UMA FERRAMENTA PARA AUXILIAR A UTILIZAÇÃO DO PROJECT MODEL CANVAS

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1 ISSN UMA FERRAMENTA PARA AUXILIAR A UTILIZAÇÃO DO PROJECT MODEL CANVAS Área temática: Gestão pela Qualidade Simone Vasconcelos Silva simonevsinfo@gmail.com Leonardo Barroso da Silva leo.barroso.silva@gmail.com Matheus Soares Sales matheus.soares.sales@gmail.com Filipe Arantes Fernandes filran@gmail.com Pedro Pereira Rangel Sales pedrorangel004@gmail.com Resumo: Este artigo aborda o método Project Model Canvas (PM Canvas), ou seja, um quadro visual para facilitar a colaboração no desenvolvimento de um plano de gerenciamento de projetos, com ampla interação entre as partes interessadas. O objetivo principal é apresentar uma das funcionalidades da ferramenta de gerenciamento de projetos Gestão Integrada. Esta ferramenta é desenvolvida pelo núcleo de pesquisa em Engenharia de Software (NES) do Instituto Federal Fluminense (IFFluminense). A funcionalidade, apresentada neste artigo, permite utilizar o método PM Canvas de forma automatizada, o integrando às áreas de conhecimento do Guia PMBOK. Para verificar sua eficiência, foi realizada uma pesquisa de opinião com alguns profissionais, constatando que a funcionalidade pode agregar diversos benefícios aos gerentes de projetos, assim como aos demais usuários do método Project Model Canvas Palavras-chaves: Gerência de Projetos, PM Canvas, Software, Gestão Integrada, Áreas de Conhecimento

2 INTRODUÇÃO Atualmente o esforço utilizado para desenvolver um plano de gerenciamento de projeto de forma tradicional é muito grande, em qualquer que seja a área de aplicação do projeto. Além disso, muitas organizações consideram esse processo bastante burocrático. Procurando minimizar essas dificuldades, Finocchio Júnior (2013) criou o Project Model Canvas, buscando auxiliar o planejamento através de um modelo visual, colaborativo e interativo entre as partes interessadas. O objetivo principal deste artigo é a automatização do método Project Model Canvas (PM Canvas), através o desenvolvimento de uma nova funcionalidade para ferramenta Gestão Integrada. Esta ferramenta atende as dez áreas do conhecimento do Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) através de suas funcionalidades. A ferramenta Gestão Integrada foi utilizada para apoiar a gerência de projetos mantidos pelo Ministério da Educação (MEC) e pelo Ministério das Comunicações (MC) no que diz respeito a gerência dos projetos através da áreas de conhecimento do Guia PMBOK. E esta ferramenta foi a vencedora do prêmio de Melhor Projeto do Ano de 2013 na categoria de Projeto Inovador, pela revista Mundo Project Management (SILVA e BARROSO, 2013). O desenvolvimento da ferramenta foi considerado um projeto inovador devido, principalmente, ao fato de agregar toda documentação, práticas e métodos para gerenciar um projeto em um único ambiente automatizado, integrado e com reaproveitamento das informações. A ferramenta oferece a funcionalidade do Project Model Canvas em dois modos: modo computador e modo interativo, utilizando recursos visuais e recursos de movimentos para ampliar cada vez mais o uso de modelos visuais na melhoria da interação entre os stakeholders e na melhoria da concepção do plano de gerenciamento de projetos. Partindo desta Introdução, o restante do artigo está organizado nas seguintes seções: Seção 2 apresenta a fundamentação teórica, abordando conceitos básicos de Gerência de Projetos e o Project Model Canvas; a Seção 3 aborda a metodologia utilizada para concepção da ferramenta Gestão Integrada e suas funcionalidades, com ênfase nas funcionalidades que auxiliam o uso do Project Model Canvas; a Seção 4 apresenta uma análise do uso da ferramenta e os resultados obtidos; e a Seção 5 apresenta a conclusão deste trabalho. 2. Fundamentação Teórica 2

3 A Gerência de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de alcançar seus objetivos. As melhores práticas são abordadas através do Guia PMBOK, onde a gerência de projetos se divide em cinco grupos de processos (iniciação; planejamento; execução; monitoramento e controle; e encerramento) e contempla as dez áreas de conhecimento: integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, riscos, comunicação, aquisições e partes interessadas (PMI, 2013). O plano de gerenciamento do projeto documenta a estratégia que será utilizada para administrar o projeto e os processos relacionados às áreas de conhecimento do Guia PMBOK. Logo, o plano de gerenciamento do projeto deve conter todas as informações necessárias para orientar a execução do projeto, desempenhando a função de integração entre todos os planos das demais áreas de conhecimento, incluindo as linhas de base de escopo, cronograma e custos, além de outros importantes documentos, como plano de gerenciamento das mudanças, plano de gerenciamento das configurações, o ciclo de vida selecionado, entre outros (PMI, 2013). Dessa forma, é obtido um documento coeso e centralizado, para descrever o que está envolvido no projeto e como será a sua gerência (MULCAHY'S, 2013). O plano de gerenciamento do projeto é criado após a elaboração do termo de abertura do projeto (TAP), documento que contém o título, descrição, objetivos, justificativas, restrições, premissas, partes interessadas, gerente do projeto e quaisquer outras informações necessárias para autorizar o início do projeto Project Model Canvas A ideia principal do Project Model Canvas é simplificar e desburocratizar o plano de gerenciamento do projeto, através de um modelo visual inspirado no Business Model Generation, em que a forma de elaborar um plano de negócio é bastante clara através de estímulos visuais que possibilitam um processamento mental rápido e intuitivo. De acordo com Finocchio Júnior (2013), o Project Model Canvas é uma forma ágil de conceber um plano de projeto, seu uso é para conceber a lógica do projeto e permite montar um modelo mental do mesmo. A principal motivação deste modelo é fornecer às pessoas envolvidas o entendimento das relações entre os conceitos do projeto. Através de um canvas no formato de papel A1, são colados post-its com frases curtas e objetivas, nas treze áreas que dividem o modelo. Cada área é agrupada em elementos do 5W2H, com exceção do elemento where (Figura 1): 3

4 Por quê? Neste grupo procura-se responder a real motivação para melhorar a situação em que a execução do projeto visa atacar. As áreas são: Justificativa, Objetivos Smart e Benefícios; O quê? Qualquer projeto é executado para gerar algum resultado, serviço ou produto. Neste grupo o foco é deixar explícito qual será a saída e seus aspectos, após a entrega do projeto. As áreas são: Produto e Requisitos; Quem? Nas áreas anteriores têm-se ideia do problema atual da organização, em que patamar ela quer estar no futuro, qual o produto será obtido e suas características. Portanto, para obter os resultados esperados, o projeto é executado por pessoas que o influenciam direta ou indiretamente. Logo as áreas são: Stakeholders externos e fatores externos, e Equipe; Como? Neste grupo, responde-se a seguinte pergunta: como o trabalho será entregue no projeto? O produto são entregas realizadas pela equipe que contribuem para um bem comum. Portanto, três áreas compõe o grupo para ter uma noção das Premissas, Entregas e Restrições; Quando e Quanto? Quando o projeto será concluído e quanto custará? Esta pergunta do último grupo do canvas será respondida por post-its colados nas áreas: Riscos, Linha do tempo e Custos. 4

5 Junior (2013) Figura 1 - Estrutura do planejamento do Project Model Canvas. Fonte: Adaptado de Finocchio 5

6 O Project Model Canvas se relaciona fortemente com os documentos termo de abertura do projeto e plano de gerenciamento do projeto, ambos sugeridos pelo Guia PMBOK. O mapa da Figura 2 demonstra, principalmente, os processos de iniciação e de planejamento do projeto, cujas saídas possibilitam o desenvolvimento dos citados documentos de integração (ABDOLLAHYAN, 2013). Figura 2 - PMBOK x Project Model Canvas. Fonte: Abdollahyan (2013) O Project Model Canvas é divido nas seguintes etapas (FINOCCHIO JUNIOR, 2013): Conceber: nessa etapa são respondidas as seis perguntas fundamentais (Por quê? O quê? Quem? Como? Quando e quanto?); Integrar: nesta etapa garante-se a consistência entre os blocos e estabelece-se a integração entre os componentes; 6

7 Resolver: nesta etapa são identificados os pontos com problemas (indefinições, falta de informação ou contradições) na elaboração do canvas; Comunicar/compartilhar: o canvas servirá como base para gerar outros documentos importantes para o projeto. 3. Metodologia A metodologia utilizada para o desenvolvimento da ferramenta Gestão Integrada surgiu da necessidade de integrar diferentes documentos, métodos e práticas de gerenciamento de projetos em um único local automatizado. Assim, a metodologia facilita o acesso, o armazenamento e a organização da documentação dos projetos, possibilitando a criação de um banco de informações integradas e permitindo, inclusive, escolher o método mais adequado ou mesmo combiná-los. Esta metodologia foi dividida nas seguintes etapas: Seleção de uma plataforma de desenvolvimento; Adaptações necessárias na plataforma selecionada para obter as funcionalidades desejadas; Inserção dos métodos, guias e normas de gerência de projetos, de processos e de qualidade. A plataforma selecionada para fornecer a base inicial para ferramenta Gestão Integrada foi o Redmine, que é desenvolvida usando o framework Ruby on Rails e possui como características principais o código aberto, a facilidade de extensão e configurações personalizadas. Estas características facilitaram a implementação da ferramenta e para obter as funcionalidades desejadas, as seguintes adaptações foram elaboradas na plataforma inicial: configurações, implementação de formulários eletrônicos e de plugins específicos. Até o momento foram inseridos os seguintes métodos e práticas: Modelagem de Processos (ABPMP, 2013); MPS.Br (SOFTEX, 2012); Guia PMBOK (PMI, 2013); ISO/IEC 25000; Metodologias Ágeis (ANDERSON, 2010); Project Model Canvas (FINOCCHIO JÚNIOR, 2013). 7

8 Através da Figura 3 pode-se observar uma representação gráfica da metodologia de desenvolvimento da ferramenta Gestão Integrada. Figura 3 - Representação da metodologia de desenvolvimento da ferramenta Gestão Integrada. Fonte: Silva et. al (2014) 3.1. Ferramenta Gestão Integrada e suas Funcionalidades A ferramenta Gestão Integrada possui funcionalidades diretamente relacionadas à Gestão de Projetos, capazes de: Atender as áreas de conhecimento do Guia PMBOK (SILVA et. al, 2011); Atender os resultados esperados para o processo de gerenciamento de projetos do MPS.Br (Melhoria do Processo de Software Brasileiro) no nível G (nível inicial deste modelo) (SILVA et. al, 2011); Possibilitar a utilização de metodologias ágeis, como o uso do Lean Kanban para gerenciamento das tarefas (SILVA, BARROSO e PAULINO, 2013); Desenvolver o ambiente do Project Model Canvas (SILVA et. al, 2014). Como apoio as funcionalidades acima, a ferramenta também possibilita: Modelagem de processos através da notação BPMN (Business Process Model and Notation) (SILVA, BARROSO e PAULINO, 2013); 8

9 Avaliação do uso da ferramenta pelos usuários, através de questionário na própria ferramenta, utilizando as características de qualidade de produto de software propostas pela série ISO/IEC A funcionalidade abordada neste trabalho refere àquela que possibilita a automatização do ambiente do Project Model Canvas e se divide em dois modos de operação: modo computador e modo interativo Project Model Canvas - Modo Computador No início do desenvolvimento desta funcionalidade, em 2013, constatou-se que a metodologia era desprovida de uma ferramenta própria e de cunho específico. Esta funcionalidade é disponibilizada no formato de um plugin e encontra-se integrada à ferramenta Gestão Integrada, conforme Figura 4. al (2014) Figura 4 - Tela da funcionalidade Project Model Canvas (modo computador). Fonte: Silva, et. 9

10 O usuário poderá adicionar post-its virtuais na área do canvas desejada, assim como arrastá-los de uma área para a outra. Após a criação e a aceitação das informações do projeto, os dados preenchidos podem ser reaproveitados para criação e gerência dos documentos das áreas de conhecimento do Guia PMBOK. Portanto, a ferramenta dispõe de mecanismos para geração automatizada de artefatos, utilizando os dados preenchidos no projeto modelado, estabelecendo um mapeamento das informações geradas no canvas para as funcionalidades que contemplam as áreas de conhecimento, conforme mostra a Tabela 1. Tabela 1 Canvas e Funcionalidades relacionadas às áreas de conhecimento Preenchimento do Canvas Justificativas, Objetivos Smart, Benefícios Produto, Requisitos Stakeholders externos, equipes Grupo de Entregas Restrições, Premissas Riscos Linha do Tempo Custos Funcionalidades disponíveis Termo de Abertura de Projeto Criação do projeto, Lançamento de Requisitos Termo de Abertura de Projeto, Cadastro de usuários e perfis EAP Termo de Abertura de Projeto Plano de Riscos EAP, Gantt Orçamento Project Model Canvas - Modo Interativo Neste modo, a funcionalidade do Project Model Canvas ocorre através do uso de um quadro inteligente, onde os componentes são manipulados através de movimentos e toques na superfície do quadro. Este modo facilita a elaboração do plano de gerenciamento do projeto de forma interativa e colaborativa, através da participação das partes interessadas nas reuniões. Assim, cada participante pode enviar, de seu computador, post-its virtuais para cada área do canvas, apresentado no quadro 10

11 inteligente. O gerente do projeto, ao arrastar o ícone P s (post-its referentes aos stakeholders) para qualquer componente do canvas, abrirá uma janela com todos os post-its enviados para aquela área, cabendo ao próprio arrastar os post-its que julgar adequado. O gerente também pode incluir novos post-its através do ícone NP (novo post-it), além daqueles enviados pelos participantes da reunião. No quadro inteligente também aparecerão ícones representando os usuários que estão participando da elaboração do plano de gerenciamento do projeto e o status de cada participante. Depois de encerrado, o canvas poderá ser armazenado na ferramenta no modo computador, podendo, também, ser alterado sempre que necessário. Logo, um plano de gerenciamento do projeto elaborado no modo interativo pode ser armazenado no modo computador e um plano realizado no modo computador pode ser aberto no modo interativo, havendo total comunicação entre ambos. A Figura 5 mostra a tela da funcionalidade no modo interativo. Figura 5 - Tela da funcionalidade Project Model Canvas (modo interativo). Fonte: Silva, et. al (2014) 11

12 4. Análise e Resultados Foi realizada uma pesquisa com 20 profissionais onde foi levantado o perfil destes profissionais (Tabela 2) e a opinião dos mesmos em relação à funcionalidade do Project Model Canvas na ferramenta Gestão Integrada. Os mesmos participaram de um workshop onde um estudo de caso foi realizado primeiramente através do método manual do Project Model Canvas, após este processo o estudo de caso foi realizado na ferramenta utilizando a referida funcionalidade no modo computador e para finalizar o estudo de caso foi utilizada a referida funcionalidade no modo interativo. Tabela 2 - Perfil dos profissionais que participaram da pesquisa Variáveis da pesquisa Resultados obtidos Idade 67% de 20 a 30 anos 33% de 31 a 40 anos Formação - Graduação 89% possui graduação na área de Tecnologia da Informação 11% em outras áreas Formação - Especialização 89% estão cursando especializações 11% já concluíram cursos de especialização Atuação Profissional 67% trabalham em empresas particulares 33% Trabalham em empresas públicas Conhecimento prévio de 100% já participaram de atividades Gerência de Projetos relacionadas a Gerência de Projetos A pesquisa ocorreu através de questionários online, cujas perguntas contemplaram os seguintes temas: Usabilidade da funcionalidade PM Canvas na ferramenta; Comparação da funcionalidade no modo computador com o método manual; 12

13 Comparação da funcionalidade no modo computador com o modo interativo. Todos os participantes da pesquisa consideraram a funcionalidade, tanto no modo computador como no modo interativo, fácil de usar e mais adequada em relação ao processo manual. Os participantes apontaram os seguintes benefícios em relação à funcionalidade no modo computador comparada ao método manual: rapidez, aumento da produtividade, armazenamento das informações e praticidade para usar o método. Em relação à funcionalidade no modo interativo, os participantes apontaram os seguintes benefícios em relação ao modo computador: rapidez, maior interação entre as partes interessadas e aumento da produtividade. 5. Conclusão A funcionalidade Project Model Canvas da ferramenta Gestão Integrada pode tornar mais produtivo e eficiente o uso deste método, conforme os resultados obtidos na pesquisa de opinião apresentada na Seção 4. Quando se iniciou o desenvolvimento da funcionalidade no modo computador, em agosto de 2013, não havia outra ferramenta conhecida no mercado que automatizasse a metodologia. Em relação a funcionalidade no modo interativo e a geração automática das funcionalidades relacionadas as áreas de conhecimento através do canvas, até o momento, não foram encontradas em outras ferramentas comerciais. Será realizada uma pesquisa quantitativa do uso da funcionalidade na elaboração de projetos com objetivo de aferir o aumento na produtividade das equipes em relação a elaboração do plano de gerenciamento de projeto. Assim como uma pesquisa qualitativa nos mesmos moldes da pesquisa apresentada na Seção 4, mas com uma amostra mais significativa em relação ao número de profissionais. 13

14 Referências Bibliográficas ABDOLLAHYAN, F. Seção Especialista Responde. Revista Mundo Project Management. Edição Ago/Set, ABPM Brasil. BPM CBOK V3.0: Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio - Corpo Comum de Conhecimento - 2ª edição ANDERSON, D. J. Kanban Successful Evolutionary Change for Your Technology Business. Kindle Edition, USA, FINOCCHIO JUNIOR, J. Project Model Canvas. Ed.Campus, MULCAHY'S, R. Preparatório para o Exame de PMP. 8º Edição. RMC, EUA, PMI - Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge PMBOK. 5º Edição. EUA, SILVA, S.V.; BARROSO, L. Prêmio 2013 Projeto do Ano & PMO do Ano. Revista Mundo Project Management. Ano 9, No 54. Dez/2013 & Jan/2014. SILVA, S. V. ; BARROSO, L. ; PAULINO, E. Uma Ferramenta para Integração e Melhoria do Processo de Gerência de Projetos. VI Workshop de Gerenciamento de Projetos de Software (WSGP 2013). SBQS Salvador, SILVA, S. V. ; BARROSO, L. ; SALES, M. S; ARANTES, F. Ferramenta Gestão Integrada. QUATIC, Braga - Portugal. SILVA, S. V., COUTINHO, L. J., VASCONCELOS, A. P. V. DE, BARBOSA, C., REIS, M., LEITE, R., BARROSO, L. Gestão Integrada Uma Ferramenta para Atender aos Processos de Gerência de Projetos e Portfólio do MPS.Br. IV Workshop de Gerenciamento de Projetos de Software (WPGS 2011). SBQS Curitiba, SOFTEX - Associação para Promoção da Excelência do Software Brasileiro. MPS.Br Guia Geral: