European Foundation for Quality Management na Secretaria-Geral do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior

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1 European Foundation for Quality Management na Secretaria-Geral do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior 1

2 ÍNDICE 1. A Secretaria-Geral do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior 2. Percurso da SGMCTES 3. Modelo de Governance 4. A EFQM na SGMCTES 5. Benefícios da aplicação do Modelo de Excelência EFQM 6. Benefícios da obtenção dos Níveis de Excelência EFQM 7. Ferramentas e Metodologias 8. Resultados e Reconhecimento 2

3 1 -A SGMCTES A SGMCTES assegura o apoio técnico especializado aos gabinetes dos membros do Governo integrados no Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior... e aos demais órgãos e serviços nele integrados,...nos seguintes domínios: 1. Gestão de recursos internos 2. Apoio técnico, jurídico e contencioso 3. Documentação e informação MISSÃO 4. Comunicação e relações públicas 3

4 1 - A SGMCTES Ser um organismo de referência na Administração Pública Nacional e Europeia,...pautado pela excelência sustentada na satisfação das necessidades e expectativas das partes interessadas VISÃO 4

5 1 - A SGMCTES Maximizar o apoio técnico especializado aos membros do Governo, bem como aos órgãos, serviços, organismos, comissões e grupos de trabalho do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior Contribuir para a racionalização da despesa pública, optimizando os recursos financeiros disponíveis Melhorar o modelo organizacional e promover a excelência OBJECTIVOS 5

6 2 - PERCURSO º Sustainability Scorecard na AP Benchmarking Secretarias-Gerais 2006 ISO 14001, OHSAS Menção Excelente 1º lugar no MCTES 2007 Committed To Excellence 1º nível EFQM SA 8000 Recognised for Excellence**** 2º nível EFQM ªCAF 2005 ISO Integração do Ensino Superior 1997 Criação da Secretaria-Geral 6

7 2 - PERCURSO 2004 => 2005 Avaliação da satisfação dos clientes Avaliação da satisfação de colaboradores 2008 Levantamento, caracterização Menção e tipificação Excelente dos processos 1º lugar no MCTES Implementação do sistema de gestão da qualidade 2006 ISO 14001, OHSAS Committed To Excellence 1º nível EFQM Sustainability Scorecard Benchmarking Secretarias-Gerais Portfolio de Competências SA 8000 Recognised for Excellence**** 2º nível EFQM 2005 ISO ªCAF 2002 Integração do Ensino Superior 1997 Criação da Secretaria-Geral 7

8 2 - PERCURSO Sustainability Scorecard 2005 => 2006 Benchmarking Secretarias-Gerais Portfolio de Competências Certificação do Sistema de Gestão em qualidade (ISO 9001) Divulgação da CAF no Ministério 2008 Gestão por objectivos Menção Excelente 1º lugar no MCTES Implementação do Sistema Integrado de Gestão (SIG) - qualidade, 2009 ambiente, segurança e saúde no trabalho) SA 8000 Recognised for Excellence**** 2006 Criação de ferramenta informática de apoio à gestão por objectivos 2º nível GO-SGMCTES EFQM ISO 14001, OHSAS Committed To Excellence 1º nível EFQM 2005 ISO ªCAF 2002 Integração do Ensino Superior 1997 Criação da Secretaria-Geral 8

9 2 - PERCURSO Sustainability Scorecard 2006 => 2007 => 2008 Benchmarking Secretarias-Gerais Portfolio de Competências Certificação do SIG em ambiente, segurança e saúde no trabalho (ISO 14001, OHSAS 18001) 2008 Base de Dados de Gestão dos Menção Recursos Excelente Humanos 1º lugar no MCTES Intranet Auditoria ao sistema de gestão das remunerações 2006 Conselho da Qualidade ISO 14001, OHSAS Critérios de participação na formação profissional 2007 Committed To Excellence Brochura SGMCTES 1º nível EFQM Filme SGMCTES Somos o que fazemos 2005 Mecanismos extra judiciais para a resolução de conflitos no MCTES ISO 9001 Reformulação do site do MCTES 2004 Sistema de avaliação dos resultados das parcerias 1ªCAF Processo sistematizado de benchmarking 2002 Equipa Integração de interlocutores do Ensino Superior para as questões da qualidade no MCTES Canais de comunicação e plano de acção 1997 Equipas multifuncionais com gestão partilhada Criação da Secretaria-Geral SA 8000 Recognised for Excellence**** 2º nível EFQM 9

10 2 - PERCURSO Sustainability Scorecard 2008 => 2009 => 2010 Benchmarking Secretarias-Gerais Portfolio de Competências Integração da Responsabilidade Social no SIG e certificação (SA8000) Auditorias a fornecedores 2008 Plano de Prevenção de Riscos Menção de Corrupção Excelente e Infracções Conexas 1º lugar no MCTES Recuperação do Teatro Thalia SA 8000 Procedimentos concursais - integração de pessoal sem vínculo Recognised for Excellence**** 2006 Formação em Liderança, Comportamento Organizacional e Coaching 2º nível EFQM ISO 14001, OHSAS Código de Conduta 2007 Committed To Excellence Manual de acolhimento 1º nível EFQM Melhorias de Vistos ISO Reclamações de Fornecedores 2004 Inquéritos de satisfação a famílias dos trabalhadores e a fornecedores 1ªCAF Portal da SGMCTES 2002 Integração do Ensino Superior 1997 Criação da Secretaria-Geral 10

11 2 - PERCURSO 2010 => 2011 Sustainability Scorecard Benchmarking SGs 2008 Portefólio de Competências Menção Excelente 1º lugar no MCTES Reuniões mensais de dirigentes Reuniões semanais de trabalhadores 2006 Comunicação Institucional ISO 14001, OHSAS Novo site da SGMCTES 2007 Committed To Excellence VOIP (comunicações fixas a custo zero no 1º MCTES) nível EFQM Negociação de pacotes Comunicações Móveis de Voz e de Dados 2005 Solidariedade Social no Gradil ISO Sustainability Scorecard Benchmarking Secretarias-Gerais Portfolio de Competências SA 8000 Recognised for Excellence**** 2º nível EFQM ªCAF 2002 Integração do Ensino Superior 1997 Criação da Secretaria-Geral 11

12 3 - MODELO DE GOVERNANCE Lei Orgânica - Missão Carta de Missão - Objectivos Estratégicos Visão, Valores, Política de Gestão Integrada Mapa Pessoal, Orçamento, Plano de Actividades e de Formação SIADAP 1 QUAR, objectivos, indicadores, metas, SIADAP 2 objectivos das unidades orgânicas/ dirigentes intermédios, indicadores, metas, SIADAP 3 objectivos individuais, indicadores, metas, 12

13 3 - MODELO DE GOVERNANCE Relatório Trienal de Comissão de Serviço, Relatório da Carta de Missão (monitorização trimestral, avaliação anual) Relatório de actividades, de formação e orçamental, Revisão pela Gestão, auditorias internas e externas, Relatórios de inquéritos às partes interessadas (clientes, trabalhadores, famílias e parceiros), SIADAP 1 Relatório de auto-avaliação do serviço, indicadores de desempenho da SGMCTES (monitorização trimestral, avaliação anual) SIADAP 2 indicadores de desempenho de equipa e das Unidades Orgânicas/Dirigentes Intermédios (monitorização trimestral, avaliação anual) SIADAP 3 indicadores de desempenho individual e de equipa (monitorização trimestral, avaliação anual) 13

14 4 - EFQM na SGMCTES Decisões Amplitude - toda a SGMCTES Equipas de implementação transversais Formação e consultoria Cronograma Pontos de controlo Implementação Sensibilização/formação a todos os trabalhadores da organização Formação especializada à equipa de implementação Consultoria de acompanhamento à implementação Pontos de Controlo Cumprimento rigoroso de prazos (indicadores de realização) Cumprimento rigoroso de metas (indicadores de resultados e impacto) Reajustamentos se necessário (RH, RF, RM, ) Avaliação Avaliação intermédia (1º nível) - Reajustamentos necessários Avaliação final Obtenção do nível de excelência 14

15 5 - BENEFÍCIOS DA APLICAÇÃO DO MODELO EFQM Committed to Excellence 2007 Identificação dos Pontos Fracos (PF) Estratégias e Projectos de Melhoria direccionados aos PF Intensificação da Comunicação Interna e Conhecimento Mútuo Metodologia de implementação de projectos Controlo Interno e o rigoroso cumprimento do PDCA Melhoria Contínua dos Processos Focos na Satisfação dos Stakeholders Formação e Gestão do Conhecimento Recognised for Excellence 2010 Reconhecimento da ligação Causa - Efeito (abordagem - resultados) Importância do Benchmarking para o salto qualitativo final Melhoria Contínua dos Resultados Formação e Gestão do Conhecimento 15

16 6 - BENEFÍCIOS DA OBTENÇÃO DOS NÍVEIS DE EXCELÊNCIA EFQM Validação externa e isenta Controlo do cumprimento (manutenção dos níveis de exigência) EFQM Identificação, desenvolvimento e difusão de boas práticas Reconhecimento público Envolvimento de todos os colaboradores Reforço da cultura interna (excelência) 16

17 7 - FERRAMENTAS E METODOLOGIAS Instrumentos Liderança Política e Estratégia Pessoas Parcerias e Recursos Metodologias CAF Gestão por objectivos Sistema Integrado de Gestão (Q,A,SST,RS) Avaliação da Satisfação de stakeholders Benchmarking SIADAP 1,2 e 3 Identificação e descrição de processos Formação Profissional Lógica RADAR Processos Gestão de Projectos Portefólio de Competências 17

18 8 - RESULTADOS E RECONHECIMENTO Resultados 226 Acções de melhoria implementadas desde 2006 Taxa de execução do PA sempre >100% Satisfação de stakeholders sempre > 4 (escala 1-5) Caso de estudo no European CAF Event 2007 Mais de 40 indicadores monitorizados trimestralmente Indicadores dos processos com taxa de execução sempre > 90% 100% de conformidade legal em A,SST e RS % trabalhadores com formação profissional sempre > 90% A Secretaria-Geral com maior índice de tecnicidade = 85,4% A Secretaria-Geral com menos recursos humanos = 43 Reconhecimento Certificações Qualidade Ambiente Segurança e Saúde no Trabalho Responsabilidade Social Prémios de Excelência EFQM Committed to Excellence Recognised for Excellence 18

19 A SGMCTES 1ª Entidade pública a adoptar o Sustainability Scorecard 1ª Entidade pública certificada em Responsabilidade Social 1ª Entidade pública certificada em Gestão Ambiental Certificada em Gestão da Qualidade Certificada em Segurança e Saúde no Trabalho 4 estrelas EFQM - Recognised for Excellence! 19