PROTOCOLO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS

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1 PROTOCOLO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS 1 Entendendo o Negócio: Para melhorar o controle interno empresarial no que diz respeito a documentos derivados do faturamento da empresa, foi desenvolvido no Sistema Siagri Agribusiness uma rotina que permite controlar o recebimento e envio de documentos para os clientes. Dessa forma, a rotina de Protocolo permitirá o usuário registrar os eventos ocorridos com Nota Fiscal, Duplicata, Boleto Bancário e Receita Agronômica. 2 Procedimentos Operacionais: Inicialmente, para configurar a operação para que a cada nota fiscal o Sistema gere um protocolo, deve ser marcada uma opção localizada nos Parâmetros do Sistema, conforme mostrado abaixo: Módulo Transacionadores => A - Cadastros => A - Configurações => A - Parâmetros => 2 - Faturamento => Faturamento 2.3 => Opção: Grava Protocolo das Notas Fiscais da empresa, Duplicatas, Boletos e Receituários: Figura 1: Parâmetros do Sistema.

2 Marcando essa opção, ao gerar uma nota fiscal, o Sistema gerará automaticamente os protocolos dos documentos, cabendo ao usuário, somente gerenciá-los. Feita a nota fiscal, para ter acesso aos protocolos, basta ir no seguinte caminho: Módulo Vendas e Faturamento => B - Movimentação => I - Protocolo: Figura 2: Consulta de Protocolo. Como mostra a Figura acima, foi faturada a nota de número 321. Como o Parâmetro do Sistema está configurado para gerar o protocolo, o mesmo foi gerado automaticamente. Dessa forma, foi necessário apenas efetuar a consulta dos documentos na rotina de Protocolo. Selecionada a nota fiscal, o Sistema irá mostrar os documentos com a situação Pendente. Assim, para gerenciar as ações ocorridas com esses documento, a opção [Baixar] deve ser selecionada. Após a seleção, o Sistema mostrará a seguinte rotina: Figura 3: Baixa de Documentos. De acordo com a Figura acima, serão descritas as funções da rotina: Documentos: Estes, sempre serão a Nota Fiscal, Duplicata, Boleto e Receituário, devendo um deles ser marcado para prosseguir na baixa. Se desejar, todos os documentos podem ser baixados ao mesmo tempo, bastando o usuário marcar a

3 opção de todos; Situação: Esta opção disponibiliza duas situações ao usuário, sendo elas Recebido e Enviado, devendo ser selecionada a mais compatível para o documento selecionado; Data da Baixa: Esta se refere a data de entrega do documento ao cliente; Remetente: Este, sempre será alguém da empresa (Diretor, Gerente, Vendedor etc.); Recebido por: Campo usado para informar o nome do recebedor do documento; Observação: Campo destinado para registrar alguma informação importante quanto a entrega do documento; Gravar: Feito todo o procedimento de baixa do documento, a operação é finalizada, sendo ela gravada. Feitas as movimentações devidas com os documentos, o Sistema exibirá a situação dos documentos da seguinte forma: Figura 4: Situação dos documentos. Se ocorrer o fato de algum documento ser baixado incorretamente, o mesmo poderá ser alterado. Para isso, basta selecionar a nota na rotina de Protocolo e em seguida, selecionar a opção [Altera]. Feito isso, o Sistema mostrará a seguinte rotina: Figura 4: Manutenção no Cadastro de Protocolo. De acordo com a Figura acima, abaixo serão mostrados as etapas para alteração de Protocolo: 1. Código: Quando a tela de manutenção for exibida, aparecerá nesse campo o número do protocolo. Dessa forma, deve-se pressionar [Enter] para que o Sistema carregue os dados do Protocolo; 2. Alterar: Já com os dados carregados em tela, na parte inferior da rotina, deve-se selecionar a opção [Alterar] para manipular os dados dos documentos do Protocolo; 3. Altera: Após ter acesso aos dados, selecionando a opção [Altera], o Sistema exibirá a seguinte rotina:

4 Figura 5: Manutenção no Cadastro de Itens do Protocolo. Tendo como base a Figura 5, abaixo serão explicados seus campos: Documento: Campo destinado a selecionar o documento a ser alterado no Protocolo (Nota Fiscal, Duplicata, Boleto e Receita Agronômica); Situação: Nesse campo, será informado a situação em que o documento se encontra, sendo elas: Enviado, Recebido e Pendente; Data de Envio: Essa data é a mesma data da nota fiscal, portanto, não é aconselhável que ela seja alterada; Data da Baixa: Esta se refere a data de entrega do documento ao cliente; Tipo de Cadastro: Registro feito automaticamente pelo Sistema; Remetente: Este, sempre será alguém da empresa (Diretor, Gerente, Vendedor etc.); Recebido por: Campo usado para informar o nome do recebedor do documento; Observação: Campo destinado para registrar alguma informação importante quanto a entrega do documento; Gravar: Feitas as manutenções devidas, a operação é gravada por esta opção. 4. Gravar: Voltando na Figura 4, feitas as manutenções necessárias nos itens do Protocolo, o mesmo é gravado por essa opção. 3 Inclusão de um Protocolo não gerado automaticamente pelo Sistema: Os Protocolos só serão gerados automaticamente se a configuração específica nos Parâmetros do Sistema for feita. Após isso, se houver alguma nota fiscal que seja necessário haver o seu protocolo, o mesmo deverá ser feito manualmente na Rotina de Protocolo como mostrado a seguir:

5 Figura 6: Inclusão de um novo Protocolo. De acordo com a Figura 6, a seguir, serão mostrados os passos para inclusão de um novo Protocolo: 1. Empresa: Campo destinado a informar a empresa em que o protocolo será criado; 2. Nº Nota Fiscal: Local onde é informada a nota fiscal que terá seus documentos no protocolo; 3. Protocolo: Esse campo, como será feito um novo documento, não existe protocolo ainda para nota. Portanto, não deve ser informado número algum; 4. Período: Local destinado a informar a data de emissão da nota fiscal; 5. Cliente: Nesse campo, deve ser informado o mesmo cliente da nota fiscal; 6. Vendedor: Deve ser informado o mesmo vendedor da nota fiscal; 7. Pesquisar: Preenchido todos os dados, essa opção pode ser solicitada, porém, como não existe protocolo ainda para a nota fiscal informada, o Sistema não mostrará resultado algum; 8. Limpar: Se alguns dos dados informados na pesquisa estiver incorreto, para reiniciar a inserção de dados, basta solicitar essa opção que o Sistema apagará os dados já informados. Inserido os dados no cabeçalho da rotina, para incluir os documentos do protocolo, basta solicitar a opção [Novo]. Selecionando essa opção, o Sistema exibirá a seguinte rotina:

6 Figura 7: Cadastro de um novo Protocolo. De acordo com a Figura acima, serão descritos abaixo os seus campos: Código: Nesse campo, não deve ser informado número algum, pois o Sistema irá criá-lo automaticamente. Dessa forma, deve-se pressionar [Enter] para que o Sistema inclua um novo registro; Número: Esse campo é destinado a ser informado o número da nota fiscal ao qual será criado o protocolo; Série: Local onde será informada a série da nota fiscal; Cliente: Após informar o número da nota e série, o Sistema preenche esse campo automaticamente. Preenchido o cabeçalho, devem ser incluídos os itens do protocolo. Para isso, deve-se selecionar a opção [Novo] mostrada na Figura 7. Feito isso, o Sistema exibirá a seguinte rotina; Figura 8: Inclusão de Itens do Protocolo. Conforme mostra a Figura 8, serão descritos abaixo os seus campos: Documento: Campo destinado a informar o documento para o qual será feito o protocolo, sendo eles: Nota Fiscal, Boleto, Duplicata e Receituário; Vias: Local destinado a informar a quantidade de vias que o documento possui; Situação: Descreve a situação em que o documento se encontra, sendo elas: Enviado, Recebido e Pendente; Data do Envio: Em geral, é a mesma data de emissão da nota fiscal mas, pode ser informada conforme a necessidade do usuário;

7 Tipo de Cadastro: Esse campo, o Sistema irá informar automaticamente, sendo Usuário quando for incluído manualmente e Sistema quando for gerado pelo Sistema; Data da Baixa, Remetente, Recebido por e Observação: Esses campos devem ser preenchidos no ato da baixa do documento como mostra a Figura 3. Efetuado o cadastro de um documento, a inclusão de outro documento no protocolo pode ser feita normalmente, seguindo os mesmos passos descritos acima. Leonardo Antônio Rodrigues leonardo.antonio@siagri.com.br siagri.com.br