DESENVOLVENDO UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA PRESCRIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE MEDICAMENTOS: O CASO DO HOSPITAL DAS CLÍNICAS DA FACULDADE DE MEDICINA

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1 III SEMEAD DESENVOLVENDO UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA PRESCRIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE MEDICAMENTOS: O CASO DO HOSPITAL DAS CLÍNICAS DA FACULDADE DE MEDICINA DE RIBEIRÃO PRETO - HCFMRP-USP André Lucirton Costa (*) Márcio Mattos Borgs d Olivira (**) RESUMO Com 773 litos 3696 funcionários, o Hospital das Clínicas da Faculdad d Mdicina d Ribirão Prto Univrsidad d São Paulo, é uma das maiors instituiçõs médicas das América Latina. Todo procsso d prscrição distribuição d mdicamntos é fito nvolvndo as sguints tapas: prscrição (médico); rquisição (nfrmagm); sparação dispnsação (farmácia cntral); confrência aplicação (nfrmagm). Ess procsso ra fito manualmnt concntrado no príodo matutino, ra invitávl a ocorrência d gargalos. Procupava também a transcrição da prscrição para a rquisição d mdicamntos, fort grador d rros qu sobrcarrgava a confrência. Para contornar st problma foi planjado implmntado um sistma d informação. Todas as tapas da construção dst sistma stão dtalhadas nst artigo qu procura subsidiar, com um caso ral, psquisas sobr dsnvolvimnto d sistmas no stor da saúd. (*) Doutorando m Administração pla Fundação Gtúlio Vargas profssor do Dpartamnto d Administração na FEA, Campus d Ribirão Prto. alcosta@cirp.usp.br. (**) Engnhiro Mcânico plo ITA; profssor, doutor m Engnharia Mcânica Mstr m Ciências da Computação pla USP. mmattos@usp.br

2 INTRODUÇÃO Muito s discut sobr o dsnvolvimnto d softwars m organizaçõs. Existm plo mnos três tndência visívis: dsnvolvr intrnamnt, contratar trciros ou comprar pacots ou soluçõs prontas 1. No Brasil são poucos os rlatos qu ftivamnt analisam casos qu nvolvm a adoção d uma tcnologia para dsnvolvimnto d sistmas d informação das atividads opraçõs organizacionais. Esta falta d studos sistmáticos lva o administrador a dsconhcr as consqüências d suas dcisõs para dfinir os rcursos d informática. O stor d saúd pod sr considrado um dos mais carnts nst stor. Com a cris no sistma d saúd no Brasil a informática aparc como altrnativa viávl para grnciamnto transparência das opraçõs m cntros d saúd. São poucos os softwar spcíficos spcialistas para as várias áras administrativas d um hospital. As caractrísticas culturais spcífica dstas instituiçõs são rsponsávis por inúmros fracassos na aquisição dsnvolvimnto d softwar. O maior sucsso na implmntação d programas na ára d informática pod dar lmntos aos administradors para aprimorar a qualidad produtividad dos srviços prstados. Est trabalho stá insrido nst contxto. Aprsnta um studo d caso spcífico m uma instituição d saúd pública qu prima pla qualidad d sus quadros na ára d saúd qu prsta um rlvant srviço d assistência, nsino psquisa à socidad brasilira, mas qu hrdou a cris qu o stor público brasiliro atravssa busca altrnativas para rsolvr sus problmas. Dpois d algumas xpriências fracassadas na ára d informática, um modlo d dsnvolvimnto d um sistma d informação propiciou uma altrnativa para criação struturação d um stor d informática imprscindívl para a Instituição. OBJETIVOS Abordando uma ára ainda pouco xplorada no Brasil, st studo aprsnta a construção d um sistma d informação para prscrição distribuição d mdicamntos no HCFMRP- USP, um dos maiors hospitais públicos da América Latina. Busca mostrar uma altrnativa d sucsso d struturação d um stor d informática com o dsnvolvimnto d um softwar spcífico dntro d um hospital-scola no Brasil. METODOLOGIA: ESTUDO DE CASO Foi ralizado um studo d caso com obsrvação participant para anális da implmntação d um sistma informatizado para distribuição d mdicamntos prscrição no HCFMR. Sgundo YIN (1988, 23), o studo d caso é um psquisa mpírica qu: invstiga um fnômno contmporâno dntro d um contxto ral; quando os limits ntr fnômno contxto não são claramnt vidnts; na qual múltiplas fonts d vidências são usadas. A intração do objto psquisador é uma atitud qu, sgundo KAPLAN (1975, 141), rodia a obsrvação cintífica do comportamnto ( das organizaçõs 2 ). No caso do sistma d informação opração d distribuição d mdicamntos do HCFMRP ralizou-s um studo xploratório d lvantamnto d xpriências. D acordo com SELLITZ (1965, 62), os studos xploratórios têm o propósito d formular um problma para invstigação mais xata, ou dsnvolvr hipótss O rfrido autor ainda classifica sts studos xploratórios m lvantamnto da litratura, lvantamnto da xpriências anális d xmplos. Ainda para SELLITZ (1965, 67), o acumulo d atividads dcisõs na rotina d um projto ou atividad social adquir um rsrvatório d xpriência qu podm sr d valor incalculávl para o cintista social. Para KAPLAN (1975, 155 ) um xprimnto xploratório convida à dscobrta alatória, à dscobrta casual, o autor acrscnta o nom d studos pilotos à sts trabalhos. Finalmnt, voltando a YIN (1988, 29), para studos d caso, cinco componnts d um projto d psquisa são spcialmnt importants: 1. uma qustão para studo; 2. suas proposiçõs; 1 Vr FOURNIER (1994). 2 Nota dos autors dst trabalho. 2

3 s houvr; 3. sua unidad d anális; 4. a lógica qu un as informaçõs às proposiçõs; 5. o critério para intrprtar os rsultados. O trabalho foi dsnvolvido ntrvistando analisando as informaçõs obtidas com os participants do projto d informatização do stor d distribuição d mdicamntos prscrição ltrônica do HCFMRP. Como os autors dst papr também participaram do projto do sistma, a psquisa também pod sr considrada, como dfin LAKATOS & MARCONI (1991, 188), como studo xploratório com obsrvação participant. Plo método d psquisa dscrita acima, convém rssaltar qu apsar da importância, rafirmada por vários autors d mtodologia d psquisa m ciências sociais, m lvantar xpriências, dscrvr rlatar dcisõs sistmatizar conhcimntos d técnicos, os rsultados dst trabalho stão obviamnt limitados ao univrso psquisado as intrprtaçõs dos rsultados também limitadas à participação dos psquisadors no objto studado 3. Considraçõs sobr Sistma d Informação Grncial (SIG) Sgundo FOURNIER (1994), xist uma grand motivação ntr os inúmros profissionais grnts ligados a produção d softwar d qu uma abordagm disciplinada, mas flxívl, d ngnharia d softwar pod lvar à produção d sistmas com maior qualidad. Com a ngnharia d softwar suas mtodologias struturadas, surgiram durant a ultima década vários concitos como modlagm d dados, pacots d aplicaçõs comrciais, prototipação, técnicas d dsnvolvimnto tipo JAD similars. FOURNIER (1994) ainda rssalta qu a ngnharia d softwar dixa d lados os dtalhs d "como fazr" aborda "o qu fazr". Com isto prmit qu as pssoas nvolvidas no procsso possam prsonalizar os projtos d acordo com suas próprias scolhas. A ngnharia d softwar dv também sr prsonalizada para atndr uma dtrminada organização. 3 Vr principalmnt SELLTIZ (1965); KA- PLAN(1975) LAKATOS E MARCONI (1991) Dv-s, quando da anális d um projto, tr m mnt a sua strutura lógica, dixando para uma sgunda tapa a xcução física. A mtodologia usada para dsnvolvimnto do sistma d prscrição dispnsação do HCFMRP sgu a abordagm d Fornir qu spcifica sis fass: 1. psquisa; 2. anális prliminar; 3. anális dtalhada; 4. projto; 5. implmntação 6. manutnção. As fass 1, 2, 3 nvolvm ampla discussão com todas as áras funcionais ligadas ao novo sistma m criação. Pontos forts, fracos oportunidads são xaustivamnt analisados para criar uma concpção robusta sobr o qu fazr. Com sta concpção inicia-s a fas 4 ond consultas sobr softwar quipamntos são ralizadas: comça a fas d como fazr. Monta-s ou contrata-s uma quip d profissionais rsponsávis para cuidar ntão das fass 5 6, acima. Considraçõs Sobr a Implmntação d Sistmas d Informação Grncial Entr as análiss a srm fitas nas tapas 1, 2, 3 do procsso d implantação d um SIG, xist a slção ntr propostas d dsnvolvimnto do softwar, ou sja, dsnvolvr intrnamnt, contratar xtrnamnt ou comprar pacot. Com rlação aos princípios grais d sistmas YOURDON (1990), rlata: Quanto mais spcializado é um sistma, mnos capaz l é d s adaptar a circunstâncias difrnts. Quanto maior for um sistma, maior o númro d sus rcursos qu srão dstinados à manutnção diária. 3

4 Os sistmas smpr fazm part d sistmas maiors smpr podm sr divididos m sistmas mnors. Os sistmas crscm. Sgundo SHILLER (1988), dv-s dfinir implmntar um sistma d tal forma qu l: cumpra sus objtivos, sja grnciávl, sja passívl d manutnção com longa vida, sja passívl d aprndizagm. No caso m studo, lvando-s m considração stas prmissas, optou-s por dsnvolvr o sistma intrnamnt, concomitant com a criação da quip rsponsávl. Para prmitir a ralização dsta tarfa, profissionais xtrnos da ára d informática foram contratados para ftuar trinamnto acompanhamnto da quip rsponsávl. Sistmas d Informação Grncial no Stor Hospitalar O stor hospitalar, como qualqur outro stor mprsarial, já informatizou os procssos administrativos qu comprndm stoqus, intrnaçõs, folha d pagamntos, contas a pagar rcbr, faturamnto, compras, tc.. A criação d um sistma d informação m hospitais para atuar junto às áras d prscrição, dispnsação aplicação d mdicamntos constitui uma atividad iniciant, m trmos d Brasil. Poucos são os rlatos d tntativas nsta ára. Exist fort rsistência d profissionais contra a mudança d hábitos costums nst procsso. Esta rsistência tnd a sr maior conform é maior a xpriência do profissional (tmpo d srviço). Tradicionalmnt, stas rsistências têm sido contornadas após um dmorado cuidadoso procsso d aprsntação d ncssidads vantagns ofrcidas pla nova abordagm. O Caso do HCFMRP: Sistma d Prscrição Distribuição d Mdicamntos O Hospital das Clínicas da Faculdad d Mdicina d Ribirão Prto é um hospital scola com 773 litos funcionários distribuídos m doz andars vint duas clínicas qu rprsntam as spcialidads da Faculdad d Mdicina do Campus da USP d Ribirão Prto. No início d 1997 foi ralizado um convênio ntr as fundaçõs do Hospital das Clínicas da Faculdad d Economia, Administração Contabilidad da USP, Campus d Ribirão Prto. Ess convênio visava criar oportunidads para os profssors da FEA atuarm como psquisadors da ralidad administrativa do HCFMRP proporm soluçõs para alguns problmas da Instituição. Dstaca-s também, dsd o início, o nvolvimnto ativo da dirtoria da Instituição (principalmnt d su maior dirignt) no apoio na laboração d stratégias mtas para o sucsso dst programa. Uma das áras administrativas usada para dsnvolvimnto foi a farmácia hospitalar, rsponsávl pla distribuição dos mdicamntos para todas as clínicas do hospital dnominada intrnamnt como d Stor d Dispnsação d Mdicamntos. A principal quixa dos farmacêuticos nvolvidos no procsso d distribuição d mdicamntos dizia rspito ao lvado volum médio d stoqu à falta d informaçõs transparência nos procdimntos intrnos. Inicialmnt, ralizou-s um diagnóstico qu pudss lvantar os principais problmas dst stor. 4

5 Figura 1 - Fluxo Físico d Mdicamntos do HCFMRP Transport F o r n c d o r R c b r E s t o c a r S p a r a r Clínicas Estoqus intrmdiários UETDI UE Quimiotrapia P a c i n t Figura 2 - Fluxo d Atividads Informação do Sistma d Dispnsação do HCFMRP Prscrição Prontuário Transcrição Aplicação no pacint anotaçõs Rquisição 3 vias Enfrmaria aguarda (1 via) Rcibo arquivo Transport para Dispnsação Digitação arquivo - (1 via) Sparação nvio para nfrmaria Transport dos mdicamntos para nfrmaria Carrinho - 1 via 5

6 O Sistma d Opração da Rquisição Distribuição d Mdicamntos A prscrição é fita plos médicos para cada pacint. D poss das prscriçõs as nfrmarias transcrviam-nas para uma rquisição d stoqu (três vias) por lito para nviá-las para à farmácia. A farmácia rcbia a rquisição, sparava os mdicamntos junto com a última via mandava o mdicamnto para as nfrmarias. As nfrmarias rcbiam confriam aplicavam os mdicamntos. Ess procsso, xtrmamnt lnto, tinha, como problma principal a grand possibilidad d rros plo grand manusio d dados. O sistma d dispnsação é muito intgrado com as dmais áras do hospital. Tm rlação com compras; com o rcbimnto d matriais; com a nfrmagm, qu rcb aplica o mdicamnto; com o médico qu prscrv; com o stor d comunicação intrna qu distribui o mdicamnto; com finanças com o stor d assistência social do HCFMRP (alguns mdicamntos são distribuídos gratuitamnt). Outra caractrística marcant do HCFMRP, rlacionada com st sistma, é obsrvada no su corpo d administradors d suas principais funçõs: todos provnints das áras médicas (nfrmiras, farmacêuticos, médicos, assistnts sociais tc.) todos, como cntro d xclência médico, rconhcido mundialmnt, xtrmamnt capacitados tcnicamnt m suas áras d spcialização. Esss profissionais acabaram tndo qu ocupar funçõs administrativas sm trm rcbidos considrávl trinamnto formal m técnicas administrativas para grnciamnto do sistma. Diagnóstico Prliminar Foi fita uma avaliação do intrnamnt dnominado sistma dispnsação. Pod-s constatar qu havia uma dgradação d qualidad no rlacionamnto ntr a farmácia as nfrmarias das clínicas médicas. A farmácia é rsponsávl por distribuir rmédios a nfrmagm rsponsávl por rcbr aplicar sss mdicamntos nos pacints. Como havia um constant atraso nos nvios dos mdicamntos para as nfrmarias, criou-s uma zona d atrito constant ntr sts dois stors. Vrificando os motivos dst atraso prcbu-s, dntr outros problmas, uma diminuição ftiva no númro d auxiliars d farmácia farmacêuticos usados na dispnsacão dos mdicamntos. O sistma d opração d informaçõs, criado na inauguração do Hospital há três décadas passadas, também tinha uma bas tcnológica/administrativa ncssitando d uma rngnharia. Havia também um baixo nívl d comunicação intrna. Pôd-s prcbr qu as áras stavam nclausuradas o nívl d comunicação, qu ftivamnt podria rsolvr alguns problmas, ra muito baixo. Foi obsrvado também um baixo nívl d motivação intrna para mudanças administrativas. Haviam rclamaçõs d toda ordm: o salário qu s julgava baixo, a dificuldad do HC m promovr as mudanças ncssárias, tc.. A maioria dssas considraçõs é comum d sr obsrvada nos srvidors do stor público brasiliro. O procsso, sguindo a anális, aprsnta um pico d trabalho no príodo da tard, no momnto m qu s prpara os mdicamntos m carrinhos, com divisõs por litos, para srm ntrgu nos andars das nfrmarias; a ntrga é inintrrupta, 24 horas por dia. O procsso d opração o sistma d informação, julgados obsoltos, foram os principais rsponsávis pla baixa confiabilidad nas ntrgas. Sndo um procsso altamnt manual grava rros, com rlatos d trocas d mdicamntos nviados às nfrmarias. A falta d informação a tmpo também grava um volum médio d stoqu muito alto. O sistma d informação os computadors do HCFMRP são oprados por uma mprsa pública ligada ao govrno do stado d São Paulo: a PRODESP. Esta mprsa pública foi, por li, a única autorizada a grnciar criar o sistma computadorizado d informação nas organizaçõs públicas do govrno do Estado d São Paulo, até o mio da década d 90. Toda a strutura d informática xistnt ra obsolta, trabalhava com trminais com procssamnto rmoto. Todos os procssos d ntrada d dados ram manuais acabavam grando uma grand quantidad d rros d digitação. Praticamnt, inxistiam rlatórios grnciais ftivamnt usados pla administração m tmpo satisfatório para a tomada d dcisõs opracionais. Havia 6

7 uma dificuldad grand d acsso à bas d dados da organização plos administradors do Hospital. Os próprios administradors do stoqu da farmácia utilizavam sistma parallo não informatizado para control das informaçõs d opraçõs qu, sgundo ls, ra muito mais confiávl do qu o sistma oprado pla PRODESP. As informaçõs não ram disponibilizadas quando ncssárias. O procsso d digitação d toda a movimntação do stor ra fito d manira muito lnta,, não ra raro obsrvar dfasagm d até quatro dias dsd a ftiva ralização da opração até a ntrada dos dados no computador. Todas stas considraçõs já ram prcbidas pla alta administração do Hospital qu tntava criar a bas para a mudança no sistma d informação. Contudo, outras altrnativas já haviam sido tntadas para mlhorar a qualidad rapidz da informação, com poucos rsultados rlvants. Projto d Um Novo Sistma d Informação Para a Distribuição d Mdicamntos Em vista d todas ssas caractrísticas lvantadas, criou-s uma proposta para a farmácia do HCFMRP. Primiramnt, julgou-s impossívl uma atuação mais ftiva na ára s não houvss um sistma d informação confiávl para o grnciamnto da opração. Muitas atividads manuais, com considrávis riscos d rros nas informaçõs, o quipamnto d hardwar ra d tcnologia obsolta, havia muita lntidão xistência d poucos rlatórios grnciais constituíram fators qu lvaram à conclusão: sria impossívl uma atuação ftiva qu lvass a diminuição nos nívis d atraso na opração d stoqu sm um novo sistma d informação. Dcidido criar um novo sistma d informação consqüntmnt d opração, com nova bas tcnológica, iniciou-s contatos com os nvolvidos na opração do stoqu d mdicamntos para struturar um projto d sistma qu pudss atndr às novas ncssidads d conomia dsmpnho do hospital. Tinha inicio o dsnvolvimnto do projto. Optou-s por nvolvr todas as pssoas qu opravam a distribuição d mdicamntos para laborarão dst projto d informação. A partir dos objtivos (d informação d produtividad) da dirção do hospital, foi criado um grupo composto por st pssoas qu atuavam nsta distribuição (ntr farmacêuticos, auxiliars d farmácia técnicos administrativos). Foi montado um diagrama d fluxo d dados (DFD) inicial com uma proposta para inicio do dsnvolvimnto do sistma. O DFD cumpriu sua função pois rsumiu claramnt a forma d oprar a Dispnsação, com ntndimnto imdiato d todos, qu comçaram a sugrir mlhorar sua strutura. Com a participação das pssoas qu ftivamnt administrariam o sistma, chgou-s a um consnso sobr a mlhor forma d oprar a Dispnsação criou-s a bas para o procsso d informatização. Foram ncssárias quatro runiõs, d 2 horas cada para trminar st trabalho. Caractrísticas do Novo Sistma d Informação Para a Distribuição d Mdicamntos Algumas caractrísticas dss novo sistma d informação opração foram rssaltadas plos participants: dvria ofrcr as informaçõs ncssárias para o grnciamnto das atividads (opracionais grnciais); utilizar código d barras 4 para ntrada d dados; dvria sr fito o fracionamnto d todos os comprimidos ampolas 5 ; as mbalagns fracionadas dvriam também tr código d barras. Na sua laboração, o projto voluiu para a ncssidad da prscrição fita plo médico também sr ltrônica, ou sja, o mdico ftivamnt usaria um microcomputador para ralizar a prscrição das ncssidads d mdicamnto daqul pacint. Essa informação sria transportada ntr os andars do HCFMRP para o stor d Dispnsação d mdicamntos, via rd d microcomputadors (cabo). 4 5 O código utilizado foi o EAN 128. Fracionamnto é uma opração farmacêutica qu rtira o mdicamnto da mbalagm original do fabricant o mbala, novamnt, m doss unitárias para sr aplicada nos pacints. Nsta primira tapa, os participants considraram apnas o fracionamnto d comprimidos ampolas. Todo sistma dvria sr prparado para a utilização a médio prazo do sistma d dos unitária. 7

8 Algumas pssoas manifstaram a impossibilidad d s mantr, lgalmnt, a prscrição ltrônica no Brasil. Para rsolvr st problma optou-s por imprimir a prscrição: o médico assinaria uma imprssão da prscrição informatizada a nfrmagm ministraria o mdicamnto com bas nsta prscrição imprssa assinada. Somnt a informação da prscrição sguiria ltronicamnt até a Dispnsação. Os mdicamntos da prscrição sriam nviados para nfrmagm, sta última ministraria o mdicamnto conform a prscrição m papl. Toda a movimntação d matrial d stoqu, ntradas saídas, iriam sr transfridas para o computador cntral, administrado pla PRODESP, num dtrminado príodo do dia. Nova Bas d Hardwar o Dsnvolvimnto do Projto Piloto Com o projto do novo sistma configurado, foram ralizadas aprsntaçõs para discussão colta d sugstõs com os outros stors nvolvidos na opração dst sistma. Aprsntaçõs foram fitas para todas as dirtoras d nfrmagm d todas as clínicas; para a comissão d informática alguns médicos qu já stavam nvolvidos com a informatização do HCFMRP (principalmnt o chf do Dpartamnto d Pdiatria). Contribuiçõs significativas foram incorporadas nstas runiõs. A partir dst ponto o projto comçou a sr apoiado formal publicamnt pla suprintndência da instituição qu ofrcu as dirtrizs d atuação. Projtado o dsnho lógico do sistma d opraçõs informaçõs, ra ncssário sr dfinida uma nova bas d hardwar m informática, qu sbarrava no rlacionamnto ntr o HC a PRODESP. Projtou-s uma nova strutura d informática, com uma bas d hardwar mais modrna com uma quip d funcionários intrnos qu consguiss grnciar os rcursos d informática da instituição, ou qu tivss o prfil para produzir intrnamnt o softwar ncssário ao sistma. A dirtoria do HCFMRP dcidiu, ntão, criar uma strutura d informática própria para qu foss assumindo as atribuiçõs da mprsa pública contratada; pudss grnciar a informatização do hospital criar uma bas tcnológica mais atualizada. Estava prvisto também qu os dados sriam transfridos para o computador cntral administrado pla PRODESP, stava garantida a continuidad das informaçõs intgração com as dmais áras do Hospital, principalmnt com os stors d finanças, compras control d litos. Dfiniu-s as bass nas quais iria sr dsnvolvido o novo sistma: sistma opracional Windows NT; banco d dados Oracl; linguagm d programação Dlphi. Esta dfinição rsultou d ampla psquisa d tndências d mrcado contou com a participação d spcialistas na ára d informática do quadro d docnts da USP. Projtou-s spcificou-s a strutura física d hardwar o dsnho d um projto piloto da rd qu iria suportar ss novo sistma clint-srvidor, a sr dsnvolvido no brçário da clínica pdiátrica qu já fazia prscriçõs m microcomputadors, m um pquno sistma dsnvolvido localmnt. O plano piloto também rstringiu a abrangência do projto. Constava do projto inicial qu o softwar iria compltar o ciclo d ntradas saídas d stoqu; as nfrmarias d stors spciais, como UETDI (Unidad d Emrgência para Tratamnto d Donças Infcto-contagiosas); os stoqus intrmdiários d mdicamntos d mrgência das nfrmarias; a manipulação d quimio-trapêuticos a farmácia do ambulatório qu distribui gratuitamnt mdicamntos (inclusiv alguns d alto custo como para HIV+). O projto piloto ficou rstrito, principalmnt, a part d comunicação dos dados, qu comprndia o sguint procsso: a prscrição plo mdico, a prscrição passaria ltronicamnt pla nfrmaria qu faria a rquisição, a rquisição via rd d informática ra dpositada no microcomputador da farmácia qu spararia o mdicamnto trminava dando saída do stoqu por código d barras. A rquisição não pod sr automatizada, pois dpnd d crivo do stor d nfrmagm com rlação a dosagm diária ncssária. Além d mdicamntos qu fazm part do stoqu prmannt do posto d nfrmagm, somnt as quantidads a srm administradas no dia sriam rquisitadas. Como já foi dito, ssas informaçõs sriam transfridas para o computador cntral d grand port qu administraria os saldos do stoqu. A dfinição d toda strutura d hardwar softwar tv como 8

9 bas st projto piloto, lvando m conta, também, a prspctiva d crscimnto rápido para as dmais áras, assim qu constatada sua viabilidad. Haviam duas opçõs para dsnvolvimnto do softwar do sistma piloto: 1. fazr intrnamnt, com a contratação d novos funcionários trinamnto ; 2. trcirizar o dsnvolvimnto do softwar. A dirtoria do HC acabou optando por fazr o sistma intrnamnt, pois quria criar cultura d informática dntro da instituição. Com a dpndência histórica da PRODESP, o HCFMRP não tinha intrnalizado a cultura da informática s rssntia d pssoal técnico qu pudss propor soluçõs, discutir altrnativas ou contratar trciros. Aliado a st fato, insucssos antriors com pacots d softwar dsstimulavam a adoção dsta altrnativa. O hospital viu, ntão, a oportunidad d criar ftivamnt uma strutura intrna própria aprovitou o projto para fazr isto. Com a primira opção fita, contratou-s dois analistas d sistmas foi ralizada uma rstruturação administrativa do CPD. Dois consultors xtrnos também foram contratados para dar suport a uma rcém formada quip d informática inxprint m programação m Dlphi Oracl. Esta quip ra formada por dois analistas d sistmas rcém contratados dois outros funcionários já xistnts. Um dos pontos positivos do projto foi a contratação d dois analistas motivados para o dsmpnho do trabalho (praticamnt não rcbram trinamnto formal para dsnvolvimnto do sistma). O stor d informática criou um novo diagrama d fluxo d dados mais dtalhado, houv anális d rlacionamnto ntr as ntidads a struturação ftiva do banco d dados. A partir dst ponto o trabalho tornou-s ftivamnt técnico na ára d informática. A única rlação qu os programadors tinham com os usuários foi para dsnho das tlas qu iriam fazr a intrfac ntr usuário o sistma. Ests dsnhos foram discutidos com as áras para dfinição dos atributos do banco d dados para nvolvr o usuário com o dsnvolvimnto do sistma. Enquanto o softwar ra programado s adquiria 6 os quipamntos ncssários ao projto piloto. A programação do projto piloto dmorou algum tmpo a mais do qu s sprava. Inicialmnt, sua conclusão stava prvista para sr ralizada m 3 a 4 mss, acabou sndo ftivado após d 8 mss. Esta divrgência no tmpo tv origm principalmnt na falta d strutura d informática da instituição (qu inclusiv foi um dos motivos qu o lvou a dsnvolvr o softwar intrnamnt). Apsar dssa dmora na programação instalação do projto piloto, o HCFMRP acabou criando uma cultura própria m sistmas, inxistnt ants dss projto. A instituição pôd, partir dsta tapa, ftivamnt grnciar sua strutura d informática para, por xmplo, contratar trciros para o dsnvolvimnto d softwar ou msmo adquirir soluçõs prontas. Implmntação do Plano Piloto Dsnvolvido instalado o softwar do projto piloto, ralizou-s a primira aprsntação aos usuários originando ajusts iniciais do sistma. Foram fitas algumas modificaçõs, principalmnt na prscrição, com a inclusão da rquisição d hmodrivados, não prvista inicialmnt. Erros na programação do softwar, dada a pouca xpriência da quip, stavam prsnts foram corrigidos. O sistma, com sua intrfac amigávl acabou criando outras xpctativas dntro do HCFMRP. A implantação do projto piloto no brçário da pdiatria foi um sucsso. Houv um nvolvimnto sprado do corpo médico dsta unidad clínica uma rcptividad surprndnt para a prscrição ltrônica. Rssalt-s qu pla caractrística da Instituição, sndo um hospital scola, a maioria das prscriçõs são fitas por médicos-rsidnts, o qu facilitou a implmntação por dois motivos: primiro porqu sss médicos-rsidnts stão ftivamnt nvolvidos m atividads administrativas (ou plo mnos mais qu obsrvado m outros hospitais nãoscola); sgundo porqu a maioria dsss médi- 6 O HCFMRP é uma instituição pública sujita a li d licitaçõs brasilira (8666/93) qu torna xtrmamnt lnto todo o procsso d compra. 9

10 cos rsidnts são pssoas iniciants a cultura da informática é mais prsnt nas novas graçõs. Isto ocorr porqu, sgundo MARTINEZ EVORA (1995, 5), a introdução da tcnologia computacional no campo da nfrmagm rvla uma fort tndência no futuro, ntrtanto, stá sndo julgada por muitos como irralista inovadora. O procsso total foi sistmatizado na figura 3. O médico ntra com o nom do pacint o cntro d custo (psquisa dinâmica), prscrv mdicamntos, cuidados, nutriçõs, nutriçõs parntrais hmodrivados, imprim a prscrição para o prontuário nvia uma cópia ltrônica para a nfrmaria. A nfrmaria coloca as quantidads ncssárias produz, automaticamnt, uma rquisição qu é nviada à Farmácia. A Dispnsação imprim a rquisição, spara os mdicamntos, produz soluçõs parntrais, monta um carrinho com os mdicamntos sparados por lito nvia às nfrmarias, qu d poss da prscrição imprssa faz a aplicação. Prscrição Nutriçõs Parntrais Mdicamntos Hmodrivados Cuidados Rquisição Enfrmaria Dispnsação Sparação d mdicamntos Parntrais Montagm carrinho Enfrmaria Aplicação Prontuário Figura 3 - Sistmatização do Sistma d Distribuição d Mdicamntos Todos os usuários do sistma tivram qu sr cadastrados plo stor d informática para acsso ao banco d dados. Ess cadastro foi fito com bas no dirito d acsso, ou sja, médico, qu faz a prscrição, sria rsponsávl somnt plo módulo d prscrição, a nfrmira pla rquisição o farmacêutico pla dispnsação, nnhum tm acsso à função do outro. É bom lmbrar qu msmo assim o control formal lgal do sistma é fito por scrito na imprssão assinada da prscrição. A nfrmira aplica o mdicamnto com bas nsta prscrição imprssa, assinada arquivada no prontuário. Algumas caractrísticas d opração dst novo sistma dvm sr rssaltadas. Muito usuários dstacaram a intrfac amigávl crta facilidad d oprar o sistma. Como o médico pod rcuprar a prscrição antrior do msmo pacint para fazr uma nova, houv uma mlhora significativa m su trabalho. Isto porqu dpndndo da volução do quadro do pacint pod-s fazr apnas uma ou outra modificação na prscrição, mantndo sua strutura antiga vitando rdigitação: o trabalho d prscrição fica rduzido a troca d um ou d outro mdicamnto. Há a possibilidad d s fazr rapidamnt psquisas d pacints d prscriçõs fitas com o msmo tipo d donça no momnto da prscrição. Outra facilidad rlatada plos médicos, qu ajudou a acitação do sistma, foi a laboração das formulaçõs d soluçõs parntrais. São soluçõs difícis d srm prscritas com muitos cálculos, o softwar foi programado para fazr automaticamnt sts cálculos. O médico também pod fazr a psquisa do nom do mdicamnto on-lin d duas maniras, comrcial ou gnérico. Isto é possívl digitando apnas algumas palavras do inicio do nom o sistma informará rapidamnt os mdicamntos com aqula nomnclatura. O código do rmédio stá prsnt m todas as opraçõs, mas não prcisa sr lmbrado plo usuário. O sistma s ncarrga dst dtalh. Para a farmácia, a principal mlhora rlatada stá na diminuição, plo mnos tórica, da troca d mdicamntos. Como o rmédio é dispnsado 10

11 por código d barras criou-s a possibilidad d informar ao oprador (sparador) m caso d divrgência ntr o código do mdicamnto aqul pdido na rquisição. Criou-s um ftivo control minimizador d falhas. Outra caractrística rlvant qu o softwar troux para a farmácia foi a possibilidad d acumular considrar, statisticamnt, as ocorrências do não ofrcimnto do mdicamnto. Isto ocorr, por xmplo, s xistir falta no stoqu ou, s na prscrição, o médico dixou d ralizar algum procdimnto lgal d control, como o rcituário para drogas controladas ou a ficha d antimicrobianos para control d infcção hospitalar. Est control pod ajudar a mlhorar a qualidad d atndimnto diminuir os atrasos. Ainda, para a farmácia, foi criada uma nova atividad: tiqutagm d todos os mdicamntos 7 todos os rmédios fracionados. Dvido a grand quantidad d mdicamntos dispnsados por dia, st novo sistma acabou grando uma quantidad d opração maior no stor. Est aumnto d atividad foi compnsado pla ausência d digitação. Os digitadors, nov pssoas usadas no sistma antigo, stão sndo alocadas para tiqutagm, uma vz qu a ntrada d dados é automatizada fita junto com a opração. Por dia, são dispnsados (dz mil) itns d rquisiçõs. Sgundo BARRY (1990), mais d 30% do tmpo das nfrmiras é dspndido no manusio d informaçõs. Assim, qualqur ganho d tmpo nst sntido irá prmitir um maior tmpo disponívl d nfrmagm para outras funçõs, mormnt ao atndimnto dos pacints. Sobr st assunto, pod-s ncontrar mais informaçõs nos trabalhos d PABST (1996) MARTI- NEZ EVORA (1990, 1991). As nfrmarias pararam d transcrvr as prscriçõs para a rquisição d mdicamntos. Na sistmática antiga, os médicos prscrviam nas nfrmarias haviam auxiliars administrativos para transcrvr as prscriçõs, com o código d cada mdicamnto sndo colocado, manualmnt, numa ficha d rquisição, não há mais transcri- 7 Vários mdicamntos vm sm código d barras m suas mbalagns no Brasil. Mnor ainda é o índic d mdicamntos com códigos m sua fração ou unidad. A indústria farmacêutica médica ainda não incorporou as vantagns dst procsso d automatização da ntrada d dados. ção o código do mdicamnto é pouco usado plo usuário, qu faz a rquisição plo nom gnérico ou comrcial. Ess procsso, antriormnt passívl d inúmros rros, com o novo sistma ficou mais confiávl. As nfrmarias só utilizam o softwar para informar a quantidad rquisitada. Como o HCFMRP ainda não utiliza a mtodologia d dos unitária, xist um stoqu nas nfrmarias com rmédios compartilhados (principalmnt xarops). As nfrmiras chcam o stoqu das nfrmarias com a prscrição rtiram o xcdnt. Além disto, crious a disponibilidad d informação on-lin sobr o andamnto da dispnsação, podndo consultálo rapidamnt m caso d urgência. Só com os rsultados nst stor, houv um ftivo considrávl ganho d rcursos, qualidad produtividad. Outra caractrística obtida foi a possibilidad d utilização d códigos d barras para ntrada no sistma do código do pacint. Apsar d xistir uma psquisa dinâmica com o nom do pacint, o médico, para agilizar st procdimnto, pod usar o próprio código d barras do pacint, qu já consta no prontuário da instituição. O sistma também prvê uma possibilidad d intrligar o stor d nutrição, rsponsávl pla laboração distribuição d alimntos. Prviu-s um campo na prscrição para informs d nutrição plo médico (atualmnt usado como txto). Tal procdimnto facilitará, futuramnt, a intgração dss stor nsta nova tcnologia. CONSIDERAÇÕES FINAIS Com o sucsso do projto piloto na pdiatria do HCFMRP, iniciou-s a fas d implmntação dst sistma nas dmais áras a partir d maio d 1998, comçando plo 11º 12º andars (mais distants fisicamnt da farmácia). Já foi criada a strutura física da rd d micros (cabos conctors) já stão sndo adquiridos quipamntos para ampliação (inclusiv do srvidor softwar d bas). Outras atividads stão sndo dsnvolvidas: máquinas para o fracionamnto d mdicamntos, strutura d tiqutagm, atuação junto à indústria farmacêutica para uso do código d barras, dsnvolvimntos das outras tapas do softwar, struturação ftiva do stor d informática, tc.. O HCFMRP du o 11

12 primiro passo para incorporar os bnfícios da tcnologia da informação. CONCLUSÕES Várias foram as contribuiçõs dst sistma para a strutura do HCFMRP, o quadro 1 rsum o rsultado dst trabalho. Todas as caractrísticas apontadas são variávis qualitativas importants, mas d difícil mnsuração. Os profissionais nvolvidos nst projto (médicos, nfrmiras, administradors farmacêuticos) são unanims m confirmar os bnfícios dsta nova tcnologia, apsar da inxistência d padrõs mais quantitativos para mnsurar a mudança nst procsso. Quadro 1 - Sinops dos Rsultados Qualitativos do Novo Sistma d Informação d Prscrição Dispnsação Atividad Sistma Antigo (Manual) Sistma Novo (Automatizado) Prscrição Tmpo d laboração alto, Diminuiu o tmpo d laboração (principalmnt trabalho, muitas vzs, rptitivo. à partir da sgunda prscrição do msmo pacint). Soluçõs parntrais com cálculos Soluçõs parntrais com cálculos automáti- manuais. cos. Algumas vzs a ltra do médico Prcisão na dsignação dos mdicamntos. grava problmas. Possibilidad d psquisa d prscriçõs com Prscrição com nom comrcial. casos smlhants. Possibilidad d consulta a mdicamntos Rquisição (nfrmagm) Transcrv a prscrição para rquisiçõs d mdicamntos. Procsso com possibilidads d rros na transcrição. Tarfa d transcrição ra fita por auxiliar administrativo (1 por clínica, 21 clínicas) qu xrc também outras funçõs. Códigos dos mdicamntos transcritos manualmnt (m torno d 800). Tmpo d laboração da transcrição muito alto. Dispnsação Digitação das opraçõs (9 digitadors). Possibilidad d rro na sparação. Caligrafia na rquisição podia lvar a rro. Fracionamnto d part dos mdicamntos. Sm ncssidad d tiqutagm Anotaçõs na rquisição d ocorrências faltas. similars d stoqu. Rquisição fita automaticamnt, acabou a transcrição. Librou auxiliar administrativo da transcrição. Código dos mdicamntos colocados automaticamnt (transparnt para o usuário). Possibilidad d acompanhar a movimntação do mdicamnto plo computador. Prcisão na litura dos mdicamntos. Tmpo d laboração da rquisição é insignificant. Entrada automática d dados Libração d digitação. Código do mdicamnto confrido com código da rquisição (vita rro d sparação). Fracionamnto d todos os mdicamntos. Etiqutagm (código d barras), inclusiv nos mdicamntos fracionados. Anotaçõs padronizadas automática. 12

13 Transport Movimntação das rquisiçõs por intrmédio d mnsagiros. Horário d dispnsação concntrado num dtrminado príodo. Mnsagiros buscavam as rquisiçõs nas clínicas. Gral Sistma manual qu potncializava conflitos. Inxistência d stor d informática struturado. Rquisiçõs movimntadas por cabo, automaticamnt. Horário d dispnsação scalonado d acordo com a ncssidad. Libração d mnsagiros d buscar rquisiçõs. Sistma automático com pouca movimntação d pssoas. Sistma d comunicação mais prciso transparnt. Stor d informática struturado a partir dst sistma. Atuação junto a indústria farmacêutica para uso do código d barras; Cria cultura da informação. Finalmnt, é ncssário rssaltar qu, apsar d HCFMRP tr optado por dsnvolvr intrnamnt o softwar para criar uma strutura mais sólida d informática (objtivo stratégico qu foi alcançado), um studo, analisando objtivamnt os custos nvolvidos nst procsso uma comparação com os padrõs ofrcidos no mrcado d dsnvolvimnto, trcirização compra d pacots, pod trazr informaçõs significativas para os psquisadors intrssados m dsnvolvimnto d softwar corporativos. Contudo, msmo sm st studo é possívl afirmar qu, nst caso, os objtivos iniciais qu lvaram à Instituição para o dsnvolvimnto intrno, foram alcançados. BIBLIOGRAFIA BARRY, C. T.; GIBBONS, L.K., Information Systm Tchnology: Barrirs and Challngs to Implmntation. JONA, v. 20, n. 2, p FOURNIER, Rogr. Guia Prático para Dsnvolvimnto Manutnção d Sistmas Estruturados.São Paulo, Makron, KAPLAN, A. A Conduta na Psquisa: Mtodologia para as Ciências do Comportamnto. São Paulo, Editora da Univrsidad d São Paulo, LAKATOS, E. M.; MARCONI, M. A. Fundamntos d Mtodologia Cintífica. 3 o dição. São Paulo, Atlas, MARTINEZ EVORA, Y. D; SCOCHI, C. G. S. ; NAKAO, J. R. S. ; FÁVERO, N. O computador nas Unidads d Intrnação d um Hospital Escola: Expctativa do Enfrmiro. Rv. Hosp. Adm. Saúd, v. 14, n. 2, p , MARTINEZ EVORA, Y. D; SCOCHI, C. G. S. ; NAKAO, J. R. S. ; FÁVERO, N. O computador como instrumnto d apoio na Assistência Administração d Enfrmagm. Rv. Gaúcha Enfrmagm, v. 12, n. 1, p , MARTINEZ EVORA, Y. D., Procsso d informatização m Enfrmagm: orintaçõs básicas. São Paulo, EPU, PABST, M. K. t al. Th Impact of Computrizd Documntation on Nurss us of tim. Comp. In Nursing, v. 14, n. 1, p , SELLTIZ, C.; JAHODA, M.; DEUTSCH, M.; COOK, S. M. Método d Psquisa das Rlaçõs Sociais. São Paulo, Editora Hrdr, SHILLER, L. Exclência m Softwar. São Paulo, Makron, YIN, R. K. Cas Study Rsarch: Dsign and Mthods. Nwbury, Sag publications, YOURDON, E., Anális Estruturada Modrna. Rio d Janiro, Ed. Campus,