitas Despesas Balancete de Verificação Funcionamento de Débitos e Créditos APS Módulo Contábil Cadastros Tipos de Histórico Tipo Plano Conta Históricos Centros de Custos Departamentalização Centro de Custo Parâmetros da Contabilidade Grupos de Unidades Máscara de Capa Sistema Origem Conta Inclusão de Contas e Subcontas Consulta de Contas Analíticas Conta x Centro Custo Capa Conta Caixa Períodos Índices/Cotações Idiomas Itens do Relatório no Idioma Configuração de Contas para Soma na Dotação GVDASA Sistemas Contabilidade 4

5 4. Lançamentos Lançamento Composto Exemplos Relatórios Balancete Consolidado Razão Razão por Centro de Custos Diário Consolidado Relatório Demonstrativo de Resultado Relatório Demonstrativo Despesa Relatório Contas x Centro Custo Relatório Balanço Consolidado Livro Caixa Relatório Fechamento Conta Plano de contas Consolidado Previsão Orçamentária Comparativo Receitas Despesas Relatório Contas com Saldo Incompatível Relatório Emissão de Lote Relação de Centros de Custo Relatório Cadastral de Históricos Geração Arquivo SINCO Geração MANAD Encerramento Período Contabilidade Transferência de Lançamento por Capa Transferência de Lançamento por Conta Verifica Conta Apuração Resultado Geração Conta - Centro de Custo Transferência de Lançamento Transferência de Resultados Demonstrativo Gerador de Demonstrativo Replicar Plano de Contas Replicar Históricos GVDASA Sistemas Contabilidade 5

6 18. Replicar Demonstrativos Geração de Conta Rateio Consulta Inconsistência no Centro de Custo Integrações Importações Importação do Financeiro Importação de Lançamentos Via Arquivo Texto Importação Demonstrativo Importação Estoque Importação Lançamento Patrimônio Exportações Exporta Movimentos do Mês Exporta Lançamento SPED Plano de Contas Referencial Cadastro Modelo Referencial Relacionamento de Contas Vínculo de Contas Referenciais Vínculo de Centros de Custo-Conta Referencial Modelo Demonstração Escrituração Auxiliar Inclusão de Lançamento Inclusão de Lançamento com Centro de Custo Geração Escrituração Contábil Digital (ECD) Criação do Livro Digital Geração do Arquivo Digital ECD GVDASA Sistemas Contabilidade 6

7 1. Conhecimentos Específicos Para entender o sistema contábil da GVDASA, faz-se necessário compreender a aplicação de alguns conceitos contábeis no sistema. 1.1 Lançamentos São os registros dos fatos contábeis, ou seja, registram os acontecimentos que alteram o Patrimônio Líquido da Empresa/Instituição. O conjunto destes registros (Lançamentos) chama-se Escrituração. Cada lançamento no sistema deve conter cinco informações básicas: Capa e data Histórico Conta devedora Valor Conta credora 1.2 Plano de Contas O Plano de Contas é um elenco de todas as contas previstas pelo setor contábil da empresa que serão necessárias para os registros contábeis. Cada empresa deve elaborar o seu Plano de Contas, sempre obedecendo aos seus interesses e, principalmente, à legislação pertinente. Facilita a leitura, interpretação e análise do Balanço Patrimonial da empresa que é apresentado com as informações agrupadas por características semelhantes. Entre estas características poderíamos citar: prazo, liquides, caixa e banco. Seu principal objetivo é estabelecer normas de conduta para o registro das operações da organização e, na sua montagem, devem ser levados em conta 3 objetivos fundamentais: Atender às necessidades de informação da administração da empresa; Observar formato compatível com os princípios da contabilidade e com a norma legal de elaboração do balanço patrimonial e das demais demonstrações contábeis (Lei nº 6.404/76); Adaptar-se tanto quanto possível às exigências de agentes externos, principalmente às da legislação do Imposto de Renda. Dentro do Plano de Contas existem contas que são Credoras (C) e Contas que são Devedoras (D). Em linhas gerais poderíamos considerar como segue: Ativo (D) Receitas (C) Passivo (C) Despesas (D) 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 7

8 1.3 Contas Contábeis Comuns nas IE Ativo Compõe-se de Bens e Direitos aplicados na entidade Contábil. Alunos/Clientes: qualquer nota emitida para esta conta irá gerar um débito nesta conta. Caixa/Bancos: contabiliza a Entrada de Receitas na empresa. Bancos: normalmente a conta banco tem contas individualizadas para cada banco (uma conta sintética por banco). Bco Caucionada Bco Descontada Bco Vinculada Adiantamento de Fornecedor: por exemplo, o pagamento de fornecedor 50% a vista e , ou seja, pagar o fornecedor antes de receber o produto ou serviço. Isto é comum em imobiliárias, colégios, empresas e indústrias Passivo Registram todas as entradas (origens) de recursos na empresa. Fornecedor: qualquer produto ou serviço que deve ser pago será listado nesta conta. Impostos a recolher: todos os impostos pagos devem ser listados nesta conta. Normalmente cada imposto tem sua conta individualizada. Quando se emite a Folha de pagamento, por exemplo, são feitos lançamentos nestas contas relativos aos impostos a recolher dos colaboradores. Adiantamento de Clientes: nesta conta estarão os lançamentos referentes a pagamentos efetuados antes do recebimento de produtos ou serviços Receitas Entende-se por Receita a entrada de elementos para o ativo, sob a forma de dinheiro ou direitos a receber, geralmente referentes à venda de mercadorias, de produtos ou de serviços. Uma Receita também pode derivar de juros, descontos e de outros ganhos eventuais. A obtenção de uma Receita resulta num aumento de Patrimônio Líquido GVDASA Sistemas Contabilidade 8

9 Exemplo de um plano de contas de Receitas: RECEITAS DE CLIENTES Vendas de Produtos Vendas de Serviços Diversos RECEITAS FINANCEIRAS Juros de Aplicações Resgates Outros OPERAÇÕES FINANCEIRAS Contrato de Mútuo Desconto de Títulos Outros RECEITAS PATRIMONIAIS Venda de Imobilizado Aporte de Capital Outros 3.09 RECEITAS DIVERSAS Reembolsos Diversos Despesas Entende-se por Despesa, o consumo de bens ou serviços, que, direta ou indiretamente, deverá produzir uma Receita. Diminuindo o Ativo ou aumentando o Passivo, uma Despesa é realizada com a finalidade de se obter uma Receita. Se o seu valor for superior à Receita, haverá uma diminuição no Patrimônio Líquido. São todos os gastos que fazem parte do dia-a-dia da empresa, como transportes, telefone, luz, aluguel, comunicações, salários e comissões, Impostos e taxas, Retirada Prólabore, Despesas Bancárias, Publicidade, Despesas Diversas, etc. Observe exemplos de despesas mais comuns: Folha Água Mat Prima Combustível Energia 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 9

10 1.4 Balancete de Verificação Ativo + Passivo + Receitas + Despesas = 0 Ou Ativo + Receitas = Passivo + Despesas Caso contrário, existe algum problema com os lançamentos realizados. Ou seja, o Balancete de Verificação deve ser usado para conferência da exatidão dos dados apurados. Pode ser emitido em qualquer período: diário, semanal, quinzenal, mensal, ou anual. Porém, é aconselhável emiti-lo em períodos mais curtos para que, caso haja alguma inconsistência, o problema seja resolvido de forma mais rápida e fácil. Por convenção é possível adotar D ou (+) para contas devedoras e C ou (-) para contas credoras. 1.5 Funcionamento de Débitos e Créditos Antes de iniciar o estudo do sistema contábil da GVDASA faz-se necessário conhecer o funcionamento e a interpretação dos débitos e créditos. Esquematicamente, para fins de compreensão da regra e não da exceção, é possível representar os efeitos sobre os saldos dos grupos de contas da seguinte forma: As exceções são contas redutoras dos saldos de outras contas do mesmo grupo. As exceções mais usuais são as Duplicatas Descontadas, Provisão para Devedores Duvidosos, a Depreciação/Amortização Acumulada, Capital a Integralizar, ou seja, todas as contas que são apresentadas como redutoras do saldo de outra conta GVDASA Sistemas Contabilidade 10

11 2. APS Módulo Contábil O Sistema de Contabilidade realiza todos os procedimentos inerentes às atividades de controle contábil geral e gerencial. Pode ser integrado a sistemas financeiros, faturamento, folha, caixa entre outros e, assim, suprimindo o trabalho de redigitação. 3. Cadastros 3.1 Tipos de Histórico CTB_CadTipoHistorico.dll Permite que o usuário informe ao sistema os diversos tipos de históricos que podem ser utilizados por outras unidades associadas à empresa. Observe alguns exemplos: Histórico para Ensino Fundamental; Histórico para Faculdades; Histórico Mantenedora. É possível utilizar um tipo de histórico para cada unidade ou um tipo para todas as unidades. Esta escolha deve ser feita pela instituição de acordo com o que está considerar melhor para sua realidade. Os Tipos de Históricos servem para agrupar os históricos (descrição padrão para os lançamentos contábeis). Para a inclusão é necessário clicar sobre o botão Incluir, informar o código e a descrição do tipo de histórico. Por fim, é preciso que seja clicado sobre o botão Confirmar GVDASA Sistemas Contabilidade 11

12 3.2 Tipo Plano Conta CTB_CadPlanoConta.dll Permite o cadastro dos Tipos de Plano de Contas a serem empregados pela Unidade, além de definir a estrutura a ser utilizada pelas contas pertencentes ao respectivo plano. É possível, através das colunas Grau(n), definir a codificação das contas que além de agilizar naturalmente o trabalho de classificação dos documentos, é elemento indispensável para efeito do processamento de dados. Abaixo, um exemplo de critério de graduação dos códigos: Graus Grau 1 Grau 2 Grau 3 Grau É possível ter um plano único para toda rede ou um por unidade. Para cadastrar um tipo de plano de contas, clique sobre o botão Incluir informe o Código, a Descrição, a quantidade de Graus do código do plano de contas, a quantidade de caracteres que cada grau do plano de contas possuirá Grau (n). Intervalo entre novas contas do último nível : nesse campo pode ser informado qual será o intervalo que o sistema deverá atribuir entre novas contas. Máscara código reduzido : pode ser informada uma máscara para a apresentação do código reduzido. Essa máscara será utilizada no momento da inclusão de novas contas no plano de contas. Permite alterar código conta mãe : se marcada essa opção o sistema irá habilita o campo Conta mãe no cadastro de contas, para edição. Dessa forma o usuário poderá alterar o código da conta. Máscara código conta : deve ser configurada com os caracteres underline e ponto de acordo com a formatação do código das contas GVDASA Sistemas Contabilidade 12

13 3.3 Históricos CTB_CadHistorico.dll Neste cadastro é feito o cadastramento dos históricos padrões que serão utilizados nos lançamentos da Contabilidade. Caso seja necessário um complemento para o histórico a ser digitado durante o lançamento, deve ser informado o caractere asterisco (*) na descrição do histórico. Exemplo: Pagamento NF 123. O cadastro do histórico poderia ser: Pagamento NF *. O asterisco permitirá que o usuário digite o número das notas fiscais a cada lançamento. O cadastro do histórico facilita o lançamento, pois dispensa a digitação manual a cada lançamento, permitindo que o usuário informe apenas os dados diferentes de um lançamento para o outro através do asterisco. Os históricos são utilizados na tela de digitação de lançamentos e Transferência de Resultado. Para cadastrar um histórico, clique sobre o botão de Incluir, informe o Código, a Descrição (que pode conter os asteriscos necessários) e o Tipo de conta ao qual o histórico poderá ser associado, de acordo com as opções: Ambos: contas credoras e devedoras poderão receber este histórico. Débito: apenas contas devedoras poderão receber este histórico. Crédito: este histórico será associado apenas a contas credoras GVDASA Sistemas Contabilidade 13

14 3.4 Centros de Custos Pad_CadCentroCusto.dll Caso a instituição trabalhe com rateio por centro de custos, neste programa serão cadastrados os centros de custo aos quais os lançamentos poderão ser atribuídos. Para efetuar o cadastramento deve-se abrir a tela, clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção Novo Centro de Custo. Nesta opção também é possível atribuir percentuais para rateio entre os centros de custos disponíveis Departamentalização Para a contabilidade de custos, departamentalização é o critério mais eficaz para uma racional distribuição dos custos indiretos. Com isso, cada departamento pode ser dividido em mais de um centro de custos. Os departamentos são divididos em produção e serviços. Para a apropriação dos custos indiretos dos produtos, é necessário que todos esses custos estejam nos departamentos de produção. É necessário que todos os custos dos departamentos de serviços sejam rateados de tal forma que recaiam sobre os de produção Centro de Custo É a menor fração de atividade ou área de responsabilidade para a qual é feita a acumulação de custos. Permite informar como deve ser feito o Rateio das Despesas entre os diversos centros de custos. Centros de custos podem coincidir com departamentos, mas em alguns casos um departamento pode conter vários centros de custo. Por exemplo: um departamento de beneficiamento pode ter apenas um supervisor, mas podem existir várias linhas de 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 14

15 beneficiamento. Para cada linha é possível criar um centro de custo a parte e avaliá-lo separadamente. 3.5 Parâmetros da Contabilidade CTB_CadParametro.dll Deve ser usado para configurar o módulo Contabilidade de acordo com as necessidades de cada empresa/instituição. É importante salientar que o módulo funcionará de acordo com as informações configuradas nessa tela. Usa Conta X histórico : caso essa opção esteja marcada, só será possível utilizar históricos que estivem cadastrados a conta (ver item lançamento composto desse manual). Usa Unidade do desdobramento : caso marcado permite fazer lançamento em múltiplas unidades. Na tela de lançamentos habilitará o campo de unidade, para escolha. Senão o lançamento é realizado somente na unidade logada. Usa Centro de Custo : define se a Unidade utilizará centro de custos. Usa Conta x Centro de Custo : permite indicar os centros de custos para as despesas e receitas. Essa informação será cadastrada na rotina de Geração Conta Centro de Custos. Usa dotação: permite indicar se a instituição irá utilizar a rotina de dotação orçamentária. Usa dotação por centro de custo : caso utilize a rotina de dotação, deverá indicar se a dotação será realizada por centro de custos Permite Lançamento Compostos em Aberto : permite lançamentos sem fechar débitos e credito, ou seja, débito pode ser diferente de credito nos lançamentos compostos GVDASA Sistemas Contabilidade 15

16 Usa rateio de valores pelo centro de custo : caso marcado, será rateado os valores nos centro de custos de nível inferior ao lançado, conforme os percentuais definidos no cadastro de centro de custos. Meses em Aberto : são definidos os meses em aberto, ou seja, quantos meses, anteriores ao atual, estarão disponíveis para alterações contábeis. Último Encerramento: mostra qual o último período que foi fechado. Os meses em aberto passam a contar a partir desta data. Indicador de Credito: deverá ser informado um caractere que simbolize os valores a crédito. Ex.: C, sinal de menos (-), etc. Indicador de Debito: deverá ser informado um caractere que simbolize os valores a débito. Ex.: D, sinal de mais (+), etc. Indicador de Pagina: usado para informar a nomenclatura para página. Ex.: folha. Plano de Contas: deverá ser informado qual o tipo de Plano de Contas que será utilizado pela Unidade onde o usuário está logado. A partir do momento em que são efetuados lançamentos, não será possível trocar o plano de contas, apenas incluir novas contas. Tipo de Histórico: deverá ser informado qual o tipo de Histórico utilizado pela Unidade em que o usuário está logado. Tipo de Dotação: define como a unidade irá utilizar a orçamentação (mensal/anual). Transfere os dados para outra base no encerramento do período: caso essa opção esteja marcada os lançamentos serão transferido para outra base de dados. Seleciona contas para excluir os lançamentos após o encerramento do período: similar ao campo anterior, porém se essa opção estiver marcada é possível selecionar as contas para excluir os lançamentos após o encerramento do período. Nome do Servidor integração Patrimônio: usado para indicar o caminho de rede do servidor caso a unidade possua o módulo Financeiro Patrimônio integrado à Contabilidade. 3.6 Grupos de Unidades CTB_CadGrupoUnidade.dll Permite realizar operações de consolidação de dados de forma automatizada. Ou seja, não é necessário selecionar manualmente a unidade a ser consolidada. Ex. Colégios, Comunidades, entre outros. A fim de facilitar a emissão de relatório, é possível cadastrar grupos para agrupamento de unidades. Nesse caso, basta selecionar o grupo e todas as unidades vinculadas estarão sendo emitidas no relatório GVDASA Sistemas Contabilidade 16

17 Por exemplo: a empresa possui unidades de vários ramos de atividade (hospitais, escolas, universidade, etc.). Neste caso ela poderá criar um grupo chamado Escolas onde estarão todas as unidades escolares, um grupo Faculdades onde estarão todas as faculdades e assim por diante. Na emissão de alguns relatórios, ao invés de selecionar todas as unidades escolares para emissão, será possível selecionar somente o grupo Escolas e o relatório conterá todos os dados, consolidados, das unidades pertencentes a ele. Para a inclusão de um grupo de unidades, clique sobre o botão Incluir (na parte inferior da tela), informe a descrição do grupo, clique no botão Incluir (localizado abaixo da descrição) e o sistema abrirá a tela de unidades. Nessa tela, selecione as unidades que deverão estar vinculadas ao grupo cadastrado. Caso as unidades não estejam vinculadas, ao utilizar esse grupo em outras telas, não irá trazer nenhuma informação GVDASA Sistemas Contabilidade 17

18 3.7 Máscara de Capa CTB_CadMascaraCapa.dll Permite configurar no sistema através de macros como será a máscara da capa dos lotes. Exemplo: {Ano}{Mes}{Dia}TEXTO. Para adicionar as macros ao campo, clique com o botão direito do mouse e escolha quais as macros que deseja utilizar para montar máscara. 3.8 Sistema Origem CTB_CadSistemaOrigem.dll Nessa tela deverão ser cadastrados os sistemas de origem, eles indicam de qual sistema se originaram os lançamentos de operações de integração contábil. Para a inclusão, clique no botão de Incluir, preencha o sistema de origem e informe se os lançamentos, que estarão vinculados a esse sistema origem, poderão ser alterados ou não. Os lançamentos oriundos da contabilidade podem ser alterados na contabilidade. Porém, os lançamentos de outros sistemas não podem ser alterados na contabilidade, pois poderiam ocorrer alterações das informações originais tornando-as inconsistentes, já que a fonte dos lançamentos também deveria ser alterada GVDASA Sistemas Contabilidade 18

19 3.9 Conta CTB_CadConta.dll Este programa é usado para cadastrar as contas pertencentes ao plano de contas selecionado nos Parâmetros da Contabilidade da unidade em que o usuário logado. Também são levados em conta os Graus configurados no cadastro do tipo de plano de contas. Para cadastrar uma conta clique com o botão direito do mouse sobre uma conta existente e selecione a opção Nova conta ou Nova sub-conta. A sub-conta será incluída um nível abaixo em relação à conta selecionada pelo usuário. O cadastro das contas será apresentado em forma de árvore e por isso o sistema dispõe duas opções de inclusão Inclusão de Contas e Subcontas Para cadastrar uma Nova conta ou uma Nova subconta informe, de acordo com a necessidade, os seguintes campos: Conta: informe neste campo o nome da conta que está sendo cadastrada. Código alternativo: é um código definido pelo usuário para facilitar a memorização. É possível informar este código alternativo nos lançamentos para encontrar a conta desejada mais rapidamente, por exemplo. Conta analítica ou sintética: este parâmetro deve ser usado para indicar se a conta que está sendo cadastrada é do tipo sintética (pode ter subcontas) ou analítica (não terá subcontas). Natureza: utilize esta configuração para indicar se a conta cadastrada é Credora (conta do tipo crédito), Devedora (conta do tipo débito), ou se a conta aceitará Ambos tipos de natureza no lançamento, por exemplo. Para cadastrar uma conta redutora, basta configurá-la com a natureza inversa às demais contas GVDASA Sistemas Contabilidade 19

20 Conta mãe: este campo exibe o código da conta que está um nível acima da conta que está sendo cadastrada. Esta informação é utilizada pelo sistema para atualizar o saldo da conta mãe. Patrimonial: este parâmetro deve ser selecionado caso a conta refira-se ao patrimônio da empresa. Exibir na WEB: caso este parâmetro seja selecionado, a conta estará disponível no orçamento web. Dotação: os campos referentes a esta área devem ser configurados caso a instituição irá trabalhar com dotação (ver manual de dotação) Consulta de Contas Analíticas Se o usuário quiser pesquisar uma conta analítica existente, basta clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção Contas analíticas. Será aberta uma tela em que ele poderá informar os filtros necessários para realizar a pesquisa GVDASA Sistemas Contabilidade 20

21 Para a consulta das contas analíticas, o sistema apresenta uma tela para que sejam informados os filtros da consulta. Pesquisar por: selecione como será realizada a consulta das contas (código reduzido, código da conta ou nome da conta). Condição: informe a condição que deverá ser aplicada ao filtro anterior (pesquisar por), para realizar a consulta. Valor: informe os dados da conta a ser pesquisada, de acordo com o tipo de pesquisa escolhido anteriormente. Ordenar por: selecione como será realizada a ordenação da consulta das contas (código reduzido, código da conta ou nome da conta). Incluir conta: sistema abrirá a tela de inclusão de contas Conta x Centro Custo Ctb_CadContaCentroCusto.dll Neste programa são armazenadas as informações relativas aos Lançamentos Gerenciais. Ele deve ser usado para informar a porcentagem que deve ser atribuída ao Centro de Custo selecionado em relação à Conta indicada, quando esta receber um lançamento. É possível informar o valor ou deixar o programa calcular os rateios. Em rateios a soma deve ser igual ao valor lançado. Para informar o Percentual que deve ser atribuído a um Centro de Custo em uma Conta Contábil, selecione a Conta desejada, o Centro de Custo e clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Editar percentual e informe o percentual GVDASA Sistemas Contabilidade 21

22 3.11 Capa CTB_CadCapa.dll Nesta opção é possível o cadastramento de capas de lote para agrupamento dos lançamentos contábeis. Para cadastrar uma capa, clique sobre o botão de incluir, informe o Código, a Data a que ela se refere e a Conta que será a contrapartida padrão para esta capa. Marque a opção Diária caso essa capa receberá lançamentos por dia. O campo Total Informado corresponde ao valor total da capa. Os campos Total de Créditos e Total de Débitos serão preenchidos automaticamente de acordo com a soma dos valores dos lançamentos contidos na capa. Também é possível informar uma Observação para a capa e indicar se o sistema deve Replicar esta Capa para as Outras Unidades GVDASA Sistemas Contabilidade 22

23 3.12 Conta Caixa CTB_CadContaCaixa.dll Este programa deve ser usado para indicar qual(is) conta(s) contábil(eis) poderá(ão) imprimir o Relatório de Caixa. Para isso, clique sobre o botão de incluir e selecione a conta, no respectivo campo. Por fim, confirme a operação Períodos Ctb_CadPeriodo.dll Neste programa é feito o cadastramento dos períodos contábeis, utilizado para realizar os lançamentos contábeis. É importante destacar que é nessa tela que o usuário deverá informar a situação de cada um dos períodos (aberto, fechado ou bloqueado). Aberto: quando o período contábil encontra-se nessa situação, significa que poderá ser realizados lançamentos. Fechado: quando o período contábil encontra-se nessa situação, significa que não poderá ser realizados lançamentos. Caso haja necessidade de realizar lançamentos em um período que esteja fechado, é necessário primeiro realizar a abertura dele. Bloqueado: quando o período contábil encontra-se nessa situação, significa que não poderá ser realizados lançamentos nem abrir novamente o período. Para incluir um período, informe o Ano e o Mês a que ele pertence, e a Situação. Caso seja necessário fechar ou bloquear um período, indique tais situações através do campo Situação. Também há a possibilidade de Replicar esse período para outras unidades, essa opção é um facilitador do sistema, e, se marcada, permite que esse período seja replicado para as demais unidades da empresa logada GVDASA Sistemas Contabilidade 23

24 3.14 Índices/Cotações PAD_CadIndiceCotacao.dll Quando são utilizados relatórios convertidos em outras moedas é necessário o cadastro dos índices de cotação para conversão dos valores e critério de frequência (mensal ou diária), tipo (valor ou percentual) e número de casas decimais para esta conversão. Para cadastrar um índice ou cotação, informe a Descrição e o Símbolo do mesmo. Indique se a Frequência de atualização desta cotação é Diária ou Mensal, e se o tipo é Valor ou Percentual. Informe também quantas casas decimais estarão disponíveis para digitação do valor ou percentual. No campo de cotações será apresentada a frequência (diária ou mensal), com o tipo escolhido no campo Tipo (valor ou percentual). Para a correção desses índices é preciso informar o valor de acordo com a frequência GVDASA Sistemas Contabilidade 24

25 3.15 Idiomas CTB_CadIdioma.dll Quando utilizado relatórios em outros idiomas, é necessário o cadastramento prévio no sistema, preenchendo as informações correspondentes. No campo Índice de Conversão são listadas todas as cotações cadastradas no cadastro de Índices/Cotações que possuem frequência mensal. Para a inclusão de um idioma, é necessário clicar sobre o botão de incluir, informar a descrição do idioma e o índice de conversão. Ou seja, moeda pela qual os valores deverão ser convertidos no momento da emissão do relatório Itens do Relatório no Idioma CTB_CadContaIdioma.dll Caso tenha sido cadastrados idiomas no item anterior (Cadastro de idiomas), é preciso que sejam vinculadas as contas ao idioma. Assim, ao emitir relatórios que necessitem de conversão de idioma serão listados os itens que estiverem vinculados nessa tela. Para vincular um idioma a uma conta contábil, clique no botão de incluir, selecione um idioma e clique no botão Carregar. Nesse momento, serão exibidas as contas contábeis da unidade. Para realizar o vínculo, informe no campo descrição da conta a descrição que deverá ser exibida no relatório de idioma para a respectiva conta contábil GVDASA Sistemas Contabilidade 25

26 3.17 Configuração de Contas para Soma na Dotação CTB_CadContaSomaDotacao.dll Utilizado para definir quando na dotação uma conta tem em seu total orçado várias contas. Exemplo de utilização: numa conta de luz é possível considerar luz, água e telefone na mesma conta. Para o cadastro, no campo de Conta é preciso que seja informada a conta que receberá os valores de dotação de outras contas. Após, clique sobre o botão de incluir para informar as demais contas que estarão agregadas a anterior. É importante salientar que, para as contas agregadas, deverá ser informado o tipo de apuração da dotação (débito ou crédito). 4. Lançamentos Antes de inserir um lançamento é necessário selecionar uma Capa existente ou cadastrar uma nova Capa a fim de agrupar os lançamentos. Para cadastrar uma Capa basta clicar no botão Editar Capas e em seguida, clicar no botão Incluir GVDASA Sistemas Contabilidade 26

27 Existem dois tipos de lançamento. O lançamento simples é feito com apenas uma partida e uma contrapartida, já o lançamento composto pode conter mais de uma partida e/ou contrapartida. Observe abaixo os dois tipos de lançamentos. 4.1 Lançamento Composto CTB_Lancamento.dll Após selecionar a capa clique na aba Lançamentos para informar os lançamentos contábeis. Na sub-aba Registro são informadas as partidas e contrapartidas de débito e crédito. Para informar a partida de um lançamento selecione a conta através do Código, número da Conta ou sua Descrição. Informe também o Histórico do lançamento e seu Valor e clique no botão Débito ou Crédito, conforme a ocasião, para finalizar a operação. O que diferencia o lançamento composto do lançamento simples no sistema é o fato de que neste programa, é possível informar vários desdobramentos de crédito e/ou débito em um só lançamento. Este programa também pode realizar lançamentos simples (de acordo com a parametrização do botão Configurar Lançamentos ), mas caso a instituição queira utilizar um programa específico para lançamentos simples, é possível cadastrar o programa CTB_LancamentoContabil.dll. Nele será informada apenas uma partida e uma contrapartida por operação de lançamento. Após informar o(s) desdobramento(s) da partida, o usuário deve clicar no botão Conta-Partida para selecionar a conta que receberá o(s) desdobramento(s) da contrapartida. Ainda na sub aba Lançamentos é possível ir para o Cadastro de Históricos através do botão, ir para o Cadastro de Contas através do botão, realizar Procura 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 27

28 Lançamentos através do botão, e também, emitir o Relatório Razão através do botão. O botão Configurar deve ser usado para parametrizar algumas opções do lançamento, conforme abaixo: Selecione na área Limpar quais campos serão limpos quando o usuário clicar no botão Contrapartida. O parâmetro Usar Sinal para Botões (Débito / Crédito) pode ser selecionado para, invés de utilizar os botões Débito e Crédito durante um lançamento, o usuário pode indicar a operação através do sinal (-) ou (+). Lançamento Composto (se não, simples) é um parâmetro usado para indicar se o programa efetuará lançamentos compostos ou será utilizado apenas para lançamentos simples. Na área Mostrar nos Desdobramentos devem ser selecionados os campos que estarão disponíveis para visualização dos desdobramentos de débito/crédito na tela dos lançamentos. Também é possível configurar nesta tela a forma de Acessar a Conta ao efetuar um lançamento. Que pode ser Pelo código reduzido ou Pelo código estruturado GVDASA Sistemas Contabilidade 28

29 4.2 Exemplos Como dito anteriormente em relação aos lançamentos, eles podem ser Simples ou Compostos. Sempre que lançamentos são feitos, eles são armazenados na tabela Saldos Contas (CTB_SALDOCONTA). Se informações relativas a conta ainda não existem nesta tabela, estes dados são inseridos, caso já exista algum registro referente a conta então os dados serão atualizados. Exemplo de lançamento Simples: Serão realizados 3 lançamentos simples. Veremos o impacto nas tabelas do sistema. Os dados inseridos ou alterados nas tabelas são apresentados realçados nas tabelas. Lançamento Simples 1 O sistema possui uma rotina que atualiza internamente os saldos para as contas pai ligados a esta conta, no caso: 1, 1.01 e Logo, como resultado dessa atualização, a tabela fica: 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 29

30 Lançamento Simples GVDASA Sistemas Contabilidade 30

31 Lançamento Simples GVDASA Sistemas Contabilidade 31

32 Exemplo de lançamento Composto: Serão realizados 1 lançamentos Composto. Veremos o impacto nas tabelas do sistema. Lançamento Composto GVDASA Sistemas Contabilidade 32

33 Após execução atualização: 5. Relatórios Nos próximos subtópicos, são apresentados os principais relatórios contábeis que podem ser emitidos pelo módulo. 5.1 Balancete Consolidado CTB_RelBalanceteConsolidado.dll Esse relatório emite uma relação de contas com os saldos extraídos dos registros contábeis em uma determinada data e de acordo com as unidades selecionadas. Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas (Unidades ativas e Unidades inativas). A opção Ordenar por deve ser configurada de acordo com a forma como o usuário quer visualizar os lançamentos das unidades (por código ou por nome ) selecionadas. Após a seleção das unidades é necessário informar os seguintes campos: Período: informe o mês e ano inicial e final para a pesquisa dos lançamentos que deverão ser exibidos no relatório GVDASA Sistemas Contabilidade 33

34 Somente as analíticas: caso escolha essa opção, o relatório irá listar somente os lançamentos que estão vinculados as contas analíticas. Selecionar os graus: estando marcada, o usuário informará quais os graus de conta que deverão constar no relatório. O sistema listará os lançamentos que estão vinculados as contas dos graus selecionados. Quebra de página por conta: se estiver marcada, em cada folha do relatório será emitido os lançamentos de uma determinada conta. Sintéticas em negrito: caso esteja selecionada, para as contas sintéticas do relatório, o sistema irá destacar o nome delas em negrito. Contas: nesse campo é possível informar o código reduzido de um intervalo de contas que será emitido no relatório. Anexar ao diário: caso esteja marcado, esses lançamentos serão anexados ao livro diário. Saldo: é preciso informar como deverá ser realizada a apuração de saldos para a emissão do relatório (saldo atual ou saldo antes da transferência). Pode ser: Saldo atual: o saldo atual que contém nas contas, no período informado. Saldo antes da transferência: caso selecione essa opção, no relatório será emitido os saldos das contas antes da transferência de resultados GVDASA Sistemas Contabilidade 34

35 5.2 Razão CTB_RelRazao.dll Esse relatório listará o extrato de contas por ordem cronológica, agrupado por conta contábil. Para a emissão do relatório é preciso informar os seguintes filtros: Opção: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório. Oficial: emita o razão oficial somente quando os valores de débito e crédito estão fechando. É importante salientar que, realizando a emissão do oficial automaticamente serão emitidos os termos de abertura e encerramento dos livros. Conferência: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir um relatório para conferência de valores da contabilidade. Diferentemente do oficial, nessa opção não serão emitidos os termos de abertura e encerramento. Termos: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir os termos de abertura ou encerramento para os livros. Período de lançamentos: informe o período de lançamentos a ser emitido no relatório GVDASA Sistemas Contabilidade 35

36 Selecionar conta por: informe como será realizada a seleção das contas para o relatório (código / descrição, código reduzido / descrição ou apenas descrição). Configurar: o sistema dispõe de opções que podem ser configuradas para a emissão do relatório razão. Para isso, na tela a seguir é preciso informar as opções. Termos: caso a opção de emissão do relatório seja Termos, é possível realizar a configuração e emissão dos termos de abertura e encerramento do livro razão. Para isso, é necessário clicar sobre os botões correspondentes, digitar o texto e emitir o termo. 5.3 Razão por Centro de Custos CTB_RelRazaoCentroCusto.dll Nessa tela é possível emitir o relatório razão por centro de custos. Para isso, é necessário que seja informado o período de lançamentos (inicial e final), o tipo de seleção de contas (código/descrição, descrição e cód.red./descrição). Também é possível escolher como qual o código do centro de custo que deverá ser listado no relatório (estruturado ou reduzido). Ao avançar, deverão ser selecionadas as contas e os centros de custos que serão listados GVDASA Sistemas Contabilidade 36

37 5.4 Diário Consolidado CTB_RelDiarioConsolidado.dll Este programa possibilita a emissão do diário contábil das unidades em que o usuário logado possui permissão de acesso. Ou seja, nesse relatório os lançamentos contábeis serão impressos por dia. Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas. A opção Ordenar por deve ser configurada de acordo com a forma como o usuário quer visualizar os lançamentos das unidades (por código ou por nome ) selecionadas. Para a emissão do relatório é preciso informar os seguintes filtros: Opção: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório. Oficial: emita o oficial somente quando os valores de débito e crédito estão fechando. É importante salientar que, realizando a emissão do oficial automaticamente serão emitidos os termos de abertura e encerramento dos livros. Conferência: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir um relatório para conferência de valores da contabilidade. Diferentemente do oficial, nessa opção não serão emitidos os termos de abertura e encerramento. Termos: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir os termos de abertura ou encerramento para os livros. Período de lançamentos: informe o período de lançamentos a ser emitido no relatório. Ordenar por: nesse campo, escolha como o relatório deverá ser ordenador para (código estruturado, código reduzido ou digitação). Parâmetros: nesse campo informe o número do livro a ser emitido, o total de páginas que o livro terá o número da última página do livro e o mês de fechamento GVDASA Sistemas Contabilidade 37

38 Termos: caso a opção de emissão do relatório seja Termos, é possível realizar a configuração e emissão dos termos de abertura e encerramento do livro diário. Para isso, é necessário clicar sobre os botões correspondentes, digitar o texto e emitir o termo. Modelo (A, B e C): selecione nesse campo qual o modelo de diário consolidado que desejas emitir. É importante salientar que o relatório será o mesmo, porém para cada modelo as informações serão dispostas na tela de forma diferenciada. 5.5 Relatório Demonstrativo de Resultado CTB_RelDemonstrativo.dll Nessa rotina é possível emitir o relatório de demonstrativo de resultado, do período. Para a emissão do relatório, é preciso que sejam informados alguns campos, conforme descritos a seguir. Demonstrativo: selecione qual o demonstrativo que desejará emitir. É importante salientar que, nesse campo, serão listados os demonstrativos que foram cadastrados n item 6.9, desse manual. Período: nesse campo deverá ser informado o período inicial e final para a emissão do relatório, Imprime cabeçalho personalizado: caso essa opção esteja marcada, o sistema irá emitir o cabeçalho do relatório, informado no item 6.9, desse manual. Imprime rodapé personalizado: caso essa opção esteja marcada, o sistema irá emitir o rodapé do relatório, informado no item 6.9, desse manual. Consolidar unidades: caso essa opção esteja selecionada, na emissão do relatório, o sistema irá consolidar as informações de todas as unidades da empresa logada GVDASA Sistemas Contabilidade 38

39 Listar código da conta: caso essa opção esteja selecionada, no relatório, será listado também o código das contas. Tipo relatório: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório. o Oficial: emita o razão oficial somente quando os valores de débito e crédito estão fechando. É importante salientar que, realizando a emissão do oficial automaticamente serão emitidos os termos de abertura e encerramento dos livros. o Conferência: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir um relatório para conferência de valores da contabilidade. Diferentemente do oficial, nessa opção não serão emitidos os termos de abertura e encerramento. o Termos: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir os termos de abertura ou encerramento para os livros. Parâmetros: nesse campo informe o número do livro a ser emitido, o total de páginas que o livro terá o número da última página do livro e o mês de fechamento. Saldo: é preciso informar como deverá ser realizada a apuração de saldos para a emissão do relatório (saldo atual ou saldo antes da transferência). Pode ser: o Saldo atual: o saldo atual que contém nas contas, no período informado. o Saldo antes da transferência: caso selecione essa opção, no relatório será emitido os saldos das contas antes da transferência de resultados GVDASA Sistemas Contabilidade 39

40 5.6 Relatório Demonstrativo Despesa CTB_RelDemonstrativoDespesa.dll Nessa rotina será emitido o relatório de demonstrativo de despesas, que poderá ser emitido por atividade ou por natureza e ainda pelo ano do exercício. Após informar o detalhamento e o ano para a emissão dos dados no relatório, deverá ser informada as unidades que deverão ser levadas em conta na emissão. 5.7 Relatório Contas x Centro Custo CTB_RelContasCentroCustos.dll Lista o saldo das contas de um determinado período tendo como foco de análise a conta contábil e o centro de custo que a compõem e/ou o centro de custo e as contas as quais os valores estão alocados. Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas e clicar sobre o botão de Avançar GVDASA Sistemas Contabilidade 40

41 Para a emissão do relatório é preciso informar os seguintes filtros: Período de lançamentos: informe o período de lançamentos (inicial e final) a ser emitido no relatório. Grau centro de custo: informe o grau de centro de custos que deverão ser emitidos no relatório. Graus da conta: informe os graus das contas contábeis que deverão ser emitidas no relatório. Foco de análise: escolha o foco de análise para a emissão do relatório (período, conta contábil, centro de custo ou conta x centro de custo). Ou seja, como o usuário deseja visualizar os dados de acordo com a sua necessidade de interpretação. Exibir: nesse campo deverá ser definido como o usuário deseja visualizar as informações no relatório. Pode ser: Apenas os valores: escolhendo essa opção, no relatório, serão apresentados os valores das contas no período para os centros de custos vinculados. Percentual A e B: escolhendo essa opção, no relatório, serão apresentados os percentuais A e B das contas no período para os centros de custos vinculados. É importante salientar que ao selecionar essa opção o sistema automaticamente desmarca a opção Calcular valores em níveis superiores. Valor e Percentual A: escolhendo essa opção, no relatório, serão apresentados os valores e os percentuais A das contas no período para os centros de custos vinculados. Valor e Percentual B: escolhendo essa opção, no relatório, serão apresentados os valores e os percentuais B das contas no período para os centros de custos vinculados. Suprimir casas decimais: caso essa opção esteja marcada, no relatório, quando no campo Exibir for escolhida uma opção que apresente valores, não serão apresentadas as casas decimais (depois da vírgula). Calcular valores níveis superiores: caso essa opção esteja marcada, no relatório, serão calculados os valores de níveis superiores das contas contábeis. Listar resumo Despesas Receitas: nessa opção, será listado um resumo das despesas e receitas de acordo com os grupos configurados no botão Configurar. Configurar: nesse botão é possível configurar o grupo de contas de despesas e receitas que serão listadas ao selecionar a opção Listar resumo Despesas Receitas GVDASA Sistemas Contabilidade 41

42 5.8 Relatório Balanço Consolidado CTB_RelBalancoConsolidado.dll A diferença entre o balanço e o balancete é que, ao contrário do balancete, o balanço considera as contas de Ativo e Passivo. Antes de emitir o Balanço as contas do grupo de Receitas e Despesas devem ter seus saldos zerados e a diferença deve ser transferida para o Passivo para uma conta Lucro ou Prejuízo. Para isto existe a rotina Transferência de Resultados (ver item transferência de resultados desse manual). Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas. A opção Ordenar por deve ser configurada de acordo com a forma como o usuário quer visualizar os lançamentos das unidades (por código ou por nome ) selecionadas GVDASA Sistemas Contabilidade 42

43 Para a emissão do relatório é preciso informar os seguintes filtros: Período: informe o período de lançamentos contábeis e o grau das contas a ser emitido no relatório. Selecionar: escolha a opção que mais atenda às necessidades de emissão do relatório (somente as contas analíticas ou selecionar os graus das contas a serem emitidas). Contas: informe o intervalo de contas que deverão ser emitidas no relatório. Parâmetros impressão: selecione as opções de impressão que deverão ser aplicadas a emissão do relatório, para agilizar a consulta. Tipo: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório (oficial ou apenas para conferência dos valores). Saldo: é preciso informar como deverá ser realizada a apuração de saldos para a emissão do relatório (saldo atual ou saldo antes da transferência). 5.9 Livro Caixa CTB_RelLivroCaixa.dll Essa rotina emite o relatório das contas que estão vinculadas ao Caixa, ordenadas cronologicamente no intervalo definido com termos de abertura e encerramento. Para a emissão do relatório é preciso informar os seguintes filtros: Opção: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório. o Oficial: emita o oficial somente quando os valores de débito e crédito estão fechando. É importante salientar que, realizando a emissão 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 43

44 do oficial automaticamente serão emitidos os termos de abertura e encerramento dos livros. o Conferência: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir um relatório de caixa para conferência de valores da contabilidade. Diferentemente do oficial, nessa opção não serão emitidos os termos de abertura e encerramento. o Termos: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir os termos de abertura ou encerramento para os livros. Período de Lançamentos: informe o período de lançamentos contábeis para a emissão do relatório. Totalizar por dia: caso essa opção esteja marcada o sistema irá emitir os lançamentos do livro caixa totalizando a cada dia emitido e de acordo com o período de lançamentos. Quebrar página por conta: se estiver marcada, em cada folha do relatório de livro caixa será emitido os lançamentos de uma determinada conta. Parâmetros: nesse campo informe o número do livro a ser emitido, o total de páginas que o livro terá o número da última página do livro e o mês de fechamento. Termos: caso a opção de emissão do relatório seja Termos, é possível realizar a configuração e emissão dos termos de abertura e encerramento do livro diário. Para isso, é necessário clicar sobre os botões correspondentes, digitar o texto e emitir o termo GVDASA Sistemas Contabilidade 44

45 5.10 Relatório Fechamento Conta CTB_RelFechamentoConta.dll Nessa rotina, é emitido o relatório das contas que foram fechadas em um determinado ano. Para a emissão do relatório, é necessário que seja informado: Ano do fechamento: informe o ano de fechamento das contas para a consulta. Nome reduzido da unidade: caso essa opção esteja informada, o sistema listará também, no relatório, o nome reduzido da unidade. Nome da conta: caso essa opção esteja informada, o sistema listará também, no relatório, o nome da conta Plano de Contas Consolidado CTB_RelPlanoContaConsolidado.dll Nesse relatório é possível emitir o plano de contas da instituição consolidado pelas unidades. Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas (Unidades ativas e Unidades inativas). A opção Ordenar por deve ser configurada de acordo com a forma como o usuário quer visualizar os lançamentos das unidades (por código ou por nome ) selecionadas GVDASA Sistemas Contabilidade 45

46 Na tela seguinte, são apresentados alguns filtros que podem ser configurados de acordo com a necessidade da instituição. Modelo: deverá ser selecionado o modelo de plano de contas a ser emitido o relatório. Selecionar: nesse campo, o usuário poderá escolher como desejará visualizar as contas (somente contas analíticas ou selecionar graus). Grau: caso tenha sido informada a opção Selecionar graus, no item anterior, nesse campo deverá ser informado o grau das contas que deverão ser listadas. Listar código reduzido: caso essa opção esteja marcada, no relatório, serão listados também os código reduzidos das contas. Quebra de página no primeiro grau: se essa opção estiver selecionada, no primeiro grau da conta, o relatório irá quebrar uma página, pulando para a próxima folha. Anexar ao diário: caso essa opção esteja marcada, os campos N. do livro, Total de Páginas, N. última página e Mês de fechamento Previsão Orçamentária CTB_PrevisaoOrcamentaria.dll 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 46