A Ferramenta Gestão Integrada como Auxilio no Processo de Ensino e Aprendizagem

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1 A Ferramenta Gestão Integrada como Auxilio no Processo de Ensino e Aprendizagem ABSTRACT This article aims to propose the use of integrate tool to aid the process of teaching and learning in the discipline of Project Management. This aid includes both academic and professional environment, through the use of the tool to the case studies. RESUMO Este artigo tem como objetivo propor a utilização da ferramenta Gestão Integrada para o auxílio ao processo de ensino e aprendizagem da disciplina de Gerência de Projetos. Este auxílio contempla tanto o ambiente acadêmico como o profissional, através do uso da ferramenta para os estudos de caso. Simone Vasconcelos IFFluminense simonevsinfo@yahoo.com.br conceitos e práticas relacionados a gerência de projetos, este artigo propõe a utilização da ferramenta Gestão Integrada como um facilitador na aplicação dos conceitos nos estudos de caso práticos, seja no ambiente acadêmico e no profissional. Partindo desta Introdução, o restante do artigo está organizado da seguinte forma: a Seção 2 aborda alguns conceitos básicos de gerência de projetos; a Seção 3 apresenta a ferramenta Gestão Integrada; a Seção 4 apresenta como esta ferramenta pode auxiliar no processo de ensino-aprendizagem; e a Seção 5 apresenta as conclusões deste artigo. Descritor de Categorias e Assuntos K.3.1 [Computer Uses in Education]: Computer-assisted instruction (CAI) Termos Gerais Management, Measurement, Human Factors Palavras Chaves Gestão Integrada, Gerência de Projetos, Ensino-Aprendizagem 1. INTRODUÇÃO Atualmente os conceitos e práticas da Gerência de Projetos têm sido abordados em diversos cursos de graduação, especialização, mestrado e doutorado, tais como cursos de engenharia, sistemas de informação, administração, entre outros. Além dos próprios cursos de pós-graduação intitulados com o tema. Também são ofertados diversos cursos de extensão e preparatórios para as certificações na área de Gerência de Projetos. Embora sejam ofertados diversos cursos em diversas áreas e modalidades, na maioria deles o processo tradicional de ensino consiste na apresentação de conceitos, que embora sejam essenciais ao aprendizado do aluno não são suficientes para a preparação para o mercado de trabalho, principalmente com relação à tomada de decisões. A aula teórica e os trabalhos abordados em sala de aula, na maioria das vezes, não condizem com a realidade do mercado profissional, com isso os alunos podem apresentar dificuldades em compreender a aplicação dos conhecimentos adquiridos na academia no ambiente organizacional. Devido a estas dificuldades apresentadas pelos alunos, não somente na área de gerência de projetos como em diversas outras áreas, o processo de ensino e aprendizagem tem sido facilitado, tanto na área acadêmica como na organizacional, por muitos métodos e instrumentos [1]. A utilização de softwares, simulações e jogos educativos tem sido abordada em muitos trabalhos na literatura [2]. O envolvimento emocional do aluno aumenta conforme o entretenimento, podendo ocorrer uma variação de estímulos, o que ajuda ao aluno reter novos conhecimentos [3]. Com objetivo de auxiliar o processo de ensino-aprendizagem dos 2. GERÊNCIA DE PROJETOS De acordo com o Guia Geral do MPS.Br (Melhoria do Processo de Software Brasileiro), o propósito do processo Gerência de Projetos é estabelecer e manter planos que definem as atividades, recursos e responsabilidades do projeto [4]. A Gerência de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de alcançar seus objetivos. As melhores práticas são abordadas através do Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), onde a gerência de projetos se divide em cinco grupos de processos (iniciação; planejamento; execução; monitoramento e controle; e encerramento) e contempla as dez áreas de conhecimento (Figura 1): integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, riscos, comunicação, aquisições e partes interessadas [5]. Figura 1 Áreas de conhecimento do Guia PMBOK A elaboração dos documentos necessários às áreas de conhecimentos, assim como a elaboração do plano de gerenciamento de projetos tornam, muitas vezes, o processo 917

2 bastante burocrático. Para que os documentos essenciais aos projetos possam ser elaborados de forma mais produtiva e interativa entre os envolvidos, surgem então novos modelos. Foi criado um modelo com o objetivo principal de simplificar e desburocratizar o plano de gerenciamento do projeto, o chamado Project Model Canvas. Este modelo é uma forma ágil e visual de elaborar um plano de projeto, seu uso é para conceber a lógica do projeto e permite montar um modelo mental do mesmo. A principal motivação do modelo é fornecer às partes interessadas o entendimento das relações entre os conceitos do projeto. Através de um canvas no formato de papel A1, são colados post-its com frases curtas e objetivas, nas treze áreas que dividem o modelo [6], conforme mostra a Figura 2. Figura 2 Project Model Canvas 3. TRABALHOS RELACIONADOS Diversas ferramentas, tanto as desenvolvidas com fins comerciais e disponibilizadas no mercado quanto às desenvolvidas através de projetos acadêmicos e de pesquisa, podem ser utilizadas para apoio ao ensino-aprendizagem da disciplina de Gerência de Projetos. A simulação de modelos em computador pode ser utilizada com diferentes objetivos: produzir dados e situações que conduzam a tomada de decisões reais imediatas, visando solucionar diferentes problemas; e capacitar e treinar pessoas de maneira mais rápida, de forma que estas se tornem mais aptas a realizarem determinadas funções e resolverem possíveis problemas que encontrarem em um cenário real [7]. Pesquisas na área de treinamento e educação sugerem o uso de jogos no ensino, pois estes podem engajar o estudante, reforçando conceitos através da prática, e aprofundando os conhecimentos [8]. Diversos trabalhos foram realizados para analisar o uso de ferramentas (comerciais e acadêmicas) para apoio ao ensinoaprendizagem da Gerência de Projetos, podendo-se citar algumas delas, tais como: egroupware e GPAC [9], DotProject [10], Case Gemetrics [11] [12]. Pode-se citar alguns trabalhos que utilizam simulação/jogos como auxílio no processo de ensino e aprendizagem em gestão de projetos: SESAM é um ambiente baseado em jogos para a construção de modelos complexos, destinando-se mais a profissionais do que estudantes [13]; Credibilize Manager [14] e Virtual Team [15] são jogos baseados em dinâmica de sistemas para o aprendizado, onde o objetivo é a capacitação de gerentes de projeto; SimSE permite o usuário assumir papel de gerente de projetos e desempenhar atividades como alocar tarefas, monitorar prazo e custo [16]; SPARSE é um jogo onde o modelo de simulação é baseado em regras, permitindo que o sistema armazene um histórico das transações e visualize o comportamento das variáveis (prazo, custo e qualidade) [17]; Kallango é um jogo para o uso de tecnologias móveis para consultoria e treinamento de metodologias de gerenciamento. É multiusuário e utiliza o processo do Scrum para gerenciar a equipe virtual [18]. 4. A FERRAMENTA GESTÃO INTEGRADA A ferramenta é capaz de agregar em único local todas as informações dos projetos de uma organização. Suas funcionalidades contemplam os seguintes métodos e guias: as áreas do conhecimento do Guia PMBOK através de plugins e templates [5]; resultados esperados para o processo Gerência de Projetos do MPS.Br no nível G [4]; ambiente para o Project Model Canvas [6]; gerência de requisitos e tarefas através do método Lean-Kanban [19]; modelagem de processos através do BPMN (Business Process Modeling Notation) [20]. A ferramenta Gestão Integrada é desenvolvida pelo Núcleo de Engenharia de Sotware do Instituto Federal Fluminense (IFFluminense). A ferramenta se baseia em framework eletrônico cuja à plataforma inicial Redmine é desenvolvida em Ruby on Rails, possuindo características como código aberto, facilidade de extensão e configurações personalizadas. A ferramenta é utilizada no ambiente organizacional para apoiar a gerência de projetos mantidos pelas seguintes instituições federais: SETEC (Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica) do Ministério da Educação (MEC); Formação GESAC do Ministério das Comunicações (MC); e IFFluminense através de diversos campus e diretorias [21], [22]. A ferramenta recebeu o prêmio de melhor projeto inovador em 2013, pela revista Mundo Project Management, e a metodologia utilizada para sua concepção pode ser observada na Figura 3. Figura 3 - Metodologia utilizada para concepção da ferramenta Gestão Integrada 918

3 4.1. Ensino da Gerência de Projetos com apoio da ferramenta Gestão Integrada Atualmente a ferramenta também é utilizada no ambiente acadêmico para facilitar o processo de ensino-aprendizagem nas disciplinas e monografias relacionados à gerência de projetos nos cursos de Bacharelado em Sistemas de Informação e Pós- Graduação em Análise e Gestão de Sistemas de Informação do IFFluminense. Este processo ocorre através do uso da ferramenta para elaborar os projetos que são utilizados como estudos de caso nas disciplinas e nas monografias. O objetivo é facilitar o aprendizado de diversos métodos e guias utilizados para gerência de projetos através das informações reais dos projetos cadastrados na ferramenta. O método utilizado é semelhante para graduação e pós-graduação, onde para cada turma é elaborado um estudo de caso o mais próximo possível da realidade das organizações. Para cada aula teórica encontra-se associada uma aula prática, onde os conceitos aprendidos são aplicados na ferramenta, elaborando-se um projeto passo a passo. As aulas práticas com uso da ferramenta são divididas nas seguintes ações: Divisão da turma em grupos, onde cada grupo seleciona um aluno para o perfil de gerente do projeto e define os demais membros da equipe interna do projeto; A ferramenta é apresentada aos alunos, então são criados os projetos, stakeholders e perfis; Elaboração de um plano de gerenciamento de projeto com o Project Model Canvas (esta ação é dividida em três etapas: o processo manual usando a folha A1 e post-its, o resultado é então cadastrado na ferramenta e depois apresentado na ferramenta com a versão para quadro inteligente); Elaboração dos documentos necessários ás áreas de conhecimento do Guia PMBOK, tais como: Termo de Abertura de Projeto (TAP), Estrutura Analítica do Projeto (EAP), cronograma, orçamento, matriz de responsabilidades e gestão das partes interessadas, plano de comunicação, plano de riscos e de mitigação, controle das tarefas através de diversas formas e métodos, tratamento das aquisições, plano de qualidade do projeto, lições aprendidas e problemas encontrados; Avaliação do uso da ferramenta pelos alunos. Na turma da pós-graduação com início em 2010 não foi utilizada a ferramenta em sala de aula, a mesma foi inserida a partir da turma com início em Em relação às monografias defendidas pela turma de 2010, de 7 trabalhos apenas 2 foram relacionados a disciplina de Gerência de Projetos. Em relação às monografias em desenvolvimento pela turma de 2012, de 11 trabalhos foram apontados 6 relacionados a disciplina. Pode-se perceber que o percentual de 28,57% referente ao ano de 2010 subiu para 54,55% em relação ao ano de 2012 [23]. As Figuras 4, 5 e 6 mostram as ações acima utilizadas na turma 2014 de Pós-Graduação em Análise e Gestão de Sistemas de Informação do IFFluminense. Figura 4- Uso da ferramenta para elaboração de uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) Figura 5 - Elaboração de um plano de projeto através do Project Model Canvas (modo manual) 919

4 Figura 6 - Uso da ferramenta para elaboração de um plano de projeto através do Project Model Canvas Na turma de 2014 foi realizado um estudo sobre o uso da ferramenta e sua relação com o processo de ensino-aprendizagem. Participaram da pesquisa 20 alunos, onde 89% possui graduação na área de TI, 89% cursa especializações e em relação a atuação profissional 38% trabalha ou já trabalhou com Gerência de Projetos. Em relação ao ensino-aprendizagem a amostra apresentou os seguintes resultados: Todos já cursaram a disciplina de gerência de projetos em curso anterior, a maioria em curso de graduação; Os tipos de recursos mais utilizados nos curso anteriores ao curso atual foram: primeiramente, a escrita manual e editores de texto, e em segundo lugar as planilhas eletrônicas e menos de 20% utilizou outro software de gerência de projetos (nestes casos o software utilizado foi Microsoft Project); Os benefícios relatados, pela maioria, em relação ao processo de escrita manual, editores de texto e planilhas eletrônicas foram: rapidez, armazenamento das informações, integração das informações e utilização de formulários já definidos pela ferramenta; Os benefícios relatados, pela maioria, em relação ao uso de outros softwares (no caso Microsoft Project) foram: facilidade de uso, integração das informações, facilidade para documentar todas as áreas de conhecimento; 92% consideram que o uso da ferramenta Gestão Integrada proporcionou um melhor aprendizado da disciplina; 85% dos que trabalham com gerência de projetos adotaria a ferramenta Gestão Integrada para uso no seu ambiente de trabalho. 5. CONCLUSÃO Pode-se concluir que o uso da ferramenta como facilitador do ensino e aprendizagem das disciplinas de Gerência de Projetos (tanto no curso de graduação como no curso de pós-graduação) agregou valores às aulas e gerou um aumento no número de monografias relacionadas ao tema, além de uma maior satisfação e aprendizado por partes dos alunos. Encontra-se em desenvolvimento um Simulador 3D para esta ferramenta, com o intuito de simular cenários reais, gerando melhoria contínua do aprendizado. REFERÊNCIAS [1] Akilli, G.K. (2007) Games and Simulations: A new approach in education. In: Gibson, D., Aldrich, C., Prensky, M. (eds.) Games and simulations in online learning: research and development frameworks. Information Science Publishing, Hershey/PA. [2] Law, A. M., Kelton, W. D. (2000) Simulation Modeling and Analysis. 3 ed.: McGraw-Hill Companies, Inc. [3] Alexander, M.; Beatty, J. (2008) Effective Design and Use of Requirements Engineering Training Games. In: Requirements Engineering Education and Training, REET '08 - Barcelona. [4] SOFTEX - Associação para Promoção da Excelência do Software Brasileiro. MPS.Br Guia Geral: [5] PMI - Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge PMBOK. 5º Edição. EUA, [6] FINOCCHIO JUNIOR, J. Project Model Canvas. Ed.Campus, [7] Hoover, S. V., Perry, R. F. (1989) Simulation: a problemsolving approach. Massachusetts: Addison-Wesley, EUA. [8] El-shamy, S. (2001) Training Games: Everything You need to Know About Using Games to Reinforce Learning. Stylus Publishing, Virginia. [9] Schmitt, M. A. R. (2011) Ferramentas de gerência de projetos como recurso de aprendizagem. Tese de Doutorado em Informática na Educação. Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Porto Alegre. [10] Leitão, V. L., Andrade, R. M. de C. (2008). Utilizando uma ferramenta de gerência de projetos para auxiliar no ensino de Engenharia de Software. Simpósio Brasileiro de Engenharia de Software Fórum de Educação em Engenharia de Software (FEES'08). [11] Vavassori, B. F., Souza, E. W. De, Fiamoncini, J. C. (2001) Ferramenta case gemetrics: aplicado ao ensino de conceitos de gerenciamento de projetos e métrica de software. III Workshop de Investigadores en Ciencias de la Computación. Rede de Universidades con Carreras en Informática (RedUNCI). [12] Vavassori, B. F., Souza, E. W. De, Fiamoncini, J. C. (2001) Ferramenta Case para Gerenciamento de Projetos e Métricas de Software. XV Simpósio Brasileiro de Engenharia de Software. [13] Drappa, A., Ludewig, J. (2000) Simulation in Software Engineering Training in Proceedings of the 22nd International Conference on Software Engineering. ACM. [14] Dantas, A. R., Barros, M. O., Werner, C.M.L. (2004) A Simulation-Based Game for Project Management Experiential Learning in Proceedings of the International Conference on Software Engineering and Knowledge Engineering, Alberta, Canada. [15] Guedes, M. S. (2006) "Um Modelo Integrado Para Construção de Jogos de Computador Aplicado à Capacitação em Gestão de Projetos". Dissertação de Mestrado, Universidade 920

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