Como viajar mais, gastando menos. FogStock?Thinkstock. 52 KPMG Business Magazine

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1 Como viajar mais, gastando menos FogStock?Thinkstock 52 KPMG Business Magazine

2 Boa gestão propicia redução de custos com viagens corporativas O controle de custos é tema recorrente nas organizações. O diferencial das empresas mais competitivas está em não associar controle ou redução de custos com cortes. Nem promover economias lineares, incidentes sempre sobre as mesmas áreas, já muito estressadas. Melhorar o desempenho do negócio é um desafio constante. A gestão bem-sucedida é aquela que percebe oportunidades de inovar e ir além do corriqueiro, diz Marcus Rhomberg, gerente sênior da KPMG no Brasil na área de Management Consulting. Ele cita, como exemplo, os vultosos gastos com viagens realizados pelas corporações que ainda não têm um plano de gestão adequado para reduzir esses custos. Segundo Rhomberg, em algumas empresas, o item viagens pode ser o terceiro gasto controlável, atrás apenas de custos operacionais e folha de pagamento, áreas já muito estressadas. Em 2010, o mercado brasileiro de viagens corporativas movimentou cerca de R$ 33 bilhões e representou aproximadamente 57% dos gastos com turismo no país. Essas despesas tendem a crescer, com o aumento do preço do petróleo, a desvalorização do dólar e a crise nos Estados Unidos e na Europa. A maior globalização das empresas brasileiras e a pulverização geográfica dos negócios também demandam mais recursos com passagens aéreas, traslados, hospedagem, alimentação e seguro dos executivos. A redução de custos pode ser expressiva, o que justifica o estudo de projetos de reengenharia, outsourcing e automatização na área de viagens corporativas, avalia Rhomberg, que participou da pesquisa Benchmarking de viagens corporativas, realizada pela KPMG no Brasil, com a participação de 11 organizações nacionais. O estudo detectou que os gastos em viagens se concentram majoritariamente em passagens aéreas (53%) e hospedagem (34%). Para Rhomberg, a gestão proativa desses gastos pode resultar não apenas em redução de custos mas, também, em ganhos de performance, controle efetivo das despesas e satisfação do viajante. Para isso, as empresas precisam criar uma estrutura específica para a gestão de viagens; desenhar uma política para a área; formatar um KPMG Business Magazine 53

3 sistema de solicitação e aprovação e de prestação de contas e implantar tecnologia adequada. Soluções especializadas O benchmarking permitiu comparar os principais temas de gestão de viagens corporativas e trazer à tona alguns pontos, muitas vezes tratados como paradigmas nas empresas. A pesquisa mostra que é possível realizar mudanças no processo, pois outras organizações já adotam estas práticas como rotina em suas atividades, acrescenta Daniel Martinez Rodriguez, consultor sênior da área de Management Consulting. A melhor política de viagens é aquela que segue a cultura da empresa Ele aconselha que a área de viagens corporativas seja estruturada de acordo com o volume financeiro despendido anualmente pela empresa. E que o escopo de sua atuação inclua desde a logística de transporte e a negociação de todo o programa executivo de viagem até o gerenciamento da política de viagem, treinamentos, gerenciamento dos processos internos, relacionamento com fornecedores e gestão dos custos invisíveis (reembolso e serviços fragmentados), entre outros aspectos. Uma boa prática no desenvolvimento da política de viagens da empresa é formar um comitê com representantes das áreas impactadas pelo tema: RH, compras, finanças, contabilidade, saúde e segurança, TI, agência de viagens e os próprios viajantes. Segundo Rodriguez, o mercado brasileiro ainda não atingiu a maturidade na gestão de viagens. Tanto que a maioria das companhias prefere contratar soluções especializadas. A melhor política é aquela desenhada para a empresa, levando em conta sua cultura. O ideal é saber qual o driver almejado pela companhia, o nível de custos desejado, se pretende uma política centralizada ou admite algum grau de pulverização nas decisões, explica. Plano de voo Pela grande relevância dos gastos, os temas passagem aérea e hospedagem merecem atenção especial. Nas empresas pesquisadas, a negociação das tarifas é realizada pelas áreas de suprimentos ou de viagens. No entanto, o ideal é aliar o conhecimento das duas para maximizar os ganhos. Também vale a pena centralizar a gestão dos créditos de remarcações ou não utilização das passagens aéreas. A economia pode ser substancial, aconselha Rhomberg. A dificuldade de planejamento e a burocracia das empresas estão na origem de parte do aumento de gastos em viagens. Se adquirida com antecedência, a passagem aérea tem descontos muito significativos. No entanto, as reservas de tíquetes e hotéis podem ser desperdiçadas, com 54 KPMG Business Magazine

4 os respectivos descontos, se o plano de viagem necessitar de aprovações de diferentes instâncias. Dependendo do grau de burocracia, as chances de elas não serem obtidas a tempo são muito grandes, completa Rodriguez. Vale lembrar que, no Rio de Janeiro e em São Paulo, não é raro haver grandes eventos sendo realizados ao mesmo tempo. Neste caso, simplesmente não haverá vagas disponíveis nos hotéis em cima da hora. Ou, se houver, a diária será bem salgada. Há empresas optando por financiar a construção de hotéis em troca de quartos disponíveis permanentemente. Esse arranjo é particularmente interessante para corporações com negócios no Norte e no Nordeste, regiões em que a infraestrutura ainda é um tanto precária, opina Rodriguez. Cartão de crédito corporativo oferece vantagens Uma etapa particularmente problemática para o viajante é a prestação de contas. Se a empresa adota o sistema de adiantamento, ele tem de recolher comprovantes de gastos para reembolso. O modelo de diárias fixas, que não exige prestação de contas, é inconveniente para empresas focadas na segurança. O funcionário pode se expor a situações de risco para gastar menos em hotéis distantes da região central das cidades. Algumas empresas ainda resistem ao uso do cartão de crédito corporativo, mas essa ferramenta evoluiu muito nos últimos anos e oferece vantagens consistentes. O cartão é altamente aconselhável, tanto pela rastreabilidade do portador como por facilitar o controle efetivo dos gastos, explica Rhomberg. KPMG Business Magazine 55

5 Vantagens da tecnologia Aplicativos e ferramentas on-line facilitam controles A tecnologia pode ser uma aliada na gestão de viagens, tanto nos controles quanto na mobilidade ou rastreabilidade do viajante. Os aplicativos de people tracker permitem localizar o funcionário imediatamente, o que é aconselhável em viagens a destinos sujeitos a acidentes naturais, como terremotos, ou em constantes conflitos civis. O estudo da KPMG detectou o uso, pelas empresas pesquisadas, de ferramentas on-line de solicitação (on-line booking tools), com integração ao ERP. No entanto, as interfaces com o ERP ainda se fazem necessárias, principalmente nas consultas de hierarquias, centros de custo, alocação de despesas etc. A customização destas ferramentas é uma realidade identificada no estudo, sempre com foco na adaptação das transações de viagens ao sistema ERP, explica Rhomberg. Dependendo dos aplicativos, até a prestação de contas pode ser feita em sistemas similares aos home bankings. Ele também sugere a criação de um portal do viajante, com informações úteis para os executivos em viagem, como a situação política do local de destino, que pode estar em conflito, por exemplo. Afinal, uma das finalidades da boa gestão de viagens corporativas é o bem-estar, a segurança e a satisfação do viajante. Benefícios da gestão correta de viagens corporativas maior autonomia aos viajantes simplificação e desburocratização do processo concentração das despesas do viajante garantia de compra da tarifa ofertada garantia da disponibilidade consultada redução no número de controles, permitindo melhor gestão nos remanescentes redução no tempo de alocação de despesas implantação de ferramentas de consultas gerenciais controles detectivos de checagem de compliance com as políticas redução de tarefas operacionais de baixo valor agregado correta alocação das despesas, reduzindo o tempo de medição e pagamento automatização das emissões dos produtos de maior volume redução no volume de atendimento ao fornecedor pelas diversas áreas da empresa melhor rastreabilidade da solicitação aumento no poder de negociação com fornecedores redução considerável em FTEs para medição e pagamento de faturamento de hotéis redução no volume de protestos (pagamentos) em cartório melhor gestão do fluxo de caixa melhor taxa de rebate 56 KPMG Business Magazine