GESTÃO DE PROJETOS Unidade 8 Gerenciando de Comunicações no Projeto. Luiz Leão

Transcrição

1 Unidade 8 Gerenciando de Comunicações no Projeto Luiz Leão luizleao@gmail.com

2 Conteúdo Programático Definição de Comunicação O processo da Comunicação Ações de comunicação para o gerente de projetos Planejamento das Comunicações Distribuição das Informações Técnicas de Reuniões inteligentes

3 Definição Área de Conhecimento que emprega os processos necessários para garantir a geração, a coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada.

4 Objetivos Identificar as formas de comunicação no ambiente do projeto. Como as formas de comunicação afetam o ambiente de trabalho. Tipos de comunicação no ambiente do projeto. Identificar as principais barreiras da comunicação. Como melhorar o fluxo de informações.

5 Barreiras da Comunicação O ambiente profissional: temperatura, umidade, ventilação, espaço, iluminação, ruído, poeira. Má comunicação: processos e tomadas de decisões desacreditadas. Estimular a comunicação: o fluxo da informação pode ser detido por essa barreira. Falta de competência: o gestor da informação deve ser competente. Dependência tecnológica.

6 Barreiras da Comunicação (Cont.) Necessita de conhecimentos anteriores para compreensão da mensagem; A estrutura psicológica do usuário como a reação à mudança derivada do tradicionalismo ou de experiências negativas; Resistências: quando a informação é percebida como ameaça; Lidar com o excesso de informação ( ) e como usá-la de maneira eficaz é um problema para a gestão estratégia da informação.

7 Pecados Informacionais Gula O excesso da informação desnecessária gera o caos e a improdutividade funcional. Quantidade de informação: nos últimos 50 anos equivale a mais de 5000 anos. Aumenta 30% ao ano.

8 Pecados Informacionais Ira Insatisfação com a falta de informação correta, precisa e eficaz que dificulta a tomada de decisão e perdas nos negócios: Duplicidade Pouca confiabilidade Incompatibilidade Obsolescência

9 Pecados Informacionais Inveja "Podemos descrever o nosso ódio, o nosso ciúme, os nossos medos, as nossas vergonhas, mas não a nossa inveja." (Francesco Albertoni).

10 Pecados Informacionais Luxúria São falhas no processo de comunicação da informação. A comunicação é o carro chefe no processo informacional. Na sociedade atual é impossível ficar sem se comunicar.

11 Pecados Informacionais Preguiça A sociedade digital vive na era dos nanossegundos. Hoje não são os grandes que devoram os pequenos e sim os mais rápidos devoram os mais lentos. Não basta ter a informação certa; é preciso tê-la na hora certa.

12 Formas de Comunicação Cada pessoa tende a um tipo de comportamento. Reinaldo Passadori, diretor do instituto que leva seu nome, aponta quatro formas de comunicação:

13 Autoritarismo Não está limitado apenas às pessoas que ocupam altos cargos hierárquicos: fala mais alto, interrompe com frequência e usa sarcasmos e críticas para ganhar a discussão. "Critica a pessoa e não o comportamento dela. Está o tempo todo preocupado em vencer".

14 Submissos Existem pessoas que são submissas. Elas evitam o confronto a qualquer custo e fazem de tudo para fugir de uma discussão. Cedem com muita facilidade e não sabem dar uma resposta negativa a uma solicitação. Preocupa-se muito com o outro e, principalmente, com o que dizem a seu respeito.

15 Meio Termo Nem tão autoritário, Nem tão submisso. Forma de comunicação falsa. Pessoa ansiosa por acertar as contas, mas que evita qualquer tipo de confronto. Ela não olha nos olhos de quem conversa, mas também não mira o chão: simplesmente olha para frente. Age às escondidas, é sarcástico, com uma postura fechada e um senso de humor que irrita. Trata os outros com respeito, fala abertamente, vai ao ponto e insiste na busca pelos seus objetivos.

16 Assertivo O Pai dos Justos O assertivo é aquela pessoa que defende os próprios direitos, mas é capaz de aceitar os direitos dos outros também. Mantém contato visual fixo, um tom de voz sempre neutro, ouve bastante e, o mais importante: ouve mais do que fala.

17 Processos de Gerenciamento de Comunicações no Projeto

18 Processos de Gerenciamento de Comunicações no Projeto Planejar o gerenciamento das comunicações (Planejamento) Gerenciar as comunicações (Execução) Controlar as comunicações (Controle)

19 Planejar o Gerenciamento das Comunicações Planejar o gerenciamento das comunicações é o processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicação do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas e nos ativos organizacionais disponíveis. O principal benefício deste processo é a identificação e a documentação da abordagem de comunicação mais eficaz e eficiente com as partes interessadas.

20 Planejar o Gerenciamento das Comunicações

21 Planejar o Gerenciamento das Comunicações

22 Planejar o Gerenciamento das Comunicações Ferramentas e Técnicas Análise de requisitos das comunicações Tecnologia das comunicações Modelos de comunicações Métodos de comunicação Reuniões

23 Gerenciar as Comunicações Gerenciar as comunicações é o processo de criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar, e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações. O principal benefício desse processo é possibilitar um fluxo de comunicação eficiente e eficaz entre as partes interessadas do projeto.

24 Gerenciar as Comunicações

25 Gerenciar as Comunicações

26 Gerenciar as Comunicações Ferramentas e Técnicas Tecnologias das comunicações Modelos de comunicações Métodos de comunicação Sistemas de gerenciamento de informações Relatórios de desempenho

27 Controlar as Comunicações Controlar as comunicações é o processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas. O principal benefício deste processo é a garantia de um fluxo ótimo de informações entre todos os participantes das comunicações, em qualquer momento.

28 Controlar as Comunicações

29 Controlar as Comunicações

30 Controlar as Comunicações Ferramentas e Técnicas Sistemas de gerenciamento de informações Opinião especializada Reuniões