1. OBJETIVO Detalhar o processo de descarregamento, carregamento e entrega na filial da RDP em Guaramirim S/C.

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1 IT-LO.03. Página: 1/40 1. OBJETIVO Detalhar o processo de descarregamento, carregamento e entrega na filial da RDP em Guaramirim S/C. 2. HISTÓRICO DE REVISÕES Revisão Data Histórico /05/25 Revisão geral da instrução de trabalho. 3. DETALHAMENTO DO PROCESSO Este procedimento visa detalhar a operação de carregamento na base da Petrobrás / Transpetro em Guaramirim, no estado de Santa Catarina. Abaixo esboçarei toda a operação de programação de carregamento rodoviário e entrega rodoviária aos clientes. 3.1 DESCARREGAMENTO RODOVIÁRIO PETROBRÁS / TRANSPETRO Na base da Petrobrás / Transpetro em Guaramirim não há necessidade de enviar Gasolina A, Diesel A S10 e Diesel A S500, derivados de petróleo. Produto já encontra-se disponível para retirada. Também, base da Petrobrás / Transpetro em Guaramirim não possui etanol hidratado para comercialização. Devemos enviar para a base da Petrobrás / Transpetro filial etanol anidro e biodiesel. Este processo será desempenhado pelos responsáveis do suprimento. 3.2 CARREGAMENTO RODOVIÁRIO Os carregamentos acontecem na Base da Petrobrás / Transpetro em Guaramirim, no estado de Santa Catarina. Os faturamentos acontecerão pela filial da RDP Guaramirim, e por obrigação deverão seguir da maneira descrita abaixo. O primeiro contato com o cliente será sempre do vendedor da região. Após o primeiro contato, o responsável da região passará a rotina para a vendedora encarregada de fazer as ligações, visto que, a Rejaile trabalha com as televendas ATIVO. Quando a vendedora realizar o pedido e lançar o pedido no controle de pedidos, ficará sob a responsabilidade do responsável da logística e conjunto do colaborador da RDP Guaramirim montar a carga com os pedidos para o carregamento. Após a liberação dos pedidos no controle de pedidos para faturamento será agendado o carregamento do caminhão tanque no CANAL CLIENTE da PETROBRÁS. Local de retirada do produto. Para realizar o agendamento no canal cliente seguir os dados item 6 AGENDAMENTO CAMINHÃO CANAL CLIENTE. Carga agendada no canal cliente, o colaborador ou responsável pela logística da RDP Guaramirim deverá indicar o motorista que irá realizar a entrega no CONTROLE DE PEDIDOS. O motorista e a placa do caminhão tanque são sempre o mesmo que está agendado no canal cliente. Para vincular o motorista ao pedido será obrigado o colaborador montar a carga para que sejam lançados os pedidos. Faturar os pedidos relacionados à aquela viagem e despachar o motorista com todos os documentos e procedimentos para entrega. Para montar a carga seguir orientação abaixo. Este processo será todo realizado pelo responsável pela logística designado para a região: Acessar o sistema CONTROLE DE PEDIDOS com usuário e senha disponibilizados pela RDP; Apertar o botão F7; Clicar no pedido para marcar e depois clicar dentro da tela que apareceu;

2 IT-LO.03. Página: 2/40 Faça isso para todos pedidos que ira ser entregue na carga que está montando; Clicar no botão OK; Aparecerá os pedidos para vincular ao motorista e a placa; Selecione o motorista; Selecione a placa do veículo. Caso seja mais de uma placa o sistema de dará opção para vincular corretamente; Selecione o depósito para carregamento; Clicar no botão confirmar; Montada a carga, os pedidos deverão ser lançados imediatamente conforme os pedidos agrupados. Para lançar um pedido seguir a orientação abaixo: Entrar Sispetro; Movimentação; Vendas; Pedido de Venda;

3 IT-LO.03. Página: 3/40 Inserir o código do cliente; Avançar; Inserir condição de pagamento. A condição de pagamento é o prazo que o cliente está comprando o combustível. Verificar o prazo no controle de pedidos; Inserir Tipo de Cobrança. O Tipo de cobrança é o boleto bancário para o cliente realizar o pagamento. Verificar no controle de pedidos qual foi o boleto informado para este cliente; Avançar;

4 IT-LO.03. Página: 4/40 Selecione o motorista igual está no controle de pedidos. Se o motorista for do tipo ENTREGA, valido para o motorista da RDP ou alguma transportadora contratada procure na relação os motoristas disponíveis para carregamento. Lembrando, o motorista tem que ser igual a carga que foi montada no controle de pedidos. Caso o motorista seja do tipo RETIRA, devera clicar no botão Transp Vinc que o sistema apresentará apenas os motoristas que podem carregar para aquele cliente. Se o motorista não tiver cadastrado informar ao responsável da LOGÍSTICA; Retira/Entrega, se o veiculo for da Rejaile ou contratado informar ENTREGA. Caso o motorista seja do cliente ou está prestando serviço para o mesmo informar RETIRA. Tudo de acordo com os dados do controle de pedidos; Data da Entrega informar igual o Controle de pedidos; Avançar;

5 IT-LO.03. Página: 5/40 Código do produto preencher de acordo com o pedido do controle de pedidos; Quantidade preencher de acordo com o pedido no controle de pedidos; Preço preencher de acordo com o pedido no controle de pedidos. Se o preço do Sispetro estiver diferente do controle de pedidos alterar no SISPETRO; Para alterar o preço do pedido no Sispetro seguir abaixo: Arquivo; Clientes; Seleciona o cliente; Clica na aba superior detalhes; Clique na aba inferior PREÇO;

6 IT-LO.03. Página: 6/40 Seleciona a empresa; Selecione o produto; Clicar na opção edita; Altera o preço de acordo com o informado no controle de pedidos. Colocar preço igual para o preço mínimo, preço máximo, sugestão; Clicar no botão ok; Clicar no botão Salva Tabela; Clicar em ok; Fazer o pedido novamente de acordo com a nova informação de preço;

7 IT-LO.03. Página: 7/40 Após o Sispetro finalizar o pedido, anotador esse numero, ir no controle de pedidos e informar o numero do pedido gerado: Pegar o numero do pedido e informar no controle de pedidos; Com a carga agrupada, clicar no pedido, inserir o numero do pedido gerado no SISPETRO, clicar no botão consulta ANP e salvar a busca. Se tiver mais de um pedido para o mesmo cliente. Fazer a consulta apenas no primeiro, não precisa realizar nos demais, clicar na opção GRAVAR. Após o lançamento de todos os pedidos clicar no botão Carga Finalizada.

8 IT-LO.03. Página: 8/40 Após os pedidos lançados no SISPETRO será o momento de realizar a emissão da ORDEM DE CARREGAMENTO. Para emitir ordem de carregamento seguir os passos abaixo: Acessar o SISPETRO; Consulta; Pedidos aprovados p/ faturamento;

9 IT-LO.03. Página: 9/40 Apertar o botão CTRL e selecionar os pedidos que deseja emitir a ordem de carregamento. Clicar botão Faz OC; Ir dando enter para mostrar as informações da OR; Clicar no botão Compartimentação; Preencher os produtos de acordo com as colunas (compartimentos); Clicar em ok;

10 IT-LO.03. Página: 10/40 Clicar no botão OK; Imprimir a ORDEM DE CARREGAMENTO; Assinar a ordem de carregamento; Informar na OC se irá ser coletado a amostra testemunha; Após a impressão da ordem de carregamento, observe que os pedidos ficaram em negrito. Selecione o pedido que deseja faturar e clicar no botão Fatura; De um Enter para ir mudando de informação na tela Clicar no botão avançar; Avançar; Clicar na aba Inf. Adic. Fisco; Colocar nº do envelope de segurança;

11 IT-LO.03. Página: 11/40 Colocar nº do certificado de conformidade; Colocar nº dos lacres; Clicar no botão avançar; Avançar; Avançar; Avançar; Avançar; Finalizar; ok

12 IT-LO.03. Página: 12/40 Imprimir duas vias da nota fiscal eletronica; Imprimir os boletos bancários correspondentes a NFe; Separar o envelope de emergência informado na nota fiscal eletrônica; Separar os lacres informados na nota fiscal eletrônica; Separar o boletim de conformidade informado na nota fiscal eletrônica; Separar o envelope e a ficha de emergência para acompanhar a carga; OBS: Todos os veículos que carregam pela REJAILE do tipo CIF entregar para o motorista os frascos e lacres para que seja coletada a amostra do combustível no posto, caso seja vontade do REVENDEDOR. Todos os veículos que carregam pela REJAILE do tipo FOB entregar para o motorista os frascos e lacres para que seja coletada a amostra do combustível no local de carregamento Base ou terminal. A coleta da amostra testemunha na modalidade FOB tem que ser feita na totalidade dos carregamentos. Para maiores informações seguir procedimento IT.TR.. Coleta Da Amostra Testemunha Nas Modalidades CIF e FOB SE TIVER ADITIVO, SEPARAR E ENTREGAR AO MOTORISTA O VOLUME CORRESPONDENTE AO CARREGAMENTO; Realizar a operação da mesma maneira descrita acima com o restante dos pedidos e entregar ao motorista junto com a ORDEM DE CARREGAMENTO para carregar o produto e em seguida sair para entrega. Se a carga for do TIPO RETIRA pegar assinatura do motorista na nota fiscal, (NECESSÁRIO AUTORIZAÇÃO DE CARREGAMENTO), no campo de recebimento da mercadoria e no campo de recebimento da amostra testemunha; Outra maneira de realizar o faturamento das notas fiscais eletrônicas é através do FATURAMENTO AUTOMÁTICO. Após emissão da ordem de carregamento, clique em qualquer um dos pedidos da ordem gerada que está em negrito e clique no botão Fat.Automático; Mostrara todos os pedidos que serão faturados juntos. Selecione o pedido e clique na aba Inf.Ad.Fisco e incluía as informações de lacres, certificado de conformidade e o envelope para coletar a amostra testemunha; Clicar no botão PROCESSA que todas as notas fiscais serão finalizadas. Imprima duas vias de cada nota fiscal e o boleto bancário caso tenha.

13 IT-LO.03. Página: 13/40 4. EMISSÃO NOTA FISCAL DE REMESSA Para emissão das notas fiscais de remessa de armazenagem solicitadas pela base da Alesat deveremos seguir os dados abaixo. Movimentação; Faturamento; Outras saídas; Através de ordem de carregamento: NÃO; Entidade: 65 Natureza de operação: R REMESSA ARMAZENAGEM; Avançar; Avançar;

14 IT-LO.03. Página: 14/40 Transportadora: informar o nome do motorista que realizou o descarregamento. Se a nota fiscal for para o BOMBEIO inserir 007; Tabela de preço: Frota: verificar se está de acordo com o vinculo do motorista, caso contrário, alterar; Avançar; Avançar; Avançar;

15 IT-LO.03. Página: 15/40 Código do produto preencher: 02 Etanol Hidratado; 04 Etanol Anidro; Biodiesel; Depósito sempre 07 Transpetro Bajoi ; Quantidade: volume informado pela Petrobras/Transpetro ; Preço seguir os informados abaixo: 02 Etanol Hidratado R$ 1,40 04 Etanol Anidro R$ 1, Biodiesel R$ 1,70 Zerar os valores que por ventura tiver; Avançar;

16 IT-LO.03. Página: 16/40 Avançar; Finalizar; Emitir duas vias da nota fiscal eletrônica e colher assinatura em uma das vias. 1. INCLUSÃO NFe RETORNO MANUAL E POR IMPORTAÇÃO DO XML Após cada um dos carregamentos ou ao final do dia, a BASE DA PETROBRAS irá emitir uma nota fiscal de retorno do volume carregado no dia pela RDP. Este processo serve para que a base acerte o escritural, visto que, a RDP mandou uma nota fiscal para armazenar e BASE DA PETROBRAS realizou a devolução. Para incluir as notas fiscais de retorno de armazenagem deve-se proceder conforme descrito abaixo: Entrar no Sispetro; Movimentação; Faturamento; Outras entradas; Cliente escolher de acordo com a nota fiscal em mãos; Natureza de Operação R14 Retorno de Armazenagem ou R27 Remessa por conta de terceiros Avança;

17 IT-LO.03. Página: 17/40 Avança; Inserir a serie da NFe; Inserir o nº da NFe; Inserir a data emissão da NFe, Inserir a data movimentação da NFe; Inserir a chave de acesso da NFe; Inserir transportadora de acordo com a NFe; Tabela de preço sempre ; Frota verificar se está igual da nota fiscal, caso contrario corrigir; Avançar; Avançar;

18 IT-LO.03. Página: 18/40 Avançar; Inserir produto igual nota fiscal; Inserir deposito padrão da empresa; Quantidade tem que ser igual na nota fiscal; Preço igual da nota fiscal; Alicota ICMS sempre zerada; Avançar; Avançar; Finalizar; Conferir os dados e dar ok; Processar a nota fiscal na receita; Qualquer problema no processo informar o departamento responsavel; Outra maneira de dar entrada nas notas fiscais de retorno é IMPORTANDO O XML. Abaixo processo para importar o xml; Entrar no Sispetro Ferramentas; Importação de Dados; Importação NF;

19 IT-LO.03. Página: 19/40 Preencher PROCESSO 25 ; Depósito 07 PETROBRAS/TRANSPETRO; Clicar no botão IMPORTA. Importe o XML desejado da nota fiscal em mãos; IMPORTANTE SEMPRE TER A NOTA IMPRESSA EM MÃOS;

20 IT-LO.03. Página: 20/40 vá até a tela onde estiver os xml, selecione e clique em ok para aparecerem na tela de importação; Clique na aba Notas Fiscais a serem processadas para visualizar as informações que seram importadas; Clicar no botão processa para importar a nota fiscal eletrônica; **** Qualquer informação diferente de Evento registrado e vinculado a NFe entrar em contato com o suporte****. 2. AGENDAMENTO CAMINHÃO CANAL CLIENTE Para realizar um agendamento de um caminhao tanque no canal cliente deverá ser as orientações abaixo: Acessar o site da Petrobrás no Canal Cliente no link abaixo: Inserir usuário e senha disponibilizado pela RDP Petroleo: Usuario:xxxxxxx Senha: xxxxxxx Operação; Entrega Rodoviário;

21 IT-LO.03. Página: 21/40 Agendamento; Preencher local de carregamento: Sempre SC TT Joinville; Data de carregamento; Operação: Venda Mercado Interno; Filial: Guaramirim; Finalidade: Venda Indireta Compra para Distribuição; Transportadora: Petroleo Brasileiro S.A. Petrobrás / ; Motorista: ; Placa preencher com a que precisa carregar; Preencher os compartimentos do veículo de acordo com os pedidos liberados para faturamento; Clicar em prosseguir;

22 IT-LO.03. Página: 22/40 Preencher os campos com os caracteres; Aparecerá a tela com o total de cada um dos produtos para agendar; Preencher o campo com a condição de pagamento. (todo dia será informado qual condição para pagamento); Inserir o horario de agendamento. (horário tem que ser igual para todos os produtos); Clicar no botão salvar;

23 IT-LO.03. Página: 23/40 Após clicar no botão salvar o pedido será finalizado e aparecerá a informação do agendamento. Informe o motorista o horário do agendamento junto com os documentos fiscais; 3. CADASTRAMENTO MOTORISTA, TRANSPORTADOR E FROTA 1- Para o cadastramento do motorista seguir as orientações abaixo: Entrar SISPETRO; Tabelas Auxiliares; Transportes; Transportadoras/Motoristas; Clicar no botão +;

24 IT-LO.03. Página: 24/40 Preencher os dados completos do transportador/motorista; Para Transportador preencher todos os campos; Para motorista preencher nome completo, cidade, CPF, RG e número CNH; Clicar botão ok para finalizar;

25 IT-LO.03. Página: 25/40 Incluido o motorista e a transportadora será necessário vincular o motorista a transportadora;

26 IT-LO.03. Página: 26/40 Selecione o motorista; Clicar na aba Empresa Transportadora; Clicar na opção Vincula Transportadora; Após selecionado a transportadora, clicar no botão Somente empresas s/ vinculos para selecionar o restante das filiais; Para realizar os cadastramentos das frotas seguir orientação abaixo: Entrar SISPETRO; Tabelas Auxiliares; Transportes; Frotas; Manutenção Frotas;

27 IT-LO.03. Página: 27/40 Clicar no botão +; Selecione o tipo de veículo; Preencha a placa do veículo; Preencha o UF da Placa em letra MAIUSCULA; Preencha o Tipo de Transporte; Preencha a Capacidade KG; Preencha a Capacidade m³; Preencha Qtde Lacres; Preencha nº Lacres por Compartimento; Clicar no botão Ok; Selecionar a placa novamente;

28 IT-LO.03. Página: 28/40 Clicar na aba compartimentos; Clicar no botão +inclui; Incluir todos os compartimentos; 4. CONSULTA NOTA FISCAL EMITIDA PARA REJAILE Os fornecedores de combustíveis da REJAILE emitem diariamente notas fiscais eletrônicas prestação de serviço eletrônica, venda de material. No momento do recebimento da nota fiscal eletrônica, o colaborador da REJAILE confere o recebimento físico e logo em seguida realiza o lançamento da nota fiscal eletrônica no SISPETRO. Por vezes a nota é importada apenas por XML, não vindo a nota fiscal em papel, caso das notas fiscais de retorno de combustível. Desse modo, muitas notas fiscais podem se perder no caminho eletrônico e não chegar o XML. Para verificar se todas as notas fiscais estão lançadas e recebidas dos fornecedores, o SISPETRO tem uma ferramenta para consultar se todas as NFe estão lançadas ou faltando alguma para pedir ao fornecedor. REALIZAR ESTE PROCESSO TODOS OS DIAS, OU DE MANHÃ, OU DE TARDE. Para realizar a consulta das notas fiscais emitidas para a REJAILE, seguir os passos abaixo: Entrar SISPETRO; Movimentação; Faturamento;

29 IT-LO.03. Página: 29/40 Nota Fiscal Eletrônica; Consulta NFe Destinatário; Clicar no botão + INCLUI; Abrirá a tela para consultar as notas fiscais emitidas para a REJAILE; Clicar no botão consulta;

30 IT-LO.03. Página: 30/40 Deixar o sistema localizar as notas fiscais emitidas. Se tiver nota fiscal para buscar o sistema informará que teve DOCUMENTO LOCALIZADO, se não tiver mais nota fiscal emitida e todas já estiverem sido processadas o sistema informará que NENHUM DOCUMENTO LOCALIZADO; Fechar a tela e visualizar as notas fiscais processadas. Todas as notas fiscais que tiverem com o TIPO DE MANIFESTAÇÃO Sem Manifestação do Destinatário é por obrigação verificar se não foi importada, ou se a REJAILE não recebeu o XML para importação. Qualquer problema diferente informar o responsável.

31 IT-LO.03. Página: 31/40 5. EMISSÃO DE MDF-e (MANIFESTO DE DOCUMENTO FISCAL ELETRÔNICO) O Projeto MDF-e tem como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que venha substituir a sistemática atual de emissão do documento em papel, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco. O MDF-e deverá ser emitido por empresas prestadoras de serviço de transporte para prestações com mais de um conhecimento de transporte ou pelas demais empresas nas operações, cujo transporte seja realizado em veículos próprios, arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas, com mais de uma nota fiscal. A finalidade do MDF-e é agilizar o registro em lote de documentos fiscais em trânsito e identificar a unidade de carga utilizada e demais características do transporte. Autorização de uso do MDF-e implicará em registro posterior dos eventos, nos documentos fiscais eletrônicos nele relacionados. 5.1 Incluindo um MDF-e Após emissão da nota fiscal eletrônica de venda ou transferência interestadual de combustível realizado por veículos onde a transportadora será a REJAILE DISTRIBUIDORA DE PETROLEO LTDA, obrigatoriamente será necessário emitir o MDF-e. A emissão do MDF-e deverá seguir os passos abaixo: Movimentação; Faturamento; Manifesto Eletrônico; Manutenção de MDF-e:

32 IT-LO.03. Página: 32/40 INCLUIR +; Clicar no botão atualizar; Visualizar as notas fiscais emitidas para a TRANSPORTADORA Rejaile Distribuidora de Petróleo LTDA; Ao selecionar as notas fiscais lembrar que o MDF-e apenas é gerado quando as notas fiscais são para o mesmo motorista. Não dá para gerar MDF-e se tiver motorista diferente;

33 IT-LO.03. Página: 33/40 Marcar as notas fiscais que ira ser emitido o MDF-e; Clicar no botão ok ; OBS: AS NOTAS FISCAIS APRESENTADAS NESSE PROCESSO QUE FORAM EMITIDAS PARA TRANSPORTADORAS QUE NÃO É DA REJAILE DEVERÃO SER MARCADAS E DESCONSIDERADAS, CLICANDO NO BOTÃO DESCONSIDERAR P/ MDF-e. Após clicado no botão OK, aparecerá a tela abaixo mostrando as notas fiscais para gerar o MDF-e; Caso as notas fiscais estejam com destino para entrega em estado de divisa deverá apenas clicar no botão INCLUIR MDF-e;

34 IT-LO.03. Página: 34/40 Caso as notas fiscais estejam com destino para entrega em estados que não fazem divisa devemos informar o percurso que este caminhão irá fazer para o MDF-e. Exemplo: Transportador sai do estado do PARANÁ para entregar no estado do Rio Grande do Sul; Percurso: Paraná Local de saída do produto; Santa Catarina Percurso a passar até chegar no Rio Grande do Sul; Rio Grande do Sul Destino do produto. O Estado não faz divisa com o Paraná; Deverá selecionar antes de incluir o MDF-e clicando na aba PERCURSO e informando o UF do estado (s) que não faz (em) divisa. ESTANDO TUDO CERTO CLICAR NO BOTÃO INCLUIR MDF-e

35 IT-LO.03. Página: 35/40

36 IT-LO.03. Página: 36/40 O MDF-e foi gerado (ficará na cor amarela) e poderá ser impresso para acompanhar a carga. Para imprimir apenas clicar na opção IMPRIMI e colocar uma via para cada nota fiscal que irá para o cliente;

37 IT-LO.03. Página: 37/40 O MDF-e ficou em amarelo porque foi autorizado apenas emissão do documento eletrônico para acompanhar a carga. Isto não quer dizer que foi finalizado. Assim que o motorista voltar da entrega deverá dar baixa, finalizar o MDF que está na cor amarela, informando a receita que a operação foi realizada com sucesso. Para finalizar o MDF-e: Deverá clicar no MDF que está na cor amarelo e clicar no botão PENDENTE;

38 IT-LO.03. Página: 38/40 Clicar no botão atualizar; Aparecerá os MDF-e que ainda não tiveram a carga finalizada; Selecionar a carga que deseja finalizar; Clicar no botão ENCERRAMENTO e informar a data que o motorista finalizou a carga; Gravar; Clicar no botão PROCESSA para então finalizar o processo de entrega da carga

39 IT-LO.03. Página: 39/40

40 IT-LO.03. Página: 40/40 LEMBRETE: Não será possível emitir um novo MDF-e para o mesmo motorista sem antes finalizar o que está pendente. Tenha um excelente trabalho e mantenha a rotina de acordo com o procedimento. Saudações.