Manual Autorizador Integrado Versão: Manual Passo a Passo do Autorizador Integrado PBM

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1 Manual Autorizador Integrado Manual Passo a Passo do Autorizador Integrado PBM

2 ÍNDICE 1 Introdução Página O que é o Autorizador Vidalink? 1.2 Para que ele serve? 1.3 O que é uma Autorização? 1.4 Quais são os tipos de Autorizações? 1.5 Quem utiliza o Autorizador? 1.6 Autorizador Integrado 2 Como utilizar seu Autorizador Vidalink Passo a Passo Página Selecionando o Autorizador 2.2 Atualização Automática 2.3 Atualização Manual 3 - Gerando uma Autorização Página Quais são as informações que precisamos para gerar uma Autorização? 3.2 Passo a Passo para gerar uma Autorização Vidalink 3.3 Grupo Familiar 3.4 Identificação dos produtos aprovados ou não pelo Autorizador Vidalink 3.5 Conferência dos produtos e formas de pagamento com o usuário 3.6 Digitalização de Receita 3.7 Fechamento da venda no caixa da farmácia 3.8 Digitalização de Cupons e Demonstrativos assinados pelo usuário 4 Cancelamento Página Solicitação de USUÁRIO/SENHA 4.2 Cancelamento das autorizações 10/07/14 - P á g i n a 2 / 38

3 1 - INTRODUÇÃO O que é o Autorizador Vidalink? O Autorizador é a ferramenta utilizada pelas Farmácias Credenciadas Vidalink para autorizar as vendas aos conveniados. É a garantia que a Vidalink fornece via sistema para que as vendas sejam realizadas com segurança Para que ele serve? O Autorizador Vidalink, tem por finalidade realizar a validação das regras do benefício, definidas pelo convênio, apresentar as condições comercias da venda (preço dos produtos), bem como a sua forma de pagamento O que é uma Autorização? Autorização é um número fornecido pelo Autorizador Vidalink onde ficam registrados todos os dados de uma venda realizada pelo atendente da farmácia Quais são os tipos de Autorizações? Temos: COTAÇÃO, PRÉ-VENDA e VENDA, sendo que: COTAÇÃO: É considerado apenas como consulta às regras dos convênios, valores dos produtos e formas de pagamento. Observação: Para autorizações com o status de COTAÇÃO (C) não há necessidade de cancelamento da autorização, pois a cotação expira automaticamente e não interfere no limite do cliente. 10/07/14 - P á g i n a 3 / 38

4 PRÉ-VENDA: É uma intenção de compra, onde é gerado um número de préautorização no balcão da farmácia para que a mesma seja finalizada no caixa (PDV). Observação: Para autorizações com o status de PRÉ-VENDA (P) que não forem fechadas no caixa (PDV) deverão ser canceladas, uma vez que este número de autorização poderá impactar no limite do cliente. VENDA: É a compra já registrada no caixa da farmácia (PDV) com o número de cupom fiscal e demonstrativo Vidalink. Observação: Para autorizações com o status de VENDA (V) e a farmácia por algum motivo cancelar essa venda, a autorização deverá ser também cancelada, uma vez que este número de autorização poderá impactar no limite do cliente Quem utiliza o Autorizador? O Autorizador Vidalink é utilizado pelos atendentes no balcão das Farmácias. 1.6 Autorizador Integrado O processo de autorização de vendas é realizado "On-Line" pelo Autorizador Vidalink que interage com o sistema da loja. O Autorizador Vidalink gera o número de autorização que deverá ser inserido no sistema de frente de loja (PDV) para o fechamento da venda. 10/07/14 - P á g i n a 4 / 38

5 2 COMO UTILIZAR SEU AUTORIZADOR VIDALINK PASSO A PASSO 2.1 Selecionando o Autorizador 1º Passo: Selecionar o ícone AUTORIZADOR VIDALINK na área de trabalho do seu computador. 10/07/14 - P á g i n a 5 / 38

6 2.2 Atualização Automática 2º Passo: Aguardar a atualização automática do AUTORIZADOR VIDALINK. 10/07/14 - P á g i n a 6 / 38

7 3º Passo: Sempre confirmar a mensagem de atualização realizada com sucesso. Se a data de atualização não estiver correta, contatar sua área de tecnologia e informar o problema. IMPORTANTE: A atualização deverá ser realizada com sucesso, diariamente, uma vez que quaisquer informações referentes a novos convênios ou lista de produtos somente serão apresentados após esta atualização. Pressionar F12-Fechar 10/07/14 - P á g i n a 7 / 38

8 2.3- Atualização Manual GERÊNCIA DE OPERAÇÕES RELACIONAMENTO VAREJO 1º Passo: Podemos realizar a atualização do autorizador manualmente: Administração; Atualização de dados; 10/07/14 - P á g i n a 8 / 38

9 2º Passo: Após seleção clicar em OK para atualizar os dados do sistema; 10/07/14 - P á g i n a 9 / 38

10 3º Passo: Confirmação da atualização de dados 10/07/14 - P á g i n a 10 / 38

11 3 - GERANDO UMA AUTORIZAÇÃO Quais são as informações que precisamos para gerar uma Autorização? O nome do Convênio; O número do cartão do cliente; A data de nascimento (somente nos convênios que solicitam tal informação); Receita Médica, se apresentada pelo usuário Passo a Passo para gerar uma Autorização Vidalink 1º Passo: Clique F2 - Autorização para iniciar uma autorização de venda. 10/07/14 - P á g i n a 11 / 38

12 2º Passo: - Selecionar o Convênio desejado - Digitar o Nº do Cartão - Digitar a Data de Nascimento, se for solicitado e clicar F12 Avançar. Os dados inseridos como número do cartão e a data de nascimento deverão ser do usuário para quem foi prescrita a receita médica. Na indisponibilidade do cartão, utilizar o disponível e posteriormente atribuir a receita ao usuário correspondente (maiores explicações no tópico 3.3 grupo familiar). 10/07/14 - P á g i n a 12 / 38

13 GERÊNCIA DE OPERAÇÕES RELACIONAMENTO VAREJO Com o objetivo de facilitar a identificação do atendimento ao usuário Vidalink, quando o usuário apresentar um cartão com a Bandeira Vidalink, selecione sempre o convênio VIDALINK. Quando o usuário apresentar um cartão que não possua a Bandeira Vidalink (normalmente o cartão do plano de saúde), utilize o convênio do plano de saúde ou o da empresa. 10/07/14 - P á g i n a 13 / 38 22

14 3º Passo: O autorizador Vidalink solicitará o Nº do CPF do atendente para identificar o responsável pela venda. Pressionar F12- Avançar 10/07/14 - P á g i n a 14 / 38

15 4º Passo: Lista de Produtos Para cada produto a ser submetido no Autorizador Vidalink será necessário o preenchimento dos seguintes campos: 1. Código de barras (EAN) do produto; Este campo poderá ser preenchido automaticamente se o código do produto for capturado através do scanner de código de barras ou digitar o código correspondente ao produto; 2. Qtde: Quantidade por unidade que será adquirida pelo usuário. Ex: 1 caixa, 2 caixas. 3. Qtde (diária): É a quantidade utilizada por dia pelo usuário. Ex: 1 vez ao dia, 2 vezes ao dia. 4. PMC: (Preço Máximo ao Consumidor) fornecido automaticamente conforme cadastro na base de dados da Farmácia; 5. Preço Farmácia: fornecido automaticamente conforme cadastrado na base de dados da Farmácia; 6. Produto possui RECEITA MÉDICA? 10/07/14 - P á g i n a 15 / 38

16 6.1. NÃO: Quando o usuário não apresentar a receita médica; 6.2. SIM: Quando o usuário apresentar a receita médica. Neste caso, é obrigatório o preenchimento dos campos abaixo e as informações devem espelhar a receita médica: 7. Conselho Regional: Selecionar Medicina ou Odontologia; 8. CRM do Médico: Inserir o CRM/CRO do médico que prescreveu a receita médica; 9. UF: Estado o qual foi emitido à receita médica; 10. Data da Receita (dd/mm/aaaa): A data que foi emitida a receita medica IMPORTANTE: Verificar se a Receita Médica está em nome da carteirinha que foi apresentada no início da operação. a. Se não estiver, solicitar ao usuário a carteirinha correspondente a Receita Médica ou b. Informar ao Autorizador Vidalink que o usuário NÃO possui Receita Médica. c. Portanto, se houver Receita Médica, obrigatoriamente, a carteirinha apresentada deve corresponder ao nome descrito na Receita. 11. F2-Gravar Selecionar F2 para gravar o produto; Importante: Após inclusão dos produtos, é possível realizar alterações: F2-Incluir: Para incluir mais de um produto na Lista de Produtos; F3-Excluir: Para excluir o medicamento, basta selecionar o medicamento desejado e pressionar F3; F4-Alterar: Para alterar quaisquer informações, selecionar o medicamento desejado e pressionar F4; A VERACIDADE DOS DADOS INSERIDOS É DE RESPONSABILIDADE DO LOJISTA. É IMPORTANTE RESSALTAR, QUE FUTURAMENTE A VENDA PODERÁ SER AUDITADA. 10/07/14 - P á g i n a 16 / 38

17 5º Passo: Após registrar e gravar os produtos, pressionar F6-COTAÇÃO. IMPORTANTE: NO PROCESSO DE COTAÇÃO, É ONDE OCORRE À VALIDAÇÃO DAS REGRAS ESTABELECIDAS PELO CONVÊNIO. PARA QUE O BENEFICIÁRIO TENHA A CONCESSÃO DO BENEFÍCIO, É NECESSÁRIO SUBMETER OS PRODUTOS PARA VALIDAÇÃO NO AUTORIZADOR. LEMBRE-SE QUE PARA ALGUNS CONVÊNIOS, PERFUMARIA, COSMÉTICOS, QUALQUER PRODUTO DA LOJA É LIBERADO PARA COMPRA, PORTANTO SUBMETA TODOS OS PRODUTOS PARA COTAÇÃO NO AUTORIZADOR E AGUARDE A VALIDAÇÃO DA FERRAMENTA. AS REGRAS DE LIBERAÇÃO DE CONVÊNIOS, PODEM SER ALTERADAS SEM AVISO PRÉVIO. 10/07/14 - P á g i n a 17 / 38

18 3.3 Grupo Familiar É obrigatório eleger dentro do grupo familiar do conveniado, para quem foi prescrita a receita médica. Dessa forma, existe a possibilidade de efetuar a compra para qualquer componente do grupo (titular e dependentes). A funcionalidade é oferecida para o titular e dependentes. Exemplo: O titular foi à farmácia adquirir medicamentos para o seu dependente (receita em nome do dependente). Após a inclusão dos produtos (procedimento descrito no item anterior 3.2), terá acesso a tela do grupo familiar. Nessa tela, deverá escolher para qual conveniado se destina a prescrição médica. Caso a receita seja para o dependente 2 e não para o titular, selecionar de acordo com o exemplo a seguir: A pré autorização será gerada no nome do dependente selecionado anteriormente: 10/07/14 - P á g i n a 18 / 38

19 IMPORTANTE: GRUPO FAMILIAR ALTERAÇÃO DOS DADOS Se no momento da cotação tiver selecionado o usuário errado, será possível retornar e selecionar outro. Entretanto, deverá retornar até a tela inicial do nº do cartão que originalmente foi utilizado. 10/07/14 - P á g i n a 19 / 38

20 1º passo: Incluir as informações novamente (conforme descrito no item 3.2) e prosseguir até a tela do grupo familiar (após inclusão dos medicamentos), selecionar a opção correta para qual usuário foi prescrita a receita médica. Segue abaixo a tela inicial. 10/07/14 - P á g i n a 20 / 38

21 2º passo: Selecionar o dependente ou titular novamente, de acordo com os dados da receita médica. Pressionar F6- Cotação 10/07/14 - P á g i n a 21 / 38

22 3.4 Identificação dos produtos aprovados ou não aprovados pelo Autorizador Vidalink Os produtos que forem aprovados pelo convênio estarão destacados em AZUL. Aqueles que não forem aprovados pelo convênio estarão destacados em VERMELHO e com o respectivo motivo da reprova. TODAS AS INSTRUÇÕES SÃO APRESENTADAS NO AUTORIZADOR DURANTE O PROCESSO DE VENDA. Portanto, basta seguir as instruções que aparecerão na tela para realizar o atendimento com segurança e tranquilidade. a. Se desejar retornar a página inicial do Autorizador, pressione F9-Sair; b. Se desejar retornar a página anterior, pressione F11-Voltar. c. Relacionamos abaixo alguns tipos de mensagens: 10/07/14 - P á g i n a 22 / 38

23 i. Quantidade superior ao limite permitido (quantidade solicitada ultrapassa a liberada pelo convênio); ii. Restrição quanto ao gênero (usuário masculino comprando medicamento de uso feminino ou usuário feminino comprando medicamento de uso masculino); iii. iv. Data da receita expirada (data de emissão da receita ultrapassa o estipulado pelo convênio); Limite financeiro excedido (limite para compra ultrapassa o estipulado pelo convênio); v. Produto não coberto pelo beneficio (produto não está liberado pelo Convênio); vi. vii. Número do cartão inválido (o número do cartão digitado está incorreto); Validade do cartão expirado (data de validade do cartão está vencida); viii. Farmácia: Para concluir venda ligue SP /outras (Entrar em contato com os telefones mencionados para validação da receita médica e validação de dados cadastrais do usuário); IMPORTANTE: É necessário o contato com a Vidalink, caso contrário, não será possível a efetivação da venda. Este procedimento visa garantir que as regras de benefícios da empresa sejam cumpridas e para a segurança do próprio usuário. Após validação da receita médica e dados do usuário pela Vidalink, pressione F11-Voltar e F6-Cotação. O produto será validado novamente e será apresentado o novo status do produto. 10/07/14 - P á g i n a 23 / 38

24 3.5 Conferência dos produtos e forma de pagamento com o usuário Para aqueles medicamentos que não forem cobertos pelo benefício, o usuário poderá efetuar a compra na condição da farmácia; Neste exemplo, o produto não coberto pelo benefício deverá ser pago à vista (ou na condição da farmácia) e o produto autorizado será debitado em Folha de Pagamento; Anotar o número da Pré-Autorização. CARO LOJISTA, INFORME SEMPRE AO USUÁRIO SOBRE A FORMA DE PAGAMENTO. IMPORTANTE: Antes de registrar a venda no caixa da farmácia, informar ao cliente o status do(s) produto(s) (se aprovados ou não), forma de pagamento e respectivos valores. Caso necessário, pressione F11-Voltar e alterar o que for necessário. 10/07/14 - P á g i n a 24 / 38

25 3.6 Digitalização de Receita APÓS A REALIZAÇÃO DA COTAÇÃO, PARA ALGUNS CONVÊNIOS É OBRIGATÓRIA A DIGITALIZAÇÃO DA RECEITA. CASO A LOJA NÃO POSSUA DIGITALIZAÇÃO PELA VIDALINK, PODERÁ EFETUAR O PROCEDIMENTO DA FORMA QUE DESEJAR E A PARTIR DA PRÉ-AUTORIZAÇÃO APROVADA, FINALIZAR A VENDA (F12). NO AUTORIZADOR NÃO APARECERÁ A OPÇÃO F10 COPIAR A RECEITA. PARA AS LOJAS QUE POSSUEM DIGITALIZAÇÃO COM A VIDALINK: Através da opção F10 Copiar Receita, o procedimento será efetuado com praticidade e segurança: 1º passo: Clicar em F10 copiar a receita 10/07/14 - P á g i n a 25 / 38

26 2º passo: Em seguida, selecionar a opção: Copiar frente e copiar verso no Digitalizador Vidalink. 10/07/14 - P á g i n a 26 / 38

27 Copiar Frente: Utilize este campo para digitalizar a receita que o usuário apresentou para comprar o(s) medicamento(s). É possível digitalizar uma ou mais receitas, conforme a quantidade de medicamentos solicitados, sendo assim, digitalize todas as receitas apresentadas pelo usuário. Copiar Verso: Esta função será utilizada quando houver dados no verso da receita. Caso exista medicamentos ou o carimbo do médico esteja no verso, não se esqueça de digitalizá-los. Copiar outros documentos: Caso necessário, você poderá utilizar esta função para digitalizar outros documentos. Visualização: Você poderá ajustar o tamanho do documento digitalizado para ajustar ao tamanho do monitor. Imagens Esperadas: O Autorizador Vidalink informará quantas imagens serão necessárias digitalizar para o processo. Imagens Copiadas: Este campo informará quantas imagens já foram digitalizadas. Fechar o Digitalizador: Clique neste campo para encerrar o Digitalizador Vidalink. Caso não tenha digitalizado o número de cópias esperadas pelo Autorizador, não será possível encerrar a venda. 10/07/14 - P á g i n a 27 / 38

28 3º passo: Após digitalizar a imagem, você visualizará o documento e poderá armazenálo ou descartá-lo. Caso a imagem esteja legível, pode finalizar o processo de digitalização. Clique em Utilizar Imagem. 10/07/14 - P á g i n a 28 / 38

29 Para encerrar o Digitalizador Vidalink e retornar ao Autorizador, clique em Fechar o Digitalizador. Aparecerá uma mensagem de confirmação, clique no botão Sim. Ao aceitar a imagem, automaticamente retorna a tela do autorizador Vidalink informando o número da pré-autorização. 10/07/14 - P á g i n a 29 / 38

30 3.7 Fechamento da venda no caixa da farmácia Para registrar a venda no caixa da farmácia, informar o número da Pré Autorização e efetuar o registro da venda no caixa (PDV). IMPORTANTE: Havendo erros para o fechamento da venda no caixa da farmácia ou desistência da compra, proceda da seguinte forma: a. A Pré-Autorização ou a Venda deverá ser cancelada, o não cancelamento poderá impactar no limite financeiro do cliente. b. O cancelamento poderá ser realizado pela própria loja, utilizando a opção F3- Cancelamento. 10/07/14 - P á g i n a 30 / 38

31 3.8 - Digitalização dos cupons fiscais/demonstrativos assinados pelo usuário O Autorizador Vidalink disponibiliza a digitalização dos cupons fiscais/demonstrativos após o registro da venda no caixa e com a assinatura por parte do usuário, pois alguns convênios exigem tais documentos. 1º passo No autorizador Vidalink, acessar a opção F5 Copiar Cupons 2º passo - Localizar a autorização desejada para Cópia do CUPOM VINCULADO E CUPOM FISCAL: _Digitar o número da Autorização; _CPF do Atendente; _F12 Localizar 10/07/14 - P á g i n a 31 / 38

32 Há também a opção de clicar sobre a autorização que está listada na tela, porém também é necessário digitar o CPF do atendente. Após a localização da autorização, clicar em F5 copiar cupom. Obs: Caso a receita da autorização procurada não tenha sido digitalizada, retornará um erro e não será possível digitalizar o cupom/demonstrativo. 10/07/14 - P á g i n a 32 / 38

33 3º passo - No Digitalizador Vidalink, clicar no botão Copiar Cupons (Vinculado e Fiscal) 10/07/14 - P á g i n a 33 / 38

34 4º passo - Após digitalizar a imagem, você visualizará o documento e poderá armazená-lo ou descartá-lo. Caso a imagem esteja legível, pode finalizar o processo de digitalização. Clique em Utilizar Imagem. 10/07/14 - P á g i n a 34 / 38

35 5º passo - Para encerrar o Digitalizador Vidalink e retornar ao Autorizador, clique em Fechar o Digitalizador. 10/07/14 - P á g i n a 35 / 38

36 6º passo - Aparecerá uma mensagem de confirmação, clique no botão Sim. Ao aceitar a imagem, automaticamente retorna a tela do autorizador Vidalink informando o número da pré-autorização. 4 - CANCELAMENTO A Vidalink, com o intuito de facilitar o atendimento aos usuários viabiliza no Autorizador Vidalink, a opção para o lojista cancelar as autorizações (F3 Cancelamento) que foram geradas pela própria farmácia. No entanto, esta funcionalidade requer algumas ações por parte do lojista. Primeiramente, é necessário que cada farmácia tenha sua identificação para cancelar autorizações, ou seja, é preciso ter um usuário/senha cadastro na Vidalink. IMPORTANTE: Para maior segurança da farmácia, orientamos que o USUÁRIO/SENHA seja de conhecimento apenas dos responsáveis, para maior controle dos cancelamentos de vendas realizados. 10/07/14 - P á g i n a 36 / 38

37 4.1 Solicitação do USUÁRIO/SENHA Caso a farmácia não possua USUÁRIO/SENHA ou desconheça a senha atualmente utilizada, solicitamos contatar a central de relacionamento com o cliente Vidalink CRC, pelos telefones abaixo e solicitar o cadastramento nos seguintes telefones: Horário de atendimento: Todos os dias das 06 às 24 horas São Paulo (11) Outras regiões Cancelamento das autorizações Após solicitação do USUÁRIO/SENHA deverá acessar através do autorizador Vidalink pela opção F3 Cancelamento essa funcionalidade: - Digitar o Usuário; - Digitar a Senha; - Digitar o número da autorização; - Digitar o nome do lojista que está efetuando o cancelamento; - Digitar a função/cargo de quem está realizando o cancelamento; - Digitar o motivo do cancelamento da autorização; - Clicar em F12 Enviar Cancelamento 10/07/14 - P á g i n a 37 / 38

38 == // == 10/07/14 - P á g i n a 38 / 38