Versão Setembro/2013. Manual de Processos. Módulo Protocolo

Transcrição

1 Versão Setembro/2013 Manual de Processos Módulo Protocolo 1 1

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3 Sumário Sumário... 3 Introdução ao Manual de Processos... 4 Conceituado os Processos de Negócio... 5 Estrutura do Manual de Processos... 6 Metodologia de Modelagem dos Processos... 9 A Notação Padrão... 9 Protocolo PRT01: Processo de Protocolação dos Documentos Cadastros Básicos Configuração dos Parâmetros Modelagem do Processo Descrição do Processo

4 Introdução ao Manual de Processos Visando alcançar a excelência nas implantações do ERP Pirâmide é requerido o conhecimento de todas as funcionalidades comportadas pela ferramenta em uma abordagem de processos. Desta forma, a partir da necessidade dos gestores de negócio das empresas que utilizam o ERP evidenciarem de forma fácil os processos de negócio que a ferramenta de gestão comporta originou-se o Manual de Processos do ERP Pirâmide. A excelência e bom desempenho dos processos nas organizações tem como premissa o conhecimento dos requisitos, processos e subprocessos, e também configurações necessárias. Dentro deste contexto, este manual abordará o processo do ERP Pirâmide a partir de uma visão de gestão de processos. Desta forma, estima-se que o resultado será: O conhecimento geral de como o processo é realizado no ERP Pirâmide; O conhecimento geral do processo, identificando a seqüência do fluxo no ERP Pirâmide, bem como os cadastros e configurações que o influenciam. Ter o conhecimento das entradas e saídas, dependências e relacionamento com outros processos no ERP Pirâmide. 4 4

5 Conceituado os Processos de Negócio Anteriormente à apresentação do Manual de Processos do ERP Pirâmide é indispensável o alinhamento sobre o conceito de processos. O processo pode ser compreendido como um conjunto de atividades realizadas numa sequência determinada que tem por objetivo produzir um bem ou serviço que agrega valor ao cliente. Um processo pode ser definido como organização lógica de pessoas, energia, equipamentos, e procedimentos em atividades de trabalho projetadas para produzir um resultado final (Gabriel A. Pall, 1987). A visão orientada a processos é relevante para a organização devido está direcionada a realidade externa, requerendo a visão de todas as partes da empresa, a fim do atendimento das necessidades do cliente. Em contrapartida à visão funcional que está orientado a atividades específicas, sem interação de todas as partes relacionadas a atividade. Considerando a premissa de que para as organizações com foco em processo, a qualidade do produto ou serviço é altamente influenciado pela qualidade do processo utilizado para produzi-lo. Sendo assim, as empresas precisam analisar seus processos buscando a excelência. 5 5

6 Estrutura do Manual de Processos O Manual de Processos do ERP Pirâmide é dividido por módulos do produto: Estoque, Compras, Orçamento, Comercial, Protocolo, Ativo Fixo, Contabilidade e Financeiro assim para cada módulo está disponível uma documento específica. Atualmente, a Procenge tem disponível 9 (cinco) Manuais de Processos referentes aos módulos mencionados. Além disso, há um Manual de Processos extras denominado Gerais que contempla processos comuns a diversos módulo do ERP Pirâmide. Módulos do ERP Pirâmide ESTOQUE COMPRAS ORÇAMENTO COMERCIAL PROTOCOLO COMERCIAL ATIVO FIXO CONTABILIDADE FINANCEIRO GERAIS Para cada Manual de Processos existem descritos todos os processos contemplados no respectivo módulo. Neste Manual de Processos - Protocolo somente aborda o processo Protocolação dos Documentos. Processos Protocolo COMERCIAL PROTOCOLO Protocolação de Documentos 6 6

7 Visando proporcionar a completa compreensão dos processos, neste Manual serão apresentadas as informações individualmente por processos: conceituação do processo, casos práticos, cadastros básicos, configurações, configurações específicas de parâmetros, configurações de NDO, modelagem do processo e o detalhamento do processo. Em todos os processos será comum a apresentação de conceitos, casos práticos, cadastros básicos, modelagem do processo e descritivo do processo. Os demais itens serão apresentados sempre que para a execução do processo as configurações forem necessárias. A imagem abaixo demonstra a estrutura individualmente por processo. Protocolação de Documentos Cadastros Básicos: Neste grupo de informações serão exibidos os cadastros prévios necessários de serem realizados no ERP Pirâmide, para a execução do processo. Os cadastros serão representados pelo símbolo com a descrição da informação a ser adicionada no sistema, e na caixa de texto ao lado será exibido o detalhamento deste cadastro. Entretanto, poderá ser visualizado o símbolo com linha tracejada na borda que tem por objetivo indicar que o cadastro não é uma operação obrigatória para o processo. Configurações: Neste grupo de informações serão exibidas configurações adicionais a serem realizadas no ERP Pirâmide, para a execução do processo. Configurações de Parâmetros: Neste grupo de informações serão exibidas configurações a serem realizadas nos parâmetros no ERP Pirâmide. Os parâmetros são regras que a empresa deverá estabelecer para definir o comportamento de ações que impactam no fluxo do processo. Ressaltando que o detalhamento dos parâmetros está contido no Manual de Usuários dos Módulo do ERP Pirâmide. Configuração de NDO: Neste grupo de informação será indicado o tópico do Manual de Configurações Básicas da NDO referente a(s) NDO(s) a ser(em) utilizada(s) no processo. Modelagem do Processo: Exibição do mapa do processo. Descritivo do Processo: Detalhamento do mapa do processo através da descrição do fluxo apresentado no item anterior. A tabela de detalhamento é composta por 3(três) colunas: a primeira indica a forma 7 7

8 em que a operação é realizada; a segunda o papel do usuário responsável pela atividade; e por último o detalhamento da atividade. Para a primeira coluna poderá ser visualizado os seguintes símbolos: (Ação executada no ERP Pirâmide), (Ação executada na Web do ERP Pirâmide), (Ação manual). Além disso, os processos serão identificados por numeração, a fim de facilitar a identificação e também referente de um processo em qualquer outro processo do ERP Pirâmide. A composição deste código é realizada através de 3 (três) caracteres alfabéticos que identificam o módulo associado ao processo e 2 (dois) caracteres numéricos. Na imagem abaixo poderá ser identificada a sigla dos módulos do ERP Pirâmide: Sigla dos Módulos do ERP Pirâmide ESTOQUE: EST COMPRAS: CMP ORÇAMENTO: ORC COMERCIAL: CMC PROTOCOLO: PRT COMERCIAL ATIVO FIXO: ATV CONTABILIDADE: CNT FINANCEIRO: FIN GERAIS: GER 8 8

9 Metodologia de Modelagem dos Processos A metodologia adotada para a modelagem dos processos no Manual de Processos ERP Pirâmide é Business Process Management - BPM, que designa Gerenciamento de Processos de Negócio. O BPM é uma abordagem disciplinar para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio, automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização. Apesar de existir no mercado diversas metodologias para a modelagem de processos de negócio, a BPM é adotada mundialmente que promove boas práticas aplicáveis por todos os fornecedores de software de modelagem. A Notação Padrão A notação padrão da BPM é a Business Process Modeling Notation - BPMN Linguagem padrão internacional utilizada para o mapeamento de processos. Proporcionando um entendimento generalizado dos processos, facilitando a comunicação visual dos processos para qualquer pessoa. O padrão BPMN visa diminuir as lacunas entre a instituição dos processos de negócio e a implementação destes, permitindo que os processos sejam executados, sem a necessidade de haver múltiplas interpretações sobre o processo para a sua implementação. 9 9

10 Símbolo Elemento Descrição Atividade É um passo do processo, representando o trabalho realizado dentro de uma organização, que consome recursos como pessoas, tempo e custo. Envio de Mensagem: Elemento representativo do envio de mensagem. Recebimento de Mensagem: Elemento representativo do recebimento de mensagem. Manual: Elemento que indica a execução de uma atividade manual. Automática: Elemento que indica a execução de uma atividade automática. Cíclica: Elemento que represente a repetição da atividade. Subprocesso É uma atividade composta por uma série de outras atividades, formando um novo fluxo. Decisão Elementos utilizados para controlar os pontos de divergência e convergência do fluxo. Eventos Representa algo que ocorre ou pode ocorrer durante a execução do processo. O evento poderá iniciar, interromper ou finalizar um processo. Existem 3 (três) tipos de eventos: Eventos de Inicio: Indicam o início do processo. Eventos de Intermédio: Indicam que algo ocorre no processo que afeta o fluxo do processo. Por exemplo: sinalizar o envio ou recebimento de mensagem, representar demora, etc. Além do evento intermediário padrão, existe 10 10

11 o evento que indica um intervalo de tempo entre a realização de uma tarefa e outra este é representado pelo símbolo. Eventos de Fim: Indicam o término do processo. Além do evento de fim padrão, no Manual de Processo - ERP Pirâmide existem eventos que são finalizados a partir de impedimentos que bloqueiam a conclusão do processo, estes por sua vez são identificados pelo símbolo. Artefatos Elementos que auxiliam a prover mais informações sobre o processo, visando o entendimento amplo, que não está diretamente associado ao fluxo normal do processo. Conexão de Sequência Identifica a ordem em que as atividades do fluxo serão executadas

12 Protocolo PRT01: Processo de Protocolação dos Documentos O processo de controle dos documentos dentro de uma organização tem por finalidade garantir o controle e a integridade dos documentos e também do fluxo de tramitação desses documentos. A gestão dos documentos tem por finalidade facilitar o rastreamento dos documentos, agilizando o acesso as informações. Como também maior controle e integridade do fluxo de tramitação dos documentos na empresa e também entre empresas do mesmo grupo empresarial. Através do Módulo Protocolo no ERP Pirâmide, a empresa poderá localizar um determinado documento de forma rápida e eficiente, obtendo a informação sobre o departamento em que o mesmo se encontra, o período da permanência, por onde transitaram, quais foram os despachos atribuídos e poderá estimar em quanto tempo será concluído, ou seja, possuir todo o histórico da tramitação do documento. Além disso, a ferramenta suporta o envio/recebimento de grande volume de documentos de uma única vez, a partir do conceito de malote 12 dos documentos. O conceito de malote também abrange o envio de único protocolo nas situações em que os departamentos de origem e destino estejam situados em prédios diferentes ou associados a filiais diferentes. Nos tópicos abaixo desta lição serão abordados os cadastros básicos, configurações de parâmetros, o mapa do processo e o detalhamento dos procedimentos a serem realizados para proporcionar a execução do processo completo do recebimento dos documentos a serem protocolados até o arquivamento do documento.

13 Cadastros Básicos Visando proporcionar a execução do processo de controle dos documentos através de protocolo é necessário que primeiramente seja efetuado o cadastro de algumas informações no ERP Pirâmide que serão requisitos básicos para o processo. Atividades Cadastrar as atividades que irão compor o fluxo do documento (menu: Módulo Protocolo - Cadastros - Atividades - Cadastro - Botão ). Departamento Cadastrar os departamentos da empresa que irão participar do fluxo dos documentos (menu: Módulo Financeiro - Cadastros - Departamentos - Cadastro - Botão ). Atividades X Departamento Associar as atividades aos departamentos que poderão executá-las. Desta forma irá restringir que as atividades associadas aos documentos sejam realizadas pelos responsáveis cabíveis (menu: Módulo Protocolo - Cadastros - Atividades - Associação com Departamento). Atividades X Depart. X Usuário Vincular os usuários que poderão realizar as atividades por cada departamento (menu: Módulo Protocolo - Cadastros - Atividades - Associação com Departamento X Usuário). Tipos de Documento Associar os tipos de documentos que a empresa irá efetuar o controle com a origem Cadastro de Protocolo (menu: Módulo Financeiro - Cadastros Financeiros - Tipo de Documento - Associação por Origem). Fluxo dos Documentos Definir o fluxo de movimentação dos documentos (menu: Módulo Protocolo - Cadastros - Fluxo por Documento)

14 Prédio Para as empresas que realizam o controle de documentos tramitados entre departamento localizados em prédios fisicamente distintos, deverá realizar a inclusão dos prédios (menu: Módulo Protocolo - Cadastros - Prédio). Nesta situação, os prédios deverão ser associados no Cadastro dos Departamentos (menu: Módulo Financeiro - Cadastros - Departamentos - Cadastro - Aba Por Empresa) Configuração dos Parâmetros Visando orientar a empresa na configuração dos parâmetros que irão afetar o comportamento do processo Protocolação dos Documentos, abaixo serão listados os parâmetros que deverão ser analisados para definir as regras do negócio da empresa para a execução do processo. Ressaltando que, a explicação dos parâmetros apresentados abaixo está contida no Manual do Usuário - Módulo Administrador, e também poderá ser visualizada através do recurso Help On Line acessados a partir da tecla F1. Parâmetros Gerais Número do Protocolo gerado automaticamente Número do Protocolo seqüencial por ano Completa com zeros a esquerda quando pesquisar o número do protocolo seqüencial por ano Parâmetros por Empresa Obrigatório Uso do Fluxo no Protocolo Parâmetros por Filial Mensagem Impressa na Guia de Registro do Protocolo Poder receber o protocolo do responsável com mesma hierarquia 14 14

15 Modelagem do Processo Visando facilitar o entendimento do processo de Protocolação dos Documentos no ERP Pirâmide, a imagem abaixo apresentar o mapa do processo: 15

16 Descrição do Processo Visando proporcionar o detalhamento do fluxo das atividades do processo visualizado no tópico anterior, neste tópico será descrita de forma minuciosa as atividades integrantes no fluxo com os respectivos papéis dos usuários responsáveis por executá-las. Papel do Usuário Usuário Origem do Documento Usuário Origem do Documento Atividade Incluir o(s) documento(s) a ser(em) protocolado(s) (menu: Módulo Protocolo - Cadastro - Botão ). Este botão somente se apresentará habilitado quando o usuário possuir o direito de perfil INCLUIR_PRT. Com isso, o protocolo automaticamente o status Em Tramitação ; Enviar o protocolo para o departamento de destino (menu: Módulo Protocolo - Cadastro - Botão ). O envio somente será realizado para os protocolos que estiverem com status Em Tramitação. Caso o usuário deseje enviar dois ou mais protocolos que estiverem alocados ao mesmo fluxo, atividade e departamento, deverá clicar no botão na tela Envio de Protocolo. Usuário Origem do Documento Usuário Destino do Documento Na finalização do Envio do Protocolo/Malote, o usuário optará em realizar a Emissão da Guia de Envio. Entretanto, posteriormente poderá realizar a emissão deste documento (menu: Módulo Protocolo - protocolo - Emitir Guia - Emitir Guia de Envio). Após a emissão, o(s) documento(s) é(são) anexo(s) à Guia de Envio. Receber fisicamente o protocolo/malote. Usuário Destino do Documento Usuário Destino do Documento Registrar o recebimento do protocolo/malote (menu: Módulo Protocolo - Cadastro - Botão ). Este botão apenas se apresentará habilitado quando o usuário possuir o direito de perfil RECEBER_PRT. Os Protocolos associados retornarão para o status Em tramitação e o Malote para o status de Recebido ; Na finalização do Recebimento do Protocolo/Malote, o usuário optará em realizar a Emissão da Guia de Recebimento. Entretanto, posteriormente poderá realizar a emissão deste documento (menu: Módulo Protocolo - protocolo - Emitir Guia - Emitir Guia de Recebimento). Após a emissão, o(s) documento(s) é(são) anexo(s) à Guia de Recebimento. 16

17 Usuário Destino do Documento O processo descrito é cíclico até o documento ser recebido pelo usuário da última etapa do fluxo. Neste momento, este por sua vez irá realizar o arquivamento do(s) documento(s) (menu: Módulo Protocolo (menu: Módulo Protocolo - Cadastros - Botão )