DIRF RAIS. Incluímos no cadastro da empresa a opção Tipo de Sistema de Controle de Ponto que estará marcada como

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1 DIRF O que é DIRF? Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte Qual é o órgão que solicita a entrega? Secretaria da Receita Federal do Brasil Quem deve declarar? Toda Fonte Pagadora - Departamento Pessoal das empresas e Administradoras de Condomínios, entre outros conforme Instrução Normativa - RFB nº de Qual é o prazo máximo para declarar? Até as 23:59 hs de 27/02/2015 (último dia útil de fevereiro) O que vai no arquivo? Informações da base de cálculo de todos os rendimentos tributáveis e deduções legais dos funcionários no ano calendário 2014 (01/01/2014 à 31/12/2014), tais como: o Salário, 13º salário, férias, rescisão o IRRF retido o Pensões Alimentícias o Assistências Médicas; o RRA o Dependentes o Rendimentos de autônomos que receberam acima de R$ 6000,00, ou abaixo disso, mas com IRRF durante o exercício. o Rendimentos dos funcionários que receberam acima de ,55, ou abaixo disso, mas com IRRF durante o exercício. Posso alterar informações que irão no arquivo antes de enviá-las? Não, tem que ser feita direto pelo programa da Dirf. Houve alguma alteração este ano? Não, apenas a opção de informar rendimentos dos funcionários acima do valor de R$ ,55. Procedimento para empresas com Condomínio e Folhaweb: o 1º) Importar o arquivo da Dirf Folha dentro do programa da DIRF (por CNPJ) o 2º) Importar o arquivo da Dirf do condomínio dentro do programa da DIRF (por CNPJ) o 3º) Quando os dois arquivos estiverem no programa da DIRF, então poderá ser analisado e transmitido pelo programa. Importante: A Dirf valida o CPF do responsável pelo CNPJ na transmissão do arquivo, geralmente é o CPF do síndico que deve estar cadastrado na Folhaweb ou no Condomínio. RAIS O que é RAIS? Relação Anual de Informações Sociais Qual é o órgão que solicita a entrega? Ministério do Trabalho e Emprego Quem deve declarar? Departamento Pessoal das empresas e Administradoras de Condomínios, entre outros conforme portaria nº 10 de 9 de janeiro de Qual é o prazo máximo para declarar? Até as 23:59 hs do dia 20/03/2015 O que vai no arquivo? Informações cadastrais da empresa e do funcionário, assim como suas remunerações, afastamentos, quantidade de horas extras e valores pagos a sindicatos. O programa visa o pagamento anual do Abono do PIS e Rendimentos conforme legislação. Posso alterar informações antes de enviá-las? Sim, através da rotina de manutenção, após preparação. O sistema gera arquivo para Rais Negativa? Sim, para todas as empresas que não tiveram funcionários no exercício. Houve alguma alteração este ano? Sim. Devemos informar no arquivo transmitido qual o tipo de controle de ponto REP (Registro Eletrônico de Ponto). Incluímos no cadastro da empresa a opção Tipo de Sistema de Controle de Ponto que estará marcada como Padrão: Estabelecimento adotou sistema manual. Caso seja diferente, terá que ser alterado conforme sistema adotado. 1

2 ROTINAS ANUAIS: DIRF, INFORME DE RENDIMENTOS E RAIS Menu: Rotinas Anuais > Dirf DIRF A geração da DIRF se divide em duas partes: 1. Cadastro de Empresas. 2. Geração do arquivo. Cadastro de Empresas: Ao filtrarmos o cadastro de empresas, o sistema nos mostrará a página contendo as empresas cadastradas. Ao selecionar DIRF, podemos alterar ou consultar as informações. Esta alteração consiste em informar o nome e o CPF do responsável perante o CNPJ constante nos registros da Receita Federal do Brasil. Essas informações constarão no arquivo a ser enviado à RFB. Esta tela é a mesma que o usuário preenche ao cadastrar as Empresas. Logo, se já foi cadastrada, não há a necessidade de fazê-la novamente, partindo direto para a Geração do Arquivo. Geração do arquivo: Na geração do arquivo, temos duas opções: 1. Geração do arquivo; 2. Dados do responsável e limite. Primeiro vamos falar sobre os dados do responsável e limite: 2

3 Ao clicarmos no item Dados do Responsável e Limites obteremos as páginas abaixo: Limites de rendimentos: Ao clicarmos em Inserir novo limite, poderá ser informado o valor máximo para NÃO inclusão, conforme Instrução Normativa - RFB nº de Com isso, os valores inferiores a R$ ,55 (Trabalho Assalariado) e R$ 6.000,00 (Sem vínculo empregatício) não entrarão na DIRF. Com exceção se houver sofrido retenção do imposto sobre a renda ou contribuições, ainda que em um único mês do anocalendário. Caso não seja preenchido, entrarão todos os valores tributados no ano calendário. Após a inserção do ano e valores, faz-se a gravação, clicando no botão Gravar ou Gravar+, se desejar manter-se nessa mesma página. Responsável: É a pessoa responsável pelo envio das informações, a qual a RFB deverá contatar em caso de necessidade. Após inserir as informações, clicar no botão Gravar para gravar as informações. O sistema fará a consistência do CPF aqui informado e rejeitará dados inconsistentes. 3

4 Na Geração do Arquivo: Nesta página podemos processar todas as empresas, haja vista que o sistema preenche automaticamente 1 como empresa inicial e 9999 como empresa final, ou podemos informar a empresa ou grupo de empresas que queremos processar nesses campos. Em Ano Base informamos o exercício correspondente. Exemplo: Após inserir as informações, basta clicar no botão Processar para geração dos arquivos. Caso houver inconsistências, tal como CPF do responsável ausente, o sistema irá gerar um relatório de ocorrências, interrompendo a geração do arquivo. Caso não ocorram inconsistências na geração do arquivo, a seguinte página será exibida: Clicando no símbolo que representa um arquivo compactado, poderemos gravá-lo em pasta a ser informada pelo usuário ou abri-lo, visualizando os arquivos que foram compactados. O sistema irá gerar um arquivo para cada CNPJ. Quando selecionado para gerar várias empresas de uma vez, o sistema irá compactálos. O usuário deve salvar este zip em um diretório de seu computador, ir até ele e descompactá-lo, para só depois importar no software da Receita Federal por CNPJ (empresa por empresa) Caso apareça o símbolo com as ocorrências., significa que o arquivo não foi gerado por alguma razão, por isso, o sistema gerará o relatório 4

5 INFORME DE RENDIMENTOS Menu: Rotinas Anuais > Informe de Rendimentos Objetivo: Gerar e imprimir os Informes de Rendimentos, de acordo com as normas estabelecidas pela Receita Federal do Brasil. Este menu disponibiliza os seguintes itens: 1. Parâmetros; 2. Preparação; 3. Manutenção; 4. Impressão; 5. Relatório de Conferência; 6. Relatório de Conferência Autônomos e Pró-Labore. Parâmetros: Quando clicamos nesse item, obteremos a página acima. Observemos que, em algumas linhas, temos o sinal >. As linhas que possuem esse sinal são linhas editáveis, onde o usuário poderá clicar para informar título e/ou eventos, cujos valores devem constar na respectiva linha. Caso precise parametrizar algo, além do que o sistema já trás, acesse esta rotina e siga as instruções. Exemplo: Durante o exercício o usuário criou um evento de natureza provento para pagar ajuda de custo a um determinado funcionário. Pelas instruções da RFB esses valores devem constar do quadro 4 (Rendimentos isentos e não tributáveis), Linha 02 (Diárias e Ajudas de custo). Neste caso, é necessário que cliquemos no sinal > à esquerda da linha 02, do item 4, onde obteremos a seguinte página: Selecione do lado esquerdo o evento qual deseja que o sistema traga os valores pagos ao funcionário, e clique no botão transferir o evento desejado para o lado direito da página. para 5

6 Se houver mais eventos relacionados, basta passá-los para o lado dos eventos selecionados, para que o sistema os some e imprima na linha correspondente do funcionário que obteve tal rendimento. Obs.: A Assistência Médica, Odontológica e Pensão Alimentícia não precisam ser parametrizadas, uma vez que já foram cadastradas em suas respectivas rotinas, e o sistema trás automaticamente para o informe. Preparação Objetivo: Gere a preparação para o sistema apure os dados no sistema. Nesta página podemos selecionar a empresa, o usuário e o vínculo que quisermos, ou prepararmos todos de uma só vez, escolhendo todas as empresas e usuários conforme a tela padrão e, no vínculo, marcarmos o item Todos. Nesta opção são preparados todos os vínculos (Funcionários, Estagiários, Autônomos e Proprietários) que estiverem cadastrados no sistema, de todas as empresas selecionadas. Manutenção Objetivo: Permiti fazer alterações, inclusões, consultas e exclusões dos informes preparados. Preencha os itens e clique em Filtrar. Se desejar inserir os dados manualmente, clique em. A página da Manutenção do Informe de Rendimentos será exibida em branco para que as informações sejam inseridas e depois gravadas. 6

7 Caso queira fazer uma manutenção, clique em do funcionário. Abrirá a seguinte tela: Impressão: Objetivo: Rotina utilizada para emissão dos informes. Nesta página há vários filtros, os quais permitem ao usuário fazer a impressão do relatório de formas variadas. No caso do Vínculo, é possível selecionar um só vínculo ou escolher a opção todos. Outros filtros ainda são possíveis, tais como imprimir somente usuários com Imposto Renda Retido na Fonte, somente usuários ativos ou ainda imprimir o relatório em frente e verso. Nesta última opção é importante verificar se a carga do verso foi efetuada em Sistema > Parâmetros do Sistema. Caso necessite de ajuda para fazê-lo, entre em contato com o Depto. de Suporte da GoSoft. Quanto ao item, este já foi preenchido e comentado no item Dirf. 7

8 Exemplo: 8

9 Menu: Rotinas Anuais > Rais 1. Cadastro de Empresas; 2. Preparação; 3. Manutenção; 4. Relatório; 5. Geração de Arquivo. RAIS Cadastro de empresas: Este item tem por finalidade alterar ou consultar informações inerentes à RAIS, as quais foram inseridas por ocasião do cadastro da empresa no sistema. Na parte de Sindicatos Patronais o usuário deverá inserir o valor ou os valores pagos aos referidos sindicatos no ano base a que se refere a entrega da RAIS. Essas informações constarão no arquivo a ser preparado no item seguinte. Preparação: Neste item serão geradas internamente as informações que serão enviadas no arquivo. Para preparar o arquivo, basta selecionar as empresas e o ano de recolhimento da RAIS. Após inserir as informações, clique em e aguarde a mensagem abaixo de conclusão do processamento. 9

10 Manutenção: Este item tem por objetivo permitir alterações, consulta e exclusão das informações que foram apuradas por ocasião do processamento de preparação do arquivo. A empresa e o funcionário são obrigatórios para se filtrar as informações. Para acessar o ano de recolhimento específico, informe-o também antes de clicar no botão. Para proceder alterações e/ou consulta, precisamos antes clicar no sinal >, à esquerda do nome do funcionário, para então clicarmos no botão ou. Para excluir o funcionário do arquivo ora preparado bastar clicarmos no botão Na alteração ou consulta teremos a seguinte ficha do funcionário: e confirmarmos a exclusão. O usuário poderá então acessar quaisquer das guias, Dados Pessoais, Complementares, Remunerações, Sindicatos e Afastamentos, alterar ou inserir novas informações pertinentes. Os campos circundados em vermelho são obrigatórios e a ausência de dados nesses campos impedirá a gravação. Após efetuar as alterações, basta clicar no botão para que as mesmas sejam efetivadas. Obs.: Não faça a preparação novamente, pois o sistema sobrescreverá as informações alteradas na manutenção. 10

11 Relatório: Este item tem por objetivo emitir um relatório onde as informações constantes do arquivo poderão ser conferidas. No exemplo acima, todos os funcionários da empresa 301 serão relacionados no relatório. Exemplo: 11

12 Geração do Arquivo: Este item destina-se a gerar o arquivo que será remetido ao Órgão competente. Preencha o Ano de Competência e clique em Processar. O sistema irá gerar um arquivo com todas as empresas. Salve este arquivo em pasta a ser informada pelo usuário. Após, importe-o no programa GDRAIS2014 para ser enviado ao MTE. 12