RELAÇÕES PÚBLICAS NO PROCESSO DE CRESCIMENTO ORGANIZACIONAL

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1 1 CARLOS FERNANDO NAKASHIMA JOSÉ ALEXANDRE CARVALHO GRADE SÉRGIO MARI JUNIOR RELAÇÕES PÚBLICAS NO PROCESSO DE CRESCIMENTO ORGANIZACIONAL A SCRIBA PROJETOS EDITORIAIS FORTALECENDO SEU CARÁTER INSTITUCIONAL Trabalho apresentado ao Curso de Comunicação Social Habilitação em Relações Públicas da Universidade Estadual de Londrina, na disciplina Projetos Experimentais em Relações Públicas como requisito parcial à obtenção do título de graduação em Comunicação Social. Orientador: Prof. Dr. Waldyr Gutierrez Fortes Londrina 2002

2 2 NAKASHIMA, Carlos Fernando; GRADE, José Alexandre Carvalho; MARI JR., Sérgio. Relações públicas no processo de crescimento organizacional: a Scriba Projetos Editoriais fortalecendo seu caráter institucional p. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Comunicação Social Habilitação em Relações Públicas) Universidade Estadual de Londrina, Londrina. RESUMO Este trabalho mostra como um Plano de Relações Públicas pode contribuir decisivamente para a concretização do processo de crescimento das organizações, liquidando pendências e implementando ações que proporcionem uma base sólida para o desenvolvimento de uma empresa. Na primeira parte do trabalho, buscou-se promover o fortalecimento do caráter institucional. Na segunda parte, trabalhou-se a questão do envolvimento do público interno com as mudanças propostas, pois são os membros deste grupo que legitimam o caráter institucional que se pretende fortalecer. Por fim, a terceira parte do Plano de Relações Públicas busca o desenvolvimento de um novo ramo de negócios, sites para a Internet, e como as atividades de Relações Públicas puderam reforçar o projeto inicial, colocando em pauta as adequações necessárias para inaugurar o relacionamento da empresa com um novo público: os internautas. Palavras-chave: crescimento organizacional; identidade corporativa; gestão do conhecimento; intranet; público interno, novas tecnologias; websites.

3 3 INTRODUÇÃO A Scriba Produções Didáticas e Literárias S/C Ltda. é uma empresa que atua no setor de prestação de serviços, provendo conteúdo didático para as principais editoras brasileiras da área educacional. Presta serviços de autoria de conteúdo didático, concentrando entre seus colaboradores um grande número de autores e pesquisadores nas disciplinas com as quais trabalha. Recentemente a empresa optou por incorporar em sua estrutura uma atividade acessória que contribuiu com a qualidade e a agilidade do trabalho, passando a executar também a produção digital do conteúdo produzido. Este salto criou a configuração atual da empresa, que agora é capaz de prestar serviços que vão desde a autoria do conteúdo, passando pela edição textual e artística de cada obra e chegando até a produção digital, entregando os livros prontos para impressão às editoras contratantes. Buscando atender a demanda de seus clientes, a empresa aumentou rapidamente sua capacidade de produção. Conseqüentemente, suas estruturas administrativas e processos de trabalho precisaram ser revistos e modernizados com a mesma intensidade. Este Projeto Experimental de Relações Públicas buscou mostrar como esta atividade pode potencializar o processo de mudança em direção ao ganho de escala, promovendo a liquidação de pendências e o atendimento de novas necessidades.

4 4 1 QUARENTA ANOS DE HISTÓRIA Em meados da década de 1960, o professor Luiz Gonzaga Cavalcante, iniciou sua carreira como autor de livros didáticos, escrevendo uma coleção de livros de Matemática para o ensino primário, que foi publicada pela Editora FTD S.A. Desde então, a família Cavalcante iniciou a construção de uma ampla rede de contatos, envolvendo as maiores e melhores editoras de livros didáticos do país, como FTD, Saraiva e Scipione. No início da década de 1990, as facilidades da informática possibilitaram à empresa aumentar sua capacidade de produção, permitindo que outros autores se juntassem ao professor Luiz G. Cavalcante, produzindo conteúdo para outras disciplinas além da Matemática, como Ciências, Língua Portuguesa, Geografia e História. Foi na década de 1990 que surgiram e se popularizaram novas tecnologias informatizadas de editoração eletrônica. A informática tornou possível o surgimento de uma empresa única, capaz de oferecer às grandes editoras de livros didáticos do país um serviço profissional e de qualidade reconhecida, que vai além da autoria do conteúdo das publicações, oferecendo também serviços como a edição e a produção digital das obras.

5 5 2 FORMATO ATUAL DA EMPRESA Os serviços prestados pela empresa executados mediante contrato com as editoras e o modo como cada etapa do processo produtivo é planejada está, hoje, vinculada diretamente às características do contrato com a editora que solicitou o serviço. O formato residencial das instalações é inadequado para o trabalho da empresa, causando dificuldades de aprendizado e integração, bem como de mobilidade para os que desconhecem a organização. Mesmo assim, a empresa procura oferecer boas condições, promovendo adequações e reformas sempre que possível. Um ponto positivo referente às instalações físicas da empresa diz respeito ao suporte que oferece ao trabalho autoral e de produção digital. Os colaboradores contam com uma biblioteca com mais de 12 mil volumes, além de coleções atualizadas das principais revistas do país e de outros acervos, como jornais e revistas em quadrinho. Mesmo que as condições do prédio não sejam as melhores para a instalação de uma biblioteca, implicando em dificuldades no armazenamento e fluxo dos exemplares, um sistema informatizado simples, construído especificamente para o gerenciamento do acervo, conhecido como Biblioteca ABC, torna viável a sua administração. Assim como a Biblioteca ABC, todos os sistemas informatizados existentes atualmente, apesar de muito importantes e úteis, não são integrados. São desconexos entre si, e cada um segue uma linguagem particular, demandando seções de treinamento e aprendizado pontuais para cada um dos sistemas.

6 6 Outro ponto importante diz respeito aos últimos investimentos em informatização. Atualmente, a grande maioria dos colaboradores conta com um computador para uso individual. Para suportar esta expansão da informatização, a estrutura de servidores, cabeamento e segurança da rede interna estão sendo reestruturadas. Preocupações com proteção antivírus e backup dos arquivos se tornaram constantes. O Departamento de Produção, que é o responsável pela produção digital de todo o conteúdo gerado pela empresa, é o mais informatizado. O caráter institucional não é uma preocupação difundida. Não existe uma identidade corporativa definida e legitimada, o que causa, constrangimentos aos colaboradores quando têm a necessidade de apresentar a empresa em que trabalham. A empresa vive também a necessidade da diversificação de suas fontes de renda. O rigor do MEC na avaliação dos livros didáticos torna extremamente arriscado o investimento na produção de uma obra. Por isso, novas alternativas para ampliar o rol de serviços da empresa têm sido estudadas.

7 7 3 RELAÇÕES PÚBLICAS E O CRESCIMENTO EMPRESARIAL A decisão por crescer proporcionou que o volume de trabalho fosse aumentado, fazendo surgir novas demandas não somente nas áreas produtivas, mas em toda e estrutura da organização. Com a opção pelo crescimento a empresa passou a se preocupar com seu caráter institucional e organizacional, voltando-se para questões contemporâneas da Administração de Empresas e das Relações Públicas, como qualidade total, gestão do conhecimento, planejamento estratégico, atendimento ao público, treinamento e identidade corporativa. Este processo de fortalecimento institucional enfrentado atualmente pela empresa necessitava ser planejado para que sua concretização fosse rápida e trouxesse retornos positivos para a organização. Assim, tornou-se imprescindível que a organização estivesse consciente do papel da cultura organizacional neste processo, pois, afinal, crescer significa mudar e a decisão por mudar inevitavelmente passa pelo confronto de valores e pela revisão de estruturas arcaicas e viciadas. Sem um planejamento estratégico para a mudança, a empresa corre o risco de se viciar em atitudes reativas, crescendo desordenadamente e enfrentando dificuldades desnecessárias. É imprescindível que todos os colaboradores estejam, antes de tudo, conscientes e de acordo com a mudança. O crescimento da empresa implica a conversão de valores pessoais, subjetivos e associativos para valores empresariais, impessoais, institucionais, que são, em geral, mais frios e sistemáticos que os primeiros, embora ainda haja espaço para a emoção e humanidades.

8 8 O principal desafio da Scriba Projetos Editoriais em seu processo de expansão foi o de tomar consciência de seu caráter empresarial e institucional, que se fortalece. Migrar de um relacionamento pessoal e afetivo para um relacionamento empresarial e profissional será a principal e inevitável mudança que virão nos próximos anos. Para tanto, o Plano de Relações Públicas proposto foi montado em três conjuntos de ações. O primeiro voltado à otimização das estruturas internas da empresa, envolvendo questões administrativas e estruturais, procurando caracterizar a empresa como instituição, fortalecendo sua identidade corporativa e profissionalizando suas relações de trabalho. Já o segundo buscou envolver o público interno na discussão sobre a nova realidade da empresa, com ações destinadas a promover o estreitamento das relações entre a empresa, seus colaboradores e os familiares de seus colaboradores. Por fim, o terceiro conjunto de ações tratou de aproveitar a nova dinâmica da empresa, melhorada com as ações anteriores, aproveitando o clima de modernização e informatização para concretizar a incursão em um novo mercado de trabalho: a Internet.

9 9 4 FORTALECIMENTO DA BASE INSTITUCIONAL As primeiras ações deste trabalho buscaram otimizar as estruturas da empresa de modo a garantir a concretização do processo de fortalecimento organizacional. Aqui o profissional de Relações Públicas tem um papel essencial de assessoria e consultoria, sugerindo ou receitando ações, muitas vezes de cunho administrativo, que visam modernizar e eliminar os vícios das estruturas atuais. Além de questões administrativas, esta primeira etapa de trabalho tratou também de questões não específicas das Relações Públicas, como a sinalização, a mobilidade interna e o aproveitamento do espaço físico disponível. Detalham-se a seguir, as ações realizadas nesta etapa do trabalho, as quais foram intituladas de Programa Arrumando a Casa. 4.1 Identidade Corporativa Uma questão sempre pertinente às empresas é o melhor aproveitamento do espaço físico. A Scriba apresenta uma deficiência nesta questão por estar instalada em uma construção residencial despreparada para atividades empresariais. Além disso, a empresa apresenta uma defasagem em relação a seu caráter institucional, não tendo delegado em nenhum momento de sua história esforços para a construção e manutenção de uma imagem institucional e de uma marca reconhecidamente confiável junto a seus públicos. A rigor, a organização inconscientemente cultivava símbolos e valores familiares e pouco profissionais. Não possuía elementos que identificassem seu caráter institucional e empresarial.

10 10 layout da organização: Segundo Fortes, esta preocupação corresponde aos estudos do Os estudos do leiaute estendem-se aos fatores ambientais, às dimensões e localização de lavatórios, refeitórios, sanitários, escritórios, serviços médicos, de manutenção e de controle de qualidade e almoxarifados; aos corredores de circulação; e às portas e pisos com dimensionamento adequado (1990, p.144). O International Labour Office, de Genebra, define layout como: [...] posição relativa dos departamentos, seções ou escritórios [...], dos pontos de armazenamento e do trabalho manual ou intelectual dentro de cada departamento ou seção; dos meios de suprimento e acesso às áreas de armazenamento e de serviços, tudo relacionado dentro do fluxo do trabalho (apud ROCHA, 1981, p. 169). Ainda segundo Fortes (1990, p. 144), o layout da organização transcende às questões relacionadas à apresentação visual e chegam até às preocupações com ambiência, iluminação, temperatura, cores, ruídos e ventilação. Seguindo as informações destes autores (id.), as alterações de layout devem pretender atingir objetivos como: a melhoria na aparência e no conforto; economia nas operações; facilitação do fluxo de pessoas e de materiais; e ainda, proporcionar conforto e segurança aos colaboradores. Partindo deste raciocínio, é possível verificar que a preocupação com o layout da organização é capaz de alcançar resultados expressivos no sentido de promover o caráter institucional da empresa e do melhor aproveitamento do espaço físico, determinando aparência e conforto, facilitação do fluxo de pessoas e materiais, maximização das áreas disponíveis e o planejamento de ampliações. Neste projeto propomos três ações fundamentais de alteração e readequação do layout como forma de atingir os objetivos citados.

11 Apresentação institucional da empresa Consistiu em determinar junto à diretoria o nome Scriba Projetos Editoriais como o nome a ser utilizado de forma uniformizada para apresentação da empresa, seguido da criação de uma logomarca com o formato de um selo editorial. Assim, passou a existir a marca Scriba Projetos Editoriais, capaz de concentrar e representar toda a confiabilidade que a empresa conquistou em seus muitos anos de trabalho Sinalização interna A sinalização interna tratou de numerar de forma lógica e uniforme as salas da empresa e identificar visualmente os ambientes onde funcionam os departamentos mais emblemáticos como administração, biblioteca, banco de dados, treinamento e produção. Desta forma foi possível minimizar a aparência estritamente residencial das instalações, criando um ambiente visualmente empresarial Serviço de atendimento aos colaboradores Há um departamento, a Secretaria, responsável por prestar serviços como telefonia, fax, fotocópias e fornecimento de materiais de escritório. Neste ponto, o grupo deste trabalho coordenou a instalação de um balcão de atendimento apropriado para a prestação dos serviços citados. Em conjunto com esta ação o grupo também assessorou a instalação de um novo sistema de marcação de ponto.

12 12 Este sistema faz as anotações de entrada e saída dos colaboradores por meio da impressão digital, de forma ágil e rápida, além de evitar fraudes. A instalação do balcão de atendimento e do sistema informatizado de marcação de ponto culminaram com o descongestionamento do setor de maior movimento na empresa, que já enfrentava transtornos pelo grande número de atendimentos que vinha prestando. 4.2 Qualidade Total O aumento do volume de trabalho faz com que a atenção para a qualidade dos serviços prestados seja redobrada. Assim como o volume de trabalho e o número de colaboradores envolvidos aumentaram, a organização e a agilidade interna também devem ser melhoradas. A equipe deste trabalho realizou a implantação de um projeto de Qualidade Total, que, a priori, tem fundamentação no programa 5S da administração japonesa. Constatando que a empresa era carente em termos de organização e agilidade interna, a equipe deste trabalho iniciou este projeto levantando os principais conceitos de Qualidade Total abordados pela Administração de Empresas. Extrapolando os conceitos dos 5S (organização, ordenação, limpeza, asseio e disciplina), foram levantadas questões sui generis do trabalho autoral e criativo da empresa, como a preocupação com o estabelecimento de ambientes propensos à criatividade e a ergonomia no trabalho. Propomos então um projeto organizado de maneira semelhante ao Programa 5S que teve como objetivo a implantação, por meio da mobilização e

13 13 conscientização, dos conceitos de Qualidade Total levantados. São eles: Utilidade e Organização; Limpeza, Higiene e Asseio; Segurança e Ergonomia do Trabalho; Ambiente Criativo; Motivação por Feedback e Círculo de Controle de Qualidade. Estando cientes dos conceitos a serem implantados e do formato da implantação, os líderes indicaram alguns subordinados para que estes formassem um grupo chamado Comitê de Implantação. Tratava-se de um grupo de colaboradores interessados em participar ativamente da implantação dos conceitos, tendo representantes de todos os setores e departamentos da empresa. Este grupo passou por um treinamento que auxiliou seus integrantes a aprofundarem seus conhecimentos quanto aos conceitos a serem implantados. Formado o Comitê de Implantação, foi realizado um levantamento inicial, ou seja, um mapeamento das condições iniciais da empresa, antes da implantação do conceito. A fase mais importante da implantação deste projeto foi a de divulgação e motivação. O Comitê de Implantação criou uma campanha de motivação com materiais apropriados como cartazes e comunicados que tinham como objetivo eliminar resistências às mudanças que viriam a ser propostas. Seguindo, realizou-se a implantação dos primeiros conceitos. Em um dia especialmente preparado, toda a empresa se voltou para uma programação executada pelo Comitê de Implantação que tratou de conscientizar e tomar as primeiras providências para a implantação dos conceitos deste projeto, exceto do CCQ. Alguns dias depois desta implantação o Comitê realizou um novo levantamento, nos mesmos moldes do levantamento inicial com o intuito de observar

14 14 as condições da empresa após a implantação dos primeiros conceitos. Estes dois levantamentos foram confrontados como forma de avaliar a eficácia do projeto. Terminada esta etapa, o Comitê de Implantação conduziu a formação de um grupo reduzido de colaboradores que ficaria responsável pela manutenção da qualidade obtida. 4.3 Comunicação e as Novas Tecnologias da Informação A Scriba Projetos Editoriais sempre se preocupou com suas principais matérias-primas, o conhecimento e a informação, bases importantes de todos os seus serviços. Porém carecia de uma sistematização e controle destes. Neste contexto a equipe deste trabalho buscou soluções na Gestão do Conhecimento, vista por Teixeira Filho (2001, p. 22) como uma coleção de processos que governa a criação, disseminação e utilização do conhecimento para atingir plenamente os objetivos da organização, que se inseriu perfeitamente nas necessidades e no contexto de reestruturação interna pelos quais a empresa estava passando. A Gestão do Conhecimento tem sua importância reforçada no contexto da empresa porque se diferencia dos demais modelos de gestão, não somente por destacar a importância do conhecimento dentro da organização, mas pela sua sistematização e a utilização estratégica diferenciada do conhecimento (DAZZI; PEREIRA, 2001, p.14). A proposta principal da Gestão do Conhecimento é a utilização do conhecimento como ferramenta estratégica e fundamental para as tomadas de decisões da empresa (TEXEIRA FILHO, 2001, p. 71). Mas, na Scriba Projetos

15 15 Editoriais, o conhecimento representa uma peça fundamental no processo de desenvolvimento de seus serviços, ou seja, consiste em sua principal matéria-prima utilizada. Houve a necessidade de adaptar este modelo para a realidade da organização. O ponto inicial da transformação da Tecnologia da Informação para a sua configuração atual foi a mudança de paradigmas. Os sistemas existentes trabalhavam totalmente isolados e o foco central era basicamente a redução de custos para a organização. Atualmente, tornou-se um elemento estratégico, fornecendo informações vitais para a eficácia da organização. Os sistemas começaram a trabalhar de modo integrado, direcionando toda a empresa para a integração (TAPSCOTT; ART, 1995). A equipe deste trabalho determinou a intranet como o instrumento de Tecnologia da Informação mais apropriado para o caso da Scriba Projetos Editoriais. Sua escolha foi devido à flexibilidade e facilidade de uso proporcionado aos usuários, contribuindo para uma maior autonomia com uma menor influência das áreas técnicas, além de a empresa disponibilizar praticamente um terminal de computador para cada colaborador. Com isso, a implantação da Gestão do Conhecimento foi proposta para cumprir as seguintes funções: house organ, integração de serviços, e o gerenciamento da informação status quo House organ Com o advento da intranet na organização, criamos um house organ digital com o objetivo principal de permitir que os colaboradores tivessem acesso

16 16 rápido a comunicações internas e informações em geral. O house organ é um veículo de comunicação dirigida escrita que tem por finalidade expor assuntos relacionados à vida da organização, ajudando na formação do público interno. A página principal da intranet foi construída de modo a desempenhar este papel, ou seja, de ser o principal veículo de comunicação interna da empresa Integração de serviços Na Scriba Projetos Editoriais todos os controles e processos eram feitos de forma isolada. A Tecnologia da Informação veio informatizar e integrar os vários sistemas e controles já existentes em uma única plataforma: a intranet. Os processos de transição e aceitação por parte dos colaboradores foram trabalhados com treinamentos, esclarecimentos e a abertura de um canal, na própria intranet, para sugestões e críticas do processo. A implementação da Tecnologia da Informação não deve seguir somente os aspectos técnicos, mas também analisar e estar atento aos aspectos sociais das organizações (WALTON, 1993). A proposta da integração dos serviços teve como objetivo principal a melhora na eficiência destes e, conseqüentemente, nos processos administrativos, transformando serviços simples em ferramentas estratégicas, contribuindo com o gerenciamento das informações. Esta ação finalizou-se com a migração para a plataforma da intranet de um grande número de controles avulsos que os diversos departamentos possuíam, cumprindo, assim, o papel de integração de serviços proposto para a intranet.

17 Gerenciamento da Informação Umas das grandes vantagens vindas com a evolução da computação foram as soluções dos problemas de captação e distribuição do conhecimento que, para Terra (2001, p. 244), se compara à invenção da imprensa. Nesse contexto, a Gestão do Conhecimento toma o seguinte conceito: [...] um esforço para fazer com que o conhecimento de uma organização esteja disponível para aqueles que dele necessitem dentro dela, quando isso se faça necessário, onde isso se faça necessário e na forma como se faça necessário, com o objetivo de aumentar o desempenho humano e organizacional (TERRA, 2001, p. 245). Na Scriba Projetos Editoriais, o aumento do volume das obras e a defasagem do sistema de consulta e controle da biblioteca (a já mencionada Biblioteca ABC ), levaram à criação de um sistema integrado de informações. Utilizando-se da plataforma da intranet, o grupo deste trabalho assessorou a transferência do sistema de gerenciamento do acervo para o mesmo formato dos demais serviços, corrigindo falhas e aumentando seu potencial e sua agilidade. Nele foram centrados a consulta e o controle da biblioteca, reformulados de forma a garantir todo o suporte à demanda da organização e à consulta às obras já finalizadas, que antes eram controladas manualmente. A armazenagem sistemática das obras finalizadas foi um ponto importante e fundamental na Gestão do Conhecimento, pois, além do benefício do arquivamento digital das obras, foi dado um grande passo para a criação da memória organizacional, visto por Teixeira Filho (2001, p. 147) como sendo uma forma de rever os processos organizacionais, mídias usadas, responsabilidades e

18 18 tecnologias empregadas, visando registrar de forma acessível o acervo de conhecimentos da organização. Este serviço se tornou uma base fundamental na consulta de experiências anteriores, guardando estilos e modelos de confecções das obras que a empresa já produziu, além de servir como um precioso banco de dados, onde os autores e seus assistentes podem consultar com agilidade os conteúdos outrora produzidos.

19 19 5 O PÚBLICO INTERNO NO PROCESSO DE CRESCIMENTO EMPRESARIAL O segundo grupo de ações de Relações Públicas no processo de crescimento organizacional buscou estreitar e, muitas vezes, inaugurar o relacionamento da empresa com seus grupos de colaboradores e seus familiares, o chamado público interno. Com a aproximação e o estreitamento das relações entre a empresa e seu público interno, acredita-se que seja possível alcançar objetivos como o aumento da disposição, motivação e dedicação dos colaboradores em seu trabalho. Segundo Lloyd e Lloyd (1984, p. 66), os trabalhadores querem algo mais que uma boa paga salarial. [...] A satisfação com o trabalho determina a qualidade de vida da comunidade e a reputação da entidade patronal. Ou seja, colaboradores e familiares contentes corroboram em potenciais porta-vozes da organização. Diante disto, o trabalho de relacionamento público é inadiável e plenamente aceitável e, ao motivar, concretiza as escalas de necessidades do indivíduo, identifica as aspirações do homem médio e imprime uma ótima situação de compreensão interna (FORTES, 1998, p. 99). Estas ações que passaremos a detalhar compuseram o programa Família Scriba. 5.1 Manual de Integração Antes de iniciar outras ações de Comunicação, fez-se necessário aprofundar o conhecimento das normas e políticas da empresa. Com isso, foi

20 20 possível identificar uma carência importante em termos de formalização e padronização institucional das regras aplicadas na organização. A equipe deste trabalho elaborou um Manual de Integração, como forma de voltar as atenções da direção e da administração da empresa para a revisão das normas e procedimentos padronizados. O simples ato de se colocar no papel tudo aquilo que a empresa tem como normas e políticas foi um grande exercício de reflexão sobre o novo porte da organização. Nenhum agrupamento humano apresenta condições de existir nos dias atuais, sem que as leis sejam bem definidas, do mesmo modo que seus objetivos e suas obrigações e, logicamente, sem divulgálos entre os membros do seu grupo (ROCHA, 1981, p. 158). Assim como a grande maioria dos colaboradores, a direção e administração da empresa desconheciam informações como o objetivo, a missão, a história da empresa, suas políticas, suas normas e suas metas. A confecção do Manual de Integração foi um momento de extrema importância para o bom funcionamento da organização, proporcionando muitos dos ajustes necessários para a execução das ações subseqüentes. 5.2 Aperfeiçoamento Profissional A criação deste programa de treinamento teve como base cursos elaborados por colaboradores mais experientes que têm como tema desde softwares profissionais de editoração até utilização correta da Internet e da língua portuguesa. Qualquer que seja o ramo de uma organização, a prosperidade nos negócios tem íntima relação com o desempenho dos colaboradores. Segundo

21 21 Ribeiro (1971, p. 155), o êxito de qualquer empreendimento humano depende do homem. Para que os mesmos estejam sempre atualizados em suas funções, mantendo um padrão de qualidade nos serviços, a empresa deve investir e insistir em treinamento. Nesse sentido, a empresa que opta pela vanguarda e gestão de pessoas certamente obterá resultados benéficos a sua saúde organizacional, aumentando a produtividade, garantindo a sobrevivência do negócio e propiciando satisfação aos empregados (CLARO; NICKEL, 2002, p. 17). O treinamento é, sem dúvida, uma ferramenta importante na gestão de pessoas, pois verifica a preocupação com o colaborador no sentido de satisfazêlo cultural e tecnicamente. O desenvolvimento dos colaboradores como profissionais atualizados demonstra, por parte da Scriba Projetos Editoriais, a consciência de que estes são essenciais à organização. O grupo deste trabalho formatou um sistema de treinamento que sistematiza em módulos e tópicos os conhecimentos dos colaboradores mais preparados nas áreas de carência. De acordo com suas necessidades e seus conhecimentos anteriores, os colaborados recebem um treinamento específico. Um monitor seleciona quais os módulos e tópicos precisam ser tratados. O próprio monitor avalia o desempenho do colaborador que está sendo treinado. Foram formatados da maneira proposta cursos de digitação; utilização da Internet; língua portuguesa; ferramentas de computação gráfica; dentre outros. Desta forma, a empresa passou a contar com um programa permanente de treinamento. Assim, todo colaborador novato ou que passa a exercer

22 22 uma nova função, tem a possibilidade de se preparar adequadamente para o trabalho que irá desempenhar. 5.3 Visitas Dirigidas Constatando que os colaboradores não conhecem por inteiro o processo do trabalho e que, na rotina diária, muitos deles deixam de ter contato com algumas etapas do processo produtivo e são limitados a visões parciais do negócio, realizou-se, então, a programação de visitas dirigidas, como ferramenta de Relações Públicas para ampliar o conhecimento de grupos específicos acerca de elementos da organização que lhe interessem. São atividades deliberadas e planejadas para estabelecer e manter o contato pessoal e franco entre a organização e segmentos de públicos (FORTES, 1998, p. 265). Assim, a realização de visitas dirigidas iniciou-se com os próprios colaboradores, levando-os em grupos para conhecerem o trabalho de outros departamentos, sempre conduzidos por um colaborador qualificado, solucionando o problema da falta de conhecimento quanto à totalidade do negócio da organização, além de despertar a colaboração dos mesmos com outras ações da empresa. Em seguida, partiu-se para a realização de uma visita dirigida, de maior porte, trazendo os familiares dos colaboradores para conhecer a empresa. Perceber essa proximidade traz a todos os componentes do público interno um sentimento de segurança. Além disso, os familiares, principalmente seus filhos, puderam ter conhecimento do que o pai ou a mãe realiza durante o dia de trabalho.