JUR. 01 ENQUADRAMENTO SINDICAL

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1 1 de 13 ENQUADRAMENTO SINDICAL MACROPROCESSO REPRESENTAÇÃO PROCESSO ENQUADRAMENTO SINDICAL ENQUADRAMENTO SINDICAL 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DOCUMENTOS RELACIONADOS PROCEDIMENTOS DEFINIÇÃO DO SERVIÇO E SUA ABRANGÊNCIA SOLICITAÇÃO DE ENQUADRAMENTO E ESCLARECIMENTOS ANÁLISE DAS INFORMAÇÕES BASE DE DADOS PARA ANÁLISE ENQUADRAMENTO SINDICAL REGISTROS HISTÓRICO DO DOCUMENTO ANEXOS TELAS PARA CONSULTA PROGRAMA RELACIONA FLUXOGRAMA DO PROCESSO Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição PAULA MOURA PROCESSOS ANTONIO CARLOS BORGES SUPERINTENDÊNCIA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1

2 2 de OBJETIVO Estabelecer procedimentos para solicitação de enquadramento sindical. 2. ABRANGÊNCIA Assessoria Jurídica 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS Não aplicável 4. PROCEDIMENTOS 4.1 Definição do Serviço e sua Abrangência Definido na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o enquadramento sindical é o instrumento que ordena as categorias econômicas e profissionais servindo como base para a constituição de sindicatos. Portanto, é essencial para o desenvolvimento das relações entre empregador e empregado, que só podem ser representados pelos organismos das categorias em que se encaixam. Por meio do enquadramento sindical, empresários conhecem as entidades que os representam, as normas coletivas às quais estão sujeitos e os recebedores da contribuição sindical, evitando assim prejuízos e problemas, como por exemplo, utilizar e cumprir a Convenção Coletiva de Trabalho que não condiz com a sua categoria. 2

3 3 de 13 Este serviço é prestado pela FecomercioSP exclusivamente para as empresas que exploram atividades econômicas do setor terciário, com o objetivo de auxiliar os empresários e contadores a localizar o sindicato patronal correspondente à atividade desenvolvida. 4.2 Solicitação de Enquadramento e E sclarecimentos A consulta sobre o sindicato (enquadramento sindical) deve ser feita pelo site no link Enquadramento onde são exigidas diversas informações da empresa, conforme telas apresentadas no anexo 1. Após o preenchimento o sistema fornece, automaticamente, um código de acesso para alterar as informações prestadas. Além disso, o solicitante pode acompanhar o status do seu pedido no próprio site. Em caso apenas de dúvidas, esclarecimentos ou alterações, os mesmos devem ser feitos através do enquadra@fecomercio.com.br ou pelo telefone. No caso de dúvidas pontuais não há a necessidade de gerar registros no sistema. O prazo regular para análise e conclusão da pesquisa de enquadramento é de 10 (dez) dias úteis, conforme comunicação existente no site da Entidade. Porém, em casos excepcionais, tais como, período de grande demanda das solicitações, necessidade de informações complementares, atividade atípica, tal prazo poderá ser estendido. É importante destacar que o prazo para análise tem estreita relação com a clareza das informações prestadas pelo solicitante. Assim, se o prazo se aproxima e não há informações suficientes para a conclusão da pesquisa, utilizam-se duas alternativas: a) comunicar o solicitante sobre a necessidade de alteração do formulário com dados mais específicos; b) Recusar o pedido de enquadramento, por falta de informações consistentes. 3

4 4 de Análise das Informações As informações preenchidas no site alimentam o sistema Enquadramento localizado na intranet e internet, ferramenta esta que permite o registro, controle e monitoramento do status de cada solicitação. A cada etapa o sistema altera, de forma automática, o status da solicitação de acordo com o andamento do processo. Dentre os status possíveis estão: Pendente para Enquadramento: Refere-se a entrada das informações no sistema, sem o start de nenhuma ação; Em avaliação: É dado o start no atendimento da solicitação, ou seja, é designado um membro da equipe para atender a demanda e é iniciada a análise das informações; Pendente para Aprovação: Casos pendentes de avaliação e aprovação por mais um membro da equipe, dada à complexidade da solicitação; Em Aprovação: Quando a solicitação já foi analisada e um sindicato selecionado, porém ainda faltam alguns dados para confirmação. Neste caso não há a necessidade de uma segunda análise e aprovação; Aprovados: Parecer enviado ao solicitante; Recusados: Solicitações com informações erradas ou incompletas, empresas de categoria econômica distinta da FecomercioSP ou sem fins lucrativos; Migrando: Refere-se aos dados migrados do sistema anterior. Nestes casos as respostas já foram dadas (enquadramentos realizados) e os dados permanecem no sistema apenas para os casos em que a empresa volte a procurar a FecomercioSP. 4

5 5 de 13 Os responsáveis pelo serviço de enquadramento (Assessoria Jurídica) recebem as informações (formulário preenchido) via sistema e devem analisar todos os dados verificando se foram preenchidos corretamente ou não. Em caso de informações insuficientes, preenchimento errado ou necessidade de esclarecimentos, o responsável pela análise da solicitação deve entrar em contato com o solicitante ( ou telefone) para que seja possível dar continuidade ao processo, cabendo ao solicitante corrigir/alterar as informações no formulário. Vale destacar que toda a comunicação feita fora do sistema deve ser registrada no campo Acompanhamento ; neste campo fica registrado a data da inserção e o nome do analista responsável, sem possibilidade de exclusão destes últimos dados. Na hipótese de informações insuficientes, quando não é especificado o tipo de produto comercializado ou o serviço efetivamente prestado, o analista pode recusar a solicitação automaticamente, sem a necessidade de entrar em contato com o solicitante, para que corrija as informações inicialmente prestadas. Se as informações contidas no formulário estiverem corretas, a Assessoria Jurídica deve verificar com base na atividade preponderante, localização da sede e o CNAE cadastrado junto ao CNPJ da empresa, onde será enquadrada, levando sempre em conta que o enquadramento Sindical deve respeitar os princípios constitucionais e da Unicidade Sindical que determina que apenas um sindicato poderá representar cada categoria profissional ou econômica em uma determinada base territorial. Em posse destas informações, a seleção do sindicato ao qual a empresa deve se enquadrar está baseada na análise das informações contantes na sua carta sindical. Entretanto, verificada a hipótese de conflito de representação, ou seja, a existência de sobreposição de representação da categoria econômica em determinado município, perante o Ministério do Trabalho e Emprego, haverá a indicação dos sindicatos patronais correspondentes e, caberá a empresa, definir para qual sindicato irá efetuar o recolhimento das contribuições devidas. 5

6 6 de 13 Será disponibilizado aos sindicatos filiados, no Portal do Programa Relaciona, em Sala dos Sindicatos, os principais dados da consulta (denominação, CNPJ, município, atividade principal, CNAE e acompanhamento) e a resposta técnica da análise. As consultas analisadas serão publicadas regularmente, para conhecimento dos sindicatos filiados e estarão dispostas em duas colunas: Empresas Enquadradas e Hipóteses de Conflitos. 4.4 Base de Dados para Análise Proceder à pesquisa de enquadramento sindical patronal de uma empresa significa localizar um sindicato que, em determinada base geográfica, representa exatamente a categoria referente à atividade preponderante exercida, na prática, por ela. Assim, para que tal serviço seja prestado com qualidade, é imprescindível manter-se atualizada a base de dados/informações atinentes às entidades sindicais legalizadas, para que a indicação aos solicitantes seja procedente. Na FecomercioSP, existe um sistema de atualização de entidades sindicais (SINDICAD) constantemente trabalhado para que as informações sejam consistentes. Isto ocorre da seguinte forma: 1 A área Documentação acompanha, diariamente, todos os procedimentos sindicais publicados em caderno próprio do Diário Oficial da União relacionadas com o âmbito de representação da FecomercioSP e seus sindicatos filiados. Como toda e qualquer alteração de um sindicato (extinção, suspensão, ampliação de base ou representatividade, desmembramento, etc), por lei e nos termos de Portaria editada pelo Ministério do Trabalho, é publicada em DOU, a área Documentação procede regularmente à triagem das publicações que sejam do interesse da FecomercioSP; 2 Procedida a triagem, a área encaminha as publicações a Assessoria Jurídica, para que este analise a relevância de cada caso. Se for o caso de alteração de status relacionado às entidades que a FecomercioSP mantém em seu controle, as alterações são encaminhadas aos sindicatos filiados (por meio da publicação MixLegal Express) e lançadas no sistema de atualização sindical 6

7 7 de 13 (dependendo do tipo de alteração, isso é feito pela Secretaria ou diretamente pela Assessoria Jurídica); 3 Em decorrência das consultas de enquadramento sindical, a Assessoria Jurídica, em especial a Equipe de Enquadramento Sindical, toma conhecimento de informações relevantes sobre entidades sindicais que não abrangidas pelo acompanhamento regular do DOU da FecomercioSP. Diante da necessidade de atualização constante, esta Equipe também faz o acompanhamento complementar da atualização de algumas entidades, com a respectiva inserção das informações no SINDICAD. 4 As informações do SINDICAD são alimentadas de forma controlada (o sistema tem controle de alçadas e gera relatórios de alterações, histórico, etc) e apenas analistas especificamente autorizados fazem a manipulação de seus dados. 4.5 Enquadramento Sindical Para seleção do sindicato, cabe ao analista buscar no banco de dados indicado qual a entidade sindical que, naquela determinada base, representaria a atividade exercida pela empresa. Quando houver dúvida sobre o tipo de produto ou serviço há as seguintes opções para obtenção de esclarecimentos: 1 - contato diretamente com o solicitante; 2 - pesquisa em Dicionários, bibliografias e, em especial a Consolidação das Leis do Trabalho em seu art. 577; 3 - Sites na Internet, destacando-se o que traz a especificidades das atividades, com classes e subclasses. 4- ANAIS DA CERSQ/CNC Publicação anual da Comissão de Enquadramento e Registro Sindical do Comércio da Confederação Nacional de Bens, Serviços e Turismo. Trata-se de coletânea dos pareceres emitidos pela mencionada Comissão. 7

8 8 de 13 Todas as informações complementares obtidas são lançadas no sistema, para justificar a resposta que posteriormente será encaminhada. Ao analisar a solicitação, caso o responsável pela análise da solicitação verifique a necessidade de outra análise (complementar), dada a complexidade do caso, o mesmo deverá encaminhar seu parecer para uma nova verificação e aprovação. Quando identificado o sindicato ao qual pertença o solicitante, o responsável pelo enquadramento deve enviar-lhe as orientações (template padrão) para o seu enquadramento no respectivo sindicato e disponibilizar as informações (via sistema). Se a empresa se enquadrar na própria FecomercioSP, a Assessoria Jurídica deve enviar juntamente com a resposta, o link para a emissão das guias sindicais/assistenciais e, automaticamente, a empresa é cadastrada no sistema Gestão de Contribuições. Caso o solicitante não concorde com o enquadramento sugerido ou tenha alguma dúvida, o mesmo deve entrar em contato com a equipe de enquadramento através do enquadra@fecomercio.com.br ou pelo telefone e relatar seu desacordo. A equipe deve analisar e verificar a pertinência das observações para decidir por uma eventual alteração ou não. Como o enquadramento é uma resposta de caráter optativo cabe à empresa a decisão de seguir as orientações ou não. Vale destacar que se a qualquer etapa do processo o solicitante optar por alterar os dados previamente informados, o mesmo deve entrar em contato com a equipe de enquadramento através do enquadra@fecomercio.com.br ou pelo telefone e informar a necessidade. Desta forma, cabe a equipe registar no sistema esta observação, orientar o solicitante para preenchimento de um novo formulário recusando o anterior, a partir daí o processo é retomado na etapa 4.2. Para efeitos de registro e monitoramento da solicitação, toda a comunicação feita, com o cliente, fora do sistema deve ser registrada no campo Acompanhamento. 8

9 9 de REGISTROS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Cópia de Segurança Descarte Sistema Enquadra Sindicad Banco de Dados (\\SRV- 09.fecomercio.inet) Aplicação(\\Jupiter.feco mercio.inet) Banco de Dados (\\SRV- 09.fecomercio.inet) Aplicação(\\Jupiter.feco mercio.inet) Acesso restrito por meio de senha aos usuários permitidos Acesso restrito através de permissão de acesso na rede Status/Nome da Empresa/ CNPJ/CPF/ Data Nome do Sindicato/ Nome fantasia/ Cidade/ Gênero/ Localização/ Status/ Filiado/ Categoria Permanente Sim Não Aplicável Permanente Sim Não Aplicável 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários /09/2013 Edição Inicial /11/ Explicação mais detalhada dos casos excepcionais mencionados no item 4.2; 2. Alteração da nomenclatura do 2º status Pendente para Enquadramento para Migrando e, 9

10 10 de Reorganização da estrutura do texto /09/ /07/ Inclusão de previsão de recusa automática da solicitação por ausência de informações essenciais para realização da análise, mencionado no item 4.3; 2. Alteração da nomenclatura da expressão Conforme Sistema para Enquadra. 1. Melhoria do texto do item 4.2; 2. Alteração do item 4.3 devido alteração do procedimento de análise de enquadramento sindical na hipótese de conflito de representação e a criação no Portal Relaciona de ambiente dedicado aos sindicatos filiados para consulta das análises de enquadramento realizadas. 3. Adequação das áreas conforme novo organogram 10

11 11 de ANEXOS 7.1 Telas de Consulta Programa Relaciona 11

12 12 de 13 12

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14 ASSESSORIA TÉCNICA ASSESSORIA JURÍDICA SECRETARIA CLIENTE Gestor: 14 de Fluxograma do Processo P1 Enquadramento Sindical FECOMERCIO SP Início P1 SP1 Enquadramento Sindical T1 T2 Acessar o site Programa Relaciona Consultas/Dúvidas pontuais? S Enviar a dúvida/consulta N T4 Realizar pesquisa Preencher Formulário Acompanhar o status da solicitação T6 FIM PARCIAL Registrar e alimentar os sistema Sindicad + T6 Submeter para segunda análise Elaborar parecer final S Caso de grande complexidade? N T5 Analisar os dados recebidos via sistema Alimentar informações no sistema Elaborar parecer T3 Entrar em contato com a empresa ou sindicato Analisar a consulta/dúvida Esclarecer Enquadra na Fecomercio? N T7 Enviar resposta com orientações para o enquadramento no respectivo sindicato (sistema) Disponibilizar informações no sistema e Relaciona FIM S T8 Registrar no sistema Enviar resposta ( ) e link para emissão de guia para pagamento Cadastrar empresa no sistema de arrecadação 14