Guia Prático. MDF-e. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais JL Assessoria Contábil e Jurídica

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1 Guia Prático MDF-e Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais 2014 JL Assessoria Contábil e Jurídica

2 Entenda o que é: O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, para vincular os documentos fiscais utilizados na operação e/ou prestação, à unidade de carga utilizada no transporte, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital (certificado digital) da empresa emitente. A finalidade do MDF-e é agilizar o registro em lote de documentos fiscais em trânsito e identificar a unidade de carga utilizada e demais características do transporte. O MDF-e deverá ser impresso para acompanhar a mercadoria, não será necessário enviar para o cliente e nem para a contabilidade. A empresa emitente deverá encerrar o MDF-e no final do percurso. Entende-se como encerramento do MDF-e o ato de informar ao fisco, através de Web Service de registro de eventos o fim de sua vigência, que poderá ocorrer pelo término do trajeto acobertado ou pela alteração das informações do MDF-e através da emissão de um novo. Enquanto houver MDF-e pendente de encerramento não será possível autorizar novo MDF-e, para o mesmo par UF de carregamento e UF de descarregamento, para o mesmo veículo. Se no decorrer do transporte houver qualquer alteração nas informações do MDF-e (veículos, carga, documentação, motorista, etc.), este deverá ser encerrado e ser emitido um novo MDFe com as novas informações. Estou obrigado à emissão do MDF-e? Estão obrigados à emissão do MDF-e: Empresa emitente de CT e (Conhecimento de transporte eletrônico) para o transporte de carga fracionada, ou seja, transporte com mais de um conhecimento de transporte; Empresa emitente de NF-e (Nota fiscal eletrônica) para o transporte de bens ou mercadorias acobertadas por uma nota fiscal e realizados em carros próprios ou arrendados ou em caso de contratação de transportador de carga autônomo (TAC); OBS: Em caso de contratação a uma empresa de transporte (transportadora) não será necessário a emissão do MDF-e, pois será obrigação do transportador realizar a emissão. Empresa que realiza transporte tipo lotação, ou seja, quando a carga transportada corresponde apenas a um conhecimento de transporte (CT-e). 2

3 Qual é o inicio da obrigatoriedade? A partir 01 de Julho de 2014 Empresas Lucro Presumido / Lucro Real - Operações Interestaduais Empresas emitentes do CT-e (conhecimento de transporte eletrônico) em transportes rodoviário interestadual (fora do Estado) de carga fracionada. Empresas emitentes do CT-e (conhecimento de transporte eletrônico) em transportes rodoviário de carga lotação. Empresas emitentes da NF-e (Nota fiscal eletrônica) que realizam o transporte interestadual (fora do Estado) de mercadorias ou bens em veículos próprios ou arrendados ou mediante a contratação de um transportador autônomo (TAC). A partir 01 de Outubro de 2014 Empresas Optantes pelo Simples Nacional Operações Intermunicipais Empresas emitentes do CT-e (conhecimento de transporte eletrônico) em transporte rodoviário Intermunicipal (dentro do Estado) de carga. Empresas emitentes da NF-e (Nota fiscal eletrônica) que realizam o transporte intermunicipal (dentro do Estado) de mercadorias ou bens em veículos próprios ou arrendados ou mediante a contratação de um transportador autônomo (TAC). Onde baixar o Programa? A SEFAZ (Secretaria da fazenda) disponibiliza gratuitamente para download através do endereço abaixo: (para instalar procure orientação do seu suporte de informática) Qual a penalidade, para o não comprimento da emissão? No artigo 215 do RICMS/ MG Inciso XLV existe a seguinte previsão: XLV - por transportar mercadoria ou por realizar prestação de serviço de transporte sem portar o documento auxiliar de documento fiscal eletrônico, desde que o documento fiscal relativo à operação ou prestação tenha sido autorizado eletronicamente antes do início de ação fiscal: 200 (duzentas) UFEMG por documento; UFEMG - Unidade Fiscal do Estado de Minas Gerais - Para o ano de 2014 cada UFEMG corresponde a R$2,6382 (dois reais, seis mil e trezentos e oitenta e dois décimos de milésimos). 3

4 Informações Importantes: Prazos Cancelamento do MDF-e Será possível realizar o cancelamento através do emissor MDF-e desde que não tenha sido iniciado o transporte. O prazo será de 24 horas. MDF-e Contingência Caso o sistema de recebimento da SEFAZ esteja indisponível para a transmissão do MDF-e ou com problemas técnicos como falha da internet, programa etc. Será possível a emissão do MDF-e em situação de Contingência gerando novo arquivo e indicando a forma de emissão como Contingência. O DAMDFE (Documento Auxiliar MDF-e) deverá ser impresso em papel comum constando no corpo a expressão Contingência. Mas este deverá ser retransmitido assim que o sistema for normalizado dentro do prazo máximo de 168 horas (07 dias) a contar da data de emissão do MDF-e. DICA: Através do endereço abaixo é possível consultar a disponibilidade de recepção do arquivo. Site: Inutilização de numeração Assim como a Nota fiscal eletrônica e o Conhecimento de Transporte eletrônico o MDF-e também possui numeração que sempre deverá seguir sequência, caso haja quebra dessa sequência deverá ser feita a inutilização dessa numeração através do próprio emissor do MDF-e. O prazo é até o 10 (décimo) dia do mês subseqüente. É vedada a reutilização, em contingência, de número do MDF-e transmitido com tipo de emissão normal. Empresas Subcontratadas (no caso de transportadoras) No caso de subcontratação a emissão do MDF-e deverá ser feita exclusivamente pelo transportador responsável pelo gerenciamento do transporte, ou seja, pela empresa que tenha as informações do veiculo, carga, motorista etc. 4

5 DAMDFE Documento Auxiliar MDF-E Fica Instituído o Documento do MDF-e (DAMDFE), conforme layout estabelecido: - Deverá ter formato mínimo A4 (210 X 297 mm) e máximo A3(420 X 297 mm), impresso em papel exceto jornal, de modo que seus dizeres e indicações estejam bem legíveis: - Conterá código de barras, conforme padrão estabelecido; - Poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura de seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico. Passo a passo - Emissão Para realizar a emissão do MDF-e é necessário ter todas as informações da carga/produto, caminhão / carro, motorista. Após o download do emissor, o primeiro passo é realizar o cadastro do emitente, ou seja, quem irá realizar a emissão do MDF-e. Segue os passos: Ao iniciar o emissor aparecerá uma mensagem de que será necessário realizar o cadastro do emitente. No canto inferior esquerdo, clique no botão Incluir Na próxima tela, abrirá os campos para realizar o cadastro do emitente. Obs: os campos que possuem asterisco (*) são de preenchimento obrigatório. 5

6 Após o cadastro o emitente deverá ser iniciado. Selecione o emitente e depois no canto inferior esquerdo, clique no botão Iniciar Emitente Com o emitente iniciado, vamos dar inicio ao preenchimento do Manifesto: No canto esquerdo superior clique no Menu Manifesto eletrônico > Emitir MDF-e, na tela que se abre preencher os campos: ABA - Dados: Preencher os campos: * Data e hora da emissão 6

7 *Tipo de emitente: Prestador de serviço de transporte: Informar se for emitente de CT-e Não prestador de serviço de transporte: Informar se for emitente de NF-e *Modalidade: Informar a modalidade do transporte Rodoviário ou Aquaviário * Forma de emissão: Normal: Deverá sempre ser informada quando não existir nenhuma irregularidade com o sistema Contingência (ver pág. 4 tópico Informações Importantes: Prazos ): Informar somente se o sistema estiver indisponível para transmissão ou problemas técnicos * Local carregamento: Informar o local de coleta da mercadoria, ou seja, de onde a mercadoria irá sair *UF s do Percurso : Para operações interestaduais de modalidade rodoviário deverá ser informada os Estados que ficam entre a origem destino. EX: Origem: MG - Destino: PR - UF de percurso : SP, ou seja entre o Estado de coleta e o de entrega deve-se passar por SP. * local de descarregamento: Informar o Estado onde deverá ser entregue a mercadoria. OBS: Deverá ser emitido um MDF-e para cada unidade federativa de descarregamento. ABA Emitente: Nessa aba aparecerá todos os dados do emitente cadastrado no inicio desse manual. ABA Rodoviário: Sub. Aba Veiculo de tração: Preencher os campos: 7

8 *RNTRC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas) Transportadoras Informar o número de registro na ANTT. *CIOT (Código Identificador da operação de Transporte) Para empresa que contratar transportador autônomo, informar o numero do CIOT. *Informar os dados do veículo: Tipo de carroceria / placa / Tara (KG) (peso real da mercadoria) Para empresa que não possui veículo próprio para realizar o transporte deverá ativar os campos intitulados Proprietário selecionando o quadro a esquerda do emissor. Nesses campos deverão ser informados os dados do proprietário do veículo que irá realizar o transporte. Deverão ser informados também os dados do condutor do veículo que irá realizar o transporte. Conforme abaixo: As Sub-abas: Reboque e Vale pedágio somente serão preenchidas se a empresa possuir o veículo de reboque e o vale pedágio. ABA Informações dos Documentos: Nessa aba deverão ser informados os documentos fiscais (CT-e ou NF-e) que irão acobertar o transporte. 8

9 Sub. Aba Municípios de descarregamento: Informar todos os municípios onde as mercadorias serão entregues. Note que no campo UF aparecerá apenas a opção do Estado que foi informado no campo de Local de descarregamento na aba Dados. Após informar os municípios temos que preencher qual documento fiscal irá acobertar este transporte. Para cada tipo de documento fiscal existe uma aba específica, o preenchimento deverá ser realizado de acordo com o documento que a empresa emitente do MDF-e emite. Vamos exemplificar os 02 tipos: CT-e e NF-e. Sub. Aba: Conhecimento de Transporte eletrônico: As empresas emitentes de CT-e deverão preencher esta opção. Sub. Aba: Nota Fiscal Eletrônica: As empresas emitentes de NF-e deverão preencher esta opção. 9

10 Sub. Aba: Conhecimento de Transporte eletrônico: Para o preenchimento clique no botão Incluir, na próxima tela deverá ser informada a chave de acesso CT-e. Se o transporte for realizado com mais de um CT-e, o processo abaixo deverá ser repetido para cada um deles. Após informar a chave de acesso, clique no botão Incluir para incluir algumas informações sobre o veículo. Campos: *Tipo: Informar o tipo do transporte (Rodoviário Tração, Reboque, Balsa, Aeronave, Vagão, e Outros). 10

11 *Identificação: Informar a identificação conforme o tipo de transporte escolhido no campo anterior. EX: Rodoviário = Placa do veículo Vagão = Prefixo do trem Aeronave = prefixo da aeronave Balsa = código da embarcação. *Quantidade Rateada: Informar o peso ou volume do transporte Continuando na mesma tela, temos: Opção Lacres: Essa opção é para as empresas que realizam o transporte com container. Deverá ser preenchido os dados do N do lacre e as informações do transporte, e depois botão incluir. Lembrando: O MDF-e deverá ser preenchido de acordo com o transporte realizado, portanto se sua empresa não realiza esse tipo de transporte, o campo não deverá ser preenchido. Opção Unidade de carga: Esta opção deverá ser preenchida se a opção Lacres informada no passo anterior tiver sido preenchida. Clicando no botão Incluir. Para o preenchimento dos demais tipos de documentos fiscais (Conhecimento de transporte (papel), Nota fiscal Papel (Mod.1 e A1)) deverá ser seguindo o mesmo passo anterior, lembrando que o os campos com (*) são de preenchimento obrigatórios. 11

12 Sub. Aba: Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Para o preenchimento clique no botão Incluir, na próxima tela deverá ser informada a chave de acesso da NF-e. Se o transporte for realizado com mais de uma NF-e, o processo abaixo deverá ser repetido para cada uma delas. Após informar a chave de acesso, clique no botão Incluir para incluir algumas informações sobre o veículo. Campos: *Tipo: Informar o tipo do transporte (Rodoviário Tração, Reboque, Balsa, Aeronave, Vagão, e Outros). *Identificação: Informar a identificação conforme o tipo de transporte escolhido no campo anterior. EX: Rodoviário = Placa do veículo Vagão = Prefixo do trem Aeronave = prefixo da aeronave Balsa = código da embarcação. 12

13 *Quantidade Rateada: Informar o peso ou volume do transporte Continuando na mesma tela, temos: Opção Lacres: Essa opção é para as empresas que realizam o transporte com container. Deverão ser preenchidos os dados do N do lacre e as informações do transporte, e depois botão incluir. Lembrando: O MDF-e deverá ser preenchido de acordo com o transporte realizado, portanto se sua empresa não realiza esse tipo de transporte, o campo não deverá ser preenchido. Opção Unidade de carga: Esta opção deverá ser preenchida se a opção Lacres informada no passo anterior tiver sido preenchida. Clicando no botão Incluir. Para o preenchimento dos demais tipos de documentos fiscais (Conhecimento de transporte (papel), Nota fiscal Papel (Mod.1 e A1)) deverá ser seguindo o mesmo passo anterior, lembrando que o os campos com (*) são de preenchimento obrigatórios. ABA Totalizadores: Essa aba é um resumo de todos os campos informados anteriormente. Os campos abaixo são de preenchimento obrigatório: *Valor total da mercadoria/carga transportada: Informar a soma da mercadoria transportada referente a todos os documentos fiscais informados no passo anterior. *Cód. da unidade de medida de peso bruto da carga / mercadoria transportada: Informar a unidade de medida da carga transportada. Estão disponíveis apenas 02 opções: KG ou TON. Deverá ser informada a que mais se enquadra na mercadoria transportada. 13

14 *Peso bruto total da carga/mercadoria transportada: Informar o peso bruto total da mercadoria que está sendo transportada referente a todos os documentos fiscais informados no passo anterior. ABA Informações Adicionais: Aba destinada as informações adicionais do fisco e informações adicionais do contribuinte. O preenchimento não é obrigatório. Validação do arquivo Após a digitação do MDF-e será necessário fazer a validação estrutural do MDF-e. Esta validação verificará se o MDF-e tem todos os seus campos obrigatórios preenchidos e se o formato dos campos está de acordo com a estrutura definida. No processo de validação, caso a verificação ocorra com sucesso, o Software irá salvar o manifesto automaticamente. IMPORTANTE: A VALIDAÇÃO DO MDF-e NÃO ABRANGE A CONSISTÊNCIA DOS DADOS INFORMADOS, SENDO ESTES DE EXCLUSIVA RESPONSABILIDADE DO EMITENTE. Caso não haja pendências no preenchimento do conhecimento, este passará para a situação "Validado". O Software gerará a Chave de Acesso do MDF-e, que será o identificador do MDFe nas consultas no site da SEFAZ. Caso haja pendências, o Software informará quais foram os problemas encontrados que deverão ser solucionados para que seja realizada a transmissão. 14

15 Reconhecer o Certificado Digital no MDF-e Antes de realizar a transmissão do MDF-e será necessário que o emissor reconheça o certificado digital para que consiga realizar a transmissão do arquivo. Esse processo deverá ser feito apenas a primeira vez que o programa for usado. Segue os passos: Com o certificado conectado a máquina - Menu Sistema > Certificados Abrirá uma tela onde deverá ser indicado o tipo de certificado digital (A3 ou A1) *Certificado A1 ( Arquivo) - Para esse tipo de certificado escolher a 1º aba e depois clicar no botão Incluir. *Certificado A3 ( Token / Smart card) Para esse certificado escolher a 2 aba e depois clicar no botão Incluir via busca automática. Esse processo poderá levar alguns minutos. Assim que o emissor reconhecer o certificado será exibido uma tela com o nome do certificado (nome da empresa) e será solicitada a senha do certificado mais de uma vez. Feito todo o processo o MDF-e poderá ser transmitido. 15

16 Transmissão do MDF-e A transmissão do MDF-e é o processo de envio do documento eletrônico para a SEFAZ correspondente. Após esta transmissão do MDF-e entrará em uma fila de processamento na SEFAZ, e esta enviará para o Software Emissor um recibo do Lote, sendo parte integrante do processo de emissão de manifestos, garantindo a integridade e autoria do Manifesto Eletrônico. Para realizar a assinatura é necessário possuir um Certificado Digital válido, contendo o CNPJ do emissor. Conforme passo anterior. Pela tela de Detalhamento/Edição da NF-e: Na tela de detalhamento/edição de NF-e, acessar a opção Transmitir Na janela de seleção de Certificado Digital, escolher o Arquivo (para Certificado tipo A1), informando a senha, ou Repositório (para Certificado tipo A3) Após a seleção, clicar em Selecionar. O software Emissor MDF-e irá realizar a transmissão, exibindo ao final se o MDF-e foi enviado para a SEFAZ com sucesso. Caso o MDF-e tenha sido recepcionado com sucesso pela SEFAZ, a situação do conhecimento / NF-e passará a "Em processamento na SEFAZ" e o processo de busca pelo retorno será executado. Após a transmissão, será liberada a impressão do DAMDFE (Documento Auxiliar de MDF-e). Assim como na NF-e e o CT-e é possível fazer a exportação do arquivo XML no botão Exportar. 16

17 Encerrando MDF-e A empresa emitente deverá encerrar o MDF-e no final do percurso. Entende-se como encerramento do MDF-e o ato de informar ao fisco, através de Web Service de registro de eventos o fim de sua vigência, que poderá ocorrer pelo término do trajeto acobertado ou pela alteração das informações do MDF-e através da emissão de um novo. Enquanto houver MDF-e pendente de encerramento não será possível autorizar novo MDF-e, para o mesmo par UF de carregamento e UF de descarregamento, para o mesmo veículo. Se no decorrer do transporte houver qualquer alteração nas informações do MDF-e (veículo, carga, documentação, motorista, etc.), este deverá ser encerrado e logo após deverá ser emitido um novo MDF-e com as novas informações. Para realizar o encerramento: 1 - Acessar o menu: Manifesto Eletrônico -> Gerenciar MDF-e 2 - Na tela de pesquisa de MDF-e, preencher com o filtro de pesquisa do MDF-e desejado. 3 - Clicar em Pesquisar 4 Selecione o MDF-e que deseja encerrar e clique no botão Encerrar MDF-e Considerações Finais Atualmente a fiscalização está muito mais eficiente, pois eles possuem meios cada vez mais rápidos de fiscalizar as empresas, pelas declarações acessórias eletrônicas, pelos seus fornecedores e clientes, etc. Por isso é muito importante ficar atento às novas exigências dos fiscos, dando a elas atenção evitando assim seu descumprimento. A Contabilidade JL sempre estará disponível para atendê-lo de acordo com sua necessidade, sempre buscando exatidão nas informações e excelência no atendimento. Sinta-se à vontade para entrar em contato. 17