SMARAM MANUAL DE LIQUIDAÇÕES POR BRM MANUTENÇÃO/TROCA DO EMPENHO PARA LIQUIDAÇÃO

Transcrição

1 SMARAM MANUAL DE LIQUIDAÇÕES POR BRM MANUTENÇÃO/TROCA DO EMPENHO PARA LIQUIDAÇÃO

2 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 Acesso ao cadastro de usuários 4 Figura 2 Janela de cadastro de usuários 4 Figura 3 Janela de restrição de acesso 5 Figura 4 Painel esquerdo com as opções do menu principal do sistema 5 Figura 5 Painel direito com as opções de programas 6 Figura 6 Acesso a liquidações por BRM 7 Figura 7 Procura Boletim de Recebimento de Material 7 Figura 8 Janela Liquidações por BRM 8 Figura 9 Janela Liquidações por BRM Dados do BRM 8 Figura 10 Janela Liquidações por BRM Liquidações 8 Figura 11 Janela Liquidações por BRM Empenhos 9 Figura 12 Janela Liquidações por BRM Manutenção da Liquidação 9 Figura 13 Solicitação de Empenho 10 Figura 14 Boletim de recebimento de serviço 11 Figura 15 SMARCP Integração da liquidação 11 Figura 16 Liquidações por BRM Liquidação de Exemplo 13 Figura 17 Liquidações por BRM Liquidação de Exemplo 14 Figura 18 Saldo restante do empenho 14 Figura 19 Confirmação da troca 15 Figura 20 Troca concluída 15 Figura 21 Histórico de troca de empenho para liquidação 16 Figura 22 SMARCP Integração da liquidação Posterior à troca de empenho 16 Figura 23 Liquidações por BRM Liquidação Integrada 17 ÍNDICE DE TABELAS Tabela 1 Mensagens da rotina de Liquidações por BRM 17

3 SUMÁRIO 1. Introdução 3 2. Objetivo 3 3. Cenário 3 4. Permissão de acesso 3 5. Acesso a liquidações por brm 6 6. Manutenção ou troca do empenho para liquidação Cenário de exemplo Efetivando a troca Liquidação integrada Mensagens 17

4 1. INTRODUÇÃO Este manual auxiliará o gestor responsável do almoxarifado, financeiro ou contábil, com o conhecimento dos empenhos e saldos disponíveis. Para executar e visualizar as liquidações disponíveis para efetivação da liquidação e, quando necessário realizar o redirecionamento de crédito (troca de empenho para liquidação). 2. OBJETIVO Este manual tem como objetivo apresentar a rotina de Liquidações por BRM e auxiliar o usuário no redirecionamento de crédito; Apresentar todas as liquidações disponíveis para integração; Apresentar todos os estornos de liquidações; Mensagens de interação. 3. CENÁRIO A princípio a rotina de Liquidações por BRM foi concebida focando o atendimento do problema gerado quando havia a necessidade de redirecionar o crédito orçamentário após a entrada da nota fiscal e disponibilização do empenho para liquidação. 4. PERMISSÃO DE ACESSO O processo de Liquidações por BRM será liberado quando existir a integração entre o sistema SMARAM e SMARCP e, quando o usuário autenticado não possuir a restrição de acesso na rotina de tratada neste manual. Neste tópico do manual, iremos trabalhar com a existência de integração entre as soluções SMARAPD e, vamos apresentar somente como configurar o acesso a Liquidações por BRM. No entanto o único usuário que poderá dar permissão a essa rotina, será o usuário nomeado Administrador do Sistema, porque ele é o responsável e 3

5 conhecedor de todas as permissões necessárias para parametrizar e configurar o acesso de todos os usuários. Portanto caso o leitor não seja o Administrador do Sistema, solicite ao usuário Administrador que, este configure e retire a restrição de acesso para o seu usuário. Para retirar a restrição de acesso ou liberar o acesso no processo que possibilita a troca do empenho para liquidação, vá até o menu Administrativo > Usuário. Figura 1 Acesso ao cadastro de usuários Será apresentada a janela de Cadastro de Usuários. Figura 2 Janela de cadastro de usuários Efetue a consulta do usuário para que seja retirada a restrição de acesso ao processo de Liquidações por BRM. 4

6 Dê um clique no botão restrições Restrição de Acesso. para abrir a janela de Figura 3 Janela de restrição de acesso No painel esquerdo dê um duplo clique nas opções Menu Principal e em seguida Almoxarifado. Observe que o Almoxarifado será expandido, apresentando várias outras opções e entre essas dê um clique na opção Recebimento Material. Figura 4 Painel esquerdo com as opções do menu principal do sistema 5

7 Ao clicar na opção Recebimento Material será apresentado no painel direito todos os processos (programas) que fazem parte dessa opção. Figura 5 Painel direito com as opções de programas A princípio a rotina de Liquidações por BRM está com para permitir o acesso, dê um clique no programa e e observe que esse será alterado para. A partir desse momento o usuário consultado (apresentado no topo da janela) empenho para liquidação. poderá consultar e realizar a troca de Repita os procedimentos descritos acima para os demais usuários que poderão efetuar a troca do empenho para liquidação. 5. ACESSO A LIQUIDAÇÕES POR BRM Após a liberação ou retirada da restrição de acesso, o processo de consulta e troca de liquidações por BRM será disponibilizado para o usuário autenticado. Para acessar o processo de Liquidações por BRM, vá até o menu Almoxarifado > Recebimento Material > Liquidações por BRM. 6

8 Figura 6 Acesso a liquidações por BRM Diferente das demais rotinas do sistema, a Liquidações por BRM irá abrir a consulta do BRM (janela Procura de Boletim de Recebimento de Material) antes de apresentar a sua própria janela. Figura 7 Procura Boletim de Recebimento de Material Após selecionar o BRM no qual deseja consultar e dar manutenção nos empenhos será apresentada a janela de Liquidações por BRM. 7

9 Figura 8 Janela Liquidações por BRM A janela de Liquidações por BRM é divida em quatro partes, onde são apresentadas informações vinculadas ao BRM. A ilustração a seguir mostra os dados do BRM. Figura 9 Janela Liquidações por BRM Dados do BRM A próxima ilustração mostra as liquidações geradas e disponíveis para futuro lançamento e integração com o SMARCP. Figura 10 Janela Liquidações por BRM Liquidações 8

10 Na ilustração a seguir serão apresentados todos os empenhos vinculados a Autorização de Fornecimento ou Ordem de Serviço. Figura 11 Janela Liquidações por BRM Empenhos A próxima ilustração será onde apontaremos a troca de empenho para liquidação (local denominado como Manutenção da Liquidação). Figura 12 Janela Liquidações por BRM Manutenção da Liquidação A partir desse ponto podemos iniciar a manutenção/troca dos dados dos empenhos, para efetivar a liquidação como a Administração desejar. 6. MANUTENÇÃO OU TROCA DO EMPENHO PARA LIQUIDAÇÃO O processo de troca ou manutenção do empenho para liquidação, acerca apenas dois dados, o número/ano do empenho e o novo valor que será liquidado. Entretanto aconselhamos que a princípio essa manutenção seja supervisionada, orientada ou até mesmo executada pelo responsável financeiro 9

11 ou contábil, porque somente este profissional possui o conhecimento para apontar quais empenhos deverão ser liquidados. Contudo antes de iniciar as ilustrações e comentários, vamos ilustrar um cenário de exemplo, para que possamos nos nortear quando houver a necessidade dar manutenção ou trocar os empenhos para liquidação CENÁRIO DE EXEMPLO Para demonstrarmos o funcionamento da manutenção/troca do empenho para liquidação, criamos um processo para a aquisição de serviço de impressão a laser, no qual já temos a Ordem de Serviço gerada para licitante vencedor e a primeira Nota Fiscal incluída e disponível para liquidação. impressão. Figura 13 Solicitação de Empenho Abaixo ilustraremos o BRM referente a entrada parcial do serviço de 10

12 Figura 14 Boletim de recebimento de serviço Ao entrarmos no sistema SMARCP, na integração da liquidação podemos observar que existem duas liquidações disponíveis para integrar, sendo uma referente ao empenho 49/2014 e outra referente ao 50/2014. Figura 15 SMARCP Integração da liquidação Concluindo o exemplo do processo até a disponibilização para integração da liquidação, temos o seguinte resumo do cenário. Processo de compra para aquisição de serviço de impressão, no valor total de R$ ,00; Dois empenhos atrelados ao processo, sendo: o O empenho 49/2014 no valor de R$ 5.000,00 o E o empenho 50/2014 no valor de R$ ,00 Ordem de Serviço gerada e encaminhada para o fornecedor; Emissão da nota fiscal pelo fornecedor, apontando parte do serviço no equivalente de R$ 9.000,00; A inclusão e atualização do Boletim de Recebimento do Serviço (via BRM) no valor da nota fiscal; 11

13 Após a atualização do BRM, o sistema disponibilizou o valor da nota fiscal (R$ 9.000,00) para ser liquidado, mas esse valor foi divido para os dois empenhos, porque o valor do primeiro empenho (49/2014) não é suficiente para atender a liquidação em seu valor integral; A liquidação foi dividida em: o Empenho 49/2014 no de valor R$ 5.000,00, foi utilizado R$ 5.000,00 para liquidação, resultando o saldo do empenho de R$ 0,00 e R$ 4.000,00 restante a liquidar; o Empenho 50/2014 no de valor R$ ,00, foi utilizado R$ 4.000,00 para liquidação, resultando o saldo do empenho de R$ 6.000,00 e R$ 0,00 restante a liquidar; Mas devido a N fatores, o valor reservado e empenhado no registro 49/2014 ainda não está disponível para a execução da movimentação financeira e contábil; E por isso, há a necessidade de redirecionar o crédito para liquidar o valor de R$ 9.000,00 integralmente no empenho 50/ EFETIVANDO A TROCA Diante do cenário descrito no tópico anterior, vamos efetuar a troca de empenhos para efetivação da liquidação. E para isso iremos gerar o estorno das liquidações disponíveis e a inclusão das novas liquidações de forma simples e automatizada. Para iniciar a troca de empenho para liquidação, abra o processo de Liquidações por BRM (conforme apresentado no tópico Acesso a liquidações por brm) e consulte o BRM desejado. No nosso exemplo, ilustraremos todo o processo com o BRM 306/2014 (gerado e explanado no tópico Cenário de exemplo). 12

14 Figura 16 Liquidações por BRM Liquidação de Exemplo Para efetuar a troca, precisamos apontar somente quais são os novos empenhos e valores que serão liquidados. Para iniciar a troca dê um clique no botão incluir e observe que o cursor de edição habilitará o campo Empenho para seleção (conforme apontado na seta vermelha). Para selecionar o empenho, dê um clique no botão Drop Down e na lista selecione o empenho desejado. Em seguida digite o valor do empenho que deverá ser liquidado e dê um clique no botão gravar. 13

15 seguir. A grade de manutenção da liquidação ficará semelhante à figura a Figura 17 Liquidações por BRM Liquidação de Exemplo Observe que ao gravar os dados, o sistema atualiza a área onde é apresentado o resumo contendo o saldo de todos os empenhos atrelados a OS ou AF. Figura 18 Saldo restante do empenho Assim que a soma dos valores digitados for igual ao total do BRM, o sistema irá liberar o botão para que seja efetuada a troca. Caso isso não ocorra, avalie se os valores digitados estão corretos e se a soma desses atende a premissa que libera o botão. 14

16 Para efetuar a troca, informe a data que deseja realizar o movimento e, caso essa data seja válida ou caso não exista movimento de almoxarifado ou contábil em período posterior, dê um clique no botão. Ao clicar no botão confirmar a troca. o sistema questionará se deseja sucesso. Figura 19 Confirmação da troca Aguarde até que seja apresentada a mensagem de troca efetuada com Figura 20 Troca concluída O sistema limpará a grade manutenção da liquidação e exibirá todos os movimentos de estorno das liquidações anteriores e o lançamento do movimento da nova liquidação. 15

17 Figura 21 Histórico de troca de empenho para liquidação No sistema SMARCP, será alterada a visão anterior dos empenhos disponíveis para liquidação. Figura 22 SMARCP Integração da liquidação Posterior à troca de empenho 7. LIQUIDAÇÃO INTEGRADA Em alguns casos poderá ocorrer de integrar a liquidação antes de observar a necessidade da troca ou manutenção do empenho para a liquidação (redirecionamento de crédito), ou quando posterior à troca for realizada a integração da liquidação. O sistema avisará o usuário quando essa ocorrência acontecer, apresentando a mensagem (alternando de cor) de Liquidação Integrada. 16

18 Figura 23 Liquidações por BRM Liquidação Integrada Nessa situação o sistema não permitirá a manutenção do empenho para liquidação até o responsável financeiro/contábil efetue o estorno da liquidação integrada (pelo sistema SMARCP). 8. MENSAGENS Durante a interação com o processo de Liquidações por BRM, onde será consultada as liquidações lançadas e estornadas, trocas ou manutenção do empenho para liquidação, o sistema poderá apresentar algumas das mensagens na descritas na tabela abaixo. Tabela 1 Mensagens da rotina de Liquidações por BRM Mensagem A soma dos valores informados ultrapassou o total do BRM! O valor informado ultrapassou o limite de <X>! O valor informado não pode ser aplicado, porque o saldo do empenho ficará menor que zero! O valor não pode ser menor ou igual a zero! O empenho é um dado obrigatório! Confirma a troca de empenhos nas liquidações? Evento/Causa Quando o valor informado ou a soma dos valores informados for maior que o total do BRM. Quando o valor informado no empenho selecionado for maior que o saldo restante do empenho. Quando o valor informado no empenho for menor ou igual a zero. Quando clicar no botão grava sem informar o número do empenho. Questionamento apresentado ao clicar no botão. 17