ANÁLISE DAS ROTINAS DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DE UMA EMPRESA DE PEQUENO PORTE DO SETOR VIDREIRO, DE CRICIÚMA SC

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1 UNIVERSIDADE DO EXTREMO SUL CATARINENSE - UNESC CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU MBA EM GESTÃO FINANCEIRA MAÍRA MEDEIROS RONSANI DA SILVA ANÁLISE DAS ROTINAS DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DE UMA EMPRESA DE PEQUENO PORTE DO SETOR VIDREIRO, DE CRICIÚMA SC CRICIÚMA, DEZEMBRO DE 2010

2 MAÍRA MEDEIROS RONSANI DA SILVA ANÁLISE DAS ROTINAS DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DE UMA EMPRESA DE PEQUENO PORTE DO SETOR VIDREIRO, DE CRICIÚMA SC Monografia apresentada no curso de Pós- Graduação em MBA Gerência Financeira, da Universidade do Extremo Sul Catarinense, UNESC, como requisito parcial à obtenção do título de Especialista em Gerência Financeira. Professor Orientador: Alexandre M. Gava, Dr. CRICIÚMA, DEZEMBRO DE 2010

3 AGRADECIMENTOS ADeus, pelas orações sempre atendidas e pela oportunidade de concretizar mais esta etapa. Ao André, meu querido esposo, pelo apoio, companheirismo e incentivo, Aos meus pais, Lindomar e Sônia, por serem exemplo de vida, dedicação e amor. As minhas irmãs, Maiara e Merieli, e a minha avó, Martha, pelo amor incondicional. Ao professor Dr. Alexandre Majola Gava, pelo empenho e atenção nos trabalhos de orientação. Aos professores do curso, pela dedicação e ensinamentos repassados. A Sibila, minha grande amiga, pelos momentos compartilhados nesta jornada. E às demais pessoas que contribuíram para a concretização deste trabalho e que torceram por esta conquista.

4 Um navio ancorado no porto é muito seguro, mas não é para isso que construímos navios. William Shedd

5 RESUMO O objetivo do trabalho foi analisar as rotinas utilizadas na administração financeira em uma empresa de pequeno porte do setor vidreiro, de Criciúma SC. Para tanto, foi realizada uma pesquisa do tipo bibliográfica e de campo, com abordagem qualitativa. Para a coleta dos dados realizou-se uma pesquisa documental, entrevista informal com o proprietário e a observação participante acerca das rotinas e procedimentos da área de administração financeira na organização. Os resultados apontaram que a empresa segue a tendência apontada na literatura a respeito de organizações de pequeno porte. No que se refere às rotinas da administração financeira, adota alguns procedimentos, evidenciando-se controle de movimentação bancária, contas a pagar, a receber e fluxo de caixa. No entanto, faz somente o fluxo de caixa histórico, que apesar de grande importância, não contempla as projeções. Com base nesta realidade, a principal sugestão para a empresa foi a ferramenta de fluxo de caixa projetado ou orçamento de caixa, acreditando-se que, com essa ferramenta, a empresa poderá amenizar o grau de incerteza, de forma a antecipar as necessidades do caixa com maior segurança e menores riscos. Palavras chave: Administração financeira. Empresas de pequeno porte. Fluxo de Caixa. Orçamento de caixa.

6 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1: Principais ingressos e desembolsos do fluxo de caixa...32 Figura 2: Processo de fabricação do vidro...38 Figura 3: Layout do processo de vendas do vidro comum e espelhos...43 Figura 4: Layout do processo de vendas do vidros de segurança...44 Figura 5: Layout de uma vidraçaria...45 Figura 6: Mapa da AMREC...46 Quadro 1: Vidraçarias na AMREC...47 Figura 7: Exemplo do relatório de controle da movimentação financeira...54 Figura 8: Exemplo do relatório de contas a pagar...55 Figura 9: Exemplo do relatório de contas a receber...56 Figura 10: Exemplo do relatório de fluxo de caixa...57 Figura 11: Exemplo do relatório para previsão de desembolsos...58 Figura 12: Exemplo do relatório para previsão de ingressos...59 Figura 13: Exemplo de fluxo de caixa projetado...60

7 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO TEMA PROBLEMA OBJETIVOS Objetivo geral Objetivos específicos JUSTIFICATIVA FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA O ADMINISTRADOR FINANCEIRO PRINCIPAIS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA Tesouraria Administração do capital de giro Administração de contas a receber Administração de contas a pagar Administração do caixa Formação do preço de venda PLANEJAMENTO FINANCEIRO Orçamento FLUXO DE CAIXA Principais ingressos e desembolsos do fluxo de caixa CONTROLES INTERNOS Controles internos no setor financeiro ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA NAS ORGANIZAÇÕES DE PEQUENO PORTE CARACTERIZAÇÃO DO SETOR VIDREIRO Histórico do vidro Vidraçarias As vidraçarias na região da AMREC PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS TIPOS DE PESQUISA...48

8 3.1.1 Pesquisa bibliográfica Pesquisa de campo ABORDAGEM DA PESQUISA FORMA DE COLETA DE DADOS LOCAL DE ESTUDO APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS...52 CONCLUSÃO...62 REFERÊNCIAS...64 APÊNDICE...67

9 8 1 INTRODUÇÃO 1.1 TEMA Análise das rotinas de administração financeira de uma empresa de pequeno porte do setor vidreiro, de Criciúma SC. 1.2 PROBLEMA Quais as rotinas utilizadas na administração financeira em uma empresa de pequeno porte do setor vidreiro, de Criciúma SC? 1.3 OBJETIVOS Objetivo geral Analisar as rotinas utilizadas na administração financeira em uma empresa de pequeno porte do setor vidreiro, de Criciúma SC Objetivos específicos - Descrever as ferramentas que são utilizadas na gestão financeira da empresa; - Verificar os principais relatórios gerenciais que a empresa possui; - Evidenciar a forma utilizada para o gerenciamento do fluxo de caixa; - Discorrer sobre os controle financeiros de gestão do contas a receber da organização; - Identificar o processo utilizado para a formação do preço de venda; - Levantar as principais dificuldades encontradas para uma correta gestão financeira; - Propor sugestões para melhoria da gestão financeira da organização em estudo.

10 9 1.4 JUSTIFICATIVA Já se tornou consenso que a sustentabilidade financeira e econômica é um dos elementos essenciais para o êxito de qualquer empresa. Isso porque, grande parte do sucesso organizacional depende da forma correta de como são geridos os recursos financeiros. Além disso, atualmente, as constantes e diversas mudanças no mundo econômico originam a necessidade de as organizações buscarem informações e dados que possam fazer com que se ampliem a sua capacidade de gestão e manutenção no mercado. Assim, uma boa base de informações, a correta utilização de ferramentas e mecanismos de gerenciamento financeiro, podem fornecer às empresas, uma correta geração e manutenção de seus recursos, ampliando a possibilidade de atuação, sem maiores riscos. A administração financeira, nesse sentido, engloba todos os esforços que são direcionados a fazer com que a empresa possa aumentar o capital investido pelos acionistas, bem como trata de gerir o capital de forma com que a organização possa se manter saudável financeiramente. Devido a isso, a administração financeira é parte fundamental para um bom andamento da organização, pois ao se ter um controle financeiro, o administrador pode realizar o planejamento, a organização e a prevenção de situações visando manter a organização com suas obrigações honradas e em dia. Porém, nas pequenas e médias organizações, não se verifica, com freqüência, a preocupação dos gestores com ferramentas capazes de lhes dar suporte para a condução dos rumos da organização do ponto de vista financeiro. Muitas decisões são tomadas de forma intuitiva, sem essa devida preocupação. No entanto, muitas tarefas simples podem ser adotadas por pequenas empresas de forma a subsidiar o controle e a gestão financeira, capazes de suprir necessidades gerenciais para um fim decisório. Com base nisso, este trabalho pretende analisar as rotinas utilizadas na administração financeira em uma empresa de pequeno porte do setor vidreiro, de Criciúma SC, como forma de ajudar a administração da mesma a ter consciência sobre a importância de práticas de gestão financeira, acreditando-se que essas, poderão minimizar os efeitos das incertezas comuns a todo ramo de negócio.

11 10 Em termos de oportunidade, o trabalho pode ser justificado pelo fato de que poderá ser uma forma pela qual os administradores da empresa em estudo possam verificar quais os pontos fortes na administração financeira do empreendimento, bem como pode servir de base para aprimorar os pontos fracos detectados. Além disso, acredita-se que trata-se de uma oportunidade para a pesquisadora, pois irá servir para aumentar o conhecimento prático e teórico acerca das rotinas observadas na prática financeira de uma organização.

12 11 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Nesse capítulo, busca-se fundamentar teoricamente o trabalho, no qual se aborda questões acerca da administração financeira, com ênfase a empresas de micro e pequenos porte, além de alguns instrumentos utilizados para a gestão financeira das organizações. 2.1 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA O termo finanças diz respeito à aplicação de diversos princípios econômicos e financeiros, que buscam, em uma organização, o aumento e a maximização da riqueza ou do valor total de empresa aos seus proprietários. (GROPPELLI; NIKBAKHT, 2005). O principal enfoque de finanças é o processo decisório e a ação que afetam a valorização do negócio. (KWASNICKA, 1995, p.112). Na visão de Gitman (2004, p.04), É a arte e a ciência da gestão do dinheiro. Diz ainda que esta área está presente em qualquer empresa e é bastante ampla. Para Groppelli e Nikbakht (2005), finanças são as aplicações econômicas e financeiras utilizadas para aumentar os lucros das empresas. A principal função da administração financeira, portanto, é a valorização da empresa e auxiliar na tomada de decisões para maximizar esta valorização. Dentro desse contexto, pode-se definir administração financeira como a área da administração de empresas que se ocupa da captação, da aplicação dos recursos necessários e da distribuição de forma eficiente desses recursos, visando fazer com que a organização possa trabalhar conforme suas metas e objetivos. O princípio básico da administração financeira é o de ter o saldo suficiente e em tempo hábil para honrar os compromissos assumidos com terceiros, sempre buscando a maximização dos lucros. (ZDANOWICZ, 1998). Para Maximiano (2007), a função financeira tem um objetivo principal, que é proteger e utilizar de forma correta os recursos financeiros da empresa, algumas funções e decisões abrangem esta divisão da administração, pode-se destacar entre elas o planejamento financeiro; a identificação de alternativas de fontes de recursos;

13 12 os controles dos resultados financeiros da empresa e escolha de melhores alternativas de aplicação de recursos financeiros. A administração financeira se ocupa da gestão dos recursos financeiros de uma empresa, visando aumentar o capital investido pelos acionistas. (LEMES JÚNIOR et al, 2002). Portanto, diversos são os objetivos e as atribuições de que se ocupa a administração financeira em uma organização, principalmente o de obter a máxima rentabilidade sobre o investimento dos acionistas. (SANVICENTE, 2005). A administração financeira nas empresas, explica Sanvicente (2007), favorece na escolha correta da tomada de decisões, visando sempre o lucro, e ainda com maior relevância, o controle da entrada e saída dos recursos financeiros, que fornecem a estabilidade da empresa e seu constante crescimento. Ressalta Zdanowicz (2004), que o princípio da administração financeira é disponibilizar os numerários necessários em tempo hábil para pagar as contas obtidas com os terceiros e maximizar os lucros da melhor forma. Diante do exposto, observa-se que a administração financeira é de extrema importância para as empresas, pois esta área visa o crescimento, um ponto vital para a continuidade dos negócios. Para melhor entender a administração financeira, a seguir define-se administrador financeiro. Dentro desse contexto, cabe ao administrador financeiro a busca de um gerenciamento das questões de cunho financeiro, atuando com diversas tarefas financeiras, incluindo-se o planejamento e a concessão de crédito a clientes, a avaliação de investimentos, a gestão do caixa, contas a receber, formação do preço de venda, a administração de capital de giro e as formas de se obter recursos para financiar as operações das empresas. (GITMAN, 2004). 2.2 O ADMINISTRADOR FINANCEIRO Segundo Groppelli e Nikbakht (2005), os administradores financeiros são responsáveis por encontrar as melhores situações para a empresa, seja para encontrar os mais baratos recursos financeiros, quanto para investir esses recursos nas melhores alternativas. O bom administrador financeiro é aquele que trás mais rentabilidade para a empresa.

14 13 Para Archer e D Ambrosio (1969 apud SANVICENTE, 2007, p.21): A função financeira compreende os esforços dispensados objetivando a formulação de um esquema que seja adequado à maximização dos retornos dos proprietários das ações ordinárias da empresa, ao mesmo tempo em que possam proporcionar a manutenção de um certo grau de liquidez. Os administradores financeiros desempenham várias funções na área financeira dentro de qualquer tipo de empresa. Fica evidente a necessidade de buscar conhecimento na área de finanças para os profissionais que possuam responsabilidade de tomada de decisão, é importante para todos os administradores, independente das suas especificações, um conhecimento básico na área, já que maioria das decisões numa empresa, o profissional financeiro é consultado. (GITMAN, 2004). Para ter sucesso em sua profissão, o administrador financeiro precisa sempre estar atualizado, pois as mudanças no campo de finanças são constantes. Adotando métodos para planejar o futuro das empresas. (GROPPELLI; NIKBAKHT, 2005). O administrador financeiro, na visão de Zdanowicz (2004) deve administrar o caixa da empresa da melhor forma, para que gere lucratividade. São funções do administrador financeiro: controlar o caixa e avaliar se tudo está ocorrendo da forma esperada, sendo que quando as políticas não estiverem sendo seguidas, e surgir algum problema, ele deve procurar a melhor solução e garantir maneiras para que não volte a ocorrer o mesmo problema. Para Gitman (2004), a função do administrador financeiro dependerá do tamanho da empresa e que em empresas pequenas, as funções financeiras são feitas pelo departamento de contabilidade, sendo que conforme a empresa cresce, essas funções são separadas e cria-se um departamento diretamente ligado ao diretor da empresa, com supervisão do diretor financeiro. Constatam Ross, Westerfield e Jordan (2000), que a função do administrador financeiro é coordenar as divisões: controladoria e tesouraria, sendo que a controladoria é a contabilidade de custos e financeira, já a tesouraria fica responsável pelo caixa e créditos da empresa, pelo planejamento financeiro e pelas despesas de capital. Em muitas empresas pode-se encontrar uma forma de estrutura que divide as atividades realizadas na área financeira, em dois enfoques distintos, a

15 14 tesouraria e a controladoria, é importante ressaltar que não é necessário que todas as empresas utilizem esta forma de estrutura, para conseguirem uma boa ou má administração financeira, São as circunstâncias reveladoras de uma boa ou má administração que tendem a conduzir mudanças de estrutura. (SANVICENTE, 2007, p. 20). Pode-se entender quanto ao administrador financeiro, como sendo a pessoa que possui domínio de técnicas para melhor conduzir os recursos financeiros das empresas. 2.3 PRINCIPAIS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA Nos tópicos a seguir, são descritas as principais funções e atribuições de responsabilidade da administração financeira de uma organização Tesouraria Conforme Silva (2006), a tesouraria é uma das áreas mais importantes da empresa, pois é uma área de apoio às unidades de negócio da empresa. Estando bem estruturado, este setor vai ajudar a manter a empresa no mercado de maneira saudável. A tesouraria está mais preocupada com os aspectos de obtenção de fundos, enquanto a controladoria dedica-se primordialmente à análise da eficiência relativa com que os recursos obtidos são aplicados pela empresa. (SANVICENTE, 2007, p.21). Para Hoji (2001). A divisão de tesouraria da administração financeira se torna muito importante em uma empresa, pois ela é responsável pela administração de grandes volumes de ativos e passivos. O tesoureiro [...] é responsável pela gestão das atividades financeiras, tais como planejamento financeiro, gestão de caixa, gestão de atividades de crédito, gestão de fundo de pensão e administração da área de câmbio. (GITMAN, 2004, p.09). Segundo Silva (2006), compete ao tesoureiro: a manipulação do dinheiro, o manejo das linhas de crédito, organização dos documentos referentes a estas

16 15 negociações. Ele é responsável pelas receitas e despesas da empresa, e também por administrar uma conduta quanto aos compromissos futuros da empresa. A tesouraria é uma das áreas mais importantes de uma empresa, pois, praticamente, todos os recursos financeiros que giram na empresa transitam por ela. (HOJI, 2004, p.20). Para Silva (2006), as atividades do setor tesouraria é coordenar o fluxo de caixa, buscar as melhores taxas, as melhores aplicações, de maneira de maximizar os lucros da empresa, manter o nível necessário de liquidez, entre outras atividades que auxiliam no alcance dos interesses gerais da empresa. Na visão de Hoji (2004), o tesoureiro é responsável por analisar e orientar sobre prazos e compras, estocagem e vendas, pois precisa ter o equilíbrio financeiro da empresa. Segundo Hoji (2004, p.138), as atividades realizadas no setor da tesouraria são: Administração de caixa; planejamento financeiro; negociação e controle de aplicações financeiras; operações de câmbio; crédito e cobrança e contas a pagar. Conforme Hoji (2004, p.138), as funções do administrador de caixa são: Controlar os recursos disponíveis em banco e caixa; Elaborar e analisar as demonstrações de fluxo de caixa realizado; Planejar e executar ações para suprir insuficiência de caixa; Planejar e executar ações para maximizar as sobras de capital de giro; Analisar antecipações de recebimentos e pagamentos. Já Braga (1995) define as atribuições da tesouraria da seguinte forma: Administração de caixas e bancos; Aplicações financeiras; Levantamento de recursos; Crédito e cobrança; Contas a pagar e Orçamento de caixa. Conforme Hoji (2004, p.138), fazem parte das negociações e controle de aplicações financeiras: Analisar aspectos legais e financeiros das aplicações financeiras; negociar e controlar as aplicações financeiras; estabelecer limite de crédito para instituições financeiras; controlar e analisar a rentabilidade das aplicações financeiras. Outros aspectos de negociações e controle de empréstimos e financiamentos devem ser observados: Analisar os aspectos legais e financeiros dos empréstimos e financiamentos; negociar linhas de credito com instituições

17 16 financeiras; negociar e controlar empréstimos e financiamentos bancários. (HOJI, 2004, p.138). Diante do exposto, nota-se que a tesouraria é uma unidade administrativa considerada muito importante, pois, por ela passa todos os recursos financeiros da empresa. Neste departamento, devem-se ter muitos controles para zelar pelos recursos financeiros da empresa. Para um melhor entendimento, no tópico seguinte, faz-se necessário definir alguns termos da tesouraria: Caixa e Banco; Contas a Receber e Contas a Pagar Administração do capital de giro Para que possa funcionar, uma organização necessita de recursos materiais cuja renovação é lenta, tais como equipamentos, e imóveis (chamados de capital permanente ou fixo) e de recursos materiais renovação rápida, como por exemplo, os produtos que formam os seu capital circulante e os estoques de matérias-primas, que são denominados de capital de giro. (SANTOS, 2001). O capital de giro é denominado de capital circulante, correspondendo aos recursos aplicados, que se transformam constantemente dentro do ciclo operacional. Assim, como o próprio nome indica, o capital de giro fica girando dentro da empresa e a cada vez que sofre transformação em seu estado patrimonial, produz reflexo na contabilidade. Até se transformar em dinheiro, o valor inicial do capital de giro vai sofrendo acréscimo a cada transformação, de modo que, quando o capital retomar ao estado de dinheiro, ao completar o ciclo operacional, deverá estar maior do que o valor inicial (HOJI, 2004). O capital de giro tem participação relevante no desempenho de qualquer organização, cobrindo geralmente mais da metade de seus ativos totais investidos. (ASSAF NETO; SILVA, 2002). Conforme Santos (2001, p. 22): O capital de giro é composto pelas disponibilidades financeiras, contas a receber e estoques. Quando é positivo, corresponde ao volume de fundos de longo prazo (empréstimos e recursos próprios) aplicados no financiamento de estoques e contas a receber. Se for negativo significa que a empresa estará financiando seus ativos permanentes com recursos financeiros de curto prazo, o que denota um quadro de risco. Desse modo, quanto maior for o capital de giro, maior será a necessidade de financiamento, seja com recursos próprios, seja com recursos de terceiros.

18 17 A administração da capital de giro vem sendo cada vez mais considerada como uma importante tarefa do administrador financeiro, pois disso decorre o equilíbrio financeiro das organizações, com participação expressiva no sucesso e êxito dos negócios. Contudo, a qualidade das decisões envolvidas na administração do capital de giro é bastante dependente da capacidade do gestor financeiro para compreender os problemas em toda a sua extensão, definindo sua melhor solução. (ASSAF NETO; SILVA, 2002). Um dos grandes desafios do gestor financeiro refere-se ao dimensionamento correto da necessidade de capital de giro. Para tanto, deve-se ter uma visão abrangente do processo de operação da organização, de suas práticas financeiras e comerciais, bem como de dados sobre os prazos de recebimento e cobrança. Isso porque, um volume elevado de capital de giro pode fazer com que a empresa desvie recursos financeiros que poderiam ser aplicados nos ativos permanentes. Mas, por outro lado, capital de giro muito reduzido pode restringir a capacidade de operação e de vendas da organização. (SANTOS, 2001). Assim, uma administração eficiente do capital de giro contribui efetivamente para a formação de uma situação de solvência das empresas de todos os segmentos de mercado. (ASSAF NETO; SILVA, 2002). Devido a isso, a análise e gestão do capital de giro é essencial para a gestão financeira, pois a empresa precisa recuperar todos os custos e despesas, (inclusive financeiras), que foram incorridas durante o seu ciclo operacional para obter o lucro desejado, por meio da venda do produto ou prestação de serviço. (HOJI, 2004) Administração de Contas a Receber Conforme Silva (2001), as contas a receber são os valores a receber de clientes, pela venda de produtos ou serviços. Essas contas acompanham o volume de vendas, pois se aumentarem as vendas, a quantidade de contas a receber também aumentará. As contas a receber de clientes compreendem: duplicatas em carteira, duplicatas caucionadas, duplicatas em cobrança bancária simples, duplicatas descontadas.

19 18 Para Silva (2006), contas a receber é representado pela concessão de créditos aos clientes, gerando valores a receber de vendas a vista e também a prazo. De acordo com Assaf Neto e Silva (1997), as contas a receber surgem da venda de algum produto ou de prestação de serviço e do compromisso de efetuar o pagamento no futuro. Este compromisso pode ser representado por duplicata a receber, nota promissória, cheque pré-datado, entre outros. As funções do crédito e contas a receber é levantar e analisar clientes para liberar vendas e fixar limites de crédito conforme cada perfil; fazer a cobrança das contas conforme vencimento estabelecido no ato da venda, e providenciar cobrança dos inadimplentes, entre outras funções. (SILVA, 2006). Segundo Gitman (2004), o administrador financeiro controla as contas a receber através da política de crédito e da política de cobrança. Na política de crédito, é onde é estabelecido e gerenciado a seleção de crédito aos clientes, tanto a liberação quanto a quantidade de limite de crédito. O que determina o volume de contas a receber é a análise de crédito, se as políticas utilizadas pela empresa forem rigorosas, poucos clientes estariam aprovados para comprar, assim as vendas diminuem, mas se as normas para concessão de créditos forem mais flexíveis, as vendas aumentam, porém há um lado negativo, que é o maior risco do não recebimento dessas contas. As contas a receber, podem ser vistas como empréstimos aos clientes. (ASSAF NETO; SILVA, 2002). Conforme Hoji (2004, p.129), As contas a receber são geradas pelas vendas a prazo, que são feitas após a concessão de crédito. As compras e vendas a prazo é uma pratica normal utilizadas pelas empresas. As vendas a prazo aumentam as vendas e possibilitam a maximização dos lucros. (ASSAF NETO; SILVA, 2002). Pode-se, dessa forma, entender que o conceito de contas a receber são os valores que a empresa tem direito de receber pela venda de algum produto ou serviço. A gestão de contas a receber provenientes das vendas a prazo, é uma das tarefas mais expressivas da gestão da capital de giro e, por extensão, da administração financeira de uma empresa. (SANTOS, 2001).

20 19 Uma correta administração da função de contas a receber inclui a execução, o planejamento e o controle das vendas pelo crédito comercial. Dentro desse contexto, a cobrança é considerada como a principal função operacional de contas a receber. (HOJI, 2004). O contas a receber, desse modo, responsabiliza-se pela gestão do crédito concedido aos clientes. As políticas adotadas para a concessão de crédito objetivam atingir as metas comerciais e financeiras da empresa. (SANTOS, 2001). O principal efeito de uma política de crédito é seu impacto sobre a lucratividade da empresa. Esta será afetada pelo custo do financiamento do capital de giro, pela rentabilidade das vendas e pelo percentual de perda com devedores incobráveis. [...] Uma política de crédito ótima seria aquela capaz de incentivar ao máximo as vendas com o mínimo de perdas por inadimplência. Quanto melhor fora situação financeira da empresa, mas liberdade ela terá para estabelecer sua política de crédito. (SANTOS, 2001, p. 37). Com base nisso, pode-se afirmar que o administrador financeiro, dentro da gestão de contas a receber, tem a responsabilidade de formular uma política de crédito que contenha os seguintes elementos: prazos de recebimento, critérios de aprovação de crédito (análise de crédito), limites de crédito, condições financeiras de crédito e tratamento a ser dispensado a clientes inadimplentes. (SANVICENTE, 2007). Outra função relativa a contas a receber, na administração financeira, é a administração da cobrança, que embora seja uma atividade de cunho fundamentalmente operacional, também exige controle e planejamento visando-a torná-la eficaz. (SANTOS, 2001) Administração de Contas a Pagar Para os autores Groppelli e Nikbakht (2005), contas a pagar é como se fosse empréstimos sem juros concedidos pelos fornecedores, sendo que na ausência de compras a prazo, teria que tomar empréstimos nas instituições financeiras para comprar a vista dos fornecedores. Segundo Hoji (2004, p.139), no contas a pagar as funções são: Estabelecer políticas de pagamentos, controlar adiantamentos a fornecedores, controlar abatimentos a fornecedores, controlar e liberar pagamentos a fornecedores.

21 20 Para Silva (2006), os princípios básicos do contas a pagar é não pagar nenhuma conta com atraso e nenhuma conta antes do vencimento, ou seja pagar em dia. Possibilidades de melhores condições de pagamentos ou descontos são outros aspectos que devem ser observados no contas a pagar. Um bom relacionamento com os fornecedores é muito importante. As funções do contas a pagar são fixar políticas de pagamentos; controlar adiantamentos a fornecedores; controlar abatimentos e devoluções de mercadorias; controlar e liberar pagamentos a fornecedores. (SILVA, 2006, p.24) Administração do caixa Para Silva (2001), o caixa representa os recursos financeiros mais líquidos da empresa, ou seja, o dinheiro em espécie e/ou cheques recebidos. Muitas empresas utilizam a expressão fundo fixo de caixa, que é o valor fixado pela empresa para ser deixado na empresa para realizar pagamentos de pequenas despesas. Conforme a necessidade, o responsável emite novo cheque para sacar dinheiro para repor esse fundo. Os cheques representam ordens de pagamento a vista, porém são utilizados em negociações a crediário. Portanto, somente os cheques a vista fazem parte do caixa, esses cheques a prazo se enquadrariam como cheques em cobrança ou cheques a receber. Por caixa entende-se os valores em moeda, que são mantidos nas organizações ou depositados em bancos, que possuem liquidez imediata e estão livres para serem utilizados a qualquer momento pela empresa (HOJI, 2004). O ideal, segundo Hoji (2004), seria não necessitar de saldo de caixa, pois os recursos monetários (em espécie e saldos nas contas bancárias) e também as aplicações de liquidez imediata, não produzem nenhum rendimento direto, e quando produzem, que é o caso das aplicações de liquidez imediata, rende menos do que se fosse uma aplicação de longo prazo. Mas, em função das incertezas associadas ao fluxo de caixa, as empresas necessitam manter um saldo de caixa para atender os seguintes pontos: pagamentos de matérias-primas, prestação de serviços, salários e encargos, amortização de empréstimos e pagamento de despesas eventuais.

22 21 Segundo o autor Silva (2001), banco conta movimento representa os saldos bancários da empresa em conta corrente, disponíveis para saques ou aplicações. As empresas possuem grande parte de seu disponível em instituições financeiras, que oferecem vários serviços, que facilitam a administração financeira, para compensar esta prestação de serviços, as instituições financeiras cobram tarifas, entre outros. Pode-se citar como serviços prestados pelos bancos: extratos, cartões magnéticos, transferem fundos, recebem carnês, efetuam cobrança, disponibilizam ligação direta entre computador do cliente com o do banco. (ASSAF NETO; SILVA, 2002). No que tange aos caixas e bancos, se pode constatar que o caixa são os recursos financeiros (dinheiro e cheques a vista) que ficam na empresa para pagamentos feitos em carteira, e banco também fazem parte do disponível, porém estão em contas correntes. A administração de caixa, portanto, refere-se às atividades de planejamento e controle de disponibilidades financeiras, representadas pelos depósitos nas contas correntes bancárias, entradas e saídas de dinheiro, bem como aplicações financeiras de liquidez imediata ou de longo prazo. (SANTOS, 2001). De acordo com Silva (2006, p. 22), entre as principais funções da administração do caixa pode-se citar: - controlar os recursos financeiros que se encontram disponíveis nos bancos e em caixa; -elaborar e verificar a demonstração ao fluxo de caixa realizado; - prover recursos para atender a escassez de caixa; - aplicar os recursos excedentes do caixa; - verificar alternativas de financiamento de capital de giro; -analisar antecipações de recebimentos e pagamentos. A administração do caixa inicia-se com o planejamento de caixa, ou seja, o administrador financeiro deve estimar a evolução dos saldos de caixa da organização. Esses dados são fundamentais para a tomada de decisões qualquer que seja a situação da organização. (SANTOS, 2001). Segundo Santos (2001, p. 57): A necessidade de planejamento de caixa está presente tanto em empresas com dificuldades financeiras, como naquelas bem capitalizadas. Para as empresas com problemas financeiros, o planejamento de caixa é o primeiro passo no sentido de buscar seu equacionamento. Nas empresas em boa