Prof Rafael Guem Murakami

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1 Prof Rafael Guem Murakami São Paulo 2006

2 Sumário: Definição:... 4 Conceitos básicos:... 4 Barra de Formatação:... 5 Formatação da célula:... 5 Configuração de número:... 6 Configurando o alinhamento na célula:... 7 Funções Básicas: Soma Subtração Multiplicação Divisão Máximo Mínimo Média Função Se simples: Função Se encadeada: Função ProcV: Gráficos: Imprimindo as fórmulas Excluindo, renomeando e inserindo planilha Considerações Finais: Bibliografia: Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 2

3 Índice de figuras: Figura 01 1: Planilha... 4 Figura 01 2: Barra de formatação do Excel... 5 Figura 01 3: Janela Formatação de célula - Número... 6 Figura 01 4: Formatação da célula-alinhamento... 7 Figura 01 5: Retorno Automático... 8 Figura 01 6: Célula Mesclada... 8 Figura 01 7: Orientação de texto... 8 Figura 01 8: Formatação da célula Fonte... 8 Figura 01 9: Formatação da célula Borda... 9 Figura 01 10: Formatação da célula Padrões Figura 01 11: Formatação da célula Proteção Figura 01 12: Exemplo de função básica Figura 01 13: Função Soma Figura 01 14: Fórmula Subtração Figura 01 15: Função Mult Figura 01 16: Fórmula Divisão Figura 01 17: Função máximo Figura 01 18: Função mínimo Figura 01 19: Função Média Figura 01 20: Função SE Figura 01 21: Função SE encadeada Figura 01 22: Função ProcV Figura 01 23: Tabela secundária Figura 01 24: Função ProcV Figura 01 25: Janela Gráfico Figura 01 26: 2ª etapa - Gráfico Figura 01 27: 3ª etapa Gráfico Figura 01 28: 4ª etapa Gráfico Figura 01 29: Janela Opções Figura 01 30: Opções da planilha Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 3

4 Definição: Podemos fazer no Excel planilhas eletrônicas com gráfico, funções, planejamento orçamentário. Conceitos básicos: Para referir a uma célula no Excel, sempre falamos a letra da coluna e o número da linha, então a coluna são as letras e a linha os números que encontram no lado esquerdo da planilha. Conseguimos saber qual célula está selecionado, pela cor azul que fica na coluna e na linha, na figura abaixo está selecionada a célula A COLUNAS L I N H A S Célula Ativa Figura 01 1: Planilha Para selecionar uma célula o ponteiro tem que estar como uma cruz branca e linha preta, ele fica desse modo quando colocamos o ponteiro sobre a célula. Tem dois modos para selecionar a(s) célula(s) com o mouse clica com o botão esquerdo e arrasta para o lado desejado ou com o teclado apertando shift e ao mesmo tempo as setas direcionais. Para aumentar ou diminuir a largura da célula posicione o ponteiro entre as duas letras da coluna e quando o ponteiro mudar para uma seta que aponta para os lados, direito e esquerdo, clique com o botão esquerdo do mouse e arraste para o lado desejado ou apenas aperte duas vezes o botão do lado esquerdo do mouse, com isso a largura da célula vai ajustar automaticamente. E para alterar a altura da célula o procedimento é parecido Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 4

5 como o da coluna, só que ao invés das letras, tem que posicionar o ponteiro entre os números das linhas. Depois de que estiver digitado algo na célula e percebeu que falta algo ou escreveu errado, existe uma tecla do teclado que conseguimos fazer para entrar na célula sem precisar mexer no mouse, basta voltar para a célula que vai ter os dados modificados e depois apertar a tecla F2. Barra de Formatação: Na barra de formatação do Excel existem algumas diferenças em relação ao do Word, aqui vai ser apenas abordados as diferenças, caso queira saber a função dos outros botões da barra de formatação consultar a do Word. Figura 01 2: Barra de formatação do Excel Podemos mesclar célula, mas o que é mesclar célula? É fazer com que duas ou mais células se tornem apenas uma. Para mesclar célula basta selecionar as células que serão mescladas e apertar o botão de mesclar célula que está barra de formatação ; conseguimos também formatar a numeração para o estilo moeda, seleciona a(s) célula(s) que será(ão) formatada(s) para estilo moeda e apertar o, assim ficará em estilo moeda, não precisando digitar o símbolo da moeda corrente, precisa apenas digitar o valor; deixar em modo euro ; o valor também em porcentagem apertando o símbolo de porcentagem, assim também apenas precisando digitar o valor ; alterar para unidade de milhares ; pode aumentar as casas decimais depois da vírgula e diminuir a quantidade de casas depois da vírgula. Essas são as principais diferenças entre as barras de formatação do Excel e do Word. Formatação da célula: Nessa parte vai ser explicada a janela da formatação da célula, podese formatar o conteúdo da célula como também a célula. Para abrir a janela Formatar->células. Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 5

6 Figura 01 3: Janela Formatação de célula - Número Configuração de número: Antes de escolher o tipo do número precisa selecionar a(s) célula(s) que vai(ão) ser(ão) modificada(as). Na aba Número pode-se configurar o modo do número. A seguir vai ser explicado tópico por tópico das categorias de número: Geral faz com que apareça o número digitado, porém se o número tiver a casa depois da virgula igual a 0, ele será descartado, por exemplo, digitou-se 10,00 e mudou de célula na célula que estava 10,00 vai aparecer somente o 10. Número ele fica realmente o número digitado, não elimina nenhum número. Moeda, ele deixa a célula com o símbolo do dinheiro, ou seja, não precisa-se digitar o R$ no caso do Brasil apenas necessita digitar o número do valor, caso não houver centavos apenas digitar o valor do Real, por exemplo, o valor de R$10,00 apenas digita-se o número 10 e nada mais, pois quando mudar de célula vai aparecer o símbolo do Real e,00. Além de conseguir escolher o símbolo pode também escolher a forma de apresentação de valor negativo. Contábil é parecido com a Moeda à diferença é que na categoria Contábil não se pode escolher a forma para aparecer valor negativo, apenas escolhe-se quantidade de casas após a vírgula e o tipo da moeda. Data é definida a forma de apresentação para a numeração do tipo data. Hora é definida a forma de apresentação para a numeração do tipo hora. Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 6

7 Porcentagem, faz com que apareça o símbolo de por cento(%), não precisando apertar a tecla do teclado do por cento(%) e escolhe a quantidade de casas após a vírgula. Fração, escolhe-se a quantidade de números que podem ser colocados quando se digita uma fração (n /n ). Científico, para cálculos científicos, podendo escolher as casas decimais após a virgula. Texto, o número fica configurado para modo texto, ou seja, ele vai ser lido como texto e não como número. Especial, configura para números especiais, como por exemplo, CEP, telefone, CPF, e pode-se escolher a localidade. Personalizado, o usuário escolhe o tipo de configuração de número. Figura 01 4: Formatação da célula-alinhamento Configurando o alinhamento na célula: Antes de fazer a configuração do alinhamento também é necessário selecionar a(s) célula(s) que será(ão) formatada(as). A parte do Alinhamento de texto pode escolher a forma que o conteúdo da célula vai ficar horizontal vai se mexer no alinhamento com referência a linha e a vertical com a coluna, o recuo será o recuo do lado esquerdo da célula. Controle de texto Retorno automático de texto, faz com que o conteúdo apareça não só em uma linha da célula, como mostra o exemplo a seguir: Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 7

8 Figura 01 5: Retorno Automático Reduzir para ajustar, reduz o tamanho do conteúdo para ajustar na célula. Mesclar células, mescla mais de uma célula, ou seja, torna mais de uma célula em apenas uma, como mostra o exemplo a seguir: Figura 01 6: Célula Mesclada Direção do texto, configura a direção do texto. Orientação, consegue deixar o texto na vertical, deitado, atravessado. Figura 01 7: Orientação de texto O exemplo de cima mostra o texto na vertical na célula e o atravessado em 45. Figura 01 8: Formatação da célula Fonte Nessa aba pode-se configurar a fonte do conteúdo, mudar o nome, estilo, tamanho, deixar a escrita sublinhada, mudar a cor, colocar a tachada, sobrescrito(a cima) e subscrito(a baixo). Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 8

9 Figura 01 9: Formatação da célula Borda Nessa parte consegue-se formatar a borda da célula, para o exemplo a cima foi selecionada mais de uma célula, com isso habilitou a opção Interna, para colocar a borda, seleciona primeiro o tipo de cor apertando a seta que está ao lado da escrita Automático abaixo da palavra Cor após de ter escolhido a cor, escolhe-se o estilo da linha, apertando em um dos traços horizontais que está abaixo da palavra Estilo e por fim aperta o botão que está acima da palavra Contorno e do botão que está acima da palavra Interna, se quiser colocar a borda em toda a tabela, podemos ainda escolher a- penas parte da borda apertando o(s) botão(ões) que está(ão) em volta da visualização. Caso não goste da configuração feita para a borda para alterar tem que se fazer o mesmo procedimento descrito no parágrafo acima, primeiro escolhe-se a cor, depois o estilo e aonde será aplicada essa configuração. Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 9

10 Figura 01 10: Formatação da célula Padrões Nessa parte de padrões escolhe-se o sombreamento da célula que a- lém das cores existem padrão mais trabalhado, depois de selecionar a cor será ativado a opção de Padrão é onde tem Padrões mais trabalhados. Figura 01 11: Formatação da célula Proteção Essa última parte só terá uma funcionalidade se a planilha estiver protegida por senha, caso contrário não tem nenhuma funcionalidade. Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 10

11 Funções Básicas: Qualquer função no Excel começa com o sinal de igual(=). Tem função que logo após do igual vem o valor e o símbolo da função e tem função que depois do igual coloca-se o nome e depois os valores. Temos dois modos de escrever as células na função ou digitamos ou selecionamos com o mouse. Em qualquer função não colocamos o valor que está na célula, mas sim onde está o valor, o exemplo abaixo quer a soma dos valores que estão no A1 com o B1 e o resultado será mostrado na célula C1, as células que utilizamos nas fórmulas ficam em destaques. Figura 01 12: Exemplo de função básica Soma Tem duas formas de fazer essa fórmula no Excel, podemos fazer como mostrou o exemplo acima ou podemos colocar a palavra soma depois do sinal de igual, assim: Figura 01 13: Função Soma Utilizamos com a palavra SOMA quando necessitamos somar muitos valores, reparamos também que pode ser colocados o dois pontos(:) ou ponto e vírgula(;), a diferença entre eles é que o dois pontos soma o valor do intervalo, ou seja, se colocarmos =soma(a1:c1) ele vai somar do A1 até C1, agora se colocarmos o ponto e virgula como mostra o e- xemplo acima apenas soma os valores descritos na função, o exemplo acima soma o A1 e C1. Subtração A fórmula da subtração já existe uma diferença com o da soma tirando o sinal de menos(-), o Excel não consegue subtrair mais de dois números ao mesmo tempo, então apenas consegue subtrair dois valores por vez, o e- Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 11

12 xemplo a seguir subtrai o valor que está na célula A1 com o valor que está na célula B1. Figura 01 14: Fórmula Subtração Só conseguimos fazer a fórmula subtração dessa forma que aparece no exemplo acima. Multiplicação Como na função soma, o Excel consegue multiplicar mais de dois valores ao mesmo tempo, então na célula que mostrará o resultado podemos colocar de dois modos à função da multiplicação. Depois do sinal i- gual colocar o local que está o primeiro valor que vai ser multiplicado e depois o sinal da multiplicação(*) ou colocar o nome da função que é mult, como mostra o exemplo a seguir: Figura 01 15: Função Mult No exemplo acima na célula B3 irá multiplicar os valores de A1 até C1 e na célula C1 irá multiplicar os valores de A1 e B1. Divisão A fórmula da divisão(/) é parecido com a fórmula da subtração, o Excel apenas consegue dividir apenas dois números por vez e não mais que essa quantidade de valores, como mostra o exemplo: Figura 01 16: Fórmula Divisão Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 12

13 Máximo A função máxima do Excel procura o valor máximo de um conjunto de números, podemos também definir a partir de qual número verificar o conjunto, para fazermos a função máxima colocamos depois do sinal de igual a palavra máximo e entre parênteses a primeira célula e a última que será utilizada vejamos o exemplo para entender melhor: Figura 01 17: Função máximo Na célula A5 do exemplo colocamos a função =maximo(a1:a4;80) nessa célula vai mostrar o valor máximo dentre os valores das células A1 à A4 como foi colocado o ;80 o Excel vai procurar o valor máximo a partir do número 80(referência), caso não tivesse nenhum valor superior a 80 retornaria o valor 80. Já na célula B5, podemos notar que não foi colocado o ;valor, isso quer dizer que o Excel vai procurar entre as células B1 e B4 o valor máximo. Mínimo A função mínimo é contrário da função máxima, apenas trocar o nome de máximo para mínimo e o número que vai após do ponto e vírgula(;), significa que o Excel vai procurar desse valor para baixo. Veja o mesmo exemplo, porém com o nome trocado. Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 13

14 Figura 01 18: Função mínimo 80. No exemplo o A5 vai retornar o valor mínimo a partir do número Média No Excel pode também calcular a média de determinado intervalo, forma de colocar a função média é parecida com as outras, depois do sinal de i- gual coloca-se a palavra média e entre parênteses o intervalo dos valores. Figura 01 19: Função Média No exemplo acima a célula C1 vai mostrar a média de A1 e B1. Função Se simples: A função se utiliza uma lógica, ou seja, ela pega o valor da função e compara com a condição estabelecida, se o valor satisfazer a condição retorna um valor afirmativo, caso o valor não satisfazer a condição retorna um valor falso. O modo geral de escrever a função Se é a seguinte =se(célula_comparada/sinal_de_comparação/valor_comparado; Afirmativo ; Falso ) Segue o exemplo para melhor entendimento. Figura 01 20: Função SE Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 14

15 O exemplo acima faz a comparação do valor que está na célula A1 com o valor 100, se o valor for maior que 100 retornará a escrita Maior que 100 na célula B1, se for menor que 100 retornará a escrita Menor que 100 na célula B1. Basicamente a função Se tem essa função de comparar valores e retornar informação se afirmativo ou falso. Função Se encadeada: A função Se pode ter Se dentro de Se, ou seja, comparar valores que pode ter mais de uma comparação. Figura 01 21: Função SE encadeada A função do exemplo faz comparação do valor de A1 com os valores 100, 90, 80 e 70, se o valor for maior que 100 retornará a escrita Maior que 100, se for maior que 90 retornará o valor Maior que 90, se for maior que 80 retornará a escrita Maior que 80, se for maior que 70 retornará o valor Maior que 70, se não atender a nenhuma condição retornará Menor que 70 na célula B1. Função ProcV: A função ProcV porcura valores verticalmente, ou seja, faz comparação com uma segunda tabela e retorna o resultado que está na tabela secundária. Para fazer a função ProcV precisa colocar um nome na tabela secundária, antes de colocar o nome da tabela precisa selecionar corretamente a tabela que será comparada depois de escrever o nome necessita apertar a tecla Enter do teclado, só assim será validado o nome da tabela. O modo geral de escrever a função ProcV é a seguinte =procv(célula_comparada;nome_da_tabela;numero_de_colunas). Segue exemplo do ProcV. Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 15

16 Figura 01 22: Função ProcV Figura 01 23: Tabela secundária A figura mostra a tabela que tem a função ProcV, a figura mostra a tabela secundária e o local onde escreve-se o nome da tabela secundária, primeiro foi selecionado a segunda tabela que vai do 0 até a palavra Tranqüilo e depois escreve o nome da tabela na caixa de nome que fica no canto esquerdo da barra de fórmulas, no exemplo acima à tabela chama-se Situacao", após de escrever o nome da tabela aperta a tecla Enter, assim validando o nome da tabela. A função ProcV do exemplo compara o valor que está na coluna B com a tabela secundária e dependendo do valor que está na célula da coluna B retorna o valor que está na coluna da direita da tabela comparada na célula que está na coluna C, para entender melhor o exemplo na linha do nome Almeida tem a média 9, então o ProcV vai à tabela secundária e procura que parte está à média 9 como está no intervalo de 9 a 10 então retorna na C2 a palavra Tranqüilo. Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 16

17 Figura 01 24: Função ProcV 2 Esse segundo exemplo de ProcV mostra que não é apenas valores numéricos que podem ser comparados, podemos comparar letras, palavras para retornar algum valor. Nota-se que quando seleciona a tabela de comparação aparece o nome dela no campo caixa de nome. Gráficos: Depois de passar pelas fórmulas chegamos na última parte da apostila de Excel que é a inserção de gráficos, antes de colocar um gráfico necessitamos de uma planilha com dados para colocá-lo. O Excel tem uma gama grande de gráficos, depois de ter colocado os dados na planilha tem que se pensar qual gráfico colocar, após de ter pensado, seleciona a planilha com os dados clicar na opção Inserir->Gráficos e irá aparecer a seguinte janela: Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 17

18 Figura 01 25: Janela Gráfico Nessa parte seleciona o tipo de gráfico que pode ser qualquer um do Tipo padrão ou dos Tipos personalizados, depois de ter escolhido apertar o Avançar. Figura 01 26: 2ª etapa - Gráfico Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 18

19 Na figura acima não mostra nenhum gráfico, pois não foi selecionado nenhuma planilha com dados, nessa parte pode escolher qual série seguir, se vai ser as Linhas da planilha como referência ou se vai ser as colunas. Na aba Seqüência escolhe qual seqüência para o gráfico. Depois de ter colocado uma seqüência para o gráfico apertar o Avançar. Figura 01 27: 3ª etapa Gráfico Nessa parte escolhe um título para o gráfico, para a categoria(parte de baixo) e para os valores(vertical), se necessário. Na parte de Eixos, pode-se colocar intervalos de tempos, retirar ou colocar os valores do gráfico. Linhas de grade, escolhe quais linhas da grade vai aparecer. Legenda, escolhe a posição da Legenda. Rótulos de dados, tem a opção de colocar os valores dentro do gráfico. Tabela de dados, pode-se colocar a planilha no gráfico com os valores. Após de fazer as configurações de melhor agrado apertar o botão Avançar. Figura 01 28: 4ª etapa Gráfico Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 19

20 A última etapa para inserir o gráfico que é escolher aonde ele vai ficar, se separado da planilha Como nova planilha ou como objeto junto com a planilha Como objeto em, depois de ter escolhido é só apertar o Concluir. Imprimindo as fórmulas O Excel permite imprimir as fórmulas que foram utilizadas na planilha, basta ir em Ferramentas->Opções. Figura 01 29: Janela Opções E na parte opções de janela selecionar o opção Fórmulas, com essa opção selecionada consegue imprimir todas as fórmulas utilizadas e não será impressa os resultados das fórmulas. Nessa janela também é possível retirar as linhas de grade que não serão impressos, apenas retirar a marcação de Linhas de grade. Excluindo, renomeando e inserindo planilha Pode-se tanto excluir, renomear e inserir uma planilha no Excel, para fazer uma das opções basta ir à parte inferior da planilha, onde está escrito plan e apertar com o lado direito do mouse escolher qual das três opções, como mostra a figura abaixo. Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 20

21 Figura 01 30: Opções da planilha A opção Inserir... abre uma janela para escolher o que inserir, se quiser inserir uma nova planilha, basta selecionar Planilha e OK dessa janela. Se for excluir selecionar Excluir, irá excluir a planilha que estiver ativa. Para renomear a planilha, escolher Renomear ao escolher essa opção aparecerá selecionado a palavra Plan.., apague essa escrita escreva o título dessa planilha e aperte o Enter do teclado para validar o nome, se já houver esse nome o Excel vai pedir um novo nome, pois não pode ter dois nomes iguais de planilha no mesmo arquivo. Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 21

22 Considerações Finais: Essa é uma apostila básica de Excel, pode-se fazer inúmeros tipos de planilhas nele, mas para uma multinacional não é muito aconselhável fazer planilha utilizando o Excel, pois ele tem uma quantidade máxima de dados que podem ser inseridos, para uma pequena e média empresa pode ser bem útil à utilização do Excel. O Excel é um ótimo software para quem quer começar a entender um pouco de planilhas, inserção de dados, funções. Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 22

23 Bibliografia: HALVORSON, Michael e YOUNG Michael. Guia Autorizado Microsoft Office 2000 Professional. Makron Books, Prof Rafael Guem Murakami <rafaelmurakami.tripod.com> 23