CÁLCULO DO INVENTÁRIO NO ATHENAS3000

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1 CÁLCULO DO INVENTÁRIO NO ATHENAS3000 Revisado 12/ ALGUMAS CONSIDERAÇÕES Antes de mostrar como é calculado o inventário no sistema Athenas3000, deve ser levando em conta algumas considerações. Leia com bastante atenção os tópicos abaixo. 1.1 O que é Inventário Levantamento dos produtos disponíveis (em uma determinada data) em estoque para venda no processo normal de um negócio, ou a serem utilizados na fabricação de produtos comercializados pela empresa. 1.1O que é o Livro Registro de Inventário As pessoas jurídicas tributadas com base no Lucro Real deverão escriturar o Livro Registro de Inventário ao final de cada período: trimestralmente ou anualmente quando houver opção pelos recolhimentos mensais durante o curso do anocalendário, com base na estimativa (RIR/1999, art. 261). No caso de utilização de balanço com vistas à suspensão ou redução do imposto devido mensalmente, com base em estimativa, a pessoa jurídica que possuir registro permanente de estoques integrado e coordenado com a contabilidade somente estará obrigada a ajustar os saldos contábeis, pelo confronto da contagem física, ao final do ano-calendário ou no encerramento do período de apuração, nos casos de incorporação, fusão, cisão ou extinção de atividade (IN SRF n º 93, de 1997, art. 12, 4 º ). 1.3 Mercadorias devem constar no inventário Aplica-se o art. 76 do Convênio S/N, de 15 de dezembro de 1970, que dispõe: O livro Registro de Inventário, modelo 7, destina-se a arrolar, pelos seus valores e com especificações que permitam sua perfeita identificação, as mercadorias, as matériasprimas, os produtos intermediários, os materiais de embalagem, os produtos manufaturados e os produtos em fabricação, existentes no estabelecimento à época do balanço. 1º No livro referido neste artigo serão também arrolados, separadamente:1. as mercadorias, as matérias-primas, os produtos intermediários, os materiais de embalagem e os produtos manufaturados pertencentes ao estabelecimento, em poder de terceiros;2. as mercadorias, as matérias-primas, os

2 produtos intermediários, os materiais de embalagem, os produtos manufaturados e os produtos em fabricação de terceiros, em poder do estabelecimento. 2 CUSTO 2.1 O que é Custo É a soma dos gastos incorridos e necessários para a aquisição, conversão e outros procedimentos necessários para trazer os estoques à sua condição e localização atuais e compreende todos os gastos incorridos na sua aquisição ou produção, de modo a colocá-los em condições de serem vendidos, transformados, utilizados na elaboração de produtos ou na prestação de serviços que façam parte do objeto social da entidade, ou realizados de qualquer outra forma Custo no Athenas3000 OBS.: Para efeito desse tópico e manual, valor unitário do item é o valor que multiplicado com a quantidade vai dar o valor total do item. Ou seja, é o preço unitário do item contido na nota de entrada. O custo sempre será calculado com base no preço unitário da nota fiscal de entrada. Do preço unitário serão subtraídos ou somados tributos dependendo das configurações no cadastro de empresas e até mesmo das configurações na tela de Configurações. ICMS: Subtrai do custo se: (Regra geral) Se a empresa tiver crédito do ICMS, se na nota de entrada estiver calculando o ICMS, o valor do ICMS não será considerado custo e consequentemente irá ser subtraído do valor unitário do produto. Ex.: Valor unitário do item: 100,00 R$. Porcentagem do ICMS: 17%. Custo unitário = 83,00 R$ (100,00-17%). Para subtrair o ICMS do custo, deverá está desmarcado a opção de Não Subtrair ICMS no Custo Unitário em Configurações Administração Estoque/Vendas 5. OBS.: Para ter o efeito acima, na nota fiscal de entrada deve está destacado a base de calculo e valor do ICMS. Não subtrai do custo se: Se a empresa não tiver crédito do ICMS o mesmo é considerado custo e não é subtraído do valor unitário do cadastro de produtos. Nesse caso o valor unitário do item permanece inalterado (Regra Geral). Ex.: Valor unitário do item: 100,00 R$. Porcentagem do ICMS: 17%. Custo unitário: 100,00 R$.

3 Para não subtrair o ICMS do custo, deverá está marcado a opção de Não Subtrair ICMS no Custo Unitário em Configurações Administração Estoque/Vendas 5. Veja o print: IPI: Não faz nada: (Regra geral) Se a empresa tiver crédito do IPI (indústria por exemplo), o valor do IPI não é considerado Custo. Nesse caso, não faz nada com o valor do IPI. Ex.: Valor unitário do item: 100,00 R$. Porcentagem do IPI: 5%. Custo unitário: 100,00 R$. Para não fazer nada com o valor do IPI no custo, deverá está marcado a opção de IPI/Saídas Indústria no cadastro de empresas. OBS.: Para ter o efeito acima, na nota fiscal de entrada deve está destacado a base de calculo e valor do IPI. Soma ao custo se: (Regra geral) Se a empresa não tiver crédito do IPI, o mesmo é considerado como custo. Consequentemente vai ser somado ao valor unitário do item.

4 Ex.: Valor unitário do item: 100,00 R$. Porcentagem do IPI: 5%. Custo unitário: 105,00 R$ (100,00+5%). Para somar o valor do IPI do custo, deverá está desmarcado a opção de IPI/Saídas Indústria no cadastro de empresas. OBS.: Para ter o efeito acima, na nota fiscal de entrada deve está destacado a base de calculo e valor do IPI. Veja o Print: PIS/CONFIS: Subtrai do custo se: (Regra geral) Se o PIS/CONFINS for não cumulativo, ele não será considerado custo. Logo irá ser subtraído do valor unitário do item. Ex.: Valor unitário do item: 100,00 R$. Alíquotas Pis/Confis: 3% e 7,6%. Custo unitário = 89,40 R$ (100,00 R$ - (3%+7,6%)).

5 Para subtrair o PIS/COFINS do custo, deverá está marcado a opção de Deduzir PIS/COFINS do preço de Custo do Produto em Configurações Administração Estoque/Vendas 7 (isso para efeito na movimentação e relatórios gerais). No cadastro de empresa, o regime de apuração do PIS/COFINS deve ser Não Cumulativo (isso somente para efeito de inventário). OBS.: Para ter o efeito acima, na nota fiscal de entrada deve está destacado a base de calculo e valor do PIS/COFINS. Não subtrai se: (Regra geral) Se o PIS/COFINS for cumulativo é considerado custo. Logo, o valor unitário do item permanece inalterado. Ex.: Valor unitário do item: 100,00 R$. Alíquotas Pis/Confis: 3% e 7,6%. Custo unitário = 100,00 R$. Para não subtrair o PIS/COFINS do custo, deverá está desmarcado a opção de Deduzir PIS/COFINS do preço de Custo do Produto em Configurações Administração Estoque/Vendas 7 (isso para efeito na movimentação e relatórios gerais). No cadastro de empresa, o regime de apuração do PIS/COFINS deve ser Cumulativo (isso somente para efeito de inventário). Veja os Print s abaixo:

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7 ICMS ST: Para somar ao custo: (Regra geral) Se na nota de entrada estiver calculado o ICMS ST, o mesmo é somado ao valor unitário do item. Pois, o ICMS ST é considerado custo. Ex.: valor unitário do item: 100,00 R$. ICMS ST: 15,00 R$. Custo unitário = 115,00 R$ (100,00+15,00). Para somar o ICMS ST ao custo do produto, deverá informar o CST 60 na nota de entrada e destacar a base e valor do ICMS ST. OBS. 1: Caso o valor do ICMS ST não é para somar ao custo, não proceder conforme descrito acima. OBS. 2: Se na nota fiscal de entrada tiver base e valor do ICMS e o sistema tiver configurado para subtrair o ICMS do custo, nesse caso quando tiver ICMS ST somado ao custo, o valor do ICMS não será deduzido do custo. OBS. 3: Para efeito do SPED FISCAL, quando no item for informado o CST terminado com o valor 60, não teve ter informações de Base, alíquota e valor nos campos referentes ao ICMS normal e ICMS ST. No caso, informar o valor do ICMS ST no campo Outras Despesas Acessorias, caso a empresa não se credita do ICMS ST. FRETE: Sempre soma (Regra geral): Se na nota de entrada tiver frete, o mesmo será considerado custo e será somando ao valor unitário do item. Ex.: valor unitário: 100,00 R$. Frete: 3,00 R$. Custo unitário: 103,00 R$ (100,00+3,00). Atenção: Se na nota tiver mais de um item, o valor do Frete será rateado proporcionalmente ao valor total do item. Ex.: Em uma nota de entrada tem o item A com 1 quantidade, com o preço unitário de 100,00 R$ e o item B com 1 quantidade, com o preço unitário de 150,00 R$. O valor total do Frete de 50,00 R$. Qual o valor do frete de cada produto? Resposta: Primeiramente deve achar a porcentagem que cada item corresponde do total dos itens. Para tanto, basta dividir o valor total do item pelo valor total dos itens. Uma vez achando a porcentagem de cada item sobre o valor total dos itens, basta multiplicar a porcentagem achada de cada item pelo valor total do frete. O resultado será o valor do frete de cada item. Veja:

8 porcentagem do item valor total do frete Produto Valor total sobre o valor total dos itens rateado por item A 100,00 40% = (100,00/250,00 * 100) 20,00 = (50,00 * 40%) B 150,00 60% = (150,00/250,00 * 100) 30,00 = (50,00 * 60%) TOTAL 250,00 100% = Porcentagem total 50,00 = total do frete O valor do frete do produto A será de 20,00 R$. Pois o valor total do produto A (100,00 R$) corresponde a 40% do total dos produtos (250,00 R$). Então devem ser distribuídos 40% do total do frete (50,00 R$) para o item A. O valor do frete do produto B será de 30,00 R$. Pois o valor total do produto B (150,00 R$) corresponde a 60% do total dos produtos (250,00 R$). Então devem ser distribuídos 60% do total do frete (50,00 R$) para o item A. DESCONTO: Sempre Subtrai (Regra geral): Se na nota tiver desconto, o mesmo não é considerado custo e será subtraído do valor unitário do item. Ex.: valor unitário: 100,00 R$. Desconto: 9,00 R$. Custo unitário: 91,00 R$ (100,00-9,00) OBS. 1: Se foi informado desconto diretamente no item, o desconto informado é sobre o total daquele item. Para achar o desconto a ser deduzido do preço unitario, deve fazer a divisão pela quantidade dos itens. OBS. 2: Se foi informado desconto diretamente no total da NF-e e se a NF-e tiver vários itens, deve achar a parcela do desconto correspondente a cada produto usando o método de proporção (veja o item acima sobre frete que demonstro como se faz um calculo usando proporção). Após achar a parcela do desconto de cada produto, dividir pela quantidade para saber o valor que vai ser subtraído do preço unitário. 2.2 CALCULO DO CUSTO Existem três (3) formas de calcular o custo do inventário de determinado produto: Média Ponderada, Primeiro a entrar é o primeiro a sair (PEPS) e último a entrar é o primeiro a sair (UEPS). O UEPS, atualmente, não é aceito no Brasil. Se tratando do sistema Athenas3000, o valor do custo no inventário é calculado ou pela média ponderada ou pela última compra.

9 - Custo pela Última Compra: Será com base no valor unitário do item da última entrada onde o tipo de movimento estiver marcado Alterar Preço de Custo. O custo nessa última nota de entrada será calculado conforme foi explicado mais acima no item Custo no Athenas3000:. OBS.: A marcação da opção Alterar Prelo de Custo, no cadastro do tipo de movimento, também influência o calculo do custo no método Média Ponderada. - Custo pela Média Ponderada: O cálculo do custo unitário no inventário será com base na seguinte fórmula: Custo unitário = Valor do estoque anterior + valor do estoque que está sendo dado entrada valor do estoque que está saindo do estoque Quantidade em estoque

10 OBS.: Esse cálculo será feito nota por nota e o valor do custo unitário por nota será calculado conforme foi explicado mais acima no item Custo no Athenas3000:. Ex.: Considere os eventos: 1 Feito entrada com 10 quantidades ao custo unitário de 15,00 R$. 2 Feito entrada com 15 quantidade ao custo unitário de 20,00 R$. 3 Feito saída de 17 quantidades ao preço de venda de 50,00 R$. 4 Feito entrada com 12 quantidades ao custo unitário de 25,00 R$. O custo total do inventário pela média ponderada será:

11 Importante: No Athenas3000 a quantidade de determinado item no inventário tem que ser igual à quantidade desse item no relatório de ficha de estoque (Relatórios Estoque Ficha de Estoque Tipo: 0 - Ficha de Estoque). O saldo atual do inventário (em quantidade e em valor) será = Saldo do Inventário anterior + Entradas do Período Saída do Período. 3 OUTRAS CONFIGURAÇÕES 3.1 Cadastro de usuário No cadastro de usuário (Cadastro>Usuários) deve está marcado a baixo:

12 3.2 Ordem para calcular o custo do inventário Se tratando do inventário e do custo o inventário, deve ficar atendo as marcações abaixo no cadastro de empresas. Essas marcações irão ter efeito diretamente no

13 calculo do custo seguindo a lógica apresentada no item (acima). 4 TELA DO INVENTÁRIO A tela do inventário, pelo modulo Administrativo, ficam em Relatórios Estoque Inventário:

14 Note que na tela do Inventário há várias opções. Somente as opções em destaque influenciarão no cálculo do inventário. As demais opções são somente para efeito de visualização após o inventário ter sido calculado.

15 Opções importantes que influenciam no cálculo do inventário: Data: Deve ser informada a data de calculo ou digitação do inventário. Opções de Empresa/Filiais: Ao marcar essa opção o sistema irá calcular o inventario para todos as filiais. Forma de Cálculo: Irá impactar diretamente na forma de calculo do custo. A pessoa pode calcular o custo do inventário pela Ultima Compra ou pela Média Ponderada (Ver item do presente manual). Inventário da última data até a data inicial: Irá calcular um inventário por dia. Estoque baseado na unidade de medida para conversão em m² / m³: Ao marcar essa opção o inventario será calculado com base na metragem de metros cúbicos e metros quadrados e não pela quantidade. Não Calcular Estoque: Quando está marcada o sistema faz o calculo do estoque antes de calcular o inventário.

16 5 CALCULO DO INVENTÁRIO O inventário no Athenas3000 pode ser calculado ou digitado. 5.1 INVENTÁRIO DIGITADO Na aba Dados informar a data do inventario e clicar em digitar: O sistema vai habilitar a aba Registos. Todos os campos da aba Registros deverão ser preenchidos.

17 5.2 INVENTÁRIO CALCULADO Importante: Antes de calcular o inventário é preciso calcular o estoque rápido. Para tanto ir em Ferramentas Ferramentas Administrativas Estoque e clicar em estoque rápido: Após ter calculado o estoque rápido, acessar a tela do inventário. Na aba Dados informar a data do inventário, escolher a Forma de Cálculo e clicar em calcular.

18 OBS.: Ficar atendo as opções apresentadas no item 2 do presente manual. Ao clicar em calcular, o sistema apresentará a tela abaixo do lado direito do monitor. Quando essa tela desaparecer significa que o sistema Athenas3000 já calculou o inventário. 5.3 VISUALIZAÇÃO DO INVENTÁRIO CALCULADO Para verificar o inventário calculado, basta informar a data do inventário e clicar em visualizar. OBS.: Ficar atendo as opções de filtro da tela conforme orientação no item 2 do presente manual.

19 OBS: Se clicar no código do produto o sistema abrirá o relatório da ficha de estoque. 5.4 ALTERAÇÃO DE UM INVENTÁRIO JÁ CALCULADO Para alterar um inventário já calculado, basta informa a data do inventário e clicar em digitar.

20 Nesse momento o sistema habilitará a aba registro. Basta alterar a informação que deseja. (1)Alterar a informação que deseja. (2) Após fazer a alteração, clicar na aba Dados e (3) clicar em visualizar. 5.5 APAGAR UM INVENTÁRIO JÁ CALCULADO. Para apagar um inventário calculado, basta clicar com o botão direito na tela do inventário e ir em Exclusões. OBS.: O processo é irreversível.

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