SEFAZ-PE DESENVOLVE NOVO PROCESSO DE GERÊNCIA DE PROJETOS E FORTALECE OS PLANOS DA TI. Case de Sucesso

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1 SEFAZ-PE DESENVOLVE NOVO PROCESSO DE GERÊNCIA DE PROJETOS E FORTALECE OS PLANOS DA TI

2 PERFIL SEFAZ-PE Criada em 21 de setembro de 1891, pela Lei nº 6 sancionada pelo então Governador, o Desembargador José Antônio Corrêa da Silva, a Secretaria da Fazenda do Estado de Pernambuco (SEFAZ-PE) foi denominada inicialmente como Secretaria de Finanças. A SEFAZ-PE tem como missão prover e gerir os recursos financeiros necessários à implantação das políticas públicas do Estado e busca ser reconhecida como uma instituição de excelência na geração de recursos para o desenvolvimento econômico e social de Pernambuco, na garantia da justiça e da transparência fiscal e no controle da qualidade do gasto público. Os objetivos e ações estratégicas da SEFAZ-PE são incrementar a receita própria do Estado; aperfeiçoar a legislação tributária; acompanhar e contribuir para a implantação da Reforma Tributária; aperfeiçoar a política tributária visando à captação, implantação e permanência de novas empresas no Estado; melhorar a qualidade dos serviços prestados ao cidadão; implantar Políticas de Gestão de Pessoas; instituir padronização de normas e procedimentos de forma a garantir a uniformidade na execução dos processos de trabalho; instituir Política de Comunicação que contemple os públicos interno e externo à SEFAZ; estabelecer política de desenvolvimento tecnológico; adequar a infraestrutura física e tecnológica às necessidades da SEFAZ; manter o equilíbrio fiscal dinâmico do Estado; implantar o novo modelo de contabilidade pública no Estado, de acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público NBCASP; definir e implantar novo Modelo de Gestão da Secretaria Executiva do Tesouro Estadual; e melhorar a eficiência dos mecanismos de integração e comunicação com o Governo Federal, visando a agilizar a implantação de projetos nacionais ligados à Secretaria da Fazenda. SITE: 02

3 SITUAÇÃO A Secretaria da Fazenda de Pernambuco não apresentava um processo de Planejamento Anual de Tecnologia da Informação, apenas um artefato onde eram preenchidos os benefícios e as macroatividades de cada projeto. Havia também um processo de Gerência de Projetos para desenvolvimento de sistemas, mas não era utilizado em todos os planos. Essa situação gerava uma comunicação falha na STI, pois não havia integração entre os processos de orçamento anual, aquisição de TI e capacitação e não acontecia um levantamento de informações para um melhor controle e conhecimento dos projetos da STI. SOLUÇÃO Para mudar esse panorama, a SEFAZ definiu, primeiramente, o processo de Planejamento Anual de TI alinhado ao planejamento estratégico da Secretaria da Fazenda do Estado de Pernambuco. Como mostra a figura a seguir: Figura 1 - Processo Planejamento Anual de TI 03

4 Após três anos do processo implantado e a cultura de planejamento disseminada, a Secretaria desenvolveu um processo de Gerência de Projetos totalmente novo que contempla todos os projetos de TI e não apenas os de desenvolvimento de sistemas. Nenhuma tecnologia inovadora foi utilizada, apenas as melhores práticas do PMBOK (Project Management Body of Knowledge) e um repositório de dados com controle de versão (Subversion). Figura 2 - explosão da atividade "Elaborar Plano de Projeto" do processo Gerência de Projetos de TI 04

5 Anualmente, no mês de maio, é elaborado o orçamento anual realizando um pré-- planejamento dos projetos que necessitam de aquisições. Para cada item inserido no orçamento anual, deve-se ter uma operação ou projeto associado. Para cada projeto citado, deve existir um artefato Proposta de Projeto elaborado, onde é informado e justificado o motivo do investimento, bem como o prazo para a implantação da aquisição. A partir do mês de setembro, cada área da STI revisa o seu Quadro de operações, com as operações previstas para o ano seguinte. O gestor do planejamento de TI estabelece os prazos para a entrega do Quadro de Operações e das Propostas de Projetos para as áreas da STI e convoca uma reunião para apresentação dos projetos propostos, com a participação da Superintendente e das chefias da STI. Após esta reunião, o Portfólio de Projetos aprovado é enviado para o conhecimento de todos os funcionários da STI. É importante salientar que este Portfólio abrange os projetos estratégicos e internos da STI. Mensalmente, o gestor do planejamento divulga o Portfólio de Projetos atualizado e alguns indicadores do planejamento (status dos projetos, % dos projetos concluídos no prazo, % de projetos não planejados, etc.) para toda a STI. O Portfólio de projetos possui um dashboard com indicadores do planejamento. É importante salientar que o Portfólio de Projetos é consultado pela assessoria do Secretário da Fazenda, para acompanhamento dos projetos estratégicos sob a responsabilidade da STI. Desde a implantação dos processos até o momento não houve a necessidade em adquirir ferramenta ou ajustar a infraestrutura da Secretaria. Foram utilizados planilha, editor de texto e a ferramenta open source Subversion, não sendo necessário investimento financeiro. Agora, com uma maturidade maior dos processos, a SEFAZ pretende buscar uma ferramenta moderna para atender às necessidades da instituição. O projeto para definição e implantação do processo de Planejamento Anual de TI durou 1 ano e 3 meses, considerando a capacitação e um projeto piloto, e contou com o envolvimento de 08 profissionais. Já o projeto de definição do novo processo de gerência de projetos teve duração de 9 meses até a implantação, considerando a capacitação, e 4 pessoas participaram do processo. Todas as chefias e gerentes de projetos da STI foram capacitados para utilizarem os processos. 05

6 BENEFÍCIOS Integração com os processos de Orçamento Anual, Aquisição TI e Capacita ção. Conhecimento e controle dos projetos da STI, através de um Portfólio de Projetos e de reuniões mensais de acompanhamento do planejamento. Conhecimento das horas gastas com as operações diárias, bem como das horas disponíveis para projetos de cada área da STI. Comunicação interna e externa a STI. Compromisso com os clientes, registrado através das propostas e planos de projetos. Incentivo do planejamento das áreas clientes. As informações sempre atualizadas e de fácil acesso à Superintendência, ao Secretário e a todos da STI através do Repositório do Planejamento, fortalecendo a visibilidade dos projetos de TI. Segurança em realizar o planejamento. Motivação em entregar os produtos prometidos. Reconhecimento do esforço para o cumprimento do planejamento. Iniciativa em buscar soluções para resolver os conflitos. Projetos iniciados e concluídos no prazo planejado. Controle de alteração do escopo do projeto. Identificação dos principais problemas na implantação dos projetos para ação corretiva da origem. Diminuição de projetos surpresas. 06

7 FALA, CIO! Encontrei um lugar que poucos na SEFAZ sabiam que tínhamos nas mãos. Pessoas superqualificadas e com um Data Center de fazer inveja a muitos. Mas, para mim, faltavam informações para que pudéssemos dar visibilidade a isso e para que pudéssemos responder melhor à administração. Para a minha equipe foi um aprendizado que mostrou como podíamos ser melhores e mais efetivos nas ações. Para isso tivemos que nos unir e nos organizar, como também transpor barreiras internas e externas que foram vencidas com muito planejamento. Isto foi muito importante para nós e importante para a Secretaria da Fazenda. ANA PAULA LEITE SERRANO DE LIMA CIO da SEFAZ-PE 11